Beschlusstext (Weiteres Verfahren Anbau Rathaus B, Steinweg Bezug: Gemeinsamer Antrag der Fraktionen CDU und GRÜNE vom 24.07.2017)

Brühl, den 14.08.2017 Stadt Brühl Beschluss aus der Sitzung des Hauptausschusses der Stadt Brühl am 07.08.2017 Öffentliche Sitzung 3.1 Weiteres Verfahren Anbau Rathaus B, Steinweg Bezug: Gemeinsamer Antrag der Fraktionen CDU und GRÜNE vom 24.07.2017 280/2017 Bürgermeister Freytag schlägt vor, die Punkte 3, 4 und 5 aufgrund ihres Sachzusammenhangs gemeinsam zu diskutieren. Aus der Ältestenratssitzung seien noch einige Fragen offen geblieben. Zunächst wolle er aber Herrn Prof. Welters um einen erläuternden Einstieg bitten. Prof. Welters legt dar, dass eine Verquickung zwischen Wettbewerbsverfahren und Vergaberecht bestehe. Man sei nun an einem Punkt, wo es noch nicht darum gehe, ein bestimmtes Konzept zu kaufen, sondern dass zunächst ein Verhandlungsverfahren anstehe mit dem Ziel, den geeignetsten Partner zu finden. Er sei daher dankbar, dass heute diesbezüglich noch einmal Anträge und Wünsche formuliert worden seien. Aufgrund des Wettbewerbs liege zunächst eine erste Konzeptidee vor, die allerdings vergaberechtlich mit einem relativ hohen Anteil von 40 % als Zuschlagskriterium gewichtet werden müsse. Nach dem nun anstehenden Verhandlungsverfahren werde dann ein Zuschlag erteilt; erst dann gehe man in den konkreten Abstimmungsprozess, in dessen Rahmen die Stadt Brühl als Bauherr Details und Einzelheiten mit dem Auftragnehmer besprechen könne. Von daher sei es jetzt wichtig, über die formulierten Nutzerhinweise ein Gefühl dafür zu bekommen, wie flexibel die Architekten sind. So müssten diese z.B. darlegen, inwieweit sie Terminplanung und Wirtschaftlichkeit beherrschen und wie eng sie am Entwurfskonzept festhalten. Natürlich werde der Anbieter versuchen, den mit dem Konzept eingeschlagenen Weg weiter zu gehen; dennoch seien spätere Änderungen auf jeden Fall möglich. Beispielhaft stellt er dar, dass es wettbewerbs- und vergaberechtskonform sei, wenn das neue Rathaus am Ende statt eines Satteldachs ein Flachdach habe. Darauf aufbauend habe man nun die den Sitzungsunterlagen beigefügten sieben Zuschlagskriterien entwickelt. In welcher Form und wie engagiert die Büros diese Kriterien nun aufnehmen, zeige sich im Laufe des Verhandlungsverfahrens. Dabei werde es allerdings keine komplette formelle Überarbeitung geben, weil dies wieder eine Honorarforderung für alle Bieter auslösen würde. Abschließend erläutert er die unterschiedliche Gewichtung der einzelnen Kriterien, die sich seit Jahren bei solchen Verfahren bewährt hätten und mit denen man in fast allen Fällen gute Erfahrungen gemacht habe. Beschluss Hauptausschuss 07.08.2017 1 von 5 Bürgermeister Freytag stellt fest, dass Herr Prof. Welters auf einige im Ältestenrat offen gebliebene Anfragen eingegangen sei. Fraktionsvorsitzender Pitz (FDP) beantragt, dass der zweite Preisträger den ausdrücklichen Hinweis erhalten müsse, dass die unter dem Dach vorgesehenen Büros nach den Arbeitsstättenrichtlinien nicht als Arbeitsplätze genutzt werden dürften. Er fragt nach, ob er es richtig verstanden habe, dass man nach dem Verhandlungsverfahren dem Bewerber mit der höchsten Punktzahl den Auftrag erteilen