Mitteilungsvorlage (Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes von sachkundigen Bürgern)

GEMEINDE HÜRTGENWALD Mitteilungsvorlage Nr.: Der Bürgermeister Gremium Termin Gemeinderat 26.04.2018 53/2018 Abteilung: Sachbearbeiter: Büro BM Frau Janser Aktenzeichen: Datum: 29.03.2018 TOP-Nr. öffentlich 9.11 Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes von sachkundigen Bürgern Beschlussvorschlag: Der Rat nimmt die Mitteilungsvorlage zustimmend zur Kenntnis. € Finanzielle Auswirkungen ? Ja Produkt: 901111 Politische Gremien Sachverhalt: Seit dem 01.01.2015 nutzen nahezu alle Ratsvertreter (aktuell 26 von 28) den papierlosen Sitzungsdienst vollständig und der Versand der Papierunterlagen wurde eingestellt. Einige sachkundige Bürger der Gemeinde Hürtgenwald haben ihr Interesse bekundet, ebenfalls den papierlosen Sitzungsdienst mit eigenem Tablet-Computer zu nutzen und möchten keine Unterlagen in Papierform mehr erhalten. Die Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse der Gemeinde Hürtgenwald wurde zum 08.01.2014 in § 1 Abs. 2 entsprechend angepasst, so dass die Einladung für Ratsmitglieder zu Rats- und Ausschusssitzungen auch auf elektronischem Wege erfolgen kann. Gemäß § 26 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Hürtgenwald finden die für den Rat geltenden Vorschriften auch auf das Verfahren in den Ausschüssen entsprechende Anwendungen. Demnach müsste keine erneute Änderung der Geschäftsordnung erfolgen, wenn auch sachkundige Bürger den papierlosen Sitzungsdienst nutzen möchten. - Seite 1 von 2 - Die sachkundigen Bürger, die den papierlosen Sitzungsdienst nutzen möchten, haben lediglich Zugriff auf öffentliche Dokumente sowie nichtöffentliche Dokumente des Ausschusses, in dem sie Mitglied oder stellvertretendes Mitglied sind. Sie müssen zudem, wie auch die Ratsvertreter, eine Nutzungsvereinbarung mit der Gemeinde unterschreiben, in der sie u.a. gewährleisten, dass nichtöffentliche Dokumente nicht von Dritten eingesehen werden können. zu erwartende Auswirkungen auf den Haushalt: Einsparung der Kopierkosten. Abwägung und Entscheidungsvorschlag: Die Verwaltung empfiehlt dem Rat der Gemeinde Hürtgenwald, die Vorgehensweise zustimmend zur Kenntnis zu nehmen. Die mögliche Einsparung durch geringere Kopierkosten sollte genutzt werden. Gefertigt: (Sachbearbeiter) Mitzeichnung (Abteilungsleiter) (Abteilungsleiter beteil. Abt.) ( Fachbereichsleiter) (Bürgermeister) - Seite 2 von 2 -