Vorlage (FAQs_Ehrenamtskarte NRW)

Fragen und Antworten zur Einführung der Ehrenamtskarte Nordrhein-Westfalen FAQ (Frequently Asked Questions) Stand: März 2018 Inhaltsverzeichnis 1. Hintergrund ......................................................................................... 3 2. Voraussetzungen und erste Arbeitsschritte ......................................... 3 3. Vereinbarung zwischen Land und Kommune ...................................... 8 4. Vergünstigungen generieren und gewinnen ........................................ 9 5. Öffentlichkeitsarbeit ........................................................................... 15 6. Vergabekonzept und Bewerbungsverfahren ..................................... 18 7. Formen der Kartenvergabe ............................................................... 24 8. Evaluation ......................................................................................... 27 9. Anhang.............................................................................................. 28 2 1. Hintergrund Seit dem Start des Projekts „Ehrenamtskarte NRW“ im Jahr 2008 unterstützt die Landesregierung Städte, Kreise und Gemeinden bei der Einführung der Karte mit Workshops, die den Austausch mit Personen anderer Zuständigkeitsbereiche anregen und die Möglichkeit geben Fragen zu klären. Daran nehmen sowohl Kommunen teil, die kurz vor der Kartenausgabe stehen, als auch solche, die erste Informationen einholen möchten. Kommunen, in denen die erste Kartenausgabe bereits erfolgt ist, werden zu einem gesonderten Treffen zum Erfahrungsaustausch eingeladen. Die Vielzahl an Fragen und Antworten, die in den Workshops erörtert wurden, soll an dieser Stelle zusammengefasst werden. Erfahrungen der teilnehmenden Kommunen werden gesammelt und erleichtern die Klärung offener Fragen an anderen Standorten. Die FAQ werden laufend auf Grundlage der Beiträge in den künftigen Workshops aktualisiert und erweitert. Weitergehende Informationen bieten zudem eine Checkliste, in der alle relevanten Arbeitsschritte zur Einführung der Ehrenamtskarte im Zusammenwirken mit der Staatskanzlei NRW zusammengestellt sind. Abrufbar auf der Website www.ehrensache.nrw.de im internen Bereich. 2. Voraussetzungen und erste Arbeitsschritte Welcher ist der erste Schritt zur Einführung der Ehrenamtskarte? Die Einführung der Ehrenamtskarte beruht in der Regel auf einem Ratsbeschluss. Die Initiative zum Ratsbeschluss kann von verschiedenen Seiten ausgehen: Parteien, Vereinen, Verwaltung, aber auch von Einzelpersonen. Wo ist die Zuständigkeit für die Ehrenamtskarte anzusiedeln? Abhängig von den örtlichen Gegebenheiten sind die Ansprechpartner innerhalb der Kommunalverwaltung in sehr unterschiedlichen Ressorts verortet: bei den bislang am Projekt beteiligten Kommunen zum Beispiel in der Stabsstelle Demographie, in der Koordinierungsstelle Bürgerschaftliches Engagement, beim Referenten des Bürgermeisters, in der Stabstelle des Kämmerers, im Geschäftsbereich Soziales, im Schul- und Kulturamt, im Bereich Senioren, bei Personal/Organisation/Gewerbe, im Stadtmarketing, im Verkehrs- und Bauamt. Bewährt hat sich in vielen Kommunen die Zusammenarbeit mit einer niedrigschwelligen Einrichtung wie bspw. einer Freiwilligenzentrale. Ist eine Einführung durch eine kreisangehörige Kommune allein oder eine kreisweite Einführung sinnvoller? Bei einer kreisweiten Einführung ergeben sich im Verbund Vorteile für alle Beteiligten. Einheitliche Vergabekriterien und Laufzeiten vereinfachen die überörtliche Nutzung. Eine zentrale Koordinierungsstelle - mit Servicefunktion für die kreisangehörigen Kommunen - schafft Synergieeffekte. Für die Abstimmung zwischen den Kommunen kann die Einführung eines 3 „Runden Tisches“ sinnvoll sein. Sollten jedoch Kreise bei der Einführung noch zögern, spricht nichts dagegen, dass interessierte Kommunen eine Vorreiterrolle übernehmen. Die Erfahrung zeigt, dass die unentschlossenen Kommunen in der Regel früher oder später nachziehen, weil sich die Einführung der Ehrenamtskarte in einzelner Kommunen unter Ehrenamtlichen, die noch nicht davon profitieren, schnell herumspricht und dann entsprechende Forderungen von ihnen an ihre Kommune gerichtet werden Ist ein Andrang aus dem Umland auf die Angebote einer größeren Kommune zu befürchten? Die Ehrenamtskarte gilt in allen am Projekt teilnehmenden Kommunen in Nordrhein-Westfalen und kann darüber hinaus dort eingesetzt werden, wo das Land Vergünstigungen eingeworben hat. Größere Orte befürchten häufig, dass ihre vielfältigen und attraktiven Angebote unverhältnismäßig stark von Karten-Inhaberinnen und -Inhaber aus umliegenden kleineren Kommunen nachgefragt werden. Diese Sorge hat sich jedoch bisher in der Praxis als unbegründet erwiesen. Die Nutzerbefragung von Mitte 2010 hat ergeben, dass die meisten Kartenbesitzer die Karte ortsnah einsetzen, lediglich etwas weniger als ein Drittel nutzt die Karte in benachbarten Orten, weniger als jeder Zehnte in weiter entfernten Orten (bei einer durchschnittlichen Nutzungshäufigkeit von etwa 1 x im Monat). Werden durch die Ehrenamtskarte Engagierte 1. und 2. Klasse geschaffen? Die Ehrenamtskarte stellt eine besondere Würdigung für zeitlich überdurchschnittlich geleistete Freiwilligenarbeit dar. Dadurch soll weniger zeitintensives Engagement nicht abgewertet werden. Vielmehr ist die Ehrenamtskarte eine Ergänzung anderer Formen der Anerkennung für das Ehrenamt und im Idealfall eines unter vielen Elementen der Anerkennungskultur in der Kommune wie auch in den Organisationen, in denen die Engagierten tätig sind. Die Ehrenamtskarte als eine Form des Danks und der Anerkennung ist nur dann überzeugend, wenn Kommunen und Organisationen grundsätzlich nicht versäumen, allen Engagierten Dank auszusprechen und ihren Einsatz zu würdigen. Wichtig ist die Einbindung der Ehrenamtskarte in die Palette aller Formen örtlicher Engagementförderung, die sie ergänzen und bereichern kann, aber nicht aufheben soll. Kann es zur Kollision mit anderen Karten, beispielsweise der Jugendleiter-Card (Juleica), der Familienkarte oder einer kommunalen Ehrenamtskarte, kommen? Seit der Einführung der Landesehrenamtskarte gibt es die Diskussion um eine Kooperation bzw. enge Verzahnung der Ehrenamtskarte mit der Jugendleiterkarte. Es verdichtete sich der Eindruck – auch durch diverse Diskussionsrunden mit vielen Kommunen in den Informationsveranstaltungen beim Land NRW -, dass eine erleichterte Beantragung der Ehrenamtskarte durch Juleica-InhaberInnen eine sinnvolle und machbare Möglichkeit sein könnte, dies zu erreichen. So haben bereits einige Kommunen (z.B. Gelsenkirchen, Greven, Lünen, Solingen und die Kommunen im Kreis Warendorf) eine entsprechende Regelung zur erleichterten Beantragung der Ehrenamtskarte NRW auf eigene Entscheidung hin eingeführt. Vor dem Hintergrund, dass die Hürde der fünf Stunden ehrenamtlicher Tätigkeit gerade für junge Menschen sehr hoch ist, und um das Engagement von Jugendlichen besonders zu würdigen, empfiehlt die Staatskanzlei NRW deshalb allen am Projekt Ehrenamtskarte NRW 4 beteiligten Kommunen, die Kriterien für den Erhalt der Ehrenamtskarte bei InhaberInnen der Juleica (bis 26 Jahre) abzuschwächen und bei Vorlage der Juleica auf den Nachweis der notwendigen Stundenzahl zu verzichten. Die Staatskanzlei NRW betont, dass jede Kommune selbst entscheiden kann, ob sie diese Regelung übernehmen möchte. Sinnvoll ist es auf jeden Fall, Kontakt zu der für die Juleica zuständige Stelle in der jeweiligen Kommune aufzunehmen. Das Nebeneinander mit einer kommunalen Familienkarte ist wegen der unterschiedlichen Zielgruppen unproblematisch. Schwierigkeiten können bei der Gewinnung von Vergünstigungsgebern entstehen, die für verschiedene Karten mehrfach angesprochen werden. Daher empfiehlt es sich, die Ansprache abzustimmen. Andererseits können bereits vorhandene Kontakte zu privaten Partnern genutzt werden, wenn es vor Ort bereits eine Familienkarte gibt. Kommunale Ehrenamtskarten, deren Kriterien von denen der Landeskarte abweichen, können parallel vergeben werden, wenn die Kriterien nicht angeglichen werden sollen. In Mülheim/Ruhr beispielsweise wurde die kommunale Karte drei Jahre vor der Landeskarte eingeführt. Da diese jedoch geringere Anforderungen beim zeitlichen Umfang des Engagements stellt (zwei Stunden bzw. 100 Stunden im Jahr), sprach sich die Stadt dafür aus, die kommunale Karte beizubehalten und die Landeskarte zusätzlich einzuführen. Können Engagierte einen höheren Stundeneinsatz nachweisen, wird ihnen die Landeskarte angeboten. Fast alle Vergünstigungsanbieter gewähren ihre Angebote für beide Karten. Der Aufwand ist in der Freiwilligenagentur, die für Organisation und Abwicklung bei der Vergabe beider Karten zuständig ist, zu bewältigen. In Neuss hingegen wurde die kommunale Karte mit ähnlichen Bedingungen wie die Landeskarte nach Ablauf ihrer Geltungsdauer durch die landesweite Ehrenamtskarte NRW abgelöst. Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand bei der Einführung der Ehrenamtskarte? In der Einführungsphase ist der Aufwand relativ hoch. Er entsteht durch die Vorbereitung der politischen Beschlüsse in den Ausschüssen und im Rat, durch die Gewinnung von Vergünstigungsanbietern und anderen Akteuren sowie die Information der Öffentlichkeit, der Vereine, Verbände und Initiativen. Außerdem ist die Bearbeitung einer größeren Zahl an Bewerbungen zur Erstausgabe der Karten mit Aufwand verbunden. Der Arbeitsumfang ist größer, wenn eine Bewerbungsfrist gesetzt wird. Bei einem gesetzten Stichtag konzentriert sich der Aufwand in einem kleinen Zeitfenster, bei einer kontinuierlichen Vergabe verteilt sich die Arbeit hingegen gleichmäßiger. Auch eine groß angelegte Veranstaltung zur feierlichen Erstausgabe ist mit entsprechendem Organisationsaufwand verbunden. Für die Einführungsphase (ca. drei bis sechs Monate) sollten etwa zehn Stunden pro Woche eingeplant werden. Nachdem die Karte eingeführt wurde und bei kontinuierlicher Bewerbungsmöglichkeit wird der Aufwand von erfahrenen Kommunen aber als vernachlässigbar bzw. als laufendes Geschäft der Verwaltung bezeichnet (ein bis zwei Stunden pro Woche oder "etwa 10 Minuten pro Karte“). 5 Eine kreisweite Einführung führt zu einer Arbeitsteilung und verringert den administrativen Aufwand für die einzelnen Kommunen. Die folgenden Beispiele aus den Kommunen können bei der Planung hilfreich sein:    Bonn: In der Startphase von etwa einem halben Jahr waren verschiedene Beschäftigte der Kommunalverwaltung mit unterschiedlichem Zeitaufwand an der Einführung der Ehrenamtskarte beteiligt. Im laufenden Prozess mit kontinuierlicher Antragstellung wird der Aufwand für die Antragsbearbeitung, die Akquise weiterer Vergünstigungsgeber und die Organisation von Veranstaltungen als eine von mehreren Aufgaben von einer halbtags beschäftigten Mitarbeiterin abgedeckt. Leverkusen: Nach einer intensiven Arbeitsphase von einem halben Jahr zu Beginn werden die Anträge nun gesammelt und die Karten en bloc ausgegeben. Saerbeck und der Kreis Siegen-Wittgenstein berichteten von einer dreimonatigen Startphase mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von etwa zehn Stunden. Bei nahezu komplettem Vergünstigungsangebot und fast gesättigter Kartennachfrage reduzierte sich der Aufwand in Saerbeck deutlich. Da im Kreis Siegen-Wittgenstein die kreisangehörigen Kommunen die Ausgabe der Karten übernehmen, ist der administrative Aufwand dort nach den ersten Monaten gering. Wie kann sich die Verwaltung bei der Einführung und Vergabe der Ehrenamtskarte unterstützen lassen? Grundsätzlich empfiehlt sich die Zusammenarbeit der Verwaltung mit einer örtlichen Freiwilligenagentur, einer Ehrenamtsbörse, Bürgerstiftung oder einer ähnlichen Einrichtung. Dies reduziert nicht nur den Aufwand in der Kommunalverwaltung selbst, sondern ist auch eine Aufgabe, die den Bekanntheitsgrad des Kooperationspartners und damit seine eigene Arbeit fördert. Freiwilligenagenturen etc. haben zudem einen niedrigschwelligen Zugang zu Ehrenamtlichen, so dass sie diese direkt ansprechen und ihr Interesse wecken können. In einigen Kommunen gibt es auch Initiativen von besonders rührigen Freiwilligen, die sich selbst nicht nur um die Vergabe der Karten, sondern teilweise auch um die Gewinnung von Vergünstigungsgebern kümmern. Wie viel Vorbereitungszeit ist nötig, bis die ersten Karten vergeben werden können? Von Beginn der Planungen bis hin zur Vergabe der ersten Karten sind sechs bis 12 Monate anzusetzen. Der Zeitbedarf hängt auch von externen Faktoren, wie Sitzungs- und Veranstaltungsterminen, ab (Termine für die Ausschuss- und/oder Ratssitzungen, in denen über die Beteiligung am Projekt entschieden wird und geeignete Anlässe für die Vergabe wie etwa der Internationale Tag des Ehrenamts im Dezember). Wenn städtische Vergünstigungen angeboten werden sollen, muss zunächst meist die kommunale Gebührensatzung geändert werden. Zudem sollten alle relevanten Akteure in die Planung eingebunden werden, um den Prozess nachhaltig zu gestalten. Das Projekt zu Beginn im Konsens auf eine breite Basis zu stellen, erfordert zunächst einen größeren Aufwand, der sich jedoch später durch reibungslosen Ablauf und hohe Akzeptanz der Karte auszahlt. 6 Wie hoch sind die Kosten für die Verwaltung? Bisher gibt es keine Berechnungen der in das Projekt eingebrachten Arbeitsleistung. Teilnehmende Kommunen weisen jedoch darauf hin, dass sich der Verwaltungsaufwand in überschaubaren Grenzen hält. Die Kosten für die Veranstaltungen zur Kartenvergabe wurden z.B. in Dormagen aus der Unterstützungsleistung des Landes, von Sponsoren und Medienpartnern getragen. Ist die Finanznot der Kommunen (Haushaltssicherungskonzept) ein Hinderungsgrund für die Einführung? Kämmerer stehen in Zeiten leerer öffentlicher Kassen der Einführung der Ehrenamtskarte oft skeptisch gegenüber, weil sie Kosten und Einnahmeverluste befürchten. Beidem kann mit verschiedenen Argumenten begegnet werden: So werden die Vergünstigungen der Ehrenamtskarte durchschnittlich nur einmal pro Monat genutzt. Außerdem gibt es willkommene Werbeeffekte für kommunale Angebote oder Einrichtungen, durch die zusätzliche Nutzerinnen und Nutzer gewonnen werden: So entsteht zwar bei 150 Museumsbesuchern, die einen Nachlass von jeweils 1 € erhalten, eine Einnahmeeinbuße von insgesamt 150 €. Wenn diese Besucher jedoch jeweils eine Begleitperson mitbringen, die den vollen Preis von 3 € bezahlt, werden insgesamt 300 € umgesetzt, bzw. 150 € Gewinn verbucht. Die Nutzerbefragung hat ergeben, dass 38% der Befragten die Karte zusammen mit anderen Personen einsetzen, die nicht über eine Karte verfügen. Ergebnis einer Umfrage der Stadt Eschweiler bei Bädern, Bibliotheken und privaten Anbietern hat ergeben, dass nur marginale Auswirkungen auf die Einnahmen zu verzeichnen sind, so dass die Einführung der Ehrenamtskarte als haushaltsneutral zu bewerten ist. Die Stadt Siegen hat auf Grundlage eigener Auswertungen sogar Mehreinnahmen feststellen können. Die Ehrenamtskarte ist ein prestigeträchtiges Marketinginstrument für die Kommunen und Kreise und wird von Unternehmen als Standortfaktor angesehen. Sie kann auch als Instrument der Tourismusförderung betrachtet werden. Wenn Vergünstigungen kostenneutral gestaltet werden sollen, können Kommunen kreative Angebote schaffen: beispielsweise exklusive Stadtführungen und Ge(h)spräche mit der/dem Bürgermeister/in oder Backstage-Besuche im städtischen Theater. Die Ehrenamtskarte genießt aufgrund ihres hohen symbolischen Werts große Wertschätzung unter den Begünstigten und wird als Auszeichnung angesehen. Der Kreis der Begünstigten gehört in der Regel nicht zu den Rabattjägern, vielmehr steht für sie die mit der Karte verbundene Anerkennung im Vordergrund. Die Einführung der Ehrenamtskarte kann vor Ort für eine grundsätzliche und breit angelegte Diskussion über den Wert des Engagements für die Gesellschaft genutzt werden. Mögliche Ergebnisse könnten in der Ratsvorlage angemerkt werden. In einer teilnehmenden Kommune in NRW wurde auf der Grundlage der für die Ehrenamtskarten erarbeiteten Statistiken berechnet, dass die dort ansässigen 350 Ehrenamtskarten-Inhaberinnen und -Inhaber sich im Gegenwert von 39 Jahren bzw. 360.000 Stunden engagiert haben. 7 Dem Kostenargument kann zudem eine Studie im Auftrag der bayerischen Landesregierung entgegengehalten werden. Die Nutzwertanalyse am Beispiel der Stadt Würzburg und des Landkreises Cham hat ergeben, dass jeder von der Stadt bzw. dem Landkreis in die Förderung des Ehrenamts investierte Euro einen Rückfluss von 7 Euro generiert (http://www.stmas.bayern.de/imperia/md/content/stmas/stmas_internet/ehrenamt/wert-desbe.pdf), ganz abgesehen von der schwer mess- und quantifizierbaren Steigerung der Lebensqualität vor Ort. Daneben ist eine Kosten-Nutzen-Analyse mit Blick auf die Förderung des Ehrenamtes unter http://www.iska-nuernberg.de/be-kitas-pol/kostennutzenanalyse.pdf zugänglich. 3. Vereinbarung zwischen Land und Kommune Wann wird der Vertrag zwischen Land und Kommune abgeschlossen? Wenn konkrete Pläne für die Ausgabe der Ehrenamtskarte bestehen, in der Regel nach dem Ratsbeschluss, kann die Vereinbarung zwischen dem Land und der Kommune abgeschlossen werden. Der Abruf der Anschubfinanzierung des Landes kann nach der Unterzeichnung der Vereinbarung per Formular erfolgen, die Unterstützung wird dann zeitnah ausgezahlt. Das Formular zum Abruf wird von Seiten der Staatskanzlei NRW zur Verfügung gestellt. Ein Nachweis über die Verwendung des Geldes ist nicht notwendig. Das Land erwartet beim Mittelabruf lediglich eine Bestätigung, dass der Zuschuss für die Öffentlichkeitsarbeit des Projekts Ehrenamtskarte eingesetzt wird (z.B. für die Ausrichtung einer Veranstaltung zur Erstausgabe der Ehrenamtskarte in der Kommune oder für über das Infomaterial des Landes hinausgehende zusätzliche lokale Informationsmaterialien). Der Betrag ist nach Einwohnerzahlen gestaffelt:  Kreise  Städte über 500.000 Einwohner  Städte über 50.000 Einwohner  Städte/Gemeinden von 10.000 – 50.000 Einwohnern  Gemeinden unter 10.000 Einwohnern 6.000 Euro 6.000 Euro 3.000 Euro 1.500 Euro 500 Euro Das Land begrüßt die Teilnahme kompletter Kreise am Projekt. Der Kreis stimmt dann mit den kreisangehörigen Kommunen die Aufteilung der Anschubfinanzierung ab. Wenn einzelne kreisangehörige Kommunen an den Start gehen möchten, ohne dass in absehbarer Zeit eine Teilnahme ihres Kreises zu erwarten ist, unterstützt das Land auch diese Kommunen entsprechend der finanziellen Staffelung. In welchem Rahmen kann die Vereinbarung zwischen Land und Kommune geschlossen werden? Wenn die Vereinbarung im Rahmen einer öffentlichkeitswirksamen Veranstaltung in Anwesenheit einer Vertretung des Landes erfolgen soll, ist eine Vorlaufzeit zur Terminabstimmung einzuplanen. Häufig findet die Unterzeichnung im Rahmen eines Pressetermins mit Beteiligung der politischen und/oder Verwaltungsspitze, oft auch mit Vertretungen aus den Fraktio8 nen des Rats und den fachlich Verantwortlichen aus der Verwaltung statt, teilweise auch zusammen mit Initiativen und Vereinen sowie Vergünstigungsgebern. Ein pressewirksamer Termin ist oft der Start für das Bewerbungsverfahren, da die Öffentlichkeit über die Berichterstattung auf das Projekt aufmerksam wird. Soll die Unterzeichnung nicht pressewirksam stattfinden, wird die Vereinbarung per Post durch die Staatskanzlei NRW an die entsprechende Kommune mit der Bitte um Unterzeichnung und Rücksendung eines Exemplars der Vereinbarung übersandt. 