Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0265/WP17 öffentlich FB 11/101 14.12.2017 Frau Bläsius Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 07.12.2017 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 11.01.2018 Personal- und Verwaltungsausschuss Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 07.12.2017 (öffentlicher Teil). Anlage/n: Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 07.12.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage FB 11/0265/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.01.2018 Seite: 1/1 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses 15. Dezember 2017 Sitzungstermin: Donnerstag, 07.12.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 20:05 Uhr Ort, Raum: Verwaltungsgebäude Katschhof Zimmer 305, Katschhof, 52058 Aachen Anwesende: Ratsfrau Daniela Lucke Ratsfrau Ellen Begolli Ratsfrau Elke Eschweiler ab TOP 3 Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby als Vertretung für Ratsherrn Dieter Claßen Ratsherr Lars Lübben als Vertretung für Ratsfrau Ulla Griepentrog Ratsfrau Sigrid Moselage Ratsfrau Claudia Plum Ratsherr Michael Servos Ratsherr Gunter von Hayn Herr Ludger Eickholt Frau Annika Fohn Herr Hans Keller Frau Ute Nußbaum (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 1/17 Abwesende: Ratsherr Dieter Claßen entschuldigt Ratsfrau Ulla Griepentrog entschuldigt als Teilnehmer der Verwaltung: Herr Stephan Baurmann GPR Herr Bernd Büttgens FB 13 Frau Dana Duikers FB 56 Herr Andreas Fischer B 17 Herr Detlev Fröhlke FB 32 Herr Berthold Hammers FB 11 Frau Ingrid Joka-Gabel FB 11 Frau Diana Kleinholz FB 11 Frau Rita Klösges FB 13 Herr Dr. Markus Kremer Dez. V Herr Alexander Lohe FB 01 Herr Hubert Meyers GPR Frau Bianca Offermanns FB 20 Frau Katja Oldenburg FB 11 Herr Frank Reiner FB 11 Herr André Schnitker FB 01 Frau Luisa Sonders FB 11 / Auszubildende Herr Detlef Stoffels FB 11 als Gast: Herr Gregor Bransky (Freifunk e.V.) Frau Marianne Conradt (BBM-Mitte) Herr Werner Czempas (Aachener Nachrichten) Herr Benedikt Hoss (Freifunk e.V.) Herr Helmut Kowaleski (Carpus und Partner AG) Frau Marianne Krott (Fraktionsgeschäftsführerin CDU) als Schriftführerin: Frau Kerstin Bläsius (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 2/17 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der öffentlichen Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 19.10.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0252/WP17 3 Neue Bürowelten Vorlage: FB 11/0255/WP17 4 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen / Verpflichtungsermächtigungen, Haushaltsjahr 2017, Produkt 011001 IT-Management Projekte und Internet Stadt Vorlage: FB 11/0247/WP17 5 Haushaltsplanberatungen 2018 Vorlage: FB 11/0257/WP17 6 Stellenplan 2018 und Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 (2. Lesung) Vorlage: FB 11/0248/WP17 7 Einrichtung einer Vollzeitstelle für das Wohnbaumonitoring/ Controlling im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration, Abteilung Planung (FB 56/300) für den Stellenplan 2018 Vorlage: FB 11/0251/WP17 8 Verlängerung des befristeten Einsatzes des Personals entsprechend der verlängerten Laufzeit des Projektes „KOMM-AN NRW“, Programm zur Förderung der Integration von Flüchtlingen in den Kommunen und zur Unterstützung des bürgerschaftlichen Engagements, zunächst bis 31.12.2018. Vorlage: FB 11/0250/WP17 (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 3/17 9 Tagesordnungsantrag Koordination Ratsinformationssystem Vorlage: FB 11/0259/WP17 10 Tagesordnungsantrag Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte