Beschlussvorlage (Stadt_Kerpen_Personalwirtschaft und Demografie_Bericht_2017)

Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG Personalwirtschaft und Demografie der Stadt Kerpen im Jahr 2017 Seite 1 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 INHALTSVERZEICHNIS Inhalte, Ziele und Methodik 3 Demografische Handlungsfelder 4 Verwaltungsorganisation optimieren 5 Altersstruktur analysieren und Fluktuation ermitteln 5 Wissen bewahren und verteilen 7 Interkommunale Zusammenarbeit 7 Seite 2 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 Inhalte, Ziele und Methodik Im Handlungsfeld Personalwirtschaft und Demografie prüft die GPA NRW, ob sich die Kommunen aus personalwirtschaftlicher Sicht ausreichend mit den demografischen Folgen beschäftigen. Fraglich ist beispielsweise, ob bereits eine systematische Strategie vorhanden ist, dieses Thema zu bewältigen. Hierzu wertet die GPA NRW ein standardisiertes Interview zu den wesentlichen demografischen Handlungsfeldern des Personalmanagements aus. Seite 3 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 Demografische Handlungsfelder Personalwirtschaftliches Handeln wirkt im Hinblick auf die demografische Entwicklung in zwei Richtungen: • nach außen durch Aufgabenanalyse, Aufgabenkritik und Aufgabenorganisation sowie • nach innen durch Analyse der Verwaltungsorganisation und personalwirtschaftlicher Aspekte. In der öffentlichen Verwaltung scheidet vermehrt Personal altersbedingt aus, Nachwuchskräfte sind schwieriger zu gewinnen. Außerdem muss das kommunale Leistungsangebot an die künftige Bevölkerung angepasst werden. Aufgaben ändern sich, entfallen oder kommen hinzu. Deshalb ist eine strukturierte Aufgabenanalyse und Aufgabenplanung notwendig. Auf dieser Basis sollten die Kommunen anschließend organisatorische und personalwirtschaftliche Prozesse einleiten. Bei vielen Kommunen in NRW werden sinkende Bevölkerungszahlen prognostiziert. Mit dem 1 Ergebnis des Zensus 2011 hat sich die statistische Bevölkerungszahl vielfach reduziert. 2 Nach den derzeitigen Bevölkerungsprognosen bis 2030 ist in Kerpen folgende Entwicklung zu erwarten. Einwohnerentwicklung 2014 2015 64.171 2020 65.477 2025 64.250 2030 64.442 64.462 Quelle: IT.NRW Die Gesamteinwohnerzahl der Stadt Kerpen wird ausgehend vom Jahr 2014 bis zum Jahr 2030 demnach um 0,5 Prozent steigen. Bei den jungen Menschen (bis 21 Jahre) wird - wie bei den meisten Vergleichskommunen - ein starker Rückgang erwartet (Stadt Kerpen minus 7,6 Prozent). Die Verwaltungen stehen aufgrund des demografischen Wandels vor der Herausforderung, sich mit den damit verbundenen Veränderungen und auch einem sich zukünftig verändernden Aufgabenportfolio zu beschäftigen. Etwaige Maßnahmen und Planungen haben in der Regel auch Auswirkungen auf den eigenen Personalbestand. Die GPA NRW hat im Verlaufe eines standardisierten Interviews zahlreiche Punkte und Themenfelder angesprochen. Das Personalmanagement hat während der Prüfung den bearbeite- 1 vgl. Ausführungen im Vorbericht zu strukturellen Rahmenbedingungen 2 Basiert auf Fortschreibung der Volkszählung 1987 Seite 4 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 ten Fragebogen erhalten. Im Gespräch mit den Leitungskräften des Amtes 11 „Organisation, EDV und Personal“ wurden die relevanten Themen behandelt. Aus Sicht der GPA NRW ergeben sich für die Stadt Kerpen folgende Feststellungen sowie ggf. Optimierungs- bzw. Handlungsmöglichkeiten: Verwaltungsorganisation optimieren Die Verwaltung der Stadt Kerpen verfügt über drei Dezernate. Darunter befinden sich 15 Ämter. Es gibt Amts- und Abteilungsleiter. Feststellung Die Stadt Kerpen hat sich in ihrer Gliederungsbreite und der Gliederungstiefe schlank aufgestellt. Hierdurch werden die Prozesslaufzeiten