Mitteilungsvorlage (Konzept zur EDV-Ausstattung der Verwaltung)

GEMEINDE WEILERSWIST DIE BÜRGERMEISTERIN MITTEILUNGSVORLAGE Drucksachen Nr. A_13/2017 1. Ergänzung Geschäftszeichen AZ.: FB 1 10 51 00/Ek. Betreff Konzept zur EDV-Ausstattung der Verwaltung Adressat Haupt- und Finanzausschuss Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss (X) öffentliche Sitzung () nichtöffentliche Sitzung 25.01.2018 (@ANL@) Anlage(n) Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die nachfolgenden Ausführungen zur Kenntnis. SACHVERHALT: Mit Datum vom 10.03.2017 haben sowohl die CDU-Fraktion (s. A_13/2017), als auch die FDPFraktion (s. A_14/2017) beantragt, zum Themenkomplex „IT-Technik / IT-Ausstattung“ ein Konzept zu erarbeiten. Der Haupt- und Finanzausschuss hat hierzu in seiner Sitzung am 06.04.2017 beschlossen, dass bezüglich der Entwicklung des IT-Konzeptes dem Rat regelmäßig Zwischenberichte zu erstatten sind. Ziel eines zu entwickelnden IT-Konzeptes ist hauptsächlich die Untersuchung der Frage, ob, wie und inwieweit die Hilfsaufgabe „Betrieb von informationstechnischen Anlagen“ durch die Gemeinde selbst wahrgenommen werden sollte oder ob diese Aufgabe an einen Dienstleister übertragen werden kann / soll. Neben der Qualität der Aufgabenerfüllung ist insbesondere auch zu vergleichen, welche Ressourcen (in personeller und materieller Hinsicht) für die Aufgabenerledigung zur Verfügung gestellt werden müssen. Zur Vorbereitung dieser komplexen Untersuchung und Entscheidung wurden in 2017 erste grundlegende Maßnahmen ergriffen: So wurde beispielweise der Betrieb zweier Softwareprodukte (Hosting), die sowohl in personeller, als auch in materieller Hinsicht zu einer Reduzierung des Ressourceneinsatzes bei der Gemeindeverwaltung führen werden, an die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (kdvz) abgegeben. Aus dem gleichen Grund wurde ebenso der Betrieb des WLAN-Netzes an die kdvz abgegeben. Bei einer dritten Softwareanwendung wurde entschieden, diese weiterhin selbst zu betreiben, weil mit die Auslagerung an die kdvz keine signifikante Verminderung des eigenen Aufwands verbunden war. Bei einer vierten Softwareanwendung werden derzeit die Voraussetzungen geschaffen, um das Hosting zukünftig ebenfalls durch die kdvz durchführen zu lassen. Konzept zur EDV-Ausstattung der Verwaltung Seite 2 von 2 Neben diesen Einzelmaßnahmen wurden in 2017 zwei große und aufwendige Untersuchungen begonnen, deren Ergebnis in die Entscheidung zur Form der weiteren Wahrnehmung der Aufgabe „IT-Betrieb“ Einfluss finden wird. Hinsichtlich der (unverbindlichen) Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum IT-Grundschutz wurde in Zusammenarbeit mit der kdvz eine umfangreiche Bestandsaufnahme aller in dieser Hinsicht relevanten Aspekte durchgeführt. Anders als sich vielleicht vermuten ließe, bezieht sich dieser IT-Grundschutz-Check nicht nur auf IT-Komponenten, sondern bezieht auch globale Rahmenbedingungen, beispielsweise die Lage und die Bauart des Rathauses, mit ein. Nach Auswertung der Erhebungen wird zu entscheiden sein, ob, wie und inwieweit den Empfehlungen des BSI gefolgt werden kann / soll. In Zusammenarbeit mit der kdvz wurde eine zweite aufwendige Untersuchung durchgeführt. Auf allen im Rathaus vorhandenen Arbeitsplätzen wurde eine Art Inventur durchgeführt, um festzustellen, welche qualitativen und quantitativen Anforderungen die einzelnen Arbeitsplätze an die IT haben. Diese Untersuchung ist Grundlage für eine evtl. Grundsatzentscheidung zu der Frage, ob es zukünftig noch ein Hosting von Anwendungen vor Ort (im Rathaus) oder nur noch bei der kdvz geben wird. Hinsichtlich des IT-Betriebs in den Schulen wird ebenfalls auf die Expertise der kdvz zurückgegriffen. Für einige kleinere Kommunen im Kreis Düren wurde durch die kdvz ein Konzept erarbeitet, welches den Betrieb von Schul-IT-Infrastrukturen durch die kdvz sicherstellt. Ansprechpartner der Schulen wäre dann unmittelbar die kdvz. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass im Bereich der IT ein kontinuierlicher Evaluierungsprozess begonnen wurde. Hinsichtlich einzelner Anwendungen oder auch auf globaler Ebene wird permanent hinterfragt, ob und inwieweit eine Aufgabenverlagerung im Vergleich zur Eigenerledigung Vorteile in qualitativer, personeller und materieller Hinsicht bringen kann. Sobald die Ergebnisse der o.g. großen Untersuchungen vorliegen, wird eine konzeptionelle Entscheidung zur Form des Betriebs der IT zu treffen sein. Zur Zeit wird davon ausgegangen, dass dies bis Ende 2018 erfolgen kann. 53919 Weilerswist, den 11.01.2018 Aufgestellt Mitunterzeichner Bürgermeisterin Beigeordneter Kämmerer (wenn Beschluss haushaltsrechtlich relevant)