Beschlussvorlage (Umzug der Bürgerservicestelle innerhalb des Stadtteils Sindorf)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 21.3 / Bürgerbüro, Standesamt Bearbeitung: Herr Schrick TOP Drs.-Nr.: 50.18 Datum : Beratungsfolge Termin Stadtrat X 24.01.2018 Bemerkungen 30.01.2018 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Umzug der Bürgerservicestelle innerhalb des Stadtteils Sindorf X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Stadtrat nimmt die Mitteilung der Verwaltung zur Kenntnis. Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung Zuständiger Dezernent gez.Schrick gez.Beriere gez.Canzler Mitzeichnung Dez. Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez.Spürck gez.Cornely Begründung: Im Juli 2004 wurde als erstmals vorübergehende Lösung die Bürgerservicestelle im Stadtteil Sindorf in den Räumlichkeiten der Pfarrbücherei St.Maria Königin eröffnet. Auf längere Sicht sollte die Servicestelle in eines der Gebäude ziehen, die am neuen Bahnhof „Sindorf Mitte“ entstehen sollten. Da der Inverstor jedoch einige Zeit später Insolvenz anmeldete, kam es nicht mehr zur kompletten Fertigstellung der Baumaßnahme und somit nicht zu einem Umzug der Servicestelle. Die Bürgerservicestelle ist dienstags von 14.00 Uhr bis 18.00 Uhr geöffnet. In den ersten Jahren wurden ca. 1500 Besucher/innen registriert; mittlerweile sind es ca. 3.500 Besucher/innen im Kalenderjahr Aufgrund der gestiegenen Besucherzahlen und auch der damit verbundenen erheblichen Wartezeiten wurde neben den bestehenden 2 Arbeitsplätzen ein weiterer mobiler Arbeitsplatz eingerichtet. Einen weiteren festen Arbeitsplatz einzurichten, scheiterte bis heute an den beengten Räumlichkeiten, insbesondere handelt es sich bei dem vom Bürgerbüro genutzten Teil der Bücherei nur um einen Flurbereich (Durchgangsbereich). Mittlerweile sind sämtliche Arbeitsplätze der Servicestellen durch den TÜV Rheinland einer Gefährdungsbeurteilung unterzogen worden. Dabei wurden folgende Sicherheitsmängel in der Servicestelle Sindorf festgestellt:   bei höheren Außentemperaturen erwärmt sich der Raum aufgrund eines hohen Glasflächenanteils sehr stark, keine Beschattungsmöglichkeiten und nur geringe Belüftung sind möglich; ab 35 Grad Raumlufttemperatur ist der Raum für die Zeit der Überschreitung nicht als Arbeitsraum geeignet; bereits mehrmals wurden diese Werte erreicht und die Servicestelle geschlossen (alternativ wurde an diesen Tagen das Bürgerbüro im Rathaus geöffnet) durch das mangelnde Platzangebot sind die Arbeitsbereiche sehr eng zueinander gestellt, sodass in einem Notfall nicht sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter gefahrlos den Bereich räumen können. Dies wird ebenfalls verstärkt durch den sich im Eingangsbereich der Bücherei befindenden Wartebereich  ebenfalls ist hinter den Schreibtischen nicht ausreichend Platz, um ggf. aggressiven Auseinandersetzungen mit Besuchern auszuweichen.  Datenschutz und Diskretion sind aufgrund der Enge der Arbeitsplätze zueinander nicht gewährleistet. Da die zuvor genannten Mängel vor Ort nicht abstellbar sind, ist das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung: „Behebung der Missstände“ nur durch Umzug in neue Räumlichkeiten möglich. Die diesbezügliche Suche nach einem Alternativstandort in räumlicher Nähe zur Pfarrbücherei blieb auch nach Einschaltung eines Maklers ergebnislos (keine städtischen Immobilien vorhanden; zu hohe Mietkosten). Durch organisatorische Änderungen im Jugendzentrum Sindorf besteht nunmehr die Möglichkeit der Mitbenutzung von Räumlichkeiten des Jugendamtes durch die Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros. Die Mitbenutzung wirkt sich nach telefonischer Rücksprache mit der Boll-Stiftung nicht zuschussmindernd aus. Einwände bestehen von dort aus nicht. Die Lage der neuen Örtlichkeit ist zwar nicht ganz so zentral wie der jetzige Standort, eine gute Beschlussvorlage 50.18 Seite 2 Anbindung durch den Ringbusverkehr (20-Minuten-Takt) in Sindorf ist jedoch gegeben, ebenfalls sind ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden. Des Weiteren besteht für ältere und gehbehinderte Bürger/innen jederzeit die Möglichkeit den „Mobilen Bürgerservice“ des Bürgerbüros in Anspruch zu nehmen. Das Bürgerbüro bietet seit dem 1.September 2017 mit dem „Mobilen Bürgerservice“ auch Hausbesuche an. Mitarbeiterinnen des Bürgerbüros kommen mit dem sogenannten Bürgerkoffer direkt zum Antragsteller nach Hause. Ursprünglich war geplant, auch diesen Standort nur vorübergehend zu nutzen; denn bei einer entsprechenden Erweiterung der Ulrichschule waren dort geeignete multifunktional nutzbare Räumlichkeiten für die Bürgerservicestelle mit eingeplant worden. Inwieweit dies noch zu verwirklichen ist, steht aufgrund der letzten Beratungen noch nicht fest. Eine fristwahrende Kündigung der Räumlichkeiten in der kath. Pfarrbücherei St. Maria Königin ist zwischenzeitlich, nach einem zuvor stattgefundenen Gespräch mit der Pfarrleitung, zum 31.03.2018 erfolgt. Ein genauer Zeitpunkt des Umzugs steht noch nicht fest (abhängig von der Freischaltung durch den Telefonanbieter). Sobald der genaue Termin feststeht, wird die Öffentlichkeit entsprechend informiert. Beschlussvorlage 50.18 Seite 3