kurz gehalten und die Bearbeitung erfolgt schnittstellenfrei. Altersstruktur analysieren und Fluktuation ermitteln Die Stadt Kerpen erstellt eigene Analysen zur Altersstruktur auf der Basis von LOGA. Altersstrukturanalyse und Fluktuationsprognose werden in Kerpen regelmäßig fortgeschrieben. Der Arbeitskreis Personal und der Haupt- und Finanzausschuss erhalten aufgrund der Personalplanung jährlich aktuelle Informationen. Kerpen betrachtet einen Planungshorizont von fünf Jahren (aktuell 2017 bis 2022). In den Mitarbeitergesprächen werden bei den älteren Kräften der Stadt gezielt die persönlichen Planungen abgefragt. Neben altersbedingten Fluktuationen gibt es erfahrungsgemäß auch noch zahlreiche andere Gründe für ein dauerhaftes bzw. vorübergehendes Ausscheiden aus dem Dienst. Dazu gehören Abordnung, Beurlaubung, Kündigung, Entlassung sowie krankheitsbedingtes Ausscheiden. Diese Fluktuationen können unter Berücksichtigung von Durchschnittswerten vergangener Jahre nur geschätzt werden. Sie sind in einer Fluktuationsanalyse anteilig zu berücksichtigen. Feststellung Die Stadt Kerpen verfügt über Altersstrukturanalysen über einen Zeitraum von fünf Jahren. Empfehlung Die Stadt sollte künftig den Planungshorizont auf zehn Jahre ausdehnen. Die Analysen zur Altersstruktur der Mitarbeiter sollten um weitere Informationen erweitert werden. Diese sollten in ein Personalbedarfskonzept münden. Seite 5 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 Altersstruktur nach der Zahl der Beschäftigten in Prozent (Basisjahr 2015) 30 bis unter 40 Jahre unter 30 Jahre 127 40 bis unter 50 Jahre 186 50 bis unter 60 Jahre 292 über 60 Jahre 267 55 Quelle: Stadt Kerpen Die Mitarbeiter, die derzeit zwischen 46 und 50 Jahren alt sind, bilden den größten Anteil. Mitarbeiter zwischen 51 und 60 Jahren bilden die zweitgrößte Gruppe. Relativ gering ist dagegen im Verhältnis die Summe der Gruppe der bis 35-Jährigen. 55 Mitarbeiter sind älter als 60 Jahre und werden aufgrund der altersbedingten Fluktuation kurzfristig ausscheiden. Dennoch ist die Verteilung günstiger als in der Mehrzahl der mittleren und großen kreisangehörigen Städte. Es ist zu erwarten, dass der Altersdurchschnitt weiter anwachsen wird. Der demografische Wandel in der Stadtverwaltung führt zu deutlichen Verschiebungen der Altersgruppen. Eine Möglichkeit, die Auswirkungen des demografischen Wandels in der Belegschaft abzufedern, ist der zielgerichtete Einsatz von Auszubildenden. Nach Angaben der Stadt Kerpen wird bedarfsgerecht ausgebildet. Ausbildungsplatzquote 2015 Kerpen 6,30 Minimum 0,78 Maximum 6,30 Mittelwert 3,52 1. Quartil 3,10 (Median) 2. Quartil 3,43 3. Quartil 4,14 Anzahl Werte 25 Seite 6 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 Ermittlung: Anteil besetzte Ausbildungsplätze an den Gesamtstellen Im Jahr 2015 sind 26 Brandmeisteranwärter enthalten. Der Stellenplan 2017 sieht 21 zusätzliche Stellen für Feuerwehr und Kreisleitstelle vor. Regelmäßig werden nur sechs Anwärter ausgebildet. Die Quote würde sich damit auf 3,88 Prozent reduzieren. Bisher konnten die Ausbildungsplätze regelmäßig besetzt werden. Künftig wird sich auch die Stadt Kerpen einer rückläufigen Zahl qualifizierter Bewerber gegenübersehen. Wie in vielen Verwaltungen ist festzustellen, dass weniger Bewerbungen erfolgen. In Auswahlverfahren und während der Ausbildung wird erkennbar, dass die Qualität der Bewerber sinkt. Jüngere Mitarbeiter zeigen sich immer flexibler. Dies gilt auch beim Wechsel des Arbeitgebers. Insbesondere die Nähe zu Köln erweist sich in Kerpen als negativ, weil junge Beamte dort bessere Entwicklungsmöglichkeiten sehen. Wissen bewahren und verteilen Vor dem Hintergrund, dass zahlreiche Fachkräfte ausscheiden werden, ist auch die Wissensbewahrung