Beschlussvorlage (Elektronischer Sitzungsdienst SD-Net hier: Zuschuss mobile Endgeräte)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen 73/2018 1. Ergänzung Datum Hauptamt 08.05.2018 öffentlich Beratungsfolge Termin Rat 17.05.2018 TOP Ein Ja Nein Ent Bemerkungen Betrifft: Elektronischer Sitzungsdienst SD-Net hier: Zuschuss mobile Endgeräte Beschlussentwurf: Der Gemeinderat beschließt, ab dem Jahr 2018 einen jährlichen Zuschuss in Höhe von 150,00 EUR an alle Ratsmitglieder zu zahlen die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen und erforderliche Büroverarbeitungssoftware zur Verfügung zu stellen. Begründung: Bei der Gemeinde Inden wurde nach einer Pilotphase im Jahr 2012 der elektronische Sitzungsdienst eingeführt. Mit Beschluss vom 29.02.2012 (Vorlage 23/2012) wurde neben der Einführung und einer Änderung der Geschäftsordnung auch beschlossen, dass die Gemeinde entsprechende mobile Endgeräte beschafft und den Ratsmitgliedern zur Verfügung stellt. Die Endgeräte (Laptops) wurden in zwei Chargen 2012 und 2014 beschafft. Diese sind mittlerweile veraltet und haben neben einer immer schwächeren Akkuleistung auch immer mehr Probleme im Hard- und Softwarebereich. Auf Grund dessen haben auch schon einige Ratsvertreter das Endgerät zurückgegeben und sind wieder auf „Papier“ angewiesen. Sowohl die Fehlersuche bei den Endgeräten als auch die wieder erhöhte Anzahl an Sitzungsunterlagen in Papierform verursachen einen relativ hohen personellen Aufwand innerhalb der Verwaltung und führen verständlicherweise auch bei den Ratsvertretern zu einem erhöhten Aufwand und Unmut. In einer der letzten Sitzungen des Ältestenrates wurde auf Grund dessen seitens der Verwaltung der Vorschlag unterbreitet, statt erneut zentral eine Art von Endgeräten zu beschaffen - zukünftig einen jährlichen Zuschuss an die Nutzer zu zahlen. Diese können sodann selbst ein für sie individuell geeignetes Endgerät beschaffen und betreiben. Aus Sicht der Verwaltung vermindert, diese Vorgehensweise den personellen Aufwand innerhalb der Verwaltung und für die Ratsvertreter ergibt sich die Chance, wieder störungsfreier arbeiten zu können und dies auch einfacher in den Alltag einbauen zu können, da keine Umgewöhnung zwischen ggfls. verschiedenen Systemplattformen notwendig ist. Daher bietet sich hier die Möglichkeit, dass wieder mehr Ratsvertreter am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. Die jährlichen Kosten der Zahlung des Zuschusses sind mit den bisher angefallenen Mietkosten für die Endgeräte vergleichbar. Ferner könnte durch eine erhöhte Nutzeranzahl am papierlosen Sitzungsdienst neben den Ersparnissen bei den reinen Druckkosten auch ein effektiverer Einsatz der personellen Kapazitäten erreicht werden. In der Sitzung des Hauptausschusses wurden verschiedene Fragestellungen aufgeworfen, die in einer Ergänzungsvorlage beantwortet werden sollten. Änderungen bzw. Ergänzungen sind in dieser Ergänzungsvorlage in roter Schrift dargestellt. Zur Frage, ob der Zuschuss steuerrechtliche Auswirkungen hat, wird auf das Schreiben des Finanzministeriums vom 02.01.2015 verwiesen. Hierin ist geregelt, dass die private Mitbenutzung von für die Ratsarbeit zur Verfügung gestellten Endgeräten keinen steuerbaren geldwerten Vorteil darstellt. Analog hierzu ist aus Sicht der Verwaltung auch ein Zuschuss kein steuerbarer Vorteil. Der Beschlussvorschlag wurde ferner um gegebenenfalls notwendige Büroverarbeitungssoftware ergänzt, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass diese ausschließlich für die Gremienarbeit notwendige Software in allen Fällen vorhanden ist. Hierzu ist es sodann erforderlich die notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von voraussichtlich 2.500,00 EUR p.a. zur Verfügung zu stellen. Haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ☒ ja ☐ nein wenn ja: Finanzierungsbedarf gesamt: 3.900 € p.a. davon: im Haushalt des laufenden Jahres 2.500 € p.a. in den Haushalten der folgenden Jahre erstes Folgejahr € zweites Folgejahr € drittes Folgejahr € Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: ☐ ja ☒ nein wenn ja: Produkt: 010111001 Sachkonto: 5318000 / 7831000 wenn nein: Finanzierungsvorschlag: Zusätzliche Veranschlagung im Haushalt 2018 ff. _______________________ Aufgestellt In Vertretung: _______________________ _______________________ ___________________________ Linzenich Fachbereichsleiter Kämmerer Beschlussvorlage 73/2018 1. Ergänzung Seite 2