Beschlussvorlage (Elektronischer Sitzungsdienst SD-Net hier: Zuschuss mobile Endgeräte)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen 73/2018 Datum Hauptamt 18.04.2018 öffentlich Beratungsfolge Termin Hauptausschuss 03.05.2018 Rat 17.05.2018 TOP Ein Ja Nein Ent Bemerkungen Betrifft: Elektronischer Sitzungsdienst SD-Net hier: Zuschuss mobile Endgeräte Beschlussentwurf: Der Gemeinderat beschließt, ab dem Jahr 2018 einen jährlichen Zuschuss in Höhe von 150,00 EUR an alle Ratsmitglieder zu zahlen, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Begründung: Bei der Gemeinde Inden wurde nach einer Pilotphase im Jahr 2012 der elektronische Sitzungsdienst eingeführt. Mit Beschluss vom 29.02.2012 (Vorlage 23/2012) wurde neben der Einführung und einer Änderung der Geschäftsordnung auch beschlossen, dass die Gemeinde entsprechende mobile Endgeräte beschafft und den Ratsmitgliedern zur Verfügung stellt. Die Endgeräte (Laptops) wurden in zwei Chargen 2012 und 2014 beschafft. Diese sind mittlerweile veraltet und haben neben einer immer schwächeren Akkuleistung auch immer mehr Probleme im Hard- und Softwarebereich. Auf Grund dessen haben auch schon einige Ratsvertreter das Endgerät zurückgegeben und sind wieder auf „Papier“ angewiesen. Sowohl die Fehlersuche bei den Endgeräten als auch die wieder erhöhte Anzahl an Sitzungsunterlagen in Papierform verursachen einen relativ hohen personellen Aufwand innerhalb der Verwaltung und führen verständlicherweise auch bei den Ratsvertretern zu einem erhöhten Aufwand und Unmut. In einer der letzten Sitzungen des Ältestenrates wurde auf Grund dessen seitens der Verwaltung der Vorschlag unterbreitet, statt erneut zentral eine Art von Endgeräten zu beschaffen - zukünftig einen jährlichen Zuschuss an die Nutzer zu zahlen. Diese können sodann selbst ein für sie individuell geeignetes Endgerät beschaffen und betreiben. Aus Sicht der Verwaltung vermindert, diese Vorgehensweise den personellen Aufwand innerhalb der Verwaltung und für die Ratsvertreter ergibt sich die Chance, wieder störungsfreier arbeiten zu können und dies auch einfacher in den Alltag einbauen zu können, da keine Umgewöhnung zwischen ggfls. verschiedenen Systemplattformen notwendig ist. Daher bietet sich hier die Möglichkeit, dass wieder mehr Ratsvertreter am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Die jährlichen Kosten der Zahlung des Zuschusses sind mit den bisher angefallenen Mietkosten für die Endgeräte vergleichbar. Ferner könnte durch eine erhöhte Nutzeranzahl am papierlosen Sitzungsdienst neben den Ersparnissen bei den reinen Druckkosten auch ein effektiverer Einsatz der personellen Kapazitäten erreicht werden. Haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ☒ ja ☐ nein wenn ja: Finanzierungsbedarf gesamt: 3.900 € davon: im Haushalt des laufenden Jahres € in den Haushalten der folgenden Jahre erstes Folgejahr € zweites Folgejahr € drittes Folgejahr € Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: ☐ ja ☒ nein wenn ja: Produkt: 010111001 Sachkonto: 5318000 wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Zusätzliche Veranschlagung im Haushalt 2018 ff. _______________________ Aufgestellt Der Bürgermeister In Vertretung _______________________ _______________________ ___________________________ Allgemeiner Vertreter Fachbereichsleiter Kämmerer Beschlussvorlage 73/2018 Seite 2