4. Vergünstigungen generieren und gewinnen Sollen potenzielle Vergünstigungsgeber erst angesprochen werden, wenn die Einführung der Ehrenamtskarte auf politischer Ebene beschlossen ist? Wenn ein Ratsbeschluss zur Einführung der Ehrenamtskarte vorliegt, gestaltet sich die Ansprache privatwirtschaftlicher Vergünstigungsgeber leichter, weil die Beschlusslage eindeutig ist und auf Vorleistungen der Stadt verwiesen werden kann. Der Ratsbeschluss ist jedoch nicht zwingend notwendig. Die Ansprache der Vergünstigungsgeber steht dann jedoch unter einem Vorbehalt, der kommuniziert werden sollte. Ist es sinnvoll, die Ehrenamtskarte nur mit städtischen Vergünstigungen, d.h. ohne Beteiligung privater Anbieter, herauszugeben? Jede Variante ist denkbar: Kommunen können nur städtische Vergünstigungen gewähren, ausschließlich private Vergünstigungen akquirieren oder beide Formen kombinieren. Allerdings hat sich in der Praxis erwiesen, dass unter dem Aspekt einer Vorreiterfunktion für private Unternehmen städtische Vergünstigungen sinnvoll sind. Selbst wenn kommunale Vergünstigungen kaum über einen symbolischen Wert hinausgehen, vermitteln sie den Engagierten das Gefühl von Wertschätzung durch ihre Kommune und sind deshalb von besonderer Bedeutung. Welche Vergünstigungen können kleinere Gemeinden anbieten? Auch kleine Kommunen ohne nennenswerte eigene Einrichtungen können sich an der Ehrenamtskarte beteiligen, sollten dies aber durch besondere kommunale Angebote und Sonderaktionen ausgleichen. Durch den Zusammenschluss mehrerer Kommunen können recht attraktive Vergünstigungen angeboten werden. Zum Beispiel laden im Rahmen einer Aktionsreihe „Vier Stadtführungen der besonderen Art“ die Städte Bergkamen, Lüdinghausen, Lünen, Selm und Werne die Inhaber/innen der Ehrenamtskarte zu diesem besonderen Event gemeinsam ein. Das Kartenportal verzeichnet unter „Aktuelles“ eine Vielzahl von kreativen Aktionen und Ideen in den teilnehmenden Kommunen. Die Kontaktdaten der Projektverantwortlichen finden sich ebenfalls auf der Website. Welche Partner sind bei der Einwerbung von Vergünstigungen hilfreich? Erfahrungsgemäß ist es leichter, mit privaten Anbietern ins Gespräch zu kommen, wenn zuvor Verantwortliche in lokalen Handels- und Gewerbevereinen informiert wurden und das Projekt von ihnen unterstützt wird. Positive Resonanz erzielten auch persönliche Anschrei- 9 ben der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters, ggf. auch eine Einladung zu entsprechenden Informationsveranstaltungen. Ein „Runder Tisch“ zur Ehrenamtskarte kann ebenfalls der Einwerbung von Vergünstigungen gewidmet sein. Beispielsweise konnte in Leverkusen gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung ein Sonder-Newsletter zum Thema „Ehrenamt“ an die Unternehmen versandt werden. Welche Vergünstigungen sind möglich? Grundsätzlich sollte angestrebt werden, hochwertige Vergünstigungen einzuwerben, die über übliche Rabatte von 2% oder 3% für Stammkunden hinausgehen und die Anerkennung für die Engagierten deutlich erkennen lassen. Dazu gehört z.B. der kostenlose "Ehrenamtsbecher" in einem Eiscafé oder der kostenlose Blumenstrauß zum Geburtstag von Engagierten. Rabatte können in Form von prozentualen Nachlässen oder auch von bestimmten Geldbeträgen erfolgen. Beliebt ist auch die Praxis, zwei Angebote für den Preis von einem zu gewähren. Bei der Akquirierung von Vergünstigungen sollten ggf. auch verschiedene Zielgruppen von Ehrenamtlichen bedacht werden. So könnten jugendliche Karten-Inhaberinnen und Inhaber möglicherweise mit Vergünstigen in den Bereichen Fahrschule, Erste-HilfeAusbildung, Fitnessstudio oder Kino erreicht werden. Ältere Ehrenamtliche wissen Karten für kulturelle Veranstaltungen besonders zu schätzen, so dass sich die Einbindung des Kulturdezernenten bereits zu einem frühen Zeitpunkt empfiehlt. Vergünstigungen können auch zu auslastungsschwachen Zeiten gegeben werden (z.B. montags in der Gastronomie) oder in Form von besonderen Events: alternative Stadtführungen, Kochkurse, Besuche hinter den Kulissen des Theaters etc. Schwerpunkte können hier auf bestimmte Engagementbereiche oder nach Gesichtspunkten des Stadtmarketings gesetzt werden. So bieten einige Kommunen den Inhaber/innen der Ehrenamtskarte eine Reihe von Vergünstigungen aus dem Bereich Tourismus an und möchte damit ganz bewusst auch Karteninhaber-Innen und -Inhaber aus anderen Kommunen ansprechen. Auch einmalige Aktionen oder Tombolas zu Gunsten der Freiwilligen sind möglich. Eine besondere Rolle spielen Vergünstigungen für Jugendliche, um diese mit der Ehrenamtskarte verstärkt anzusprechen. Hier sind vor allem Vergünstigungen von ihnen genutzte Freizeitangebote oder aber Sonderveranstaltungen nur für Jugendliche beliebt. Welche Möglichkeiten gibt es für nicht-monetäre Vergünstigungen? Im Rahmen von einmaligen Sonderaktionen könnten alle Karten-Inhaberinnen und -Inhaber zum Beispiel an einem besonderen Tag (z.B. Tag des Ehrenamtes am 5.12., Neujahrsempfang, Sommerfest) zu einer exklusiven Veranstaltung (z.B. Wanderung mit dem Bürgermeister) eingeladen werden. In einer Kommune wird beispielsweise eine Rundfahrt zu Stätten des Ehrenamts durchgeführt, die bei den Karten-Inhaberinnen und -Inhabern großen Anklang fand, weil ihnen dies die Möglichkeit gab, den Arbeitsplatz von Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Auch Qualifizierungsangebote für Ehrenamtskarten-Inhaberinnen und Inhaber sind denkbar und können – insbesondere aus Sicht von Kämmerern – als sinnvolle 10 Investition in die Engagementbereitschaft und -fähigkeit der Bürgerinnen und Bürger einer Kommune betrachtet werden. Ein anderer Ansatz besteht darin, die Ehrenamtskarten-Inhaberinnen und -Inhaber zu Fachgesprächen oder Seminaren einzuladen, in die sie beispielsweise ihre Expertise zur Ausgestaltung der Rahmenbedingungen für bürgerschaftliches Engagement einbringen können. Dies würdigt sie hinsichtlich ihrer überdurchschnittlichen gemeinwohlorientierten Leistungen im besonderen Maße und eröffnet ihnen die Möglichkeit, auch auf kommunalplanerischer Ebene mitzuwirken. In Herford wurde z.B. die Namensgebung eines Platzes nach Vorschlägen von Ehrenamtlichen entschieden. Die Akquisition von Vergünstigungen wird dann erfolgreich sein, wenn die speziellen Möglichkeiten der Unternehmen berücksichtigt werden. So werden manche Unternehmen lieber Veranstaltungsräume als Rabatte zur Verfügung stellen. Energieversorger beispielsweise unterstützen oft den Kulturbereich und können Eintrittskarten aus ihrem Kontingent für Verlosungen zur Verfügung stellen. Bei Banken bietet sich ein kostenloses Girokonto an. Weiterhin ist zu bedenken, dass nicht nur die Kommune und private Sponsoren Vergünstigungen anbieten können, sondern auch Vereine und andere Organisationen (z.B. freier Eintritt zum sonntäglichen Fußballspiel des Ortsvereins). Wie können potenzielle Vergünstigungsgeber erfolgreich angesprochen werden? Eine Möglichkeit der Ansprache kann die Nutzung von bestehenden Marketingwegen in den Kommunen sein, beispielsweise über Kontakte zu Händlerringen. Auch die persönliche Ansprache („Klinkenputzen“) – möglicherweise sogar durch die/den Bürgermeister/in selbst – kann effektiv sein und ist schriftlichen Anfragen deutlich überlegen. Bei schriftlichen Anfragen kann ein beigefügter Rückmeldebogen die Anzahl der positiven Antworten erhöhen. Erfolgreich ist die Einwerbung von Vergünstigungen oft bei Handeltreibenden, die selbst ehrenamtlich tätig sind, und bei Unternehmen, die für ihr Engagement bekannt sind. Ein entsprechender Brief der Kommune an die potenziellen Vergünstigungsgeber könnte zusätzlich zum Wappen/Logo der Kommune auch das Logo der Staatskanzlei NRW und das Ehrenamtskarten-Logo enthalten. So wird deutlich gemacht, dass es sich um ein Projekt der Kommune und des Landes handelt. Medienpartner können sich als gute Unterstützer erweisen und die Beteiligung weiterer Vergünstigungsgeber fördern. Wenn Unterstützer der Ehrenamtskarte (auch mit ihrem Logo) veröffentlicht werden, bedeutet dies nicht nur eine Werbung für die erwähnten Unternehmen, sondern stellt für Andere einen Anreiz dar, sich ebenfalls zu beteiligen. Der Mitmach-Aufkleber, mit dem Vergünstigungsgeber am Eingang oder im Kassenbereich ihre Unterstützung signalisieren, sagt etwas über die Einstellung des Anbieters zum Engagement und zur Gesellschaft aus und trägt zu seiner positiven Reputation bei. Dies ist Unterstützern bekannt und wichtig (Aufkleber sind erhältlich über karina.conconi@stk.nrw.de). 