Beschlussvorlage (Umsetzung der DSGVO in der Kolpingstadt Kerpen; hier: Antrag der SPD-Fraktion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 10.1 / Datenschutzbeauftragter Bearbeitung: Erhard Nimtz TOP Drs.-Nr.: 268.18 Datum : Beratungsfolge Termin Stadtrat X 14.06.2018 Bemerkungen 04.07.2018 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Umsetzung der DSGVO in der Kolpingstadt Kerpen; hier: Antrag der SPD-Fraktion X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Stadtrat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Sachbearbeitung Abteilungsleitung Datenschutzbeauftragte r gez. Nimtz Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez. Spürck gez. Cornely Begründung: Zur Umsetzung der am 25.05.2018 in Kraft getretenen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat der Bürgermeister zeitgleich die als Anlage beigefügte Dienstanweisung Datenschutz und Informationsfreiheit für die Kolpingstadt Kerpen erlassen. Die Verwaltung hat damit begonnen, die neuen Regelungen umzusetzen. In einem ersten Schritt benennen sämtliche Organisationseinheiten der Stadtverwaltung eine Person für die dezentrale Datenschutzsachbearbeitung. Sukzessive werden die weiteren erforderlichen Maßnahmen wie die Erstellung der Verarbeitungsverzeichnisse, der Datenschutz-Folgeabschätzung, die Überprüfung der Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung etc. folgen. Weiterhin wurden die Datenschutzhinweise auf der städtischen Internetseite nach den Vorgaben der DSGVO angepasst (siehe Anlage). Darüber hinaus wurde bei sämtlichen Eingabemasken wie z.B. Schadenmeldungen, Anregungen und Kritik, Ideenbörse und allen weiteren Kontaktformularen eine „Checkbox-Datenschutz“ eingefügt. Beispiel: Schadensmeldung online Von Ihnen beobachtete Schäden oder Mängel können Sie über dieses Formular durch einfaches Anklicken und Eintragen mitteilen. Ihre Meldung geht direkt an die zuständige Fachabteilung. Sollte bei den von Ihnen - insbesondere in den Abendstunden und an den Wochenenden festgestellten Schäden oder Mängeln eine akute und erhebliche Unfallgefahr vorliegen, rufen Sie bitte die Feuerwehr unter der Rufnummer 02237/9240-190 an. Allgemeine Anregungen und Kritik können Sie hier äußern! Die mit einem Ausrufezeichen (!) versehenen Felder müssen ausgefüllt werden. (!) Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen. Ich bin damit einverstanden, dass meine Angaben zur Kontaktaufnahme und für Rückfragen auf Zeit gespeichert werden. Meine Einwilligung kann ich jederzeit für die Zukunft mit einer E-Mail an datenschutz@stadt-kerpen.de widerrufen. Beschlussvorlage 268.18 Seite 2