Vorlage: FB 11/0261/WP17 11 Tagesordnungsantrag Geschäftsführung Bürgerforum Vorlage: FB 11/0262/WP17 12 Mitteilungen der Verwaltung (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 4/17 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der öffentlichen Sitzung Frau Lucke eröffnet um 17:00 Uhr die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt sie den Antrag, den Nachtragstagesordnungspunkt 9 entsprechend den drei diesem Tagesordnungspunkt beigefügten Anträgen „Koordination Ratsinformationssystem“, „Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte“ und „Geschäftsführung Bürgerforum“ in drei separierte Tagesordnungspunkte zu splitten. Zu den Tagesordnungspunkten „Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte“ und „Geschäftsführung Bürgerforum“ läge den Mitgliedern jeweils ein vorbereiteter Entwurf des geänderten Beschlussvorschlages der Fraktionen CDU und SPD als Tischvorlage vor. Weitere Anträge auf Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung werden nicht gestellt. Die Ausschussmitglieder beschließen einstimmig die geänderte Tagesordnung. zu 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 19.10.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0252/WP17 Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt mit 3 Enthaltungen die Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 19.10.2017 (öffentlicher Teil). zu 3 Neue Bürowelten Vorlage: FB 11/0255/WP17 Herr Dr. Kremer erläutert, dass mit der nachfolgenden Präsentation dem Wunsch der Fraktionen nach einem Impulsvortag zum Thema „Neue Bürowelten“ entsprochen werde - dies auch aktuell vor dem Hintergrund des Umbaus der Kantine im Verwaltungsgebäude Mozartstraße 2-10. Vortragender sei Herr Kowalewski von Carpus + Partner AG. Nach einem sehr anschaulichen Vortrag ergibt sich im Anschluss ein kurzer reger Austausch zwischen den Mitgliedern des Ausschusses und Herrn Kowalewsi, der im Grundtenor eine bedarfsorientierte Veränderung der konventionellen Bürosituation bei der Stadt Aachen stütze. Abschließend spricht sich der Ausschuss dafür aus, dass die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses im Juli 2018 im Verwaltungsgebäude Mozartstraße 2-10 stattfinden solle. Die Präsentation wird der Niederschrift beigefügt. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 5/17 Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Präsentation zur Kenntnis. zu 4 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen / Auszahlungen / Verpflichtungsermächtigungen, Haushaltsjahr 2017, Produkt 011001 IT-Management Projekte und Internet Stadt Vorlage: FB 11/0247/WP17 Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat, eine überplanmäßige Mittelbereitstellung in Höhe von 184.055,27 € im Produkt 011001 - IT-Management bei PSP-Element 5-011001-900-00200900-3 „Projekte und Internetstadt“ zur Beendigung des begonnenen Projektes „Feuerwehrmanagementsystem - Modul Personalwirtschaft“ zu bewilligen. zu 5 Haushaltsplanberatungen 2018 Vorlage: FB 11/0257/WP17 Herr Servos führt vorweg aus, dass die Große Koalition zum Themenfeld „Digitalisierung“ in die nächste Ratssitzung einen größeren Antrag einbringen werde. Schwerpunkte lägen auf: -> der Installation der Stelle eines CDO´s (Chief digital officer) zur Übernahme von Querschnittsaufgaben, welche nicht die Kernverwaltung betreffen. Diese Aufgaben würden –nach wie vor- konzeptionell durch das IT-Management im Fachbereich Personal- und Organisation unter der Leitung von Herrn Dödtmann verantwortet. -> der Schaffung von Möglichkeiten, positive Effekte