Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Gebäudemanagement Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 26/0109/WP17 öffentlich 05.03.2018 E 26/00 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement vom 28.11.2017 öffentlicher Teil Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 09.05.2018 Betriebsausschuss Gebäudemanagement Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement genehmigt die Niederschrift über die Sitzung vom 28.11.2017 – öffentlicher Teil - Anlage/n: Niederschrift der Sitzung des Betriebsausschusses des Gebäudemanagements vom 28.11.2017 – öffentlicher Teil - Vorlage E 26/0109/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.04.2018 Seite: 1/1 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Gebäudemanagement 9. Januar 2018 Sitzungstermin: Dienstag, 28.11.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 18:10 Uhr Ort, Raum: Sitzungssaal 170, Verwaltungsgebäude Marschiertor, Lagerhausstraße Anwesende: Ratsherr Heiner Höfken Ratsfrau Ellen Begolli Ratsfrau Uschi Brammertz Herr Daniel Casper Vertretung für: Ratsfrau Sevgi Sakar Herr Christoph Clingen Vertretung für: Ratsherr Karl-Heinz Starmanns Herr Jürgen Diehm Vertretung für: Ratsherr Hermann Josef Pilgram Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby Ratsherr Marc Teuku «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 1/9 Herr Ulrich Gaube Herr Tobias Küppers Herr Kurt-Heinrich Radermacher Herr Paul Rütgers Herr Dr. Klaus Vossen Abwesende: Ratsherr Hermann Josef Pilgram - entschuldigt - Ratsfrau Sevgi Sakar - entschuldigt - Ratsherr Karl-Heinz Starmanns - entschuldigt - von der Verwaltung: Herr Beigeordneter Prof. Dr. Sicking Frau Vera Ferber Herr Klaus Schavan - entschuldigt - als Schriftführerin: Frau Susanne Pospischil Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement vom 05.09.2017 - öffentlicher Teil Vorlage: E 26/0095/WP17 «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 2/9 3 Jahresabschluss und Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2016 Vorlage: E 26/0099/WP17 4 Dritter Quartalsbericht 2017 des Gebäudemanagements der Stadt Aachen Vorlage: E 26/0097/WP17 5 Wirtschaftsplan 2018 der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vorlage: E 26/0100/WP17 6 Mitteilungen der Verwaltung Nichtöffentlicher Teil 1 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement vom 05.09.2017 - nicht-öffentlicher Teil -: Vorlage: E 26/0096/WP17 2 Zustimmung zu einem Vergleich: Vorlage: E 26/0098/WP17 3 Mitteilungen der Verwaltung: «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 3/9 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Ausschussvorsitzende Ratsherr Höfken eröffnet die Sitzung und begrüßt die Mitglieder des Ausschusses sowie die Vertreter von Öffentlichkeit und Verwaltung. Zur Tagesordnung gibt es keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche. Das Ausschussmitglied Herr Dr. Vossen ist noch nicht anwesend. zu 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement vom 05.09.2017 - öffentlicher Teil Vorlage: E 26/0095/WP17 Der Ausschussvorsitzende fragt die anwesenden Ausschussmitglieder, ob gegen die Genehmigung der Niederschrift der öffentlichen Sitzung vom 05.09.2017 Einwände bestehen. Wortmeldungen liegen nicht vor. Beschluss: Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement genehmigt die Niederschrift über die Sitzung vom 05.09.2017 – öffentlicher Teil - bei 3 Enthaltungen wegen Nichtanwesenheit – einstimmig. Abstimmungsergebnis: Zustimmung: 9 zu 3 Ablehnung: Enthaltung:3 Jahresabschluss und Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2016 Vorlage: E 26/0099/WP17 Herr Reinartz, Wirtschaftsprüfer der Fa. BRV AG, Essen, berichtet anhand einer Präsentation, die als Anlage beigefügt ist, zum Jahresabschluss und Lagebericht. Er stellt sich eingangs nochmals dem Ausschuss vor und legt dar, dass es sich für die BRV AG bei der diesjährigen Prüfung um eine Erstprüfung im Gebäudemanagement Aachen handelte. Die Prüfung der Geschäftsunterlagen erfolgte begleitet durch entsprechende Objektbegehungen. Im Übrigen wurde eine normierte Prüfung mit nun normierten Vortrag vorgenommen. