Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Finanzsteuerung Beteiligte Dienststelle/n: FB 20/0164/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 03.08.2018 Bestellung des Mitgliedes des Aufsichtsrates der Grenzüberschreitendes Gewerbegebiet Aachen-Heerlen N.V. – GOB N.V. und der Avantis Services N.V. Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.09.2018 Rat der Stadt Aachen Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Rat unterbreitet den Hauptversammlungen der GOB N.V. und der Avantis Services N.V. zur Wahl als Mitglied in den Aufsichtsräten Frau Stadtdirektorin Annekathrin Grehling als bindenden Vorschlag. Vorlage FB 20/0164/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 15.08.2018 Seite: 1/3 Erläuterungen: Nach Artikel 18 Abs. 1 besteht der Aufsichtsrat der GOB N.V. aus 4 Mitgliedern. Die Stadt Aachen unterbreitet der Hauptversammlung einen bindenden Vorschlag für die Wahl eines Mitgliedes. Die Bestellung von stellvertretenden Mitgliedern des Aufsichtsrates ist in der Satzung nicht vorgesehen. Mit Beschluss vom 07.05.2014 hat der Rat der Stadt Frau Stadtdirektorin Annekathrin Grehling als bindenden Vorschlag der Hauptversammlung für die Wahl als Aufsichtsratsmitglied unterbreitet. Mittels Umlaufbeschluss vom 19.05.2014 wurde Frau Stadtdirektorin Grehling das Mandat durch die Hauptversammlung der GOB N.V. übertragen. Im Gegensatz zu den sonst üblichen Regelungen wird der Aufsichtsrat der GOB grundsätzlich unabhängig von der Kommunalwahl besetzt. Gemäß Artikel 21 Abs. 1 lit. a) scheidet ein Aufsichtsratsmitglied u.a. mit Beendigung der Hauptversammlung, in der der Jahresabschluss des vierten Geschäftsjahres seiner Amtszeit behandelt wird, aus. Der Jahresabschluss 2017 wird voraussichtlich in der nächsten Sitzung der Hauptversammlung am 06.09.2018 festgestellt. Damit scheidet Frau Stadtdirektorin Grehling nach niederländischem Recht satzungsgemäß aus dem Aufsichtsrat aus. Laut Artikel 26 Abs. 2 sollen die Anforderungen an den Jahresabschluss den Anforderungen entsprechen, die nach deutschem Recht wegen der Beteiligung der Stadt an einer Gesellschaft anzuwenden sind, solange die Stadt Aachen Inhaber von Aktien der Gesellschaft ist. Nach deutschem Recht gehört die Beschlussfassung über den vom Wirtschaftsprüfer zu erstellenden Bericht nach § 53 HGrG zur Feststellung des Jahresabschlusses. Der Bericht für das Geschäftsjahr 2017 liegt bis zur nächsten Hauptversammlung voraussichtlich im Entwurf vor. Sofern in der anstehenden Hauptversammlung keine Beschlussfassung erfolgt, wird diese anschließend im Wege des Umlaufs eingeholt. Spätestens mit dieser Beschlussfassung durch die Hauptversammlung würde zunächst die Amtszeit von Frau Stadtdirektorin Grehling enden. Um eine nahezu lückenlose Vertretung der Stadt Aachen im Aufsichtsrat der Gesellschaft zu gewährleisten, wird der erforderliche Beschluss vorsorglich bereits jetzt eingeholt. Die Organe der Avantis Services N.V., an der die GOB N.V., die Stadt Aachen und die Gemeinde Heerlen beteiligt sind, werden auf der Basis des Ratsbeschlusses vom 29.08.2001 identisch den Organen der GOB N.V besetzt. Mittels Umlaufbeschluss vom 19.05.2014 wurde Frau Stadtdirektorin Grehling das Mandat durch die Hauptversammlung der Avantis Services N.V. übertragen. Die Regelungen der Satzung der Avantis Services N.V. bezüglich des Ausscheidens von Aufsichtsratsmitgliedern sind identisch mit den Regelungen der GOB N.V. (Artikel 18 C Abs. 1 lit. a) der Satzung der Avantis Services N.V.). Vorlage FB 20/0164/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 15.08.2018 Seite: 2/3 Gemäß Artikel 21 Abs. 3 der Satzung der GOB N.V. kann ein ausscheidendes Aufsichtsratsmitglied ein weiteres Mal bestellt werden, solange es das Alter von siebzig Jahren nicht erreicht hat. Gegen die erneute Bestellung von Frau Stadtdirektorin Grehling als Mitglied der Aufsichtsräte der AVANTIS GOB N.V. und der Avantis Services N.V. bestehen somit keine Hinderungsgründe. Vorlage FB 20/0164/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 15.08.2018 Seite: 3/3