11 Für die Entscheidung, als Vergünstigungspartner an der Ehrenamtskarte teilzunehmen, sollte ausreichend Bedenkzeit eingeräumt werden. Zeitlich begrenzte Vergünstigungsangebote, Angebote zu auslastungsschwachen Zeiten und die schriftliche Zusicherung, die Teilnahme an der Maßnahme jederzeit widerrufen zu können, sind förderlich. Kommunen sollten hierzu eine schriftliche Vereinbarung mit dem Anbieter abschließen. Ein Muster hierfür steht im internen Bereich des Portals zum Download bereit. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, bei potentiellen Vergünstigungsgebern noch einmal nachzufragen, da manche zunächst die Erfahrungen ihrer örtlichen Kolleginnen und Kollegen abwarten. Allerdings sollte es bei einem einmaligen Nachfragen bleiben, da sonst der Eindruck der Belästigung aufkommen könnte. Eine anschließende aktive Partnerschaftspflege erwies sich als hilfreich. Dies kann durch regelmäßige Kommunikation über die Nutzungsfrequenz des Angebots aber auch durch Einladungen zu Ehrenamtskarten-Veranstaltungen oder besonderen Veranstaltungen für die Vergünstigungsgeber betrieben werden. Welchen Nutzen haben Unternehmen, wenn sie Vergünstigungen anbieten? Mit den Mitmach-Aufklebern können Unternehmen vor Ort ein Zeichen setzen und sich als Förderer des bürgerschaftlichen Engagements ausweisen. Auch über die Veröffentlichung auf der Website des Landes und der entsprechenden Kommune erlangen sie eine überregionale Bekanntheit und genießen das Prestige, Unterstützer einer guten Sache zu sein. Die Stadt Bocholt beispielsweise hat auf der Kopfseite ihres Portals eine Slideshow (Diashow) eingestellt, die die Vergünstigungsgeber mit der Großversion der Ehrenamtskarte zeigen, und somit das Engagement dieser Unternehmen hervorgehoben und gewürdigt wird (http://www.bocholt.de/rathaus/ehrenamt/). Die Presseberichterstattung stellt eine wirkungsvolle Öffentlichkeitsarbeit für Unternehmen dar; es gibt eine Reihe von Beispielen, wie Vergünstigungsanbieter u.a. von der Bürgermeisterin bzw. dem Bürgermeister öffentlich für ihr Engagement gewürdigt wurden. Der Bürgermeister der Stadt Kampf-Lintfort und seine Mitarbeiter/innen z.B. bedankten sich mit einem persönlichen Besuch bei allen Unternehmen, die die Ehrenamtskarte unterstützen. Auch die Bürgermeisterin der Stadt Witten lud neu dazu gewonnene Vergünstigungsgeber ins Rathaus ein und bedankte sich persönlich bei Ihnen. Auf diese Art und Weise wird ihnen die Chance eröffnet, Marketingmaßnahmen im Verbund mit der Kommune durchzuführen. Zudem können mit den Vergünstigungen auch wirtschaftliche Vorteile verbunden sein, z.B. beim Angebot von zwei Tickets für den Preis von einem, wenn sonst kein Besuch erfolgt wäre, oder zur besseren Auslastung der vorgehaltenen Infrastruktur in auslastungsschwachen Zeiten. Die Auswertung der Nutzerbefragung, die Ende 2016 online durchgeführt wurde, ergab, dass rund 60 % der Inhaber/innen der Ehrenamtskarte die Angebote mit einem Familienmitglied bzw. der Familie sowie mit Personen, die selbst keine Ehrenamtskarte haben, nutzen. Diese Tatsache ist auch für Partner aus der Wirtschaft interessant. 12 Können ortsansässige Bürgerinnen und Bürger hochwertigere Vergünstigungen erhalten als Karten-Inhaberinnen und -Inhaber anderer Kommunen? Prinzipiell gelten die Vergünstigungen landesweit. Es ist jedoch möglich, vor Ort Sonderaktionen durchzuführen, die sich gezielt an die heimischen Karten-Inhaberinnen und -Inhaber richten, um sich bei ihnen in besonderer Weise zu bedanken (z.B. eine Einladung zum Neujahrsempfang des Bürgermeisters oder Einladung zu einer Veranstaltung, für die ein gewisses Kartenkontingent vom Veranstalter zur Verfügung gestellt wurde). Lohnt es sich, Geschäftsketten anzusprechen? Den meisten Ketten ist es wegen eigener Rabattsysteme nicht möglich, Rabatte für die Ehrenamtskarte zu gewähren. Filialen sind jedoch oft bereit, andere Vergünstigungen bereit zu stellen, z.B. kleine give aways, Preise für eine Verlosung oder Räumlichkeiten für eine Veranstaltung. Stellt ein besonders großzügiges Angebot eine Wettbewerbsverzerrung dar? Jede Vergünstigung ist möglich. Eine rechtliche Prüfung des Landes hat ergeben, dass es sich nicht um Wettbewerbsverzerrung handelt, wenn keine Exklusivverträge abgeschlossen werden und Konkurrenten ebenfalls entsprechende Vergünstigungen anbieten könnten (Beispiel: das landesweite Angebot rabattierter Versicherungstarife seitens der DEVK). Welche überregionalen Anbieter gibt es? Überregionale Vergünstigungen werden meist über lokale Kontakte generiert, wie die der Parfümerie Pieper über die Stadt Herne. Kontakte des Landes führten zu einer Beteiligung der DEVK-Versicherung und der Sparda-Bank West eG. Generell gestalten sich Verhandlungen mit überregionalen privaten Anbietern eher schwierig. Oft nachgefragte Vergünstigungen von Verkehrsverbünden werden von diesen i.d.R. abgelehnt. Landesvergünstigungen gibt es z.B. bei vielen vom Land geförderten Kultureinrichtungen und in sämtlichen Museen des Landschaftsverbandes Rheinland. Eine Übersicht findet sich unter http://www.ehrensache.nrw.de/verguenstigungen/landesverguenstigungen.pdf. Wie können Unterstützungsangebote von Unternehmen (z.B. Banken) genutzt werden? Barleistungen können dazu genutzt werden, Veranstaltungen zu unterstützen, Konzerte für Karten-Inhaberinnen und -Inhaber zu ermöglichen oder auch das Catering einer feierlichen Kartenübergabe-Veranstaltung zu finanzieren. Wenn Banken ihre Unterstützung anbieten, können sie beispielsweise ihre Räumlichkeiten für eine Karten-Veranstaltung zur Verfügung stellen oder als Sponsoren für die Produktion des Nachdrucks der Ehrenamtskarten (in der zweiten Ausgaberunde) auftreten. Können Vergünstigungsgeber Mindereinnahmen steuerlich absetzen? Eine steuerliche Absetzbarkeit ist nicht gegeben. Bei der Einwerbung der Vergünstigungen sollte als Vorteil für Unternehmen kommuniziert werden, dass die Projektunterstützung mit einem Imagegewinn verbunden ist und daher als Marketingmaßnahme gewertet werden 13 kann. Über die Veröffentlichung auf dem Kartenportal erlangen Unternehmen zudem überregionale Bekanntheit. Beides kann den Zulauf erhöhen und sich umsatzfördernd auswirken oder die bereit gehaltene Infrastruktur besser auslasten, so dass der finanzielle Aufwand vernachlässigbar ist. Wie werden Vergünstigungen bekannt gemacht? Alle Angebote finden sich auf der Website http://www.ehrensache.nrw.de/verguenstigungen/index.php Vergünstigungen können auf dem Portal nach Art, Kategorie und Standort gesucht und als Liste ausgedruckt werden. Zusätzlich findet man unter diesem Link in der rechten Maginalspalte auch die aktuelle Anzahl der Vergünstigungen sowie eine Auswahl an neu hinzugekommenen Vergünstigungen. Diese Seite wird ständig aktualisiert, neue Vergünstigungen können jederzeit eingestellt, nicht mehr aktuelle gelöscht oder geändert werden, indem die Kommunen entsprechende Informationen an die Staatskanzlei weiterleiten. Meist finden sich die örtlichen Angebote auch auf den Internetseiten der Kommune. App Ehrensache.NRW Die Inhaber/innen der Ehrenamtskarte können seit Anfang März 2015 mit der App Ehrensache.NRW jederzeit die zahlreichen NRW-weiten Vergünstigungen von öffentlichen, gemeinnützigen und auch privaten Anbietern durch Lokalisierung des eigenen Standortes mobil abrufen. Die App ist geeignet für Smartphone und Tablet (Android-Version und iOSVersion) und kann kostenlos über den Google Play Store bzw. Apple App Store abgerufen werden (http://www.ehrensache.nrw.de/aktuelles/app_eak/index.php). Eine Bewerbung dieser App auch seitens der Kommunen bei den Ehrenamtlichen wäre wünschenswert! Die Vergünstigungen sollten auch Menschen ohne Internetzugang bzw. Smartphone zugänglich gemacht werden, beispielsweise durch die kostenfreie Nutzung eines Internetzugangs in der Stadtbücherei. Ausgedruckte Listen der kommunalen und der Landes-Angebote sollten bei der Kartenausgabe mit überreicht werden. Zudem sollten aktuelle Ausdrucke öffentlich ausliegen: etwa in der örtlichen Freiwilligenzentrale, in der Stadtbibliothek, im Bürgerbüro, im Rathaus, in der VHS usw. Ist es möglich, Logos von Unterstützern auf die Ehrenamtskarte zu drucken? Auf der Ehrenamtskarte ist auf der Rückseite Platz für Sponsoren-Logos reserviert (am unteren linken Rand). Voraussetzung für den Abdruck sollte jedoch eine besondere Unterstützung sein, die über übliche Ermäßigungen hinausgeht. Dies käme beispielsweise in Frage, wenn ein Sponsor die Kosten für den zweiten Druck der Ehrenamtskarte übernimmt oder eine besondere Vergünstigung anbietet, die sich in der Wertigkeit erheblich von den anderen Vergünstigungen abhebt (z.B. Übernahme der Kosten für eine Ehrenamtsveranstaltung). Beim Abdruck eines Werbering-Logos sollten alle Mitglieder die Ehrenamtskarte mit Vergünstigungen unterstützen. Weitere Hinweise, die von erfahrenen Kommunen zur Gewinnung und Pflege von Sponsoren gegeben wurden, finden sich im Anhang. 