Beschlussvorlage (EU-Datenschutz-Grundverordnung)

GEMEINDE NETTERSHEIM DER BÜRGERMEISTER FB I Bpoe- Vorlage 949 /X.L. Datum: 20.06.2018 An den Haupt- und Finanzausschuss Sitzungstag: 26.06.2018 Gemeinderat Sitzungstag: 03.07.2018 zur Beratung in öffentlicher Sitzung Bezeichnung des Tagesordnungspunktes: EU-Datenschutz-Grundverordnung Die Vorlage berührt nicht den Etat des lfd. Haushaltsjahres. Die Vorlage berührt den Etat auf der Ertrags- und/oder Einzahlungsseite. Die Vorlage berührt den Etat auf der Aufwands- und /oder Auszahlungsseite Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung. Mittel sollen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden Deckungsvorschlag: Es entstehen Folgekosten – siehe anliegende Folgekostenberechnung. Anlagen: Ja Nein 2 Beschlussvorschlag: Der Rat nimmt die Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung zustimmend zur Kenntnis und stellt entsprechende finanzielle Mittel für deren Umsetzung außerplanmäßig zur Verfügung. Begründung: Zum 25. Mai 2018 ist die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EUDSGVO) in Kraft getreten. Gegenstand dieser EU-DSGVO sind die Vorschriften zum Schutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten. Insgesamt herrscht nach Inkrafttreten der EU-DSGVO eine deutliche Unsicherheit in allen Bereichen, die in die Datenspeicherung und Datenverarbeitung involviert sind, denn inhaltlich sind viele Passagen der Verordnung in der praktischen Umsetzung schwierig. Bereits im März d. J. wurde der Datenschutzbeauftragte der Gemeinde Nettersheim, Herr Müller von der KDVZ Rhein-Erft-Rur, gebeten, die notwendigen Schritte vorzubereiten. Dazu gehörten u. a. die Erstellung einer Dienstanweisung Datenschutz und die Umstellung der Verfahrensverzeichnisse (hierin müssen alle Vorgänge, die personenbezogene Daten verarbeiten aufgenommen und der Ablauf dokumentiert werden), die bei der Gemeinde Nettersheim zum Einsatz kommen. Der Entwurf der Dienstanweisung liegt zwichenzeitlich vor und kann kurzfristig erlassen werden. Die Umstellung der Verfahrensverzeichniss wird nach dem Projektplan des Datenschutzbeauftragten bis 31.08.2018 abgeschlossen sein, ebenso der Projektplan zur Auftragsverarbeitung zwischen der Gemeinde Nettersheim und der KDVZ Rhein-Erft-Rur. Mit den folgenden Unternehmen, die für die Gemeinde Nettersheim personenbezogene Daten verarbeiten, wurden in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten bereits entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen:  DATEV eG, Nürnberg (Finanzen, Grundbesitzabgaben, Kindergartenbescheidwesen, Personalwesen)  PROSOZ GmbH, Herten (Sozialhilfe)  MITTWALD CM Service GmbH, Espelkamp (Hosting d. Internetseite) Inwieweit noch weitere Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen werden müssen, wird sich im Rahmen der Überarbeitung der neuen Verfahrensverzeichnisse ergeben. Ergänzend zu den aktuell durch den Datenschutzbeauftragten in Bearbeitung befindlichen Maßnahmen, ist angedacht, im Rahmen eines sog. runden Tisches die weiteren notwendigen Schritte in die Wege zu leiten. Es wird versucht, über die Kommunal Agentur NRW einen fachkundigen Referenten zu gewinnen, der die Gemeinde - individuell auf ihre Gegebenheiten abgestellt - im Hinblick auf die notwendigen Maßnahmen beraten kann. An den Gesprächen des runden Tisches sollen neben den Fachbereichsleitungen auch die Leiter der jeweiligen Einrichtungen und Außenstellen teilnehmen (Kindergärten, Schulen, Jugendgästehaus, Naturzentrum, Literaturhaus). 3 Im Rahmen der Gespräche müssen auch konkrete Vorgaben im Bezug auf die Publikationen auf den von der Gemeinde betriebenen Internet- und Facebookseiten erarbeitet werden. Die Internetseite www.nettersheim.de wurde bereits in der Weise verändert, dass ein im Rahmen der EU-DSGVO technisch abgesichertes Kontaktformular hinterlegt wurde, ebenso wie das notwendige Online-Widerspruchsformular. Die Einrichtung einer zusätzlichen De-Mail-Adresse auf den Bürgermeister der Gemeinde Nettersheim wird kurzfristig zusätzlich umgesetzt, so dass damit die Kommunikationswege zur Gemeinde der EU-DSGVO entsprechen sollten. Zur Hinterlegung einer Datenschutzerklärung und eines geänderten Impressums auf den Homepages der Gemeinde können zwar über die von der KDVZ zur Verfügung gestellten Vordrucke (Links) Änderungsvorschläge erarbeitet werden, diese setzen jedoch ein fundiertes, technisches Hintergrundwissen voraus, die nach derzeitigen Erkenntnissen nur über die seinerzeit mit der Überarbeitung der Homepage beauftragten Fachkraft gewährleistet werden können, so dass eine diesbezügliche Beauftragung erfolgen müsste. Im Bezug auf die Facebookseiten des Naturzentrums, des Literaturhauses, der Gemeindebücherei und der Freiwilligen Feuerwehr gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen, wie an eine Homepage, d. h. auch hier müssen eine Datenschutzerklärung und ein entsprechend angepasstes Impressum hinterlegt werden. Unabhängig von diesen Forderungen hat der Gerichtshof der Europäischen Union am 05.06.2018 ein Urteil gefällt, wonach der Betreiber einer Facebook-Fanpage gemeinsam mit Facebook für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Besucher seiner Seite verantwortlich ist. Eine Facebook-Fanpage ist ein Benutzerkonto, welches von Privatpersonen oder Unternehmen eingerichtet wird. Der Fanpage-Anbieter kann nach einer Registrierung bei Facebook die von diesem unterhaltene Plattform dazu benutzen, sich den Nutzer dieses soziales Netzwerks sowie Personen, die die Fanpage besuchen, zu präsentieren und Äußerungen aller Art einzubringen. Ob die o. a. Facebook-Seiten der Gemeinde aus haftungsrechtlichen Gründen weiter betrieben werden können oder ob eine Abschaltung notwendig wird, müsste ebenfalls bei den der Gesprächen am runden Tisch geklärt werden. Inwieweit im Rahmen der Erkenntnisse des runden Tisches auch hilfreiche Informationen an die gemeindlichen Vereine zur Umsetzung der EU-DSGVO weitergeleitet werden können, muss abgewartet werden. Zur Unterstützung der Vereinsarbeit wird jedoch versucht, über den Kreissportbund eine Informationsveranstaltung zum Theme EU-Datenschutzgrundverordnung im Naturzentrum in Nettersheim anzubieten, an der auch nicht dem Kreissportbund angehörende gemeindliche Vereine gegen eine geringe Kostenbeteiligung teilnehmen können. Eine konkrete Terminabstimmung erfolgt kurzfristig über den Gemeindesportverband. gez. Pracht ____________________ Bürgermeister