und -verteilung von Bedeutung. Mit dem Fortgang der Mitarbeiter droht gleichzeitig der Verlust essenzieller Wissensquellen. Die betroffenen Beschäftigten verfügen über ein großes Spektrum an Berufs- und Lebenserfahrung. Das daraus resultierende Wissen und dessen Bewahrung bzw. Verteilung ist für jede Verwaltung von großer Bedeutung. Dies gilt umso mehr, als viele der ausscheidenden Mitarbeiter über Schlüsselwissen („single source“) verfügen, das nur ihnen alleine zur Verfügung steht. Aus Sicht der GPA NRW ist es daher wichtig, ein strukturiertes Verfahren zur Bewahrung von Wissen zu implementieren. Auf dieses bewahrte Wissen sollten alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert zugreifen können. In einigen Bereichen der Verwaltung wird Wissen zentral vorgehalten und den Bediensteten über Dateien elektronisch zugänglich gemacht (z. B. Intranet, Rats-Info-System, Personalverfahren seit 2017). Zugriffsregelungen bestehen für die Dokumente der Beschäftigten eines Bereiches. Neben dem direkten Vertreter sollten weitere Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe einbezogen werden. Das vorhandene Wissen soll durch den Ausbau des teilweise schon vorhandenen Dokumentenmanagementsystems (z. B. Steuerakten geplant 2018) zur Verfügung gestellt werden. Die Stadt hat kein festgelegtes Verfahren, um Wissen zu erhalten. Aufgrund einer Besetzungssperre von sechs Monaten ist es in der Praxis schwierig, vorhandenes Wissen unmittelbar auf die Nachfolger zu übertragen. Interkommunale Zusammenarbeit Dem Thema „Interkommunale Zusammenarbeit“ wird gerade im Zusammenhang mit den Auswirkungen des demografischen Wandels eine immer höhere Bedeutung zukommen. Unabhängig von den aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen geht die GPA NRW davon aus, dass Formen der interkommunalen Zusammenarbeit ein Schlüsselelement der Effizienz- Seite 7 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 3. steigerung sind (z. B. Archivwesen, Vollstreckungsdienst, Kooperationen im Bauhof) Da einige Kommunen bereits in einigen Bereichen kooperieren (u.a. Ausbildung, Soziales und Rufbereit4) schaft der Ordnungsbehörden, Technische Prüfung im Rechnungsprüfungsamt) , könnten diese positiven Erfahrungen auch für andere Aufgaben genutzt werden. Aufgrund sich verändern5 der rechtlicher Rahmenbedingungen (z. B. Arbeitnehmerüberlassungsgesetz ) muss die Kommune die Situation jeweils neu prüfen. Die Ergebnisse sind in den Entscheidungsprozess über mögliche interkommunale Zusammenarbeit einzubeziehen. Kerpen nutzt diese Möglichkeiten bereits intensiv, z. B in folgenden Bereichen: • Gemeinsamer Gutachterausschuss für Grundstückswerte (öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit der Stadt Bergheim und dem Rhein-Erft-Kreis) • Gemeinsame Adoptionsvermittlungsstelle beim Rhein-Erft-Kreis • Gemeinsame Kreisleitstelle in Kerpen • Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über den Betrieb einer gemeinsamen Zentralwerkstatt der Feuerwehren mit den Städten Bedburg und Bergheim • Wahrnehmung der Rechnungsprüfung für die Stadt Elsdorf • Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die notärztliche Versorgung an den Notarztstandorten mit der Stadt Pulheim Feststellung Die Stadt Kerpen nutzt bereits offensiv die Möglichkeiten zur interkommunalen Zusammenarbeit. 3 s. Städte- und Gemeinderat April 2013 4 s. KGSt.-Journal 10/2012 5 http://www.portal-sozialpolitik.de/uploads/sopo/pdf/2015/2015-11-16_Referententwurf_AUEG_Werkvertraege.pdf Seite 8 von 9 Stadt Kerpen Personalwirtschaft und Demografie 12078 Kontakt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1, 44623 Herne Postfach 10 18 79, 44608 Herne t 0 23 23/14 80-0 f 0 23 23/14 80-333 e info@gpa.nrw.de i www.gpa.nrw.de Seite 9 von 9