Antrag (Antrag bzgl. Prüfung und Verbesserung der Digitalisoierung in Erftstadt)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 111/2018 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - -10- Datum: 21.02.2018 Kämmerer gez. KummertGnewuch Amtsleiter Dezernat 4 Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM RPA Den beigefügten Antrag der Fraktion Bündnis 90 / Grüne leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Haupt-, Finanz- und Personalausschuss Betrifft: Termin 13.03.2018 Bemerkungen beschließend Antrag bzgl. Verbesserung der Digitalisierung in Erftstadt Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Der Umfang einer Prüfung der Digitalisierung in Erftstadt und deren Auswirkung ist abhängig von der Definition des Begriffes der Digitalisierung. Entsprechend der Begründung des Antrages der Fraktion wird seitens der Verwaltung im Weiteren von einem umfassenden Digitalisierungsbegriff ausgegangen. Das heißt neben den Anforderungen nach den EGovernmentgesetzen wären sämtliche Möglichkeiten der technologischen Verbesserung der Lebens- und Standortqualität der örtlichen Gemeinschaft durch die Leistungen der Verwaltung in Erftstadt zu durchleuchten. Hinsichtlich der E-Governmentprozesse in der Stadt Erftstadt ist festzuhalten, dass das Bundes- und Landesrecht (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG), das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) und das Onlinezugangsgesetz (OZG» für die Kommunen eine Reihe von "Muss". "Soll"- und "Kann"-Vorschriften zur Einführung elektronischer Kommunikationswege und Bearbeitungsprozesse vorgibt. Die Gesetze selbst bieten eine gute Orientierung für die Strategie der Verwaltung zur Umsetzung des E-Government. Zu den verpflichtenden Aufgaben ("Muss“-Aufgaben) gehören die Eröffnung elektronischer Zugänge zur Übermittlung von Dokumenten, das Angebot eines Zugangs mit elektronischem Identitätsnachweis (eiD) und die Eröffnung eines elektronischen Zugangs per De-Mail (§§ 2 EGovG, 3 EGovG NRW). Der elektronische Zugang ist für die Bürger der Stadt Erftstadt durch die Verlinkung auf das Bürger -Service-Portal über die Homepage eingerichtet worden. Auch ein Zugang mit eiD und per De-Mail ist vorhanden. Informationen über die Behörde erhält der Bürger ebenfalls über die städtische Homepage. Die elektronische Kommunikation mittels einfacher E-Mail (§ 4 EGovG NRW) an die städtischen E-Mailadressen steht den Bürgern und Unternehmen ebenfalls frei. Eine virtuelle Poststelle ist im Büro des Bürgermeisters eingerichtet. Die Einrichtung eines Rechnungsworkflows zur fristgerechten Einführung des elektronischen Rechnungsempfanges (§ 4a EGovG NRW) ist zeitnah geplant. Diesbezüglich wird ein gemeinsamer Termin des Kämmerers und der zuständigen Mitarbeiter der Ämter -10und -20- mit der KDVZ am 19.03.2018 stattfinden. Die Einrichtung umfänglicher elektronischer Verwaltungsverfahren als nunmehrige "MussAufgabe" im Sinne §§ 1 OZG, 5 EGovG NRW ist in Abstimmung mit der KDVZ geplant. Die Angebote zur Abwicklung von elektronischen Verwaltungs-prozessen (§ 4 EGovG NRW) sowie elektronische Formulardienste (§ 13 Abatz 1 EGovG) werden über das Bürger-Service-Portal, Formularserver oder Web Dienste ausgeweitet werden. Elektronische Bezahlmöglichkeiten (§§ 4 EGovG, 7 EGovG NRW) sind bisher über das Bürger -Service-Portal gegeben. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Möglichkeiten der Digitalisierung der Verwaltung, die im EGovG NRW für die Kommunen entweder als freiwillig ("Kann") oder eingeschränkt verpflichtend ("Soll"') beschrieben sind. Im Online-Bewerbungsverfahren über die Homepage der Stadt Erftstadt kann beispielsweise die Möglichkeit der elektronischen Nachweisführung (§§ 5 EGovG, 8 EGovGNRW) genutzt werden. Die elektronische Aktenführung ("Kannll - Aufgabe §§ 6 EGovG, 9 EGovG NRW) ist mit dem System d3 mit verschiedenen Modulen in den Abteilungen -210- und -270- sowie im Amt -32- in Form der digitalen Vollstreckungs- und Steuerakte sowie der digitalen Fallakte Ordnungsamt eingeführt. Die Digitalisierung der Bauakten erfolgt im Amt -63- fortlaufend schon seit dem Jahr 2009 mit dem für die weitere Vorgangsbearbeitung in ProBauG geeigneten System Linkbase. Die Dokumentation, Analyse und Optimierung von Verwaltungsprozessen ("Kann" - Aufgabe §§ 9 EGovG, 12 EGovG NRW) soll zukünftig in Work-Flow-Prozessen erfolgen. Hier ist aktuell die Einführung der elektronischen Zeiterfassung mit einem Work-Flow für Korrekturen und arbeitszeitrelevanten Anträgen in der konkreten Umsetzung durch Amt -10-. Die .Kann-Autqabe der elektronischen Amtsblätter (§§ 15 EGovG, 19 EGovG NRW) wird in Erftstadt zusätzlich neben dem öffentlichen Aushang nach der für Gemeinden noch geltenden BekanntmachungsVO über die städtische Homepage erfüllt. -2- Die weiteren "Muss“-Aufgaben, wie die elektronische Kommunikation zwischen Behörden (§§ 14 EGovG, 14 EGovG NRW), Open-Data (§§ 12 a EGovG, 16 EGovG NRW) etc. setzen auf die vorgenannten Digitalisierungsprozesse auf. Um strategisch und kontinuierlich die Umsetzung des E-Government fortzuführen und zukunftsorientiert zu optimieren und fortzuentwickeln werden mit der Einbringung des Haushaltsplanes für 2019 auch die Stelle eines Digitalisierungsbeauftragten vorzuhalten sowie weitere personelle Maßnahmen für den Bereich der Organisation des Hauptamtes -101zu ermitteln und vorzunehmen sein. Zusammen mit der Umsetzung des E-Government wird auch die weitergehende Digitalisierung durch die Stadt Erftstadt in der kommunalen Gemeinschaft, wie zum Beispiel die flächendeckende Ausstattung mit einem Breitbandkabelnetz, Soziale Netzwerke, Cloud Computing, Mobilität, digitales Arbeiten etc. in enger Zusammenarbeit mit der in diesem Jahr neu zu besetzenden Stelle der Wirtschaftsförderung, dem Demografiebauftragten und der Organisation alsdann federführend durch den Digitalisierungsbauftragten unter Einsatz neuer innovativer Ansätze voranzutreiben und durch regelmäßige Controllingmaßnahmen nebst Berichterstattung zu prüfen sein. (Erner) -3-