müsse, egal ob man sein Konzept gut oder schlecht finde. Prof. Welters bestätigt dies; er habe allerdings noch nicht erlebt, dass das Konzept mit der höchsten Punktzahl nicht gewünscht sei. Im Übrigen gebe es die Möglichkeit, an bestimmten Meilensteinen Schnittstellen einzurichten, in dem man z.B. Aufträge stufenweise erteilt, um sich einer optimalen Lösung zu nähern. Fraktionsvorsitzender Pitz (FDP) fragt nach, was passiere, wenn man nicht übereinkomme. Prof. Welters erklärt, dass dies davon abhänge, welche Leistungsphasen zu dem Zeitpunkt noch im Raum stünden Herr Schmitz ergänzt, dass bereits viel Geld ausgegeben sei, wenn man eine Leistungsphase in der Vorplanung stoppe. Es gebe also Optionen; diese kosteten aber Zeit und Geld. Prof. Welters führt weiter aus, dass der übliche Weg ein dreistufiges Verfahren sei. Sinnvoller Weise vergebe man zunächst die Phasen 1 bis 4 bis zur Genehmigungsphase, anschließend dann die Phase 5 bis zur Ausschreibung und der Kenntnis über die Kosten und abschließend gehe man dann mit den Planern in die Bauleitung. Aufgrund eines Hinweises des Fraktionsvorsitzenden Pitz (FDP) versichert er, dass Schadensersatzansprüche vertraglich ausgeschlossen werden könnten, was man üblicher Weise auch tue. Fraktionsvorsitzender Weitz (SPD) stellt überrascht fest, dass man doch relativ viele Einflussmöglichkeiten haben. Bisher habe man vermittelt bekommen, dass man an die vorgestellten Entwürfe ziemlich eng gebunden sei. Prof. Welters weist darauf hin, dass der Architekt ein Interesse daran habe, ein Gebäude zu errichten, in dem die Funktionalität gewahrt sei. Diese müsse im Abstimmungsprozess und in den noch folgenden Gesprächen und Informationsveranstaltungen noch präzisiert werden. Man wolle schließlich keine „Diva“ verwirklichen, sondern mit allen Beteiligten die beste und wirtschaftlichste Lösung umsetzen. Fraktionsvorsitzender Weitz (SPD) fragt den Bürgermeister, wie dieses Verfahren politisch begleitet werden solle. Bürgermeister Freytag erwidert, dass der Rat festgelegt habe, die Diskussionen rund um das Projekt „Rathaus Steinweg/Janshof“ im Hauptausschuss zu führen. Fraktionsvorsitzender Weitz (SPD) fragt, wie erfahrungsgemäß die Zweit- und Drittplatzierten im Verhandlungsverfahren reagierten. Beschluss Hauptausschuss 07.08.2017 2 von 5 Prof. Welters berichtet, dass Drittplatzierte oftmals aufgeben würden, Erst- und Zweitplatzierte aber gerne miteinander „ringten“. In ca. 80% der Fälle setze sich der Erstplatzierte durch. Ratsherr Dr. Fiedler (CDU) fragt, wie es sein könne, dass es eine solch große Differenz in der Bemessung der Büroarbeitsplätze geben könne und wie es der Architekt schaffen wolle, die erforderlichen Arbeitsplätze richtlinienkonform auf dieser relativ kleinen Fläche unterzubringen. Prof. Welters erklärt, dass es in dem nun anstehenden Prozess gerade darum gehe, Arbeitsplatzqualität und Wirtschaftlichkeit gegeneinander abzuwägen. Die Frage nach den Möglichkeiten der flächenmäßigen Optimierung müsse der Architekt nun beantworten. Stellvertretender Fraktionsvorsitzender Bortlisz-Dickhoff (GRÜNE) wundert sich, dass jemand einen Entwurf abgibt, der aufgrund der architektonischen Leistung den ersten Platz im Wettbewerb erzielt, aber