Vorlage (Bürgerbeteiligung in der Stadt Brühl; hier: Aktualisierung der Vorhabenliste und der Beteiligungsprotokolle)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in 13 Müller Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 27.08.2018 289/2018 (392/2016 + 175/2017) Betreff Bürgerbeteiligung in der Stadt Brühl; hier: Aktualisierung der Vorhabenliste und der Beteiligungsprotokolle Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Zust. Dez. Freytag Zust. Dienststelle Kämmerer RPA Nix Spenrath Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Der Rat hat am 22. Mai 2017 (Vorlagen 392/2016 und 175/2017) nach umfassender Beratung Leitlinien für die Bürgerbeteiligung in der Stadt Brühl beschlossen. Mit dem Beschluss wurden erstmalig 29 Vorhabenblätter und – für den Fall, dass bereits Beteiligungsverfahren stattgefunden hatten – entsprechende Beteiligungsprotokolle angelegt und auf der städtischen Website veröffentlicht. Bei den Vorhaben handelte es sich um 16 Planungen, die aus gesetzlichen Gründen ein formales Bürgerbeteiligungsverfahren durchlaufen mussten, und um 13 Projekte, bei denen lediglich eine informelle, d.h. eine freiwillige Bürgerbeteiligung vorgesehen ist bzw. stattgefunden hat. Zwischenzeitlich wurden die Datenblätter aktualisiert; Informationen über noch laufende Verfahren wurden ergänzt, abgeschlossene Verfahren in das Archiv verschoben und neue Vorhabenblätter angelegt. Aufgrund des Relaunches der städtischen Website, verbunden mit einem personellen Wechsel, konnte die Aktualisierung nicht sukzessive vorgenommen werden. Dies ist zwischenzeitlich erfolgt. Unter der Rubrik „Bürgerbeteiligung“ sind nun alle städtischen Vorhaben und Projekte übersichtlich und nach Stadtteilen geordnet mit Vorhabenblatt und ggf. Beteiligungsprotokoll und eventuell weiteren, für das Verfahren erheblichen Unterlagen hinterlegt. Im Rahmen der Aktualisierung sind alle Datenblätter überarbeitet, 11 Dokumente für neue Projekte ergänzt und 13 abgeschlossene Vorhaben in den Archivordner verschoben worden. Drucksache 289/2018 Seite - 2 – Künftig ist geplant, die Aktualisierung laufend vorzunehmen, sobald sich der Sachstand ändert, und direkt zu veröffentlichen. So ist gewährleistet, dass für die Bürgerinnen und Bürger stets erkennbar ist, mit welchen bedeutsamen Projekten sich Verwaltung, Rat und Ausschüsse gerade befassen. Gleichzeitig ist die transparente Dokumentation der Abläufe und Resultate aus den Beteiligungsverfahren einsehbar. Im Rahmen der Hauptausschusssitzung ist geplant, durch Zugriff auf die aktuelle Website die Handhabung anhand einiger Beispiele zu demonstrieren. Hinsichtlich der Erfahrungen im ersten Jahr der Anwendung der Leitlinien lässt sich Folgendes festhalten: 1. In der Verwaltung erfreut sich die Einrichtung der Stelle Bürgerbeteiligung großer Beliebtheit. Es wird als sehr hilfreich betrachtet, dass es einen Kollegen gibt, der in fast allen Bürgerinformations- und Beteiligungsverfahren die Organisation rund um die Veranstaltungen übernimmt und der sich sowohl um die Vorbereitung als auch um die Nachbereitung kümmert. So können sich die Fachbereiche mehr auf ihre eigentliche, inhaltliche Aufgabe kümmern. 2. Der Stelleninhaber hat sich mittlerweile als bedeutendes Bindeglied zwischen Bürgerschaft und Verwaltung etabliert. Er genießt durch seinen verständnisvollen Umgang mit den Anliegen der Bürgerinnen und Bürger auf der einen Seite deren Vertrauen, und ist auf der anderen Seite intern als Fachmann anerkannt, der es versteht, die Interessen der Verwaltung verständlich nach außen zu vermitteln. 3. Trotz stetiger Ausweitung der Beteiligungsverfahren kann die Aufgabe bisher ohne Inanspruchnahme einer Personalaufstockung und bei gleichbleibendem Budget (ca. 20.000 €) wahrgenommen werden. Dies ist unter anderem durch eine Neuausrichtung der zuständigen Abteilung 13/1 „Ratsbüro und Presse“ und der Forcierung der Teamarbeit möglich. 