Beschlusstext (Vortrag KDVZ zum DMS)

Effizienter und sicherer Umgang mit Dokumenten durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kdvz Rhein-Erft-Rur Bonnstr. 16-18 50226 Frechen Karl-Matthias Pick kmpick@kdvz-frechen.de Warum ein Dokumentenmanagementsystem nutzen? Ein Dokumenten-Management-System - DMS - ist eine Software, die der aufgabengerechten Erzeugung, Bereitstellung, Steuerung, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen von organisatorischen Prozessen dient. (Kränzle, 1995, Heft 32) • Warum arbeiten Versicherungen fast ausschließlich elektronisch? • Warum nimmt das Finanzamt am liebsten Steuererklärungen per Elster elektronisch an? • Wieso arbeitet die Arbeitsagentur und die ARGE in großen Teilen elektronisch? • Was besagt das eGouvernement Gesetz des Bundes? Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -2- Nachteile einer papiergebundenen Aktenführung Papier ist nicht vernetzt • Nur mittelbarer Zugriff: Welcher Mitarbeiter hat ein Dokument aktuell in der Bearbeitung? • Keine Transparenz: Ist das vor mir liegende Dokument wirklich die aktuellste Version? • Verlustgefahr: Statistisch gehen etwa 3% aller Papierdokumente mit der Zeit verloren! Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -3- Nachteile einer papiergebundenen Aktenführung Papier ist unstrukturiert • Keine automatische Verarbeitung: Mit einem Papierdokument kann keine IT-unterstütze Verarbeitung gestartet werden (z.B. Workflows) • Sehr eingeschränkte Suche Es lässt sich keine (Volltext)Suche auf Dokumente anwenden (außer durch manuelles Lesen) Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -4- Nachteile einer papiergebundenen Aktenführung Papier ist nicht digital • Keine Integration: Es gibt keinen nahtlosen Übergang von Papierdokumenten in die bestehende IT-Landschaft (wie z.B. heute beim Umgang mit E-Mails). • Keine Prozessoptimierung: Es entstehen starre Verwaltungsabläufe, da ein Dokument von Mitarbeiter zu Mitarbeiter wandern muss. • Keine vollständigen Akten: Viele Dokumente befinden sich auf Schreibtischen, und fehlen als Informationen in den Akten. Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -5- DMS – Die elektronische Aktenführung DMS ist mehr als eine Dokumentenarchivierung • Visualisierung: Sie beinhaltet eine schnelle flexible Auskunftskomponente, die auch mobil über ein Smartphone erreichbar sein sollte • Integration: Automatische Anbindung von Dokumenten aus Fachverfahren • Einfachheit: Je nach Aufgabe sollte der Experte, sowie der normale Recherchebenutzer eine für ihn eigene abgestimmte Programmoberfläche nutzen können • Zukunfts- und Historiensicher: Dokumente sollen revisionssicher und nicht manipulierbar abgelegt, und dessen Veränderungsgeschichte über Versionierungen erkennbar sein Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -6- DMS – Das eGouvernement Gesetz • Ziel des Bundes: Das E-Government-Gesetz dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Im bundesgesetzlichen Bereich soll dies bis zum Jahre 2020 umgesetzt sein. Es schreibt die elektronische Aktenführung vor! • Das Land NRW: Bereitet derzeit ein entsprechendes Landesgesetz vor, welches voraussichtlich im kommenden Winter verabschiedet werden soll. • Die Gemeinde Merzenich: Geht mit der Anschaffung eines DMS jetzt schon den Weg hin zur elektronischen Aktenführung. Hierbei wird neben den schon dargestellten Vorteilen der Aufwand für die Umsetzung auf einen längeren Zeitraum gestreckt. Zusätzlich wird der verwaltungsinterne Aufwand ebenfalls auf eine längere Zeit verteilt. Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -7- Die Kosten….. • Lizenzgebühren für die Software • Bereitstellung einer Basisinstallation-d3 durch Mitarbeiter der kdvz • Hosting des d3-Servers in einer TÜV-zertifizierten Rechenzentrumsumgebung der kdvz • Unterstützung bei der Einführung durch Consultingfirma und kdvz:  der elektronischen Steuerakte  der elektronischen Bauakte  eines Aktenplanes  der Anbindung an Infoma  Projektunterstützung • Support durch Mitarbeiter der kdvz • Scandienstleistungen Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 -8- DMS, die Zukunft in der Verwaltung Aktenablage heute OK.EWO Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 DMS, die Zukunft in der Verwaltung Aktenablage morgen … OK.EWO DMS Karl-Matthias Pick* kdvz Rhein-Erft-Rur * 07.07.2014 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Karl-Matthias Pick Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur Tel: 02234 1822-224, Fax: 02234 1822-155 E-Mail: kmpick@kdvz-frechen.de Internet: http://www.kdvz-frechen.de