14 5. Öffentlichkeitsarbeit Wie unterstützt das Land die Öffentlichkeitsarbeit zur Ehrenamtskarte? Mit der Website www.ehrensache.nrw.de leistet das Land NRW einen überörtlichen Beitrag zur Öffentlichkeitsarbeit. Diese bietet Informationen zu aktuellen Entwicklungen in den Kommunen, Kontaktpersonen, allen im Land NRW angebotenen Vergünstigungen (mit Suchfunktion), Bewerbungsverfahren und –bögen sowie eine Zusammenstellung von FAQ. Daneben gibt es den Downloadbereich, in dem Dokumente, Flyer, Plakate und Logos heruntergeladen werden können, sowie einen internen Bereich für die Zuständigen in den Kommunen. Beispielsweise könnten Adressaufkleber und Informationsmappen mit den Logos bedruckt werden, wie dies im Kreis Warendorf geschieht. Diese können verschickt oder in Rathäusern, Vereinen und an anderen Orten ausgegeben werden. Auf der NRW-Landkarte im Kartenportal werden Kommunen gekennzeichnet und mit Kontaktdaten versehen, die am Projekt teilnehmen. Die Suche nach Vergünstigungen kann nach Orten und/oder Kategorien erfolgen. Zudem werden auf dem Portal immer die fünf aktuellsten Vergünstigungen separat aufgezeigt (rechte Maginalspalte). Siehe hierzu auch die Info zur App Ehrensache.NRW auf Seite 14! Sonderaktionen werden auf der Startseite des Portals sowie über den bereitgestellten Link angezeigt. Die Suchergebnisse können als PDF-Dokument ausgedruckt werden. Dies ist insbesondere für Ehrenamtskarten-Inhaberinnen und -Inhaber interessant, die keinen Internetzugang haben und einen entsprechenden Ausdruck benötigen. Das Land ist zur Pflege und Aktualisierung der Website auf die Mitwirkung der Kommunen angewiesen und bittet darum, entsprechendes Material zur Verfügung zu stellen. In folgenden Bereichen benötigt das Land die Mitarbeit der Kommunen:  Neuigkeiten, die unter „Aktuelles“ eingestellt werden können, z.B. Pressemitteilungen und Fotos zu Veranstaltungen;  Rückmeldung des Termins der ersten Kartenausgabe (wenn diese ohne eine Beteiligung der Staatskanzlei NRW stattfindet);  Link zur kommunalen Website, wo die Bewerbungsverfahren erläutert und das Bewerbungsformular eingestellt ist;  Hinweise zu Änderungen/Ergänzungen der Ansprechpartner in den Kommunen  Angaben zu Vergünstigungen, die in die von der Staatskanzlei NRW zur Verfügung gestellte Tabelle eingegeben werden sollen (Download im internen Bereich der Website, bei der Angabe von prozentualen Vergünstigungen sollte aus Vereinheitlichungsgründen standardmäßig der Begriff „Ermäßigung“ verwendet werden, Vergünstigungen sollen den Kategorien zugeordnet werden);  schnelle Information, wenn sich Vergünstigungen verändern oder entfallen;  vierteljährliche Meldung zur Evaluation der ausgegebenen Karten (auf Anforderung) Fotos und Logos (jpg- oder gif-Format, max. 100x100 Pixel) sollten separat – nicht in die Textdatei eingefügt – gesendet werden. Texte werden als Word- oder Text-Datei bevorzugt. 15 Für die Öffentlichkeitsarbeit vor Ort stellt das Land folgendes Material zur Verfügung:  Flyer  Plakate  Mitmach-Aufkleber zum Hinweis auf Vergünstigungen (zwei Varianten und Größen zur Auswahl)  Logo der Ehrenamtskarte im jpg-Format in drei verschiedenen Größen  Foto „Ehrenamtskarte/Hände“ aus Flyer und Plakat im jpg-Format  Roll-Up/Banner für Festakte und ähnliche Anlässe (Leihgabe)  Großformat der Karte (Leihgabe)  Anstecker zur Ehrenamtskarte (max. 50 Stück) Wie wird das Projekt in der Öffentlichkeit sowie bei Engagierten und Vereinen bekannt gemacht? Es empfiehlt sich, das Thema „Ehrenamt“ im Vorfeld der Einführung der Ehrenamtskarte öffentlich und breit zu diskutieren, ggf. auf Veranstaltungen, bei denen kommunale Spitzen eingeladen und aktiv beteiligt sind. In vielen Orten hat dies zu fruchtbaren Diskussionen über die Bedeutung des Engagements für die Gesellschaft und seine Würdigung in der Kommune geführt und das Interesse der Öffentlichkeit am Thema und am Projekt geweckt. Verschiedene Zielgruppen wie gemeinnützige Organisationen (eventuell aus unterschiedlichen Bereichen) und Unternehmensverbände separat anzusprechen, ist in größeren Orten sinnvoll. Als durchweg positiver Effekt wurde für solche Veranstaltungen beschrieben, dass sie eine breite Reflexion über das bürgerschaftliche Engagement anregen und oft Anstoß zu weiteren Aktivitäten geben. Dabei gibt es auch kritische Fragen, etwa die, ob die Ehrenamtskarte Ehrenämter erster und zweiter Klasse schaffe. Eine möglichst breit geführte Diskussion schafft vor Ort den notwendigen Konsens zur Einführung der Karte und sichert ihr eine hohe Akzeptanz. Hilfreich ist die Einbeziehung aller relevanten Akteure: Dies verhindert, dass die durchführende Stelle (i.d.R. in der Verwaltung) isoliert als Einzelakteur vorgehen muss und sorgt für eine große Verbreitung der Projektidee durch die Vielfalt der beteiligten Multiplikatoren. In jeder Kommune, die die Einführung der Ehrenamtskarte plant, sollte auch daran gedacht werden, Vereinigungen von Migrantinnen und Migranten gezielt über die Möglichkeiten der Vergabe zu informieren. Insbesondere Migrantenselbstorganisationen leben die Idee des ehrenamtlichen Engagements sehr intensiv. Mit der Anerkennung des Engagements Zugewanderter wird zugleich ein wichtiger Beitrag für die Integration vor Ort geleistet. Auch Jugendliche, die sich bürgerschaftlich engagieren, sollten über geeignete Kanäle angesprochen werden. Engagierte ohne Einbindung in Vereine oder Verbände werden am besten über Mund-Propaganda erreicht. Wichtig ist für diese Zielgruppe vor allem die Öffentlichkeitsarbeit in der Presse. Jeder öffentliche Anlass, auch in anderem inhaltlichen Zusammenhang, kann für die Werbung für die Ehrenamtskarte genutzt werden. Erfahrungsgemäß gibt es vor allem nach einer entsprechenden Informationsveranstaltung, nach Presseberichten über die Ehrenamtskarte 16 oder nach der öffentlichkeitswirksamen Unterzeichnung der Vereinbarung zwischen Land und Kommune Bewerbungsschübe. Besonders erfolgreich ist jedoch die persönliche Ansprache der Ehrenamtlichen auf Vereinsveranstaltungen und Festen; dabei sind Präsentationen oder kurze Vorstellungen der Ehrenamtskarte bei Vereinen, Organisationen oder Veranstaltungen eine bewährte Methode. Des Weiteren können Anschreiben, die sich direkt an die Ehrenamtlichen richten, einen Zuwachs an Anträgen bewirken. Diesen Anschreiben kann durch das Verfassen und Unterzeichnen z. B. des Bürgermeisters ein zusätzliches Gefühl der Würdigung bei Ehrenamtlichen erzeugen. Als wichtig hat sich der Kontakt zu Wohlfahrtsverbänden und der Freiwilligenagentur erwiesen, die als Multiplikatoren wirkten. Zudem wurde das Thema über die Wirtschaftsförderung in der Öffentlichkeit platziert. Wie wird die Berichterstattung in der Presse erfolgreich gestaltet? Medienberichterstattung hängt meist von Ereignissen, die mit einem attraktiven Fototermin verbunden sind, ab. Der Beginn des Bewerbungsverfahrens sollte pressewirksam kommuniziert werden, z.B. durch die öffentliche Unterzeichnung der Vereinbarung mit dem Land, verbunden mit Informationen, wo das Formular zu beziehen ist und welche Fristen gelten. Empfehlenswert ist auch eine Pressekonferenz, auf der Hintergrundinformationen zum Thema Ehrenamt zur Sprache kommen. Zu beachten ist, dass nicht nur Tageszeitungen, sondern kostenlose Anzeigenblätter gerne Pressemitteilungen veröffentlichen und damit ein großer Leserkreis erreicht wird. Nach der Einführung der Ehrenamtskarte flacht das Interesse der Medien oft ab. Besondere Aktionen wie Ehrenamtstage und Ehrenamtsbörsen oder attraktive Ereignisse rund um die Karte (Verlosung, Empfang bei/m Bürgermeister/in u.a.) können dem entgegenwirken. Darüber hinaus geben einzelne Kommunen Ehrenamtsmagazine oder regelmäßige Newsletter (z.B. Stadt Bonn) zum Thema heraus und tragen so dazu bei, das Thema in der Wahrnehmung und Berichterstattung zu verstetigen. Im Kreis Lippe beispielsweise gibt es ein Magazin, in dem die Ehrenamtskarte, Informationen und aktuelle Entwicklungen (z.B. neu verfügbare Vergünstigungen) auf mindestens einer Seite veröffentlicht werden und so eine stetige Präsenz der Ehrenamtskarte in der Öffentlichkeit gesichert wird. Auch mit Hilfe einer (kostenpflichtigen) Anzeige kann über das Projekt informiert werden, wie es etwa der Kreis Siegen-Wittgenstein getan hat. Dies ist zwar relativ teurer, stellt aber eine wirkungsvolle Veröffentlichung sicher. Wie kann dafür gesorgt werden, dass das öffentliche Interesse dauerhaft aufrechterhalten wird? Wenn nach der Phase der Einführung der Ehrenamtskarte nicht gezielte Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des öffentlichen Interesses getroffen werden, besteht die Gefahr, dass sich der Anerkennungswert der Karte verringert und die Zahlen zur Wiederbeantragung zurückgehen. Deshalb sind regelmäßige PR-Initiativen seitens der Kommune von Bedeutung. 