auch wirklich sichtbar machen zu können -> der Einrichtung einer Clearingstelle für kleinere und mittlere Unternehmen im Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft und Europa -> bei Bedarf die Möglichkeit der Aufstockung von IT-Projekthaushaltsmitteln im Fachbereich Personal- und Organisation zu gewährleisten. Des Weiteren stellt er an dieser Stelle gegenüber dem Haushaltsplanentwurf 2018 und der Veränderungsnachweisung zusätzlich fünf Änderungsanträge der Großen Koalition: (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 6/17 1) Förderung Freifunk Veränderung 2018 20.000 € Veränderung 2019 Veränderung 2020 0€ 0€ Veränderung 2021 0€ Anmerkung zu diesem Antrag, dass man darüber hinaus auch noch einen Antrag -den Verein Freifunk Aachen zu fördern- in der nächsten Ratssitzung stellen werde. Dies solle einem „ersten Anschub“ zur Unterstützung für entsprechende Projekte dienen. 2) Bezirkliche Mittel (Bezirk 1 bis Bezirk 6) erhöhen Veränderung 2018 60.000 € Veränderung 2019 120.000 € Veränderung 2020 120.000 € Veränderung 2021 120.000 € Anmerkung zu diesem Antrag, dass 2018 eine Erhöhung der bezirklichen Mittel von 50.000 € auf 60.000 € und ab 2019 auf 70.000 € erfolge. 3) Planungsmittel Bezirksamt Laurensberg Veränderung 2018 50.000 € Veränderung 2019 0€ Veränderung 2020 0€ Veränderung 2021 0€ Anmerkung zu diesem Antrag, dass zeitnah die Umsetzung der Umbaumaßnahmen in diesem Bezirk im Sinne des Corporate Designs unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zuganges anstünden. 4) Einrichtung einer zusätzlichen befristeten Stelle für Koordination des Bewohnerparkens (FB 61/30) Veränderung 2018 35.500 € Veränderung 2019 71.000 € Veränderung 2020 71.000 € Veränderung 2021 0€ Anmerkung zu diesem Antrag, dass bisher verwaltungsseits keine personellen Ressourcen zur Verfügung stünden, um koordinierende, unterstützende Aufgaben im Bereich Parkraumbewirtschaftung/Bewohnerparken wahrnehmen zu können. 5) Zwei zusätzliche Schulsozialarbeiter Veränderung 2018 128.000 € Veränderung 2019 128.000 € Veränderung 2020 128.000 € Veränderung 2021 128.000 € Anmerkung zu diesem Antrag, dass dieser Antrag bereits im gestrigen Kinder- und Jugendausschuss einstimmig beschlossen worden wäre. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 7/17 Frau Plum stellt gegenüber dem Haushaltsplanentwurf 2018 und der Veränderungsnachweisung zusätzlich einen Änderungsantrag: Änderung des Produktblattes 021001 Bürgerservice (FB 12) Anmerkung zu diesem Antrag, dass bei dem Produkt 021001 Bürgerservice analog dem Produkt 010603 Servicecenter Call Aachen die „Bürgerfreundlichkeit“ neu als 1. Ziel aufgenommen und die „durchschnittliche Wartezeit“ somit zum 2. Ziel werde. Zudem erkundigt sie sich, weshalb bei dem Produkt 010603 Servicecenter Call Aachen die Erträge rückgängig seien. Frau Offermanns erläutert, dass die entsprechenden Ansätze lediglich verlagert und zudem zusätzliche Erträge eingeplant worden seien. Herr Lübben stellt gegenüber dem Haushaltsplanentwurf 2018 und der Veränderungsnachweisung zusätzlich vier Änderungsanträge der Fraktion GRÜNE: 1) Zusätzliche Personalstelle im Bereich Bewohnerparken (FB 61/30) Anmerkung zu diesem Antrag, dass dieser inhaltsgleich mit dem dritten Antrag der Großen Koalition sei. 2) Energetische und barrierefreie Sanierung Welthaus Veränderung 2018 Veränderung 2019 390.000 € Veränderung 2020 0€ Veränderung 2021 0€ 0€ Anmerkung zu diesem Antrag, dass den Mietern bereits im Jahr 2014 eine energetische und barrierefreie Sanierung in Aussicht gestellt worden sei. Über 30 Vereine und Gruppierungen nützten das Welthaus. Die Sanierung des Hauses, vor allem durch den Einbau zusätzlicher Innenfenster, sei dringend angezeigt. 