Mitteilungsvorlage (Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung - Antrag der Fraktion Bürgerverein Pulheim vom 21.02.2018)

Vorlage Nr.: 116/2018 Erstellt am: 09.04.2018 Aktenzeichen: Mitteilungsvorlage Gremium TOP Haupt- und Finanzausschuss ö. Sitzung X nö. Sitzung Termin 24.04.2018 Betreff Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung - Antrag der Fraktion Bürgerverein Pulheim vom 21.02.2018 Mitteilung Die Fraktion Bürgerverein Pulheim [BvP] hat mit Schreiben vom 21.02.2018 einen Sachstandsbericht zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 24.04.2018 erbeten. Auf den Antrag, der dieser Vorlage in Anlage beigefügt ist, wird vollinhaltlich verwiesen. Sachstandsdarstellung Die EU-Datenschutzgrundverordnung [EU-Verordnung 2016/79] `zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten´ [EU-DSGVO] ist nach der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU am 25.05.2016 in Kraft getreten. Ab dem 25.05.2018 wird sie unmittelbar in allen Mitgliedsstaaten Geltung haben und ist dementsprechend direkt anwendbares Recht. Nationale Regelungsspielräume bestehen nur noch in einem begrenzten Umfang. Das Bundesdatenschutzgesetz ist bereits mit Gesetz vom 31.10.2017 angepasst worden; eine Anpassung des Datenschutzgesetzes NRW (DSG NRW), das für das Verwaltungshandeln der Stadt Pulheim maßgeblich ist, steht noch aus. Die EU-DSGVO enthält Regelungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen. Im Fokus stehen dabei Vorgaben zur Datenverarbeitung, Rechte von Betroffenen sowie Pflichten von Verantwortlichen. Durch die neue EU-DSGVO werden umfangreiche Informations- und Dokumentationspflichten, wie etwa die Führung von sog. Verarbeitungsverzeichnissen gefordert, die Rolle der Datenschutzbeauftragten geändert sowie Prüf- und Kontrollpflichten ausgeweitet [Erforderlichkeit einer Datenschutzfolgeabschätzung]. Für die Stadt Pulheim – wie auch für die anderen Kommunen – ist erheblicher Umsetzungsaufwand erforderlich; hierzu wird auf die der Vorlage beigefügte Checkliste zur Umsetzung der EU-DSGVO, die Muster-Dienstanweisung Datenschutz und auf den anliegenden 9-Punkte-Plan des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW [LDI NRW] verwiesen. Die Umsetzungsanstrengungen sind für die Kommunen, so auch für die Stadtverwaltung Pulheim, mit eigenem Personal kaum bzw. nicht leistbar; vor diesem Hintergrund hat die Verwaltung frühzeitig mit der KDVZ Frechen Gespräche betreffend Unterstützungsmöglichkeiten aufgenommen. Aktuell befinden sich die zu veranlassenden Maßnahmen verwaltungsseitig in der Be-/ Erarbeitung; konkret ist in einem ersten Verfahrensschritt eine Dienstanweisung zu erarbeiten. So ist sicherzustellen, dass jegliche Datenverarbeitungsvorgänge in den Ämtern umfassend doku- Vorlage Nr.: 116/2018 . Seite 2 / 2 mentiert und Datenschutzverstöße an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW [LDI NRW] gemeldet werden. Bei der Auftragsdatenverarbeitung durch Externe sind die zugrunde liegenden Verträge an die Vorgaben der EU DSGVO [Art. 28, 30 II] anzupassen; auch ist ein Verzeichnis aller Auftragsdatenverarbeitungen zu erstellen. Aufgrund der europarechtlichen Vorgaben ist die Verantwortung auf die jeweiligen Amtsleitungen/ Stabsstellen zu übertragen. Für den nicht unerheblichen Umstellungsaufwand sieht die Verwaltung einen bis Ende diesen Jahres zeitlich befristeten Personalbedarf in Höhe von rd. 0,2 VZÄ, der durch Aufstockung eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses abgedeckt werden kann. Die Verwaltung wird zeitnah über das weitere Verfahren berichten.