Beschlussvorlage (Umsetzung der Maßnahmen aus dem Haushaltssicherungskonzept hier: Aufhebung der 6-monatigen Wiederbesetzungssperre im Amt 12, Rechtsangelegenheiten)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeitung: Herr Stingl TOP Drs.-Nr.: 327.18 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 24.05.2018 Bemerkungen 26.06.2018 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Umsetzung der Maßnahmen aus dem Haushaltssicherungskonzept hier: Aufhebung der 6-monatigen Wiederbesetzungssperre im Amt 12, Rechtsangelegenheiten X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, das Amt 12 (Rechtsangelegenheiten) insoweit von der Wiederbesetzungssperre auszunehmen, dass die frei werdende Stelle 90000017 nach besetzt werden darf. Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung gez. Stingl gez. Jung gez. Stein Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. II gez. Canzler Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez. Spürck gez. Cornely Begründung: Die bisherige Stelleninhaberin im Bereich Versicherungswesen (Stelle 900000) geht voraussichtlich im Herbst 2018 nach über 40 jähriger Tätigkeit bei der Kolpingstadt Kerpen in den Ruhestand. Damit geht auch das äußerst langjährige Erfahrungswissen der Kollegin verloren. Das Aufgabenspektrum ihres Arbeitsbereiches umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:  Betreuung und Abwicklung des Versicherungsvertragswesens (alle Versicherungen mit Ausnahme der Gebäudeversicherung) o Aktualisierung bestehender Versicherungsverträge o Vorbereitung und Abschluss neuer Versicherungsverträge inkl. Beratung der Fachämter o Kontrolle über Notwendigkeit bestehender Versicherungen  Beratung der Fachämter zur Vermeidung von Schadensersatzansprüchen gegenüber der Kolpingstadt Kerpen (z.B. bei bestehenden Verkehrssicherungspflichten, etc.)  Abwicklung von Schadensfällen o Anmeldung von Versicherungsschäden bei der jeweiligen Versicherung o Anmeldung und Durchsetzung von Schadensersatzansprüchen gegenüber Schädigern o Abwehr von Schadensersatzansprüchen von Dritten gegenüber der Kolpingstadt in Zusammenarbeit mit der Versicherung und ggfls Rechtsanwälten. o Stellung von Strafanträgen  Haushaltsangelegenheiten des Amtes 12 o Haushaltsanmeldungen o Alle Buchungsanweisungen o Zahlungskontrolle (Eingang/Ausgang)  Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Amt 12 o Posteingang, Postausgang o Krankmeldungen o Beschaffungen o Archivierungen o Datenbankpflege Amtsintern stehen keine Personalkapazitäten zur Verfügung, um die durch die bestehende Wiederbesetzungssperre entstehenden Engpässe aufzufangen. Die Stelleninhaberin ist die einzige Mitarbeitende im Amt 12, die den gesamten Versicherungsbereich abwickelt. Es ist außer den Juristinnen nur eine weitere Mitarbeiterin im Amt 12 mit nur einem Stellenanteil von 0,5 beschäftigt, deren Tätigkeitsschwerpunkt allerdings in der Unterstützung für den Bereich Rechtsangelegenheiten und allgemeiner Verwaltungstätigkeiten besteht und bereits damit (über - ) voll ausgelastet ist. Insbesondere bei einer längerfristigen Stellenvakanz können die dort anfallenden Aufgaben nicht zusätzlich und erst recht nicht zeitgerecht wahrgenommen werden. Von besonderem Belang ist dies für die Abwicklung von Schadensfällen. Beschlussvorlage 327.18 Seite 2 Die Kolpingstadt Kerpen ist als Versicherungsnehmerin verpflichtet, etwaige Schadensfälle zeitnah der Versicherung zu melden (z.B. Allg. Haftpflichtversicherung AHB Nr. 17 „Jeder Versicherungsfall ist unverzüglich anzuzeigen.“; Unfallanzeigen bei der Unfallkasse NRW innerhalb von 3 Tagen, bei schweren Unfällen sofort; KFZ Versicherung, AKB Nr. E 1.1 „Sie sind verpflichtet uns jedes Schadensereignis, das zu einer Leistung durch uns führen kann, innerhalb einer Woche anzuzeigen“). Es handelt sich dabei um eine vertragliche Obliegenheit, bei deren Verletzung der Versicherungsschutz entfallen kann (vgl. § 28 VVG). Aufgrund dessen müssen Schadensfälle unverzüglich bearbeitet werden. Das wäre bei einer mindestens 6 monatigen Stellenvakanz nicht sicher gewährleistet. Darüber hinaus ist eine unverzügliche Schadensbearbeitung auch erforderlich, um durch Schadensfälle eintretende zeitliche Verzögerungen in der Aufgabenwahrnehmung der Fachämter möglichst gering zu halten (z.B. bei KFZ Schäden unverzügliche Einholung von Weisungen der Versicherung bzgl. Reparatur und/oder Begutachtung. Damit wird gewährleistet, dass Ausfallzeiten eines KFZ möglichst gering bleiben. Die Aufgaben des Fachamtes können schnellstens wieder aufgenommen werden. Wichtig für Bauhof, Feuerwehr, Ordnungsamt, o.ä.). Eine nahtlose Wiederbesetzung der freiwerdenden Stelle ist somit für die ordnungsgemäße Aufgabenwahrnehmung des Versicherungswesens, zur Sicherung aller versicherungsrechtlichen Ansprüche und für die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes übriger Fachämter unabdingbar erforderlich. Durch die zu beschließende Maßnahme entfällt eine geschätzte Personalkosteneinsparung (Beschäftigte/r, EG 9a , Stufe 4, 6 Monate) in Höhe von ca. 27.000 €. . Beschlussvorlage 327.18 Seite 3