3) Sanierung Neues Kurhaus Veränderung 2018 Veränderung 2019 Veränderung 2020 Veränderung 2021 0€ 500.000 € 0€ 2.000.000 € Rest in Folgejahre Anmerkung zu diesem Antrag, dass die Planungen neu beginnen müssten. Der tatsächliche Zeitpunkt einer Realisierung sei ungewiss und die eingeplanten Beträge seien extrem unrealistisch. 2019 könne frühestens eine Planung erstellt werden. 4) Zusätzliche Personalstelle FB 61 Anmerkung zu diesem Antrag, dass eine möglichst schnelle Umsetzung von Maßnahmen zum Ausbau der Radfahrinfrastruktur erreicht werden müsse. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 8/17 Frau Begolli stellt gegenüber dem Haushaltsplanentwurf 2018 und der Veränderungsnachweisung zusätzlich einen Änderungsantrag der Fraktion LINKE: 10 zusätzliche Sozialarbeiter Anmerkung zu diesem Antrag, dass nicht nur 2 Stellen zur Ausweitung der Schulsozialarbeit, sondern 10 Stellen zur Verfügung gestellt werden sollten. Schließlich lägen bereits jetzt schon entsprechende Bedarfsanmeldungen von 4 Grundschulen und 6 Gymnasien vor. Darüber hinaus unterstütze sie den Antrag der Fraktion GRÜNE zur energetischen und barrierefreien Sanierung des Welthauses sehr. Herr Servos merkt bezugnehmend auf die Anträge 2) bis 4) der Fraktion GRÜNE an, dass es noch keine Planung zur energetischen und barrierefreien Sanierung des Welthauses gebe und aus diesem Grund die Bereitstellung von investiven Mitteln nicht sinnig sei. Zur Sanierung des Neuen Kurhauses hätte man eine eigene Planung und würde im Januar 2018 einen entsprechenden Antrag in den Finanzausschuss einbringen. Die zusätzliche Personalstelle im Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen sehe er nicht, da durch den Fachbereich selber im Rahmen des ausführlichen Stellenplanverfahrens keine diesbezügliche Bedarfsmeldung erfolgte. Zu den gestellten Änderungsanträgen der Großen Koalition ergehen nachfolgende Beschlüsse: Beschluss zu 1) Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag einstimmig. Beschluss zu 2) Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag bei 2 Enthaltungen einstimmig. Beschluss zu 3) Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag einstimmig. Beschluss zu 4) Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag einstimmig. Beschluss zu 5) Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag einstimmig. Zu dem gestellten Antrag der Fraktion LINKE ergeht nachfolgender Beschluss: Beschluss Der Personal- und Verwaltungsausschuss lehnt den Antrag mit 10 Gegenstimmen, 1 Zustimmung und 2 Enthaltungen ab. Zu den gestellten Änderungsanträgen der Fraktion GRÜNE ergehen nachfolgende Beschlüsse: Beschluss zu 1) siehe Beschluss zum 1. Änderungsantrag der Großen Koalition (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 9/17 Beschluss zu 2) Der Personal- und Verwaltungsausschuss lehnt den Antrag bei 2 Zustimmungen mehrheitlich ab. Beschluss zu 3) Der Personal- und Verwaltungsausschuss lehnt den Antrag mit 9 Gegenstimmen bei 3 Zustimmungen und 1 Enthaltung ab. Beschluss zu 4) Der Personal- und Verwaltungsausschuss lehnt den Antrag mit 9 Gegenstimmen bei 3 Zustimmungen und 1 Enthaltung ab. Zu dem gestellten Antrag der Großen Koalition auf Änderung des Produktblattes 021001 Bürgerservice ergeht nachfolgender Beschluss: Beschluss Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den Antrag einstimmig. Weitere Änderungsanträge werden nicht gestellt. Abschließend beschließt der Personal- und Verwaltungsausschuss