Mitteilungsvorlage (Aktualisierung von Ratsvorlagen)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 22.05.2018 - Die Bürgermeisterin Az: 13-24-25 Nr. der Ratsdrucksache: 1109-X __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Rat 10.07.2018 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Aktualisierung von Ratsvorlagen __________________________________________________________________________ Berichterstatter/in: Frau Dierichsweiler __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Kostenstelle Konto ________________ _____________ Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich ( ) Anlagen sind beigefügt __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 20.1 PR AL 20 _________________ Bürgermeisterin __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: In der Ratssitzung am 08.05.2018 wurde ein TOP von der Tagesordnung abgesetzt, weil die Stadtverordneten angaben die Ratsvorlage zu diesem TOP erst am Vortag erhalten zu haben. Dies konnte die Verwaltung nicht nachvollziehen, da besagte Ratsvorlage bereits mit der Einladung am 26.04.2018 freigegeben wurde. Dies wurde auch mit der automatisch erstellten Benachrichtigungsmail so mitgeteilt. Da weder bei der Freigabe, noch an den folgenden Tagen eine Fehlermeldung bei der Verwaltung oder aber beim Rechenzentrum einging, war davon auszugehen, dass alle freigegebenen Ratsvorlagen auch bei den einzelnen Stadtverordneten angekommen waren. Zumal bei der Überprüfung am Freitag, den 27.04. (freitags werden die Originalratsvorlagen immer mit den Vorlagen im ipad verglichen) alle Vorlagen, welche donnerstags freigegeben worden waren, einwandfrei angezeigt wurden. Nach der Ratssitzung wurde dann aber nochmals von einigen Stadtverordneten bekräftigt, dass sie die Vorlage erst montags haben öffnen können. Auf der Benachrichtigungsmail vom 26.04. hätte besagte Vorlage zwar gestanden, im ipad wäre sie aber nicht erschienen. Seite 2 von Ratsdrucksache 1109-X Warum dies so geschehen ist, lässt sich nicht nachvollziehen. Die einzige Erklärung wäre, dass aufgrund des erheblichen Datenvolumens - sowohl in der 17. als auch in der 18. KW wurde der Brandschutzbedarfsplan freigegeben – der Aufbau bzw. die Übermittlung der einzelnen Vorlagen eine gewisse Zeit in Anspruch genommen hat. Sollte hier eine Aktualisierung nicht bis zum Ende durchgelaufen, sondern unterbrochen worden sein, könnte besagte Ratsvorlage evtl. deshalb bei einigen Stadtverordneten nicht vollständig erschienen sein. Es ist daher dringend erforderlich, das ipad immer ausreichend lange aktualisieren zu lassen und erst wenn die Aktualisierung komplett abgeschlossen ist, die einzelnen Ratsvorlagen zu öffnen. Sollte es dennoch einmal vorkommen, dass Ratsvorlagen oder sonstige Unterlagen, die auf der Benachrichtigungsmail aufgeführt sind, nicht zu öffnen oder unvollständig sein, so wenden Sie sich bitte umgehend an das Büro für Rat und Bürgermeisterin, damit die Ursache hierfür ermittelt werden kann. Kommt die Mitteilung erst zwei Wochen später, können nur noch Mutmaßungen angestellt werden. Eine Ermittlung der Ursache ist dann nicht mehr möglich. 2. Rechtliche Würdigung 3. Finanzielle Auswirkungen 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel