Mitteilungsvorlage (Antrag auf Änderung der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Weilerswist und Erlass einer Vergabeordnung für die Gemeinde Weilerswist)

GEMEINDE WEILERSWIST DIE BÜRGERMEISTERIN MITTEILUNGSVORLAGE Drucksachen Nr. A_14/2018 1. Ergänzung Geschäftszeichen AZ.: FB 1 Betreff Antrag auf Änderung der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Weilerswist und Erlass einer Vergabeordnung für die Gemeinde Weilerswist Adressat Rat der Gemeinde Weilerswist Beratungsfolge Rat der Gemeinde Weilerswist (X) öffentliche Sitzung () nichtöffentliche Sitzung 17.05.2018 (X) Anlage(n) Der Rat der Gemeinde Weilerswist nimmt die nachfolgenden Ausführungen zur Kenntnis. SACHVERHALT: Die Initiative zur Neuordnung der Zuständigkeiten von Rat und Bürgermeisterin sowie der Erlass einer Vergabeordnung ist grundsätzlich zu begrüßen. Ich schlage vor, sich zur Überarbeitung der Zuständigkeitsordnung und der Vergabeordnung zusammenzusetzen, die im Moment noch bestehenden Rechtsfehler zu beseitigen, damit für die nächste Ratssitzung ein rechtlich einwandfreier und eindeutiger Entwurf zum Beschluss vorgelegt werden kann. Bis zur Behebung der Rechtsfehler beanstande ich nach § 54 Abs. 2 GO NRW den Beschluss des Rates zur Änderung der Zuständigkeitsordnung und zum Erlass der Vergabeordnung vom 12. April 2018. Begründung: Zuständigkeitsordnung 1. Nach § 62 Abs. 2 GO bereitet die Bürgermeisterin die Beschlüsse des Rates und der Ausschüsse vor. Die gemeinschaftlichen Entwürfe der Fraktionen der CDU, FDP und SPD zu der Zuständigkeitsordnung und zu der Vergabeordnung wurden der Verwaltungsleitung am 10. April 2018 überreicht. In der Zeitspanne bis zur Ratssitzung am 12. April 2018 konnten die Textentwürfe nicht überarbeitet und als Beschlussvorlage vorbereitet werden. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen, die die o.g. Unterlagen nach eigenem Bekunden erst am 11.04.2018 erhalten hatten, beschwerten sich in der Ratssitzung über die Vorgehensweise der drei Fraktionen. (s. Auszug zur Niederschrift). 2. Die Änderung der Zuständigkeitsordnung und der Erlass der Vergabeordnung gemäß dem Beschluss des Rates vom 12. April 2018 hat eine unzweckmäßige Durchführung der laufenden Verwaltungsgeschäfte bis hin zur Handlungsunfähigkeit zur Konsequenz. § 41 Abs. 3 GO NRW zeigt die grundsätzliche Systematik auf: die Bürgermeisterin ist die demokratisch legitimierte hauptamtliche Leiterin der Verwaltung und damit auch überwiegend für die Geschäfte der laufenden Verwaltung zuständig. Antrag auf Änderung der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Weilerswist und Erlass einer Vergabeordnung für die Gemeinde Weilerswist Seite 2 von 4 3. Die Zuständigkeiten sind durch Mehrfachnennungen für verschiedene Ausschüsse nicht eindeutig geregelt. 4. Die Umsetzung der beschlossenen Zuständigkeitsordnung und der Vergabeordnung ist mit einem personellen Mehraufwand für die Verwaltung von mindestens zwei zusätzlichen Stellen verbunden. Nach § 15 Abs. 3 Geschäftsordnung der Gemeinde Weilerswist müssen Anträge nach den Absätzen 1 und 2, die Mehrausgaben oder Mindereinnahmen bzw. seit Einführung von NKF geringere Erträge und höhere Aufwendungen gegenüber den Ansätzen des Haushaltsplanes zur Folge haben, mit einem Deckungsvorschlag verbunden werden. Ein Vorschlag zur Deckung der zusätzlichen Personalkosten wurde von den drei Fraktionen im Zusammenhang mit dem Beschluss nicht vorgelegt. Vergabeordnung 5. In § 6 Abs. 3 c) wird festgelegt, dass auf eine Angebotseinholung bei Reparaturleistungen bis 2.500 € verzichtet werden kann. Die derzeit gültige Regelung der VOL/A besagt, dass Direktaufträge nur bis 500 € zulässig sind. In der noch nicht zur Anwendung freigegebenen UVGO ist eine Wertgrenze von 1.000 € festgelegt. 