Beschlussvorlage (Umsetzung von Maßnahmen aus dem Haushaltssicherungskonzept hier: Aufhebung der 6-monatigen Wiederbesetzungssperre für den Bereich Poststelle / Druckerei / zentrale Dienste innerhalb der Abteilung 11.1-Organisation)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeitung: Reinhard Jung TOP Drs.-Nr.: 148.18 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 08.03.2018 Bemerkungen 17.04.2018 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Umsetzung von Maßnahmen aus dem Haushaltssicherungskonzept hier: Aufhebung der 6-monatigen Wiederbesetzungssperre für den Bereich Poststelle / Druckerei / zentrale Dienste innerhalb der Abteilung 11.1-Organisation X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) X Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, den Bereich Poststelle / Druckerei / zentrale Dienste innerhalb der Abteilung 11.1 (Organisation) von der Wiederbesetzung auszunehmen und freiwerdende Stellen schnellstmöglich nach zu besetzen. Begründung: Im Zuge einer Nachbesetzung einer Stelle in einer anderen Abteilung wird im Bereich Poststelle / Druckerei / zentrale Dienste innerhalb der Abteilung 11.1 (Organisation) kurzfristig eine Stelle frei. Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung gez. Jung gez. Stein Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez. Spürck gez. Cornely Das Aufgabenspektrum dieses Arbeitsbereiches umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:        Poststelle (Bearbeitung der Eingangspost, Postverteilung, Bearbeitung der Ausgangspost) Zentrale Scanstelle (im Laufe des Jahr 2018 flächendeckende Einführung des so genannten Rechnungsworkflows – in der Poststelle werden sämtliche eingehende Rechnungen eingescannt und den zuständigen Abteilungen digital zugewiesen) Kopier-/ Druckarbeiten (einschl. Betreuung und Unterhaltung der Multifunktionsgeräte innerhalb des Rathauses) Büromaterialverwaltung Dienstwagen-/ Fahrzeugverwaltung Fahr-/ Kurierdienste Vertretung bzw. Unterstützung des Hausmeisters Wie eingangs erwähnt, wird eine Kollegin aus dem insgesamt vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassenden Teams in Kürze verwaltungsintern auf eine andere Stelle wechseln. Eine möglichst nahtlose Nachbesetzung ist unbedingt erforderlich, um den laufenden Dienstbetrieb für die Gesamtverwaltung nicht zu gefährden. Der Arbeitsbereich ist geprägt von überwiegend kurzfristig zu erledigenden Tätigkeiten, die eine tägliche „Mindestpräsenz“ an Personen erfordern. Die anfallenden Arbeiten müssen in der Regel täglich ausgeführt werden, damit der Geschäftsablauf in der Gesamtverwaltung nicht ins Stocken gerät. Neben der täglichen Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sind hier insbesondere die Scanarbeiten zu nennen. Im Jahr 2017 wurde in Pilotbereichen mit der digitalen Rechnungsbearbeitung begonnen. Bis Ende 2018 soll das Projekt flächendeckend in allen Ämtern und Abteilungen eingeführt werden - verbunden mit einem erheblichen Zusatzaufwand im Bereich Poststelle. Dennoch soll zunächst versucht werden, diese zusätzlichen Scanarbeiten ohne Zusatzpersonal innerhalb des Teams aufzufangen. Sowohl amtsintern als auch ämterübergreifend stehen keine (Personal-) Kapazitäten zur Verfügung, um die durch eine Wiederbesetzungssperre hervorgerufenen Engpässe zu überbrücken. Vielmehr kommt es bereits in anderen Aufgabenbereichen der Abteilung 11.1 zu erheblichen Arbeitsrückständen, da eine eigentlich für die zentralen Beschaffungen zuständige Kollegin seit einem halben Jahr als Vertretung für eine Vorzimmerkraft eines Beigeordneten eingesetzt ist. Bereits jetzt zeichnet sich ab, dass zwei der insgesamt vier Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter durch operative Eingriffe und ggf. anschließende Rehamaßnahmen mehrere Wochen bzw. Monate ausfallen werden, so dass über längere Zeit nur mit einer Personalstärke von 50 % gearbeitet werden kann. Würde die Stelle nicht zügig nachbesetzt, stünde über einen längeren Zeitraum im ungünstigsten Fall nur eine von vier Personen zur Verfügung. Zusammenfassend ist festzustellen, dass    zur Aufrechterhaltung des laufenden täglichen Dienstbetriebes der Gesamtverwaltung, zur Sicherstellung einer zügigen bis Ende 2018 flächendeckenden Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und vor dem Hintergrund weiterer absehbarer längerfristiger Krankheitsausfälle es unbedingt erforderlich ist, die Wiederbesetzungssperre für den Bereich Poststelle/ Druckerei/ zentrale Dienste innerhalb der Abteilung 11.1 aufzuheben und die freiwerdende Stelle zügig zu besetzen. Beschlussvorlage 148.18 Seite 2