4. Die vor einem Jahr geäußerten Befürchtungen, dass man die Bürgerbeteiligung möglicherweise nicht in die Praxis umsetzen könne, haben sich nicht bewahrheitet. Fakt ist, dass Bürgerbeteiligung in der Stadt Brühl gelebt wird. Wie damals bereits angemerkt, ist allerdings nicht messbar, inwieweit die Leitlinien und die Veröffentlichung von Vorhabenlisten und Beteiligungsprotokollen hierzu beitragen. 5. Nach Einschätzung der Abteilung 13/1 und aufgrund entsprechender Rückmeldungen aus der Bevölkerung sind die generell zunehmende Transparenz der Verwaltung, das auf Bürgerfreundlichkeit und Service ausgerichtete Verwaltungshandeln, der enge Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern durch Beschwerde-App und Dialogpostfach und das große Angebot an Informationsveranstaltungen, Gesprächen und Vor-Ort-Terminen, bei denen der Bürgermeister und seine Fachleute persönlich Rede und Antwort stehen, Gründe dafür, dass sich die Bürgerinnen und Bürger mitgenommen, beachtet und beteiligt fühlen. 6. Die Vorhabenliste mit den einzelnen Vorhabenblättern ist eine zentrale und umfangreiche Faktensammlung und Auskunftsquelle. Hier werden Informationen, die ansonsten an verschiedenen Stellen abgerufen werden müssten (Ratsinformationssystem, Vorlagen, Niederschriften, Haushaltsplan, städtische Website etc.) übersichtlich auf einen Blick dargestellt. Gleichzeitig kann man sich Drucksache 289/2018 Seite - 3 – über die Ziele der einzelnen Vorhaben und die weiteren Schritte informieren. Während das erste Anlegen des Dokumentes noch relativ aufwändig ist, lässt sich die laufende Aktualisierung verhältnismäßig zügig vornehmen. Da ohnehin Verlauf und Ergebnisse von Bürgerveranstaltungen festgehalten werden, bedeutet die Anlegung eines Beteiligungsprotokolls keine wesentliche Mehrarbeit. Aus diesem Grunde wird vorgeschlagen, das Dokumentationsverfahren grundsätzlich beizubehalten. Es wird allerdings angestrebt, die Inhalte mehr zu komprimieren und häufiger die Möglichkeit der Verlinkung zu nutzen. So ist z.B. die Verlinkungen zum interaktiven Haushalt in der Vorbereitung. Ferner soll im Rahmen eines kreisweiten Projekts zur digitalen Beteiligung an laufenden Bauleitplanverfahren voraussichtlich ab Anfang 2019 auf der Homepage der Stadt Brühl die Möglichkeit bestehen, sich komfortabel über Bebauungsplanverfahren zu informieren. Bebauungspläne, Gutachten und weitere Anlagen und Veranschaulichungen zu laufenden Projekten werden hier digital zugänglich gemacht. Auch hier würde sich eine Verlinkung anbieten. 7. Auch wenn generell die Einbeziehung der Öffentlichkeit und deren frühzeitige und ausreichende Information über Pressemitteilung, Website, Facebook, Newsletter (Amtsblatt, Wirtschaftsförderung, Rathausneubau), Hauswurfsendungen und sonstige Informationsangebote in allen Dienststellen mittlerweile bedacht und in die Aufgabenerledigung mit einbezogen wird, gibt es hier noch Optimierungsbedarf. Auf der anderen Seite sieht die zuständige Abteilung 13/1 ihre Aufgabe auch darin, Informationen einzufordern und öffentlichkeitswirksame Vorhaben im Blick zu halten. Die organisatorisch gegebene enge Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister, den Gremien und der gesamten Verwaltung bilden eine breite Wissensbasis, die genutzt wird. Nach gut einem Jahr lässt sich zumindest festhalten, dass Brühl zu der noch verhältnismäßig geringen Anzahl deutscher Städte gehört, in der vergleichbare Leitlinien für die Bürgerbeteiligung existieren, und aufgrund dessen auch schon mehrfach Studierende angefragt haben, die dieses zum (Mit-)Gegenstand ihrer Bachelor- oder Masterarbeit machen. Brühl hat insofern bereits eine Vorbildfunktion übernommen. Anlage(n): (1) DEMOVERSION aktualisierte Vorhabenliste_Aug 2018