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 4/9 Im Wesentlichen stellt er Ertrags-, Vermögens- und Finanzlage des Gebäudemanagements der Stadt Aachen zum Finanzstichtag 31.12.2016 dar und beschreibt die Inhalte des Prüfungsauftrages: • Jahresabschluss 2016, • Bilanz, • Gewinn- und Verlustrechnung, • Anhang, • Lagebericht 2016, • Prüfung nach § 53 HGrG. Er weist darauf hin, dass bedingt durch die in Kraft getretenen Änderungen des BilanzrichtlinieUmsetzungsgesetz (BilRUG) einige Umgliederungen bei der Darstellung der Ertragslage vorgenommen worden sind. Im Rahmen der Gesamtaussage und dem Aufzeigen besonderer Sachverhalte berichtet der Wirtschaftsprüfer, dass die nicht refinanzierten Abschreibungen zu dem Ergebnis 2016, somit ausgewiesenen Saldo, führten. Im Ergebnis fasst Herr Reinartz zusammen, dass es keine Beanstandungen gibt und der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt worden ist. Der Wirtschaftsprüfer legt dar, dass durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen gleichfalls eine Prüfung erfolgt, deren Ergebnis abweichend zu dem dargelegten Prüfungsergebnis sein kann. Dieses liegt zum Zeitpunkt der Sitzung des Betriebsausschusses des Gebäudemanagements noch nicht vor. Der Ausschussvorsitzende Herr Höfken bedankt sich für den Vortrag und erdkundigt sich, ob Rückfragen bestehen. Ratsherr Teuku erkundigt sich, ob Risiken darin bestehen, dass Abschreibungen nicht vollständig ausgeglichen würden und ob die Zahlungsfähigkeit, Liquidität langfristig gesichert sei. Herr Reinartz führt aus, dass das die Liquidität langfristig durch den Einrichtungsträger die Stadt Aachen gesichert sei; das Problem letztlich jedoch im Kapitalverzehr liege. Er zeigt auf, dass im Turnus von 5 Jahren Verlustvorträge mittels Kapitalverzehr verrechnet würden. Dies führe zu einer geringeren Eigenkapitalquote, die zum Beispiel bei der Gewährung von Krediten Auswirkungen auf eingeräumte Zinssätze habe. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 5/9 Frau Ferber erläutert ergänzend, dass aufgrund Beschluss des Rates der Stadt Aachen die Eigenkapitalquote nicht unter 15 Prozent sinken dürfe. Gleichzeitig sei zu beachten, das bei der Berechnung der Eigenkapitalquote die Sonderposten eigenkapitalähnlich und zu berücksichtigen seien. Frau Ferber eilt mit, dass die Gemeindeprüfungsanstalt NRW sich noch nicht geäußert hat, der Bestätigungsvermerk nachgereicht werde, sobald dieser vorliegt. Sie merkt an, würde man das Vermögen zum Stand heute neu bewerten, so würden sich neue erhöhte Werte ergeben. Weitere Investitionen im Rahmen des Konjunkturprogrammes in Verbindung mit politischen Entscheidungen würden im Weiteren zu einem Werteerhalt ggfls. zu Wertsteigerungen führen. Herr Dr Vossen ist ab 17:10 Uhr anwesend. Beschluss: 1. Beschluss für den Betriebsausschuss Gebäudemanagement Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einer Bilanzsumme von 651.505.269,11 Euro und einem Jahresverlust aus nicht erstatteter Abschreibung von -10.317.715,13 Euro festzustellen. Er empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresverlust aus 2016 auf neue Rechnung vorzutragen. Der Betriebsausschuss beschließt die Entlastung der Betriebsleitung gemäß § 5 Absatz 5 EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2016 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. Die Beschlüsse stehen unter dem Vorbehalt des zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch ausstehenden Bestätigungsvermerks der Gemeindeprüfungsanstalt NRW. 2. Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt Der Rat der Stadt beschließt auf Empfehlung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einer Bilanzsumme von 651.505.269,11 Euro und einem Jahresverlust aus nicht erstatteter Abschreibung von -10.317.715,13 Euro festzustellen. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 6/9 Der Rat der Stadt beschließt, den Jahresverlust 2016 auf neue Rechnung vorzutragen. Er beschließt weiterhin die Entlastung des Betriebsausschusses gemäß § 4 c) der EigVO NRW. Jahresabschluss und Lagebericht 2016 sind Bestandteil dieses Beschlusses und der Originalniederschrift beigefügt. Die Beschlüsse stehen unter dem Vorbehalt des zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch ausstehenden Bestätigungsvermerks der Gemeindeprüfungsanstalt NRW. Abstimmungsergebnis: Zustimmung: 13 zu 4 Ablehnung: -- Enthaltung: -- Dritter Quartalsbericht 2017 des Gebäudemanagements der Stadt Aachen Vorlage: E 26/0097/WP17 Frau Ferber weist auf die vorliegenden Ausführungen hin und ergänzt, dass sich im operativen Bereich leichte Verbesserungen andeuten. Diese würden in den Rahmenwirtschaftsplan eingearbeitet. Wortmeldungen zur weiteren Beratung liegen nicht vor. Beschluss: Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement nimmt den 3. Quartalsbericht 2017 des Gebäudemanagements zur Kenntnis. Abstimmungsergebnis: Zustimmung: 13 zu 5 Ablehnung: Enthaltung: Wirtschaftsplan 2018 der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Gebäudemanagement der Stadt Aachen Vorlage: E 26/0100/WP17 Frau Ferber, kaufmännische Geschäftsführerin des Gebäudemanagements, erläutert die vorliegenden Ausführungen an Hand einer Präsentation und stellt das zum 01.01.2018 geltende Organigramm des Gebäudemanagements der Stadt Aachen (E 26) vor. Das Organigramm des E 26 bildet alle Aufgabenbereiche / Dienstleistungen des E 26 ab. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 7/9 Im Weiteren führt Sie zum eingebrachten Wirtschaftsplan 2018 zusammenfassend aus, dass die Ertragsstruktur im Gros auf Kostenerstattungen sowie Einmalzahlung des städtischen Haushalts beruhe, die Aufwandsstruktur im Wesentlichen die Kapitalkosten der Gebäude darstelle. Frau Ferber legt dar, dass sich Änderungen des Investitionsvolumens durch eine mögliche Verschiebung von Projekten – zum Beispiel Neues Kurhaus – ergeben könnten. Bezüglich der Serviceleistungen sei ein Anstieg zu verzeichnen, insbesondere für den Fachbereich Soziales und Wohnen (FB 56) auch wenn die Flüchtlingsproblematik grundsätzlich zurückgegangen sei. Der Verwaltungskostenbeitrag der Stadt Aachen für E 26 sei gestiegen. Frau Ferber erläutert im Weiteren die eingeplanten Stellenzuwächse im Wirtschaftsplan 2018, wobei aufgrund der Aufgaben-/Flächenmehrung 2,5 Vollzeitstellen verschiedenen Bereichen zugeordnet und aufgrund der Substitution externer Planungsleistungen 4 Vollzeitstellen für Reparaturprogramme und 1 Vollzeitstelle im Bereich Neu-, Um- und Erweiterungsbauten (NUE) ((Projektleitung / Projektsteuerung) eingeplant seien. Die Finanzierung erfolge hier über aktivierte Eigenleistung. Frau Ferber führt nachfolgende Gründe für die Stellenzuwächse aus: - Wirtschaftlichkeitsaspekt - Fachkräftemangel - Demographische Entwicklung - nicht geplante Ausfälle (z. B. aufgrund von Elternzeiten ) In der mittelfristigen Planung sei bezüglich der Personalkosten analog der gesamtstädtischen Haushaltsplanungen des Dezernates II eine 1-prozentige Steigerung eingeplant. Frau Ferber merkt an, dass die Kämmerin Frau Grehling den Wirtschaftsplan 2018 mitgezeichnet habe. Gleichzeitig weist Frau Ferber auf wesentliche Kennzahlen des Wirtschaftsplanes hin 2 - Verwaltungskosten pro m Bruttogeschoßfläche (BGF), - Umsatz absolut und pro MA, - Bewirtschaftungsaufwand absolut und pro m BGF, - Energieverbrauch absolut und pro m2, - zu bewirtschaftende Fläche, 2 die auch für die Beratungen in anderen Ausschüssen zum Haushalt von wesentlicher Bedeutung sind. Zudem stellt sie heraus, dass diese Kennzahlen Indikator für Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Ökologie und Qualität seien und das Gebäudemanagement unter anderem im interkommunalen Vergleich sehr gut aufgestellt sei. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 8/9 Nachfolgend ergibt sich eine Diskussion unter Beteiligung von Ratsfrau Begolli, Ratsherrn Jacoby sowie Herrn Gaube insbesondere zu den Punkten Entwicklung der Aufgabensteigerung in 2018 unter Berücksichtigung der Projekte Einhard , Neues Kurhaus sowie des Programms „Gute Schule 2020“ sowie der Personalentwicklung, Personalgenerierung und Personalbemessung. Beschluss für den Betriebsausschuss Gebäudemanagement 1. Der Betriebsausschuss des Gebäudemanagements empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, den Wirtschaftsplan 2018 des Gebäudemanagements unter folgendem Vorbehalt zu beschließen. „Die im Vermögensplan dargestellten Maßnahmen sind identisch mit dem Entwurf des Haushalts 2018. Die Ergebnisse der politischen Beratung zum Haushalt 2018 werden nach ihrem Abschluss in den endgültigen Vermögensplan eingearbeitet.“ Beschlussvorschlag für den Finanzausschuss 2. Der Finanzausschuss der Stadt Aachen nimmt den Wirtschaftsplan 2018 des Gebäudemanagements zur Kenntnis. Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt Aachen 3. Der Rat der Stadt Aachen beschließt auf Empfehlung des Betriebsausschusses des Gebäudemanagements der Stadt Aachen den Wirtschaftsplan 2018 des Gebäudemanagements unter folgendem Vorbehalt. „Die im Vermögensplan dargestellten Maßnahmen sind identisch mit dem Entwurf des Haushalts 2018. Die Ergebnisse der politischen Beratung zum Haushalt 2018 werden nach ihrem Abschluss in den endgültigen Vermögensplan eingearbeitet.“ Abstimmungsergebnis: Zustimmung: 12 zu 6 Ablehnung: 1 Enthaltung: -- Mitteilungen der Verwaltung Es gibt keine Mitteilungen aus der Verwaltung für den öffentlichen Teil der Sitzung. Der Ausschussvorsitzende, Ratsherr Höfken, schließt um 18:07 Uhr den öffentlichen Teil der Sitzung und stellt die Nichtöffentlichkeit im Sitzungsraum fest. «SINAME» Ausdruck vom: 05.03.2018 Seite: 9/9