6. In § 16 Abs. 2 wird festgelegt, dass ab einem Auftragswert von 100.000 € eine Mängelsicherheit in Höhe von 3 % der Auftragssumme verlangt werden kann. Die VOB/A gibt vor, dass bei Aufträgen mit einem Wert unterhalb von 250.000 € keine Sicherheiten verlangt werden sollen. Mängelsicherheiten können nur in begründeten Ausnahmen verlangt werden. Zu 2.: Unzweckmäßige Durchführung der Verwaltungsgeschäfte bis hin zur Handlungsunfähigkeit laut neuer Zuständigkeitsordnung In folgenden Bereichen der Geschäfte der laufenden Verwaltung wurden vom Rat nicht wie üblich in der Hauptsatzung oder in der Zuständigkeitsordnung Wertgrenzen für bestimmte Grenzen festgesetzt: Zuständigkeitsordnung § 2 Abs. 2 Satz 2b Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Personalfürsorgemaßnahmen § 2 Abs. 3 b) Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Annahme von Geld- und Sachzuwendungen zugunsten der Gemeinde § 2 Abs. 4 Satz 1b Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Gewährung von Arbeitgeberdarlehen § 2 Abs. 4 Satz 2f Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Abschluss von Miet-, Pacht- und Nutzungsverträgen § 2 Abs. 6 Satz 1 Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Erlass von Geldforderungen § 2 Abs. 6 Satz 5 Haupt-, Finanz- und Vergabeausschuss: Konzeption für gemeindliche Werbemaßnahmen und Öffentlichkeitsarbeit Zu 3.: Keine klare Zuständigkeit aufgrund von Mehrfachnennungen Antrag auf Änderung der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Weilerswist und Erlass einer Vergabeordnung für die Gemeinde Weilerswist Seite 3 von 4 Kanalbau § 7 Ausschuss für Abwasser und Entsorgung § 6 Abs. 2 Gemeindeentwicklung und Infrastruktur Entsorgung § 7 Ausschuss für Abwasser und Entsorgung §6 Abs. 3 Satz 6 Gemeindeentwicklung und Infrastruktur § 6 Abs. 4 a) Gemeindeentwicklung und Infrastruktur § 6 Abs. 4c) Gemeindeentwicklung und Infrastruktur Grundsätze zur Befreiung vom Anschluss- und Benutzungszwang § 7 Ausschuss für Abwasser und Entsorgung § 6 Abs. 5 Satz 15 Gemeindeentwicklung und Infrastruktur Beratung zur Planung und dem Bau von Schulen .. § 8 Abs. 1 Satz 1 Ausschuss für Bildung, Jugend und Soziales § 6 Abs. 1 Satz 1 Gemeindeentwicklung und Infrastruktur Aufgrund der Mehrfachnennungen in der beschlossenen Zuständigkeitsordnung ist der Ausschuss für Abwasserbeseitigung und Entsorgung quasi abgeschafft, eine Entscheidung, die sicher noch diskutiert werden sollte. Zusätzlich möchte ich dazu informieren, dass Aufgaben des Kreises in die beschlossene Zuständigkeitsordnung der Gemeinde aufgenommen wurden:  § 8 (BJS) Absatz 1, Nr. 7: Grundsicherung ist Aufgabe des Kreises Nr. 13: Jugendpflege ist Aufgabe des Kreises Nr. 20: Rettungsdienst ist Aufgabe des Kreises  § 8 (BJS) Absatz 2, Nr. 5: VHS ist Aufgabe des Kreises Nr. 10: Wir haben keine Stadtsportvereine (Gemeinde) Nr. 13: Seniorenhilfe ist Aufgabe des Kreises Die Beanstandung hat eine aufschiebende Wirkung. Sehr geehrte Damen und Herren, ich setze auf einen intensiven Austausch zu Ihren Ideen, mit dem gemeinsamen Ziel, eine klare und rechtssichere Ordnung der Zuständigkeiten und Vergaben zum Wohle unserer Bürgerinnen und Bürger auf den Weg zu bringen. Hierzu möchte ich die Fraktionsspitzen zu einem gemeinsamen Sondierungsgespräch mit der Verwaltungsleitung am 16. Mai 2018 um 15 Uhr in mein Büro einladen. In diesem ersten Termin möchte ich die von den Fraktionen geäußerte Notwendigkeit zur Änderung der Zuständigkeitsordnung thematisieren, so dass wir hier gezielt in die Formulierung eines Entwurfs einsteigen können. Antrag auf Änderung der Zuständigkeitsordnung der Gemeinde Weilerswist und Erlass einer Vergabeordnung für die Gemeinde Weilerswist Seite 4 von 4 53919 Weilerswist, den 07.05.2018 Aufgestellt gez. Horst Mitunterzeichner gez. Horst Bürgermeisterin Beigeordneter Kämmerer (wenn Beschluss haushaltsrechtlich relevant)