anschließend zum Zwecke der Erfüllung der Auslobungskriterien so „verfälscht“ werden kann, dass man auch einen anderen Entwurf hätte auswählen können. Prof. Welters gibt zu bedenken, dass es nie den einen Architektenentwurf gebe, der von vornherein schon alles beinhalte. Vielmehr handele es sich um einen über mehrere Phasen laufenden ständigen Austausch- und Entwicklungsprozess, der auch hier anstehe. Er erinnert daran, dass besonders bedeutsam für die Rangfolge und die Entscheidung des Preisgerichts im Wettbewerb die Umsetzung des Kriteriums der Platzierung der Stadtbücherei gewesen sei. Stellvertretender Fraktionsvorsitzender Bortlisz-Dickhoff (GRÜNE) führt aus, dass es ihm gerade vor diesem Hintergrund ein Rätsel sei, warum die Bücherei im Siegerentwurf mit weit unter den geforderten 1.000qm vorgesehen sei. Es werde am Ende dann wohl eine deutlich andere Lösung notwendig, als das, was man heute kenne, um das unterzubringen, was man brauche. Fraktionsvorsitzender Köllejan (CDU) zeigt sich ebenfalls überrascht über die Ausführungen von Prof. Welters und ist erfreut, dass nun doch noch eine relativ hohe Flexibilität bestehe. Er fragt diesbezüglich nochmals nach, ob z.B. auch das Aufsetzen eines zusätzlichen Geschosses noch möglich sei. Prof. Welters bestätigt nochmals, dass man einen Handlungsspielraum habe, dass am Ende der Entwurf des Erstplatzierten aber nicht aussehen dürfe wie der Entwurf des Drittplatzierten. Dazwischen gebe es aber ein weites Feld. Ratsherr Kirf (CDU) fragt nach, welche Möglichkeiten man habe, wenn der Architekt, der den Zuschlag erhalten habe, sich anschließend doch als „Diva“ entpuppe und sein Konzept durchsetzen wolle. Herr Schmitz legt nochmals das Verfahren dar. In der ersten Stufe hätten namhafte Fachleute mit Unterstützung der Politik drei Preisträger hervorgebracht. In der zweiten Stufe werde nun abgeklärt, ob das, was inhaltlich in dem Projekt gesehen werde, auch umsetzbar ist und ob der Anbieter Personal, Kosten und Termine im Griff habe. Erst dann werde ein Vertrag geschlossen, aufgrund dessen der Auftragnehmer grundsätzlich die Wünsche des Auftraggebers umsetze. So könne z.B. die Forderung gestellt werden, 150 Arbeitsplätze unterzubringen; der Auftragnehmer schulde dann die GenehmigungsfähigBeschluss Hauptausschuss 07.08.2017 3 von 5 keit, was bedeute, dass er z.B. die Erfüllung der Forderungen der Arbeitsstättenrichtlinien im Rahmen des Bauantrags nachweisen müsse. Im Übrigen handele es sich um namhafte und renommierte Büros, die an einer konstruktiven Lösung im Sinne des Auftragnehmers interessiert sind. Darauf werde er als Projektsteuerer natürlich auch achten. Es gebe also kein Grund zur Sorge. Ratsherr vom Hagen (GRÜNE) fragt, wie etwaige Änderungswünsche der Politik umgesetzt werden könnten, ob man im HA gemeinsam Ideen erarbeite oder ob die von der Planungsgruppe und der Verwaltung entwickelten Vorschläge nur zur Abstimmung vorgelegt würden. Bürgermeister Freytag wirft ein, dass man die Angelegenheit gerade deshalb dem HA übertragen habe, damit eine Beratung stattfinden könne. Beigeordneter Schiffer kann sich beides vorstellen. Zum einen müsse die Politik zu jedem Zeitpunkt über den verwaltungsinternen Sachstand informiert sein. Auf