Vorlage (Fremdreinigung in städtischen Gebäuden - Erfahrungsbericht)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 10/1 Erken 10 40 10 10 28.05.2018 167/2018 Betreff Fremdreinigung in städtischen Gebäuden - Erfahrungsbericht Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Dez. I Zust. Dienststelle Freytag Schiffer Rampe Erken Kämmerer RPA FB 25 Hilger Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Bereits mit Vorlagen-Nr. 2/2017 wurde ein Wirtschaftlichkeitsvergleich in der Gebäudereinigung vorgenommen. Hierbei wurde dargelegt, dass bei gleicher Reinigungsqualität die Eigenreinigung gegenüber der Fremdreinigung um lediglich 16,86% (zzgl. Kosten für Krankheits- und Urlaubsvertretung) teurer ist. Gleichzeitig wurde aber auch aufgezeigt, dass aufgrund oftmals mangelhafter Reinigungsleistungen im Fremdreinigungsbereich eine erhöhter Arbeits- und Kontrollaufwand für die Mitarbeiter des Gebäudemanagements besteht. Es ist nunmehr an der Zeit, mit einem Erfahrungsbericht des Gebäudemanagements die aktuelle Situation in der Fremdreinigung darzustellen: Das Gebäudemanagement innerhalb der AöR der Stadt Brühl schreibt als öffentlicher Auftraggeber alle Reinigungsleistungen in Zusammenarbeit mit der städtischen Vergabestelle turnusmäßig europaweit aus. Nach der Zuschlagserteilung nimmt das Gebäudemanagement Kontakt mit den beauftragten Firmen auf und versucht, eine reibungslose Vertragserfüllung zu unterstützen. In dieser Einarbeitungsphase ist man bemüht auch dafür Sorge zu tragen, dass die jeweiligen neuen Reinigungsfirmen qualifiziertes Personal einstellen, was in den städtischen Objekten eingesetzt wird. Dies hat folgende Gründe: Ein Reinigungsunternehmen, das sich im Ausschreibungsverfahren beworben hat und dessen Angebot nach Auswertung zuschlagswürdig ist, hat sich zunächst einmal qualifiziert, diesen Auftrag auszuführen – dies zumindest formal. Drucksache 167/2018 Seite - 2 – In der Praxis haben die bisher beauftragten Reinigungsunternehmen jedoch zu diesem Zeitpunkt noch nicht das Personal besessen, um ihre jeweiligen Aufträge auch ordnungsgemäß zu erfüllen. Vielmehr ist es so, dass die beauftragten Unternehmen das erforderliche Personal nach Auftragserteilung erst suchen und einstellen müssen. Dies stellt für die Auftragnehmer ein großes Problem dar, was sich sowohl in der Vergangenheit als auch aktuell gezeigt hat. Da wegen des Auftragsvolumens europaweit ausgeschrieben werden muss, handelt es sich bei den Bewerbern überwiegend um Unternehmen, die nicht aus der Region stammen. Umso schwieriger stellt sich für diese dann die lokale Personalbeschaffung dar. Der Hauptsitz ist weit entfernt und auch die für die Personalbetreuung verantwortlichen Führungskräfte sind - wie sich aktuell wieder gezeigt hat – mit der Situation überfordert, für qualifiziertes Personal zu sorgen. Dieser Umstand hat zur Folge, dass die beauftragten Reinigungsunternehmen ihre Arbeit mit zu wenig Personal beginnen. Und oft genug ist dieses Personal sehr unerfahren, da hier - aus der Not heraus – jeder eingestellt wird, der gewillt ist, nach einer flüchtigen Einarbeitung seine Arbeit aufzunehmen. Dieser Zustand ändert sich nicht, da die Fluktuation des Reinigungspersonals bei den Fremdreinigungsunternehmen sehr groß ist. Die eingestellten Mitarbeiter fühlen sich mit ihrer Situation schnell überfordert und geben ihre Arbeit wieder auf. Die verbleibenden Kräfte sollen dann in der Regel vertretungsweise die entstandenen Lücken füllen. Das wiederum ist über einen längeren Zeitraum problematisch, da es sich