17 Nicht immer findet sich jedoch ein Anlass, der die örtliche Presse zur Berichterstattung motiviert. Bewährt hat sich die Nutzung ohnehin existierender Veröffentlichungen, wie der Newsletter der Freiwilligenagentur oder die Festschrift anlässlich eines Stadtjubiläums, um zur Ehrenamtskarte, den Vergünstigungsgebern und den ausgezeichneten Ehrenamtlichen zu berichten. Auch einmalige Sonderaktionen, z.B. in Kooperation mit örtlichen Vereinen oder Verbänden, können dazu beitragen, die öffentliche Wahrnehmung lebendig zu halten. So wird beispielsweise im Magazin des Kreises Lippe immer eine Seite freigehalten, die Informationen zur Ehrenamtskarte vorbehalten ist. 6. Vergabekonzept und Bewerbungsverfahren Ist ein kontinuierliches Bewerbungsverfahren oder eine festgesetzte Bewerbungsfrist sinnvoller? Es sprechen Gründe sowohl für eine Bewerbungsfrist als auch für die kontinuierliche Vergabe der Ehrenamtskarte. Eine Bewerbungsfrist hat häufig eine große Zahl von Anträgen in kurzer Zeit zur Folge und erhöht den administrativen Aufwand in dieser Zeit. Zudem könnten Interessierte verprellt werden, die erst nach Ablauf der Frist von der Bewerbungsmöglichkeit erfahren. Mancherorts gehen zum Projektstart relativ wenige Bewerbungen ein. Vor allem durch informellen Informationsaustausch steigt die Zahl jedoch mit der Zeit. Es sollte deshalb gerade in der Startphase auf eine Bewerbungsfrist verzichtet werden. Kontraproduktiv ist eine lange Bewerbungsfrist, während derer die Engagierten auf die Ausgabe der Ehrenamtskarte warten müssen. Mit wie vielen Anträgen ist zu rechnen? Voraussetzung für eine stetige Steigerung – auch nach der ersten Ausgaberunde - ist ein gewisses Maß an Öffentlichkeitsarbeit, mit dem der Bekanntheitsgrad der Ehrenamtskarte und das Interesse an ihr aufrechterhalten werden. Nicht alle Ehrenamtskarten-Inhaber/innen werden sich nach Ablauf der Gültigkeitsdauer wieder bewerben, weil manche ihre Tätigkeit, etwa aus Altersgründen, reduziert oder aufgegeben haben. Deshalb ist es wichtig, auch nach Einführung der Karte die örtlichen Vereine darauf hinzuweisen, dass ihre überdurchschnittlich engagierten Freiwilligen die Ehrenamtskarte erhalten können. Wie viele Karten sollten beim Land bestellt werden, und wie hoch sind die Kosten für einen Folgedruck? Es wird empfohlen, eine zwar realistische aber eher höhere Anzahl von Karten für den Ausgabezeitraum zu bestellen, da der Folgedruck durch die Kommunen finanziert werden muss. Als Kalkulationsgrundlage dient eine Liste, die einen Überblick über die Vergabe in den beteiligten Kommunen gibt und eine Orientierung an Gebietskörperschaften mit ähnlicher Einwohnerzahl bietet. Die Liste ist im internen Bereich der Website www.ehrensache.nrw.de eingestellt. Der erste Druck der Ehrenamtskarten wird von der Staatskanzlei NRW koordiniert, in Auftrag gegeben und finanziert. Die entsprechenden Wappen/Logos der Kommune wer18 den als druckfähige Datei (eps- oder druckfähige pdf-Datei) an die Staatskanzlei NRW gesendet, die diese an die Agentur weiterleitet. Die Druckfreigabe erfolgt durch die Kommunen. Vor Ort werden die Karten handschriftlich mit dem Namen des oder der Begünstigten, der Geltungsdauer und einer laufenden Nummer versehen. Die Karte ist durch die/den Karteninhaber/in zu unterschreiben. In der zweiten Laufzeit (nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums) müssen die Kommunen die Herstellungskosten selbst tragen. Beim Druck fallen pro Karte Kosten von etwa 60 - 80 Cent an (500 Stück: 0,60 € / 1.000 Stück: 0,50 €). Hier wäre es von Vorteil, wenn die Kommunen, die weitere Karten benötigen, eine Art Sammelauftrag an eine Druckerei geben. Die Druckkosten könnten dadurch nochmals reduziert werden. Entsprechende Informationen und Empfehlungen von Firmen/Agenturen werden durch die Staatskanzlei NRW zur Verfügung gestellt. Welche Logos sind auf der Karte abgebildet? Das Logo des Landes Nordrhein-Westfalen ist obligatorisch. Daneben steht das Logo der Stadt/Gemeinde, ggf. neben dem des Kreises und dem von Kooperationspartnern wie etwa der örtlichen Freiwilligenagentur. Zusätzlich bietet die Karte am unteren linken Rand Platz für Sponsorenlogos. Ist es sinnvoll, die Ehrenamtskarte zu kontingentieren? Eine Kontingentierung der Ehrenamtskarte ist nicht empfehlenswert, weil sie bei Engagierten und Vereinen die Sorge schürt, dass die Zahl der Karten nicht ausreichend sein könnte und Berechtigte ggf. tatsächlich keine Karte erhalten könnten, wenn das Kontingent zum Zeitpunkt ihrer Antragstellung bereits ausgeschöpft ist. Andererseits kann ein Kontingent Bedenken in der Verwaltung und bei Vergünstigungsgebern zerstreuen, die Sorge haben, dass ein zu großer Arbeitsaufwand entsteht bzw. zu viele Vergünstigungen in Anspruch genommen werden. Allerdings zeigen Erfahrungen und auch die Nutzerbefragung, dass die Karte durchschnittlich lediglich einmal im Monat genutzt wird. Darüber hinaus schränken die Vergabekriterien selbst den Kreis der Begünstigten bereits stark ein. Ist der Wohnort oder der Ort des Engagements entscheidend für die Beantragung? Die Kommune entscheidet selbst, ob sie die Vergabe der Karte an den Wohnort (nur ortsansässige Bürgerinnen und Bürger erhalten die Karte) oder den Tätigkeitsort knüpft (dann erhalten auch Einwohner anderer Orte die Karte, wenn das Engagement in der Kartenkommune ausgeübt wird). Dies wäre auch der Fall, wenn sich die vorausgesetzten fünf Stunden ehrenamtlicher Arbeit auf verschiedene Orte verteilen. Es sollte zudem geklärt werden, ob auch das Engagement von Bürgerinnen und Bürgern gewürdigt werden soll, die am Ort wohnen, aber in einem anderen Ort ehrenamtlich aktiv sind – nach dem Motto „der Ehrenamtliche engagiert sich in seiner Kommune oder das Ehrenamt wird von dort aus ausgeübt. Empfehlenswert ist eine Abstimmung des Vorgehens mit teilnehmenden Nachbarkommunen. Als Leitidee sollte zugrunde gelegt werden, dass die 19 Karte generell eine Würdigung des Engagements zum Wohl der Gemeinschaft darstellt unabhängig vom Ort des Engagements. Welche Voraussetzungen gelten landesweit für Engagierte, um die Ehrenamtskarte zu erhalten? Die folgenden Kriterien für die Vergabe der Ehrenamtskarte gelten landesweit:       Die Begünstigten müssen ein Engagement von mindestens fünf Stunden in der Woche ausüben. Dieses Engagement kann auch bei unterschiedlichen Trägern oder verteilt auf einzelne zeitintensive Einsätze mit insgesamt 250 Stunden pro Jahr erfolgen. In diesem Fall bestätigt jede Organisation die Zahl der bei ihr geleisteten Stunden für den freiwilligen Einsatz. Ehrenamtliche, die eine pauschale Aufwandsentschädigung erhalten, sind von der Vergabe ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Pauschale nicht mehr als die entstandenen Kosten deckt. Im Rahmen ihrer Aufgaben können Ehrenamtlichen „Aufwendungen“ entstehen, wie beispielsweise Fahrt-, Telefon- oder Portokosten. Werden diese „Aufwendungen“ anhand von Einzelnachweisen erstattet, spricht man von einem Aufwendungsersatz.Häufig wird der Begriff der „Aufwandsentschädigung“ in diesem Zusammenhang verwendet. Darunter versteht man die pauschalierte Erstattung ohne einen Einzelnachweis. Sie entspricht nicht den tatsächlich entstandenen Sachkosten, sondern ist eine Entlohnung. Wer durch das Engagement ein regelrechtes Einkommen erzielt, gehört nicht zur Zielgruppe der Ehrenamtskarte. Freiwillige, die in freien Initiativen ohne eigenen Rechtsstatus arbeiten und daher keine Bestätigung durch ihren Vorstand erhalten können, haben die Möglichkeit, sich ihren Einsatz durch andere Organisationen oder die Nutznießer ihrer Arbeit bestätigen lassen, beispielsweise durch Pfarrer oder Ärzte. Zum geleisteten Zeitaufwand rechnet auch die Teilnahme an Schulungen und Supervisionen. Gemeinschaftsveranstaltungen, in denen der Geselligkeitsaspekt im Mittelpunkt steht, werden jedoch nicht als Engagement für das Gemeinwohl betrachtet. Ebenso gilt, dass Bereitschaftszeiten, etwa in der Freiwilligen Feuerwehr, nicht als anrechenbare Arbeitszeit gezählt werden. Administratoren, die ehrenamtlich Internet-Seiten pflegen aber keinem Verein zugehörig sind (z.B. Facebook-Gruppen), können – wenn die o.g. Kriterien erfüllt sind die Ehrenamtskarte erhalten. Allerdings sollte diese ehrenamtliche Tätigkeit mit mindestens einer Unterschrift bestätigt werden (z.B. durch den Gründer dieser Facebook-Gruppe) oder ein Schreiben einer Referenzperson dem Antrag beigefügt werden. Können auf kommunaler Ebene zusätzliche Kriterien festgelegt werden? Neben den verpflichtenden, landesweit geltenden Kriterien können kommunale Vergabekriterien frei festgelegt werden. Allerdings sollte es zu den Kriterien der bereits teilnehmenden Kommunen keine zu großen Abweichungen geben. Diese Festlegung sollte vor Ort gemein- 20 sam mit den relevanten örtlichen Akteuren im bürgerschaftlichen Engagement im Konsens erfolgen. Die Kriterien beeinflussen auch den mit der Einführung der Karte verbundenen Zeitaufwand. Folgende Vorgaben können von den Kommunen selbst gewählt und den jeweiligen Erfordernissen vor Ort angepasst werden (Kommune sollte hierzu eine entsprechende Richtlinie aufstellen und diese Kriterien im Bewerbungsformular aufführen):     Kontingentierung der Kartenzahl an einem Ausgabeort; Geltungsdauer der Ehrenamtskarte; eine Mindestdauer der ehrenamtlichen Arbeit zur Voraussetzung für die Bewerbung (bewährt hat sich die Regel, dass bei einer zweijährigen Kartenlaufzeit eine ebenfalls zweijährige Tätigkeit bzw. bei einer dreijährigen Laufzeit eine dreijährige Tätigkeit vorausgesetzt wird); weitere persönliche Voraussetzungen der Bewerberinnen und Bewerber (z.B. Mindestalter). Hier sollte allerdings darauf geachtet werden, dass auch Jugendliche unter 18 Jahren in den Genuss der Ehrenamtskarte kommen können. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen, insbesondere die Anzahl der Jahre der bereits geleisteten ehrenamtlichen Tätigkeit, empfiehlt es sich, diese mit angrenzenden Kommunen abzustimmen, um nicht das Gefühl von Benachteiligung einzelner Ehrenamtlichen bei differierenden Kriterien aufkommen zu lassen. Insbesondere jugendliche Ehrenamtliche sollten nicht ausgeschlossen werden, obwohl sie besondere Schwierigkeiten haben, ein mehrjähriges Engagement nachzuweisen. An manchen Standorten berechtigt die Jugendleitercard automatisch auch zum Bezug der Ehrenamtskarte. Welche Tätigkeit wird als zu würdigendes ehrenamtliches Engagement betrachtet? Welche Tätigkeit als ehrenamtliches Engagement gewürdigt wird, sollte vor Ort, z.B. in einer Projekt- oder Steuerungsgruppe mit den relevanten Akteuren festgelegt werden. Diese kann einen Konsens herstellen, der – von vielen getragen – besser zu kommunizieren und zu akzeptieren ist, vor allem dann, wenn eine negative Entscheidung gefällt werden muss. In diesem Fall sollte der direkte Kontakt zur Bewerberin oder zum Bewerber gesucht werden, um Verständnis für die ablehnende Entscheidung herbeizuführen. Eine Orientierung kann die Definition des bürgerschaftlichen Engagements bieten, die von der Enquete-Kommission des Deutschen Bundestags zur "Zukunft des bürgerschaftlichen Engagements" in ihrem Abschlussbericht von 2002 gegeben wurde (s. eine entsprechende Datei im internen Bereich auf www.ehrensache.nrw.de). Demnach ist die Mitgliedschaft in einem Sportverein oder in einem Chor kein zu würdigendes Engagement, die Tätigkeit des Übungs- oder Chorleiters hingegen schon. Auch die Leitung, aber nicht der Besuch einer Selbsthilfegruppe zählt als ehrenamtliche Tätigkeit. Einzelfallentscheidungen sind möglich und nötig, sollten aber begründet werden. Von einer Schwerpunktsetzung auf bestimmte Felder im bürgerschaftlichen Engagement wurde bislang in den teilnehmenden Kommunen abgesehen, da dies als Wertung und Be21 vorzugung verschiedener Gruppen des Engagements – und damit zu Abwertung und Benachteiligung anderer Bereiche – missverstanden werden kann. Wie ist die Pflege und Betreuung durch einen Familienangehörigen zu beurteilen? Nach dem BGB § 1601 und 1608 sind Verwandte in gerader Linie, also Ehegatten, Eltern und Kinder verpflichtet, einander Unterhalt zu gewähren. Dies schließt auch die Betreuung und Pflege ein. Es handelt sich hier um eine familiäre Verpflichtung, die nicht im Sinne des Gemeinwohls ausgeübt wird. Somit übt die Betreuungsperson kein Ehrenamt aus. Sollte die Pflege/Betreuung durch Geschwister erfolgen (also keine gerade Verwandtschaftslinie) und diese in einem gemeinsamen Haushalt leben, handelt es sich auch hier um eine familiäre Verpflichtung und nicht um ein Ehrenamt. Verwandte aus nicht gerader Linie (z.B. Tante, Onkel) können nicht zu Unterhalt und Pflege verpflichtet werden. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob dies als Ehrenamt ausgelegt werden kann. In allen Fällen ist natürlich auch zu beachten, ob der pflegende Verwandte das Pflegegeld der Pflegeversicherung von dem Pflegenden als pauschale Aufwandsentschädigung erhält. Dann handelt es sich nicht um ein Ehrenamt. Generell sollten ehrenamtliche Betreuer bei der Vergabe der Ehrenamtskarte ausgeschlossen werden, da diese eine Aufwandspauschale erhalten und auch nicht entsprechend auf das Mindeststundenkontingent kommen. Wie ist politisches Engagement zu beurteilen? Grundsätzlich ist ein politisches Engagement wie ein Ehrenamt in anderen Bereichen zu bewerten, für das eine Ehrenamtskarte beantragt werden kann. Eine Aufwandsentschädigung stellt jedoch ein Ausschlusskriterium dar, so dass beispielsweise eine Vergabe der Ehrenamtskarte an Ratsmitglieder nicht möglich ist. Im Übrigen gibt es vor Ort unterschiedliche Regelungen: In Mülheim z.B. ist ein politisches Engagement grundsätzlich von der Vergabe ausgeschlossen. An anderen Orten besteht ein - nicht formalisierter - Konsens, dass politisch aktive Engagierte keinen Antrag stellen. Andere Kommunen zeichnen ganz bewusst auch politisch engagierte Menschen aus. Seitens des Landes gibt es keine Vorgabe, die ein Engagement in politischen Kontexten ausschließt, sofern die grundsätzlichen Kriterien der Vergabe (Mindeststundenzahl, keine Aufwandsentschädigung) beachtet werden. Wie werden die Voraussetzungen für die Erfüllung der Vergabekriterien nachgewiesen? Es liegt ein Muster-Bewerbungsformular vor, das vom Land entworfen wurde und den Kommunen elektronisch zur Verfügung gestellt wird (auch im internen Bereich auf dem Kartenportal verfügbar). Die Stadt Bonn hat für das Formular die Überschrift „Ehrenamtskarte NRW - Angaben zum Engagement“ gewählt, damit dieses Verfahren unbürokratischer wirkt und so auch einer gewissen Zurückhaltung der Ehrenamtlichen entgegengewirkt werden kann. Das Formular wird von den Kommunen an ihre gestalterischen und inhaltlichen Erfordernisse angepasst. Es wird vor Ort in Papierform und auf dem Internetportal sowie auf dem Landeskartenportal eingestellt. Hierbei ist zu beachten: 22     Die vorgegebenen Rubriken für Angaben sollen beibehalten werden, weil sie für eine Dokumentation bzw. Evaluation wichtig sind. Sie können jedoch von den Kommunen um weitere Angaben erweitert werden (schwarz = verbindlich / rot = frei zu gestalten). Die Bestätigung, dass die Voraussetzungen für den Erhalt der Ehrenamtskarte vorliegen, erfolgt in der Regel durch die Verantwortlichen in den Vereinen. Es hat sich bewährt, nicht nur eine, sondern zwei Unterschriften von Verantwortlichen in den Vereinen als Bestätigung für die geleistete Arbeit zur Voraussetzung zu machen Als Orientierung können die Bewerbungsformulare der angrenzenden Kommunen dienen. Initiativen können eine Bestätigung auch über die Kommunalverwaltung einholen oder über die Personen, die von ihren Angeboten profitieren bzw. von ihrem Engagement wissen (Arzt/Ärztin, Pfarrer/Pfarrerin usw.). Wird die Mindestengagementzeit in verschiedenen Ehrenämtern ausgeübt, muss für jedes Engagement ein Formular ausgefüllt und von der jeweiligen Einsatzstelle unterzeichnet werden. Können Ehrenamtliche mit der Ehrenamtskarte überrascht werden? Ja, die Ehrenamtlichen können mit der Ehrenamtskarte überrascht werden. Allerdings ist es notwendig, dass die Zustimmung zur Erfassung der persönlichen Daten bei der Kommune aus datenschutzrechtlichen Gründen im Nachhinein eingeholt wird. Wie intensiv sollen Anträge geprüft werden? In der Kommunikation mit Vereinen und Verbänden sollte im Vorfeld betont werden, dass die Bestätigung auf dem Bewerbungsformular durch den Träger einer Einsatzstelle keine Gefälligkeitsleistung darstellt. Grundsätzlich sollte jedoch den Bewerbern nicht unterstellt werden, sich Vorteile erschleichen zu wollen. Überwiegend handelt es sich um Personen mit hohen moralischen Ansprüchen. In kleineren Orten ist aufgrund der persönlichen Kenntnis der Akteure meist eine rasche Einschätzung möglich. In größeren Orten sollten bei Verdacht auf Gefälligkeitsunterschriften im Einzelfall Prüfungen durchgeführt werden, z.B. eine telefonische Nachfrage. Die Konkretisierung des Arbeitsgebiets im Antrag kann einem lässigen Umgang entgegenwirken. Eine Überprüfung von Einzelfällen in größerer Zahl ist jedoch schwierig. Deshalb wird grundsätzlich ein sorgfältiger und verantwortungsbewusster Umgang der Vereine unterstellt, eine gewisse „Fehlerquote“ ist zu tolerieren. Allerdings sollte immer dann eine Plausibilitätsprüfung erfolgen, wenn z.B. die Mitglieder des Vorstands oder Verwandte sich gegenseitig das Engagement bestätigen. Manche Vereinsvorstände befinden sich in einem Dilemma, wenn die Ehrenamtlichen die Anträge selbst stellen. Im Fall einer Ablehnung durch den Vorstand könnte das zu Missstimmigkeiten führen, im Extremfall zur Aufgabe des Engagements. Für Ehrenamtliche, die die Vergabekriterien nicht erfüllen, sollten die Vereine andere Formen der Anerkennung finden. 23 Wie wird mit Anträgen der Freiwilligen Feuerwehr und von Rettungsdiensten umgegangen? Grundsätzlich können Ehrenamtliche im Bereich der Freiwilligen Feuerwehr die Ehrenamtskarte erhalten, wenn sie die Vergabekriterien erfüllen. Die reinen Bereitschaftszeiten bei der Frage des notwendigen Stundenkontingents (mind. 5 Stunden/Woche) für die Ehrenamtskarte zählen nicht. Wohl aber alle anderen Tätigkeiten wie Schulungen, Übungen, Wartungen, Einsätze etc. inkl. der jeweiligen Anreisezeiten. Auch aktive Bereitschaftszeiten zählen – d.h. solche, bei denen man nicht zu Hause bleiben kann. Insbesondere können dadurch auch junge Engagierte beispielsweise aus der Jugendfeuerwehr angesprochen werden. Dieser Ausführung stimmt auch der Verband der Feuerwehren in NRW e.V. (VdF NRW) zu. Wichtig ist, schon vor Projektstart das Gespräch mit Verantwortlichen in Feuerwehr, Rettungsdiensten oder Organisationen des Katastrophenschutzes zu suchen, um die Bedingungen zu vermitteln, einen Konsens herzustellen und Unterstützung zu gewinnen. Dies erleichtert die Kommunikation und Akzeptanz des Ausschlusses von Bereitschaftszeiten aus der Berechnung des durchschnittlichen wöchentlichen Zeitaufwands. Ein wichtiger Hinweis ist, dass geringe Aufwandsentschädigungen den Erhalt der Ehrenamtskarte nicht verhindern, wenn sie als Erstattung entstandener Kosten gewertet werden können. Viele Kommunen haben zudem für Angehörige der Freiwilligen Feuerwehr regionale Formen der Anerkennung gefunden, die auch oft mit materiellen Vergünstigungen verbunden sind. Wie wird ein Engagement ohne feste Stundenzahl in der Woche betrachtet? Manche Ehrenamtliche engagieren sich nicht regelmäßig mit einem Volumen von fünf Stunden in der Woche, sondern beispielsweise mehrere Wochen en bloc, wie die Begleiterinnen und Begleiter von Kinderfreizeiten oder Seniorengruppen. In diesen Fällen soll ein durchschnittliches Engagement von fünf Stunden in der Woche oder 250 Stunden im Jahr erzielt werden. Gegebenenfalls sind individuelle Entscheidungen zur Vergabe zu treffen. 