der anderen Seite müssten bestimmte „Meilensteine“, wie z.B. die Entwurfs- oder die Genehmigungsplanung per Beschlussvorlage im HA eingeholt werden. Ratsherr vom Hagen (GRÜNE) bittet, in den Fällen ausreichend Zeit vorzusehen und ggf. auch zusätzliche Beratungen z.B. im Ältestenrat zu ermöglichen. Kurzfristige Ja- oder Nein-Entscheidungen seien nicht angebracht, sondern es müsse möglich sein, dass auch die Politik noch ihre Ideen und Vorschläge einbringen könne. Bürgermeister Freytag bestätigt, dass das Verfahren so geplant sei. Fraktionsvorsitzender Weitz (SPD) fragt sich, warum man intensiv über einen Auslobungstext beraten und diesen einstimmig beschlossen habe, der bestimmte Kriterien festlege und andere bewusst offen lasse, wenn man nun doch im HA wieder über alle möglichen Aspekte diskutieren und entscheiden wolle. Stellvertretender Fraktionsvorsitzender Gerharz (CDU) fragt, ob die Entscheidung des Preisgerichtes angefochten werden könne. Er könne nicht verstehen, dass ein Entwurf, der die Vorgaben nicht erfülle, nicht aus der Wertung genommen werde. Stattdessen werde dieser erster Preisträger mit 40 Punkten Vorsprung. Den Ablauf des Verfahrens stelle er persönlich in Frage. Prof. Welters erklärt, dass das Wettbewerbsverfahren nicht angefochten werden könne. Es ist zulässig, wenn sich Architekten im Rahmen eines Wettbewerbs entscheiden, dass ihnen die Barrierefreiheit wichtiger ist als andere Aspekte. Genau dies sei aber dann der Punkt, der im Abwägungsprozess thematisiert werden müsse. Was ist der Stadt Brühl wichtiger? Sind 50 qm mehr Fläche für die Stadtbücherei oder mehr Freiraumfläche für den Janshof oder ein anderer Aspekt wichtiger. Ratsherr Weesbach (SPD) vergewissert sich nochmals, ob es rechtlich zulässig sei, dass man an den Auslobungstext nicht zwingend gebunden sei und man Forderungen stellen könne, auch wenn sich das Gebäude dadurch z.B. größenmäßig verändere. Prof. Welters bestätigt dies. Beschluss Hauptausschuss 07.08.2017 4 von 5 Ratsherr Dr. Fiedler (CDU) fragt, wie die Einbeziehung der Politik im Laufe des Verfahrens geplant sei, ob z.B. regelmäßig ein Projektsachstandsbericht vorgelegt werde, damit ggf. noch die Möglichkeit bestehe, Einfluss zu nehmen. Herr Schmitz berichtet, dass diesbezüglich ein genaues Verfahren vorgeschrieben sei. So werde jeden Monat ein Statusbericht gefertigt, dem man die genauen Details, aber auch eine Zusammenfassung entnehmen könne. Über ein „Ampelsystem“ würden Kosten, Termine und Qualitäten mit grün, gelb oder rot bewertet. Transparenz sei besonders wichtig und werde dadurch jederzeit gewährleistet. Bürgermeister Freytag bestätigt, dass selbstverständlich eine regelmäßige Berichterstattung wenn nötig zu jeder HA-Sitzung erfolge. Eine Information innerhalb der Verwaltung finde ebenfalls statt im Rahmen der monatlichen Verwaltungskonferenzen. Ratsherr Kirf (CDU) weist darauf hin, dass die Barrierefreiheit bei allen drei Entwürfen gegeben sei und nicht nur beim Siegerentwurf. Möglicherweise müsse man also später darüber entscheiden, ob man größere Büros oder eine komfortablere Barrierefreiheit verwirklichen wolle. Beschluss: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Beschluss Hauptausschuss 07.08.2017 5 von 5