Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0096/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 27.03.2018 Zwischenbericht zum 31.12.2017 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.04.2018 Betriebsausschuss Theater und VHS Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen entfällt Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung der Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2017 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0096/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 28.03.2018 Seite: 1/4 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 2.: Die Höhe der Erträge hängt zusammen mit der Zahl der Studienreisen, siehe auch Aufwendungen Position 9. Zu 3.: Die Prognose wird den Ansatz zwar überschreiten, aber hier wird noch eine Rückzahlung von Zuweisungen erfolgen, die zu einer Reduzierung des Ist-Betrages führen wird. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Hier wird ebenfalls eine Rückzahlung von Zuweisungen im Zusammenhang mit einem Projekt stattfinden, die zu einer geringen Verringerung des Ist-Betrages führen wird. Zu 5: Vorlage E 42/0096/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2018 Seite: 2/4 Hier konnten u. a. Rückstellungen für Energie- bzw. Nebenkosten aufgelöst werden. Aufwendungen: Zu 1.: Personalaufwand für Projekte, die (noch) keine Bewilligung erhielten, wurde nicht getätigt. Urlaubsund Mehrarbeitskontingente konnten abgebaut werden. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarleistungen für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden und für noch nicht abgerechnete Honorare Rückstellungen gebildet wurden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Es fand eine sparsame Bewirtschaftung statt. zu 6.: Hier kann eine Reduzierung vorgenommen werden. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Der Aufwand für eingeplante Mittel für Projekte, die nicht stattgefunden haben, kann im Vergleich zum Ansatz nach unten korrigiert werden. Zu 9.: Der Aufwand für diese Position hängt mit der Zahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Die Abrechnungen erfolgen teilweise später. Zu 10.: Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Zu 11. und 12.: Es wurde sparsam gewirtschaftet. Zu 13.: Es bestand ein erhöhter Bedarf an Fortbildungen und Schulungen. Der Mehraufwand in dieser Position ist im Wirtschaftsplan gedeckt. zu 14.: Es fielen mehr Kosten für den Sicherheitsdienst an. Dieser Mehraufwand ist ebenfalls im Wirtschaftsplan gedeckt. Vorlage E 42/0096/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2018 Seite: 3/4 zu 15.: Die Nebenkostenabrechnungen in dieser Position schlossen günstiger ab als geplant. Zu 16.: Es fanden keine Umzüge durch Fremdfirmen statt. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden nicht voll ausgeschöpft. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche allgemeine Integrationskurse und Jugendintegrationskurse eingerichtet. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Der Wirtschaftsplan 2017 beinhaltet ein Risikoportal in Höhe von 344 TEUR. Dieses Risiko wurde durch das Risikomanagement als bestandsgefährdend ausgewiesen. Das Risiko konnte geschlossen werden, wie aus der Jahresprognose ersichtlich wird. Das geschah einerseits durch eine erfreuliche Entwicklung bei den Teilnehmendenentgelten und erhöhte Landeszuweisungen, andererseits durch sparsame Bewirtschaftung in den Aufwandspositionen. Außerdem ermöglichen diese Maßnahmen einen weiteren Aufbau von Rücklagen in Höhe von ca. 528 TEUR. Die Höhe dieser Summe ist vor allem auf eine einmalige Auflösung von Rückstellungen für Mehrarbeitsstunden aus dem Bereich der Weiterbildungslehrenden zurück zu führen, entstanden durch Teilnahme an der Gleitzeit, das wurde inzwischen durch eine neue Regelung geändert. Es bleibt jedoch eine gewisse Unsicherheit für die Folgejahre bestehen, weil befristete Projekt- bzw. Drittmittel keine dauerhaft gesicherte Finanzierung gewährleisten. Die Darstellung der Kennzahlen (Kurse, Teilnehmende, Unterrichtseinheiten, Honorare) des aktuellen Semesters werden im Vergleich zum gleichen Semester der letzten drei Jahre aufgeführt und zueinander im Verhältnis gestellt, z. B. durchschnittliche Teilnehmendenzahl pro Kurs. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.12.2017 Zwischenbericht zum 31.12.2017 - Vorjahreswerte 31.12.2016 Bericht über die Entwicklung der Kennzahlen Vorlage E 42/0096/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 28.03.2018 Seite: 4/4 Wirtschaftsplan 2017- Zwischenbericht zum 31.12.2017 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Wirtschaftsplan 17: Ist Abweichung Abweichung Jahresprognose 31.12.2017 Ansatz 31.12.2017 absolut % Stand 02.03.2018 1.498.600 41.700 1.356.400 1.821.000 45.200 4.762.900 Wirtschaftsplan 17: Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Mieten E 26 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Anpassung VKB voraussichtliches Jahresergebnis: 5.237.000 1.686.400 31.100 156.000 188.800 52.800 90.200 446.500 134.900 31.000 42.200 42.800 148.100 14.000 25.600 112.800 500 15.900 1.000 164.900 477.000 22.000 32.600 100 9.019.300 1.528.616 82.858 1.528.777 1.630.720 75.119 4.846.090 30.016 41.158 172.377 - 190.280 29.919 83.190 2,00 98,70 12,71 -10,45 66,19 1,75 1.529.098 82.858 1.520.577 1.623.591 85.908 4.842.032 Ist Abweichung Abweichung Jahresprognose 31.12.2017 31.12.2017 absolut % Stand 02.03.2018 5.010.251 1.617.600 18.051 157.879 182.868 44.110 84.508 389.930 166.050 58.954 28.087 32.061 125.696 15.769 28.701 100.326 15.873 855 225.500 477.000 20.245 27.702 8.661.965 - 226.749 - 68.800 - 13.049 1.879 5.932 8.690 5.692 - 56.570 31.150 27.954 - 14.113 - 10.739 - 22.404 1.769 3.101 - 12.474 500 27 145 60.600 0 1.755 4.898 100 - 110.544 -4,33 -4,08 -41,96 1,20 -3,14 -16,46 -6,31 -12,67 23,09 90,17 -33,44 -25,09 -15,13 12,63 12,11 -11,06 -100,00 -0,17 -14,51 36,75 0,00 -7,98 -15,02 -100,00 -3,96 4.965.341 1.650.833 18.051 149.405 182.868 44.110 84.508 390.089 166.050 59.215 28.087 32.233 125.696 15.769 28.701 100.326 15.873 855 225.500 477.000 20.245 27.702 8.642.406 4.268.500 60.600 528.727 Wirtschaftsplan 2017 - Zwischenbericht zum 31.12.2017 - Jahresabschluss 2016 Wirtschaftsplan 16: Wirtschaftsplan 16: Ansatz Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge 1.636.200 € 66.700 € 1.357.400 € 1.533.100 € 40.400 € 4.633.800 € 31.12.2016 1.529.085 € 67.061 € 1.385.810 € 1.446.642 € 94.657 € 4.523.256 € - Wirtschaftsplan 16: Wirtschaftsplan 16: Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Mieten E 26 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss 5.044.100 € 1.508.400 € 36.100 € 171.500 € 178.700 € 51.800 € 88.100 € 425.100 € 136.000 € 46.500 € 56.200 € 40.700 € 149.100 € 12.300 € 25.700 € 166.900 € 1.000 € 16.700 € 1.600 € 138.100 € 477.000 € 24.000 € 32.000 € 100 € 8.691.700 € 31.12.2016 4.767.330 € 1.459.266 € 21.005 € 163.916 € 181.208 € 47.974 € 75.726 € 376.836 € 165.150 € 47.919 € 38.907 € 35.516 € 147.346 € 9.625 € 26.911 € 155.297 € 597 € 15.850 € 735 € 138.100 € 477.000 € 19.055 € 24.626 € 51 € 8.230.794 € - - Abweichung Abweichung absolut % 107.115 € 361 € 28.410 € 86.458 € 54.257 € 110.544 € -6,55 0,54 2,09 -5,64 134,30 -2,39 Abweichung Abweichung absolut % 276.770 € 49.134 € 15.095 € 7.584 € 2.508 € 3.826 € 12.374 € 48.264 € 29.150 € 1.419 € 17.293 € 5.184 € 1.754 € 2.675 € 1.211 € 11.603 € 403 € 850 € 865 € - € 0€ 4.945 € 7.374 € 49 € 110.544 € -5,49 -3,26 -41,82 -4,42 1,40 -7,39 -14,05 -11,35 21,43 3,05 -30,77 -12,74 -1,18 -21,75 4,71 -6,95 -40,29 -5,09 -54,05 0,00 0,00 -20,60 -23,04 -48,91 -5,30 4058 Bericht über den Geschäftsverlauf des Zwischenberichtes der Volkshochschule Aachen zum 31.12.2017 Kurse 4.000 3.500 3.000 Anzahl 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Jahr 2014 geplant 3.683 stattgefunden 2.866 ausgefallen 817 Ausfallquote in % 22,18 Jahr 2015 3.359 2.618 741 22,06 Jahr 2016 3.096 2.441 655 21,16 Jahr 2017 2.977 2.428 549 18,44 26.03.2018 TeilnehmendeDiagrammtitel Unterrichtseinheiten 6.000 90.000 80.000 5.000 70.000 60.000 Anzahl 4.000 50.000 2013 40.000 2014 3.000 30.000 2015 20.000 2.000 10.000 0 Jahr 2014 teilgenommen 32.421 stattgefunden 84.042 Jahr 2015 30.422 74.498 Jahr 2016 26.287 70.835 1.000 0 Jahr 2017 1 26.176 2 76.298 26.03.2018 TN/Kurse UE/TN UE/Kurse 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Teilnehmer/Kurse Jahr 2014 11,3 Unterrichtseinheiten/Teilne hmer 2,6 Unterrichtseinheiten/Kurse Jahr 2015 11,6 2,4 28,5 Jahr 2016 10,8 2,7 29,0 Jahr 2017 10,8 2,9 31,4 29,3 26.03.2018