7. Formen der Kartenvergabe Welche Möglichkeiten der Kartenvergabe gibt es? Mit der Überreichung der Ehrenamtskarte verbinden sich nicht nur viele Möglichkeiten, das Engagement der Ehrenamtlichen, sondern auch der weiteren Beteiligten öffentlich zu würdigen. Es drückt die Wertschätzung der Vergünstigungsanbieter und Sponsoren aus, wenn auch sie zur festlichen Übergabe der Ehrenamtskarte eingeladen werden. Gleiches gilt für die Verantwortlichen in den Organisationen, die das Engagement bescheinigt haben, und für die Partner oder Angehörigen der Engagierten. Viele Ehrenamtliche empfinden es als besondere Würdigung, zusätzlich zur Ehrenamtskarte eine Urkunde oder einen persönlichen Brief der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters ausgestellt zu bekommen. Zur Erstausgabe wird erfahrungsgemäß die öffentlichkeitswirksame Variante mit einem feierlichen Rahmen gewählt, die aber mit größerem Arbeitsaufwand einhergeht. Die feierliche Übergabe der Karten und/oder eine persönliche Ansprache durch den Bürgermeister oder die Bürgermeisterin stellen eine besondere Wertschätzung des Engagements und der Eh24 renamtlichen dar. Vertreter/innen des Landes können entweder zur Unterzeichnung der Vereinbarung oder zur Erstausgabe der Ehrenamtskarte in die jeweilige Kommune eingeladen werden. Terminanfragen sollten frühzeitig gestellt werden. Die Staatskanzlei NRW bietet hierzu ein Roll-Up/Banner und ein großes Kartenmodell zur Ausleihe an. Den Rahmen des Dankeschön-Festes können zum Beispiel kulturelle Beiträge Engagierter bilden, aber auch Programmbeiträge aus dem Bereich des Sports. Die Veranstaltungen können auch in Kooperation mit den Vergünstigungsgebern und/oder Vereinen durchgeführt werden. Diese könnten bspw. auch die Möglichkeit erhalten, sich mit einem Stand zu präsentieren. Die weiteren Vergaben können in einem kleineren Format ebenfalls zu bestimmten (kommunalen) Anlässen wie etwa einem Neujahrsempfang oder einem Sommerfest erfolgen. Bewährt hat sich auch ein Vergabetermin pro Quartal, der mit einem kleinen feierlichen Anlass verbunden wird. Grundsätzlich geht mit Veranstaltungen der Vorteil einher, dass die Ehrenamtlichen miteinander in Kontakt kommen und die Möglichkeit des gegenseitigen Erfahrungsaustauschs geschaffen wird. Möglich ist auch ein Versand der Karte per Post. Dieser stellt sicher, dass die Ehrenamtlichen nicht auf die Karte warten müssen, wenn eine Veranstaltung erst zu einem späteren Zeitpunkt geplant ist. Allerdings sollte die Besonderheit der Karte dann mit Begleitmaterial (Anschreiben, Flyer der Vergünstigungsgeber etc.) herausgestellt werden, damit die Karte nicht bloß als eine weitere „Payback-Karte“ betrachtet wird. Diese Variante vergibt jedoch Chancen positiver und für das Projekt wichtiger Öffentlichkeitsarbeit. Möglich ist eine Kombination von Versand und persönlicher Würdigung, indem die Karte zeitnah nach Antragstellung versendet wird, die neuen Karten-Inhaberinnen und -Inhaber jedoch später noch zu einer entsprechenden Festveranstaltung eingeladen werden (verbunden etwa mit der Übergabe einer Urkunde). Eine weitere Variante stellt die Überreichung der Karte in der Organisation dar, durch Verantwortliche des Vereins selbst, durch die Freiwilligenagentur oder auch durch eine kommunale Vertretung. Die persönliche Ausgabe nutzen viele, um mit den Ehrenamtlichen in Kontakt zu kommen. Für die Aushändigung der Karte können auch Veranstaltungen genutzt werden, die im Rahmen anderer Kontexte durchgeführt werden. Dabei kann die Wichtigkeit der Würdigung der Ehrenamtlichen besonders hervorgehoben werden, und Außenstehenden wird die Relevanz der Ehrenamtskarte verdeutlicht. Eine in Bergheim durchgeführte, nicht repräsentative Umfrage unter Ehrenamtlichen ergab, dass etwa ein Drittel der Befragten die Ehrenamtskarte per Post zugesandt bekommen 25 möchte, ca. ein Drittel bevorzugte die Vergabe innerhalb des Vereins, und ein weiteres Drittel wünschte sich eine Überreichung im Rahmen einer öffentlichen Veranstaltung. Da viele Ehrenamtliche nicht wissen, wo sie die Karte einsetzen können, ist es überaus hilfreich, mit der Karte gleichzeitig eine Liste der örtlichen Vergünstigungen (und ggf. benachbarter Orte) auszugeben. Wie ist bei einer zweiten Ausgaberunde zu verfahren? Die Notwendigkeit, die Karte erneut zu beantragen, muss öffentlich kommuniziert werden. Wenn bisherige Karten-Inhaberinnen und -Inhaber einer Speicherung ihrer Daten widersprochen haben, können sie beispielsweise vor dem Ablauf der Gültigkeitsdauer ihrer Karte nicht angeschrieben werden. Ein entsprechender Brief der Kommune an die Ehrenamtlichen hinsichtlich einer Neubeantragung bzw. Verlängerung der Gültigkeit der Ehrenamtskarte könnte zusätzlich zum Wappen/Logo der Kommune auch das Logo der Staatskanzlei NRW und das EhrenamtskartenLogo enthalten. Das entsprechende Antragsformular zur Ausstellung der Ehrenamtskarte sollte von den Ehrenamtlichen korrekterweise wie beim ersten Mal ausgefüllt und durch einen Verantwortlichen bestätigt werden. Bei der Wiedervergabe gibt es die Möglichkeit, die Karte von den Begünstigten selbst abholen zu lassen, um den persönlichen Kontakt mit ihnen zu pflegen. Es kann auch eine ohnehin durchgeführte Veranstaltung genutzt oder eine solche eigens zu diesem Zweck initiiert werden. Die Karten können auch zugeschickt werden; mit dieser Variante sind allerdings nur ein sehr oberflächlicher Kontakt zu den Engagierten und ein geringeres Maß an Wertschätzung verbunden. Für die Kommunen ist es wichtig, die Zahl der im Umlauf befindlichen Ehrenamtskarten zu kennen, wobei die verwendeten Nummern bei erneuter Vergabe an die gleichen Personen weitergenutzt werden sollten. Für die Kommunen erscheint eine „doppelte Buchführung“ (sowohl wieder ausgegebene als auch neu ausgegebene Karten) sinnvoll. 26 8. Evaluation Wie wird die Einführung der Ehrenamtskarte evaluiert? Alle am Projekt beteiligten Kommunen werden vierteljährlich durch die Staatskanzlei NRW um eine Zusammenstellung bestimmter Daten gebeten. Diese statistische Erfassung ermöglicht Aussagen über die soziodemografischen Merkmale der Begünstigten und deren Engagement nach Umfang und nach Einsatzgebiet. Dies hilft der Landesregierung, einen aktuellen Überblick zum Projekt zu gewinnen, und ermöglicht den Kommunen, ihre Kartenvergabe zu kontrollieren, um möglicherweise nachsteuern zu können (Anzahl, Geschlechterverteilung, Altersgruppen usw.). Die Zahlen eignen sich außerdem gut für die Pressearbeit. Im Zeitraum 1. November bis 31. Dezember 2016 wurde eine weitere Nutzerbefragung aller Karten-Inhaberinnen und -Inhaber in einem Online-Verfahren durchgeführt. Der abschließende Bericht zu dieser Nutzerbefragung ist im internen Bereich auf dem Portal unter www.ehrensache.nrw.de eingestellt. Wie ist zu verfahren, wenn Inhaberinnen und Inhaber der Karte die Voraussetzungen für den Erhalt der Karte nicht mehr erfüllen? Ehrenamtskarten werden mit begrenzter Laufzeit (meist zwei oder drei Jahre) vergeben. Die Gültigkeitsdauer stimmt in der Regel mit dem Zeitraum des Engagements überein, der zum Erhalt der Karte vorausgesetzt wird. Gilt die Karte beispielsweise zwei Jahre, wird meist ein nachgewiesenes Engagement von zwei Jahren im erforderlichen zeitlichen Umfang von mindestens fünf Wochenstunden vorausgesetzt. Die Kommune entscheidet, ob sie die Vereine, deren Mitglieder die Voraussetzungen nicht mehr erfüllen, um Rückgabe von Karten bittet. Zwingend ist dies nicht, denn mit der Karte wird in der Regel ein bereits erbrachtes Engagement in den zurückliegenden Jahren gewürdigt. 27 9. Anhang Statements erfahrener Kommunen zu erfolgreichen und weniger erfolgversprechenden Verfahren Erfolgreiche Wege zur Pflege und Gewinnung von Vergünstigungsgebern     Persönliche Ansprache mit Hinweis auf die Präsenz auf der städtischen und LandesWebsite Schriftliche Information o Anschreiben mit Unterschrift Bürgermeister/in o Anschreiben mit Rückmeldebogen und Nennung einer Frist o Pressemitteilungen Kontaktpflege o Persönliche Ansprache und Frage nach Resonanz o Einladung zu eigenen Veranstaltungen für Sponsoren (z.B. Besichtigung einer Talsperre mit Oberbürgermeister) Vernetzung o Kontakte zur Wirtschaftsförderung o Gewinnung der Vereinigung von Gewerbetreibenden o Nutzung eigener Kontakte zu möglichen Sponsoren Erfolgreiche Wege zur Bekanntmachung der Ehrenamtskarte bei der Zielgruppe     Aufsuchende Arbeit: Ehrenamtliche in Vereinen informieren Schriftliche Informationen o Pressemitteilungen o Informationen zur Ehrenamtskarte in Newslettern o Schreiben an Personen, deren Karte abgelaufen ist Veranstaltungen o Einladung von Organisationen zur Information über die Ehrenamtskarte o Verbindung von anderen Aktionen, z. B. Neujahrsempfang o Öffentliche Verleihung der Ehrenamtskarte durch Würdenträger o Verleihung der Karte bei Sonderveranstaltungen in Vereinen o Einladung von Ehrenamtlichen zu Sonderveranstaltungen Netzwerkarbeit o Informationen über Multiplikatoren streuen o Kontakte aufbauen und pflegen o Mundpropaganda: Ehrenamtliche werben Ehrenamtliche 28 Weniger erfolgreiche Wege in der Bekanntmachung der Ehrenamtskarte    Unpersönliche Reihenanschreiben an Vereine und Verbände Zentralisierte Informationsvermittlung: Informationsveranstaltung im Stadthaus Beschränkung auf Informationen durch Flyer oder städtische Website Ansprechpartnerin in der Staatskanzlei NRW: Karina Conconi Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen Referat III 6 Tel.: 0211 / 837 – 1355 Karina.Conconi@stk.nrw.de 29