Mitteilungsvorlage (RD 952-X/Z-1 ZentraleVergabestelle)

Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle (ZVS) Dienstanweisung für das Vergabe- und Bestellwesen bei der Stadt Bad Münstereifel Gründe für die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle • Änderungen im Vergaberecht ab 18.04.2016: elektronische Vergabe (e-Vergabe) ist pflichtig vorgeschrieben im Bereich der EU-weiten Vergaben • E-Vergabe soll mittelfristig auch für unterschwellige Vergaben Standard werden • Stadt Bad Münstereifel ist dem Vergabeportal der Wirtschaftsregion Aachen angeschlossen Einstiegsseite des Vergabeportals der Wirtschaftsregion Aachen • Bündelung des Fachwissens im Vergabebereich und Vereinheitlichung der mit Vergaben verbundenen Prozesse in einer Zentralen Vergabestelle, Entlastung der Fachämter • Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW: Zentrale Vergabestelle als Mittel zur Korruptionsprävention Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle im Amt 10 (Amt für zentrale Dienste), neues Sachgebiet 10.3 (Zentrale Vergabestelle) Zuständigkeiten der Zentralen Vergabestelle Die Zentrale Vergabestelle ist zuständig für: • • • alle öffentlichen Ausschreibungen, alle beschränkten Ausschreibungen, alle freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 15.000 € (inkl. Umsatzsteuer); also alle Auftragsvergaben, die in einem politischen Gremium beschlossen werden müssen Wertgrenzen für Vergaben 1. Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 25 GemHVO (Kommunale Vergabegrundsätze), Rd-Erl. des Ministeriums für Inneres und Kommunales vom 06.12.2012, in Kraft ab 01.01.2013 (z. Zt. gültig bis 31.12.2018) Durchführung einer freihändigen Vergabe ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL bis 100.000 Bauleistungen nach der VOB bis 100.000 Durchführung einer beschränkten Ausschreibung Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL bis 100.000 Bauleistungen nach der VOB bis 1.000.000 Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL ab 100.000 Bauleistungen nach der VOB ab 1.000.000 € € € € € € 2. Delegierte Verordnungen (EU) 2015/2170, 2015/2171 und 2015/2172 der Kommission vom 18.12.2017, in Kraft ab 01.01.2018 Schwellenwerte für EU-weite Vergaben (öffentliche Ausschreibungen) Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL ab 221.000 € Soziale und andere besondere Dienstleistungen Im Sinne des Anhanges XVI der Richtlinie 2014/24/EU ab 750.000 € Bauleistungen nach der VOB ab 5.548.000 € Aufgabenabgrenzung Fachdienststelle – Zentrale Vergabestelle Bei Vergaben, in denen die Zentrale Vergabestelle das Vergabeverfahren durchführt, bleibt die Fachdienststelle zuständig für: • Erstellung Bedarfsanalyse und Leistungsverzeichnis • Vorschlag der Vergabeart • Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung • Beteiligung der Politik • Ggf. Durchführung von Ortsbesichtigungen • Technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote • Auftragsvergabe Bei Vergaben, in denen die Zentrale Vergabestelle das Vergabeverfahren durchführt, ist die ZVS zuständig für: • Beratung der Fachdienststellen • Formelle Prüfung Leistungsverzeichnis • Durchführung des Teilnahmewettbewerbs inkl. Bekanntmachung, Versand / elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen • Verwahrung der Angebote bis zum Eröffnungstermin • Durchführung der Submission • Erfüllung von Berichts- und Meldepflichten „Bei allen Vergaben ist das wirtschaftlichste Ergebnis anzustreben.