erfahrungsgemäß bei den meisten Reinigungskräften um MiniJobber handelt, die nur über ein sehr limitiertes Stundenkontengent beschäftigt werden dürfen. Die Reinigungsleistung ist somit entsprechend schlecht. Die daraus resultierenden Reklamationsfälle treten durchgängig in allen städtischen Objekten immer wieder auf. Um dem entgegenzuwirken setzen sich die Mitarbeiter des Gebäudemanagements dafür ein, dass neu beauftragte Reinigungsunternehmen das Personal von Vorgängerunternehmen, das sich bewährt hat, übernehmen. Dies ist rechtlich bis zu 70% zulässig und geschieht in enger Absprache mit den zuständigen Hausmeistern der städtischen Objekte. Nach erfolgreicher Übernahme - in der Praxis liegt die Quote bei etwa 30-40% des Bestandspersonals - bleiben diese Reinigungskräfte in ihren bisherigen Objekten und Reinigungsrevieren, um die erforderliche Reinigungsqualität zu sichern. Leider kommt es kurz nach Reinigungsübernahme immer wieder zu Kündigungen dieser Kräfte, da sie in der chaotischen Übergangsphase durch Fehlplanung, schlechte Organisation und zu wenig Neupersonal überlastet bzw. überfordert sind. Es bleibt die Erkenntnis, dass die Einforderung der Fremdreinigungsleistungen durch ständige Reklamationsprozesse sehr aufwändig und zermürbend ist. Mittlerweile sind auch viele Schulhausmeister mit dieser Herausforderung überlastet. Besonders auffällig ist hier die schlechte Reinigungsqualität in den großen weiterführenden Schulen Max-ErnstGymnasium, Gesamtschule und Erich-Kästner-Realschule. Die Leitungskräfte der städtischen Schulen und Kindergärten sind, ebenso wie das Lehrund Betreuungspersonal, mit den Fremdreinigungsleistungen und damit mit dem Erscheinungsbild ihrer Einrichtungen sehr unzufrieden. Festgestellte Mängel werden zwar immer wieder aufgearbeitet, tauchen aber an anderer Stelle erneut auf, so dass die Mitarbeiter des Gebäudemanagements sich hier in einem ständigen Reklamationsprozess befinden. Als aktuelles Beispiel nennt das städtische Gebäudemanagement eine von zwei Fremdreinigungsfirmen, die sich gerade in ihrer Anfangszeit als äußerst unzuverlässig Drucksache 167/2018 Seite - 3 – erwiesen hat. Es war sogar angedacht, dem Unternehmen nach der Probezeit zu kündigen. Erst nach mehreren ernsthaften Gesprächen mit dem Geschäftsführer wurde die Einsatzleitung ausgewechselt und gleichzeitig in der Nähe von Brühl verortet. Diese Maßnahme war dringend notwendig und zeigte etwas Besserung. Die Betreuung und die regelmäßige Kontrolle durch das städtische Gebäudemanagement sind jedoch weiterhin mit sehr großem Arbeitseinsatz verbunden. Aktuell wurde der Fremdreinigungsfirma rückwirkend für einen Monat das Leistungsentgelt wegen Schlechtleistung am Objekt Gesamtschule um 50 % zurückgehalten. Aber auch die Reinigungsleistung des zweiten beauftragten Unternehmens hat dazu geführt, dass ihm der Auftrag für die öffentlichen Sanitäranlagen wieder entzogen werden musste. Stattdessen wurde mittlerweile ein ortsansässiges Kleinunternehmen beauftragt, die Reinigungsarbeiten zu übernehmen. Da das Gebäudemanagement auch die eigenen städtischen Reinigungskräfte betreut, ist ein Qualitätsvergleich ohne weiteres möglich. Deutlich wird dies bei den städtischen Objekten, die ausschließlich eigengereinigt werden. Bei den in der KITA „Auf der Pehle“ und der Grundschule Vochem tätigen Eigenreinigungskräften ist es bis zum heutigen Tag zu noch keinen Reklamationen gekommen. Im Ergebnis kann immer wieder nur festgestellt werden, dass in der Eigenreinigung ein wesentlich besseres Reinigungsresultat erzielt wird.