“ Konkretisierung der Zuschlagskriterien OLG Düsseldorf (Beschlüsse vom 13.01.2011 und 11.05.2011, Az. VII-Verg 64/10): Das Kriterium der „Wirtschaftlichkeit“ muss näher konkretisiert werden. Wenn neben dem Preis weitere Kriterien (z.B. Qualität, Referenzen, Zweckmäßigkeit…) bei der Entscheidung zugrunde gelegt werden, sind diese Kriterien und deren Gewichtung mit den Ausschreibungsunterlagen den Bietern bekanntzugeben. Rundschreiben Nr. 2.347 vom 08.12.2011: Bewertungsmatrix Beispiel für eine Bewertungsmatrix: Beschaffung eines Pritschenfahrzeuges Kriterium Preis Lieferfrist Serviceleistungen Gewichtung 70 % 20 % 10 % Bieterlisten / Bewerberlisten Die ZVS richtet eine zentrale Bewerberliste mit Unternehmen, Handwerkern und Dienstleistern, neu ein. Auf diese kann bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen zurückgegriffen werden. Die Fachdienststellen unterstützen die ZVS bei der Erstellung/Fortschreibung der Bewerberliste. Gewerbetreibende werden über die Möglichkeit, sich in die Bewerberliste aufnehmen zu lassen, informiert (Amtsblatt, Homepage, Flyer im Gewerbesteuerbescheid). Einbindung der politischen Entscheidungsträger Problem: Wenn die ZVS und die Fachdienststelle im Vergabeverfahren den wirtschaftlichsten Bieter ermittelt haben, welchen Entscheidungsspielraum hat dann noch der laut Zuständigkeitsordnung für die Auftragsvergabe zuständige Fachausschuss? Lösungsvorschlag: Dem zuständigen Vergabeausschuss wird vor der Bekanntmachung der Vergabe eine detaillierte Maßnahmenbeschreibung inkl. Pläne, ein Vorschlag zu Bewertungskriterien und eine Vorschlagsliste mit den Firmen vorgestellt, die an der Ausschreibung beteiligt werden sollen. Der zuständige Vergabeausschuss beschließt sowohl die detaillierte Maßnahmenbeschreibung, die Bewertungskriterien und die Firmenliste. Es besteht die Möglichkeit, dass der zuständige Vergabeausschuss bereits in der Sitzung, in der die Vorstellung der Maßnahme erfolgt, bereits einen Beschluss über die Auftragsvergabe fasst. Beispiel: „Der Vergabeausschuss / der Rat der Stadt Bad Münstereifel stimmt der vorgestellten Maßnahme, den Bewertungskriterien und der Firmenliste zu und beschließt den Auftrag nach vorherigem Vergabeverfahren an den wirtschaftlichsten Bieter zu vergeben.“ Dann kann die Ausschreibung und Vergabe seitens der Fachdienststellen erfolgen und der zuständige Vergabeausschuss erhält in der nächsten Sitzung eine Mitteilung, an wen der Auftrag zu welcher Angebotssumme erteilt worden ist. Vergabedatenbank Ein Erfordernis auf Anregung der GPA NRW zur Korruptionsprävention: die Führung einer Vergabedatenbank. Erteilte Aufträge ab einem Auftragswert von 15.000 € werden von der ZVS in eine Vergabedatenbank eingetragen. Die Fachdienststellen haben der ZVS nach der Auftragserteilung die entsprechenden Informationen geben. Vergabedatenbank Dienstanweisung für das Vergabe- und Bestellwesen bei der Stadt Bad Münstereifel (DA Vergabe) Zur einheitlichen und verbindlichen Regelung der mit Vergaben und Aufträgen verbundenen Prozesse wurde eine Dienstanweisung erstellt. Die DA Vergabe fasst bisher an verschiedenen Stellen (ADGA, Rundschreiben, Korruptionsprävention), geregelte Weisungen zusammen und hat auch das Ziel, den mit den Vergaben betrauten Bediensteten ein Leitfaden zu sein. Inhalte der DA Vergabe (Kurzfassung): 1. 2. 3. 4. 5. Geltungsbereich und grundsätzliche Regelungen Anwendung von Vergabevorschriften Wahl der Vergabeart, Durchführung der Verfahren Erstellen des Leistungsverzeichnisses Maßnahmen in der Angebotsphase bis zum Eröffnungstermin 6. Eröffnung der Angebote, Submission 7. Auftragsvergabe 8. Begleitung von Maßnahmen Inkrafttreten der DA Vergabe und damit „Gründungsdatum“ der Zentralen Vergabestelle: 15.02.2018 Gerade in der Anfangszeit ist eine offene, vertrauensvolle und gegenseitig unterstützende Zusammenarbeit der Bediensteten aus Fachdienststellen und ZVS erforderlich und wünschenswert. Die DA Vergabe ist nicht unabänderlich. Praktikable und rechtlich zulässige Vorschläge zur Vereinfachung von Prozessen sind auch in Zukunft gerne gesehen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!