einstimmig nachfolgend geänderten Beschluss. Beschluss: Ausschuss Gegenstand der Beratung Personal- und Produkt 010401, 010603, 010604, 010801 bis 010807, Verwaltungsausschuss 011001 bis 011003, 011101, 011901 bis 011906, 020101, 020201, 020702, 021001, 021101 und 021401 sowie die zentral von FB 11 veranschlagten Personal- und Versorgungsaufwendungen Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, die Teilergebnispläne bzw. die Teilfinanzpläne sowie die Produktblätter der oben genannten Produkte und die von FB 11 zentral veranschlagten Aufwendungen bzw. Auszahlungen für Personal und Versorgung entsprechend des Haushaltsplanentwurfes 2018 einschließlich der mittelfristigen Finanzplanung sowie den zu fassenden Einzelveränderungen der nachfolgenden Vorlagen und zudem die in der Veränderungsnachweisung aufgeführten Produktsachkonten und Produktblätter für den Haushalt 2018 zuzüglich der vorweg beschlossenen ergänzenden Veränderungen zu beschließen. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 10/17 zu 6 Stellenplan 2018 und Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 (2. Lesung) Vorlage: FB 11/0248/WP17 Frau Plum bedankt sich für die sehr gute Arbeit der Verwaltung. Der Stellenplan verfüge nunmehr über eine hohe Les- bzw. Überschaubarkeit und schaffe somit auch die Voraussetzungen einer guten Planbarkeit. Man sei nun wirklich auch Dank des Stellenplanverfahrens gut aufgestellt, es fehle jedoch wie hinlänglich bekannt- das entsprechende Personal zur Besetzung der eingerichteten Stellen. Aus diesem Grund werde man in die nächste Ratssitzung einen Antrag einbringen, in welchem die Verwaltung mit der Entwicklung einer Strategie zur Personalgewinnung beauftragt werde. Es sei wichtig, dass die Verwaltung bei der Personalsuche zum einen auch unkonventionelle Wege beschreite und sich zum anderen als moderner Arbeitgeber (flexibel, familienfreundlich etc.) präsentiere. Frau Begolli bedankt sich namentlich bei Frau Pielen und Frau Joka-Gabel für die sehr gute Lesbarkeit des Stellenplanes. Es sei bemerkenswert, dass der Stellenplan endlich in die richtige Richtung weise. Sehr positiv stimme sie, dass durch die beabsichtigten Veränderungen im Umgang mit der Ausnahme von der Wiederbesetzungssperre nunmehr auch Möglichkeiten zur Sicherstellung eines Wissenstransfers im Rahmen von Überlappungszeiten geschaffen werden könnten. Einen weiteren guten Aspekt sehe sie in der Weiterbeschäftigung von Auszubildenden; auch wenn gerade keine Planstellen frei seien. Dieses Jahr werde sie dem Stellenplan 2018 zustimmen. Herr van Hayn erkundigt sich, wie es zu den Einsparungen in der Bußgeldstelle des Fachbereichs Sicherheit und Ordnung gekommen sei. Frau Kleinholz erläutert, dass dies das Ergebnis einer in den beiden Teams Bußgeldverfahren fließender und Bußgeldverfahren ruhender Verkehr durchgeführten Organisationsuntersuchung sei. Die Entwicklung basiere auf einer rechnerischen Grundlage. Herr Servos unterstreicht die sehr gute Übersichtlichkeit und Transparenz des neuen Stellenplanverfahrens, welches die Handschrift des neuen Dezernenten erkennen ließe. Mit dem neuen Stellenplanverfahren sei nunmehr die gewünschte Steuerung möglich. Zudem biete es die Basis, die Wiederbesetzungssperre, sofern entsprechende Voraussetzungen gegeben seien, aufheben zu können. Der Schwerpunkt der Koalition läge darauf, die im Rahmen des Stellenplanverfahrens eingerichteten Stellen, nunmehr auch faktisch zu besetzen. Man befinde sich auf dem richtigen Weg. Frau Moselage bedankt sich bei der Verwaltung und ebenfalls namentlich bei Frau Pielen und Frau JokaGabel. Sie freue sich ebenfalls über die Botschaft, dass nunmehr gegebenenfalls Ausnahmen von der Wiederbesetzungssperre ermöglicht würden. Herr Hammers nimmt an dieser Stelle Bezug auf eine Anfrage zur Einrichtung einer ½ Stelle im Fachbereich Presse und Marketing aus der letzten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses, inwieweit im Rahmen der Kostenbetrachtung steigende Personalkosten durch den Digitalisierungstrend und die Ausdehnung der Berichterstattung auf social media-Kanäle durch sinkende Printkosten kompensiert würden. Er merkt an, dass eine Kompensation in diesem Segment nicht möglich wäre, da der bestehende Printstrang erhalten bleibe. Herr Dr. Kremer bedankt sich bei allen an dieser Vorlage beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auf die Einlassungen zur Wiederbesetzungssperre führt er aus, dass ab dem nächsten Jahr die Weichen gestellt seien, sich -sofern die entsprechenden Voraussetzungen vorlägen- von der Wiederbesetzungssperre zu lösen. Aus diesem Grund werde die Verwaltung Anfang nächsten Jahres (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 11/17 nach Würdigung der Aktivitäten der betreffenden Fachbereiche eine Ausnahmeentscheidung gegebenenfalls ganzer Organisationseinheiten- für die Dauer eines Jahres treffen. Zudem bedanke er sich für die politische Unterstützung im Rahmen der Personalgewinnung. Abschließend merkt Herr Dr. Kremer an, dass die allermeisten der einzurichtenden Stellen über das neue Stellenplanverfahren abgedeckt seien. Somit ergäben sich unterjährig nur noch aufgrund von Dringlichkeitsentscheidungen bzw. der Erforderlichkeit der Abrufung von Fördermitteln einige wenige Vorlagen. Für die nächste Sitzung kündige er aus den vorgenannten Gründen eine Vorlage zur befristeten Stelleneinrichtung für die Aufgaben im Rahmen des Sicherheitskonzeptes „Gewaltprävention“ an. Im Sachkostenetat seien bereits im Haushaltsplanentwurf 2018 Mittel für das Sicherheitskonzept „Gewaltprävention“ berücksichtigt. Es handele sich um eine haushaltsneutrale Verlagerung von Sachkosten. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss vorbehaltlich weiterer Beschlüsse dem Rat der Stadt, den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2018 auf der Grundlage des Stellenplanentwurfes 2018 und ergänzt durch den Veränderungsnachweis vom 23.10.2017 zu beschließen. Zudem nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss die Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 zu Kenntnis. zu 7 Einrichtung einer Vollzeitstelle für das Wohnbaumonitoring/ Controlling im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration, Abteilung Planung (FB 56/300) für den Stellenplan 2018 Vorlage: FB 11/0251/WP17 Vorweg gibt Herr Dr. Kremer ergänzend zur Kenntnis, dass es sich bei der Stelle „Experimenteller Wohnungsbau“ um eine verlagerte Stelle handele und nicht um eine Neueinrichtung. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen, die Einrichtung einer Vollzeitstelle für das Wohnbaumonitoring/ Controlling im Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration, Abteilung Planung (FB 56/300), bewertet nach A 11 LBesO A/EG 11 TVöD, im Rahmen des Stellenplans 2018 zu beschließen. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 12/17 zu 8 Verlängerung des befristeten Einsatzes des Personals entsprechend der verlängerten Laufzeit des Projektes „KOMM-AN NRW“, Programm zur Förderung der Integration von Flüchtlingen in den Kommunen und zur Unterstützung des bürgerschaftlichen Engagements, zunächst bis 31.12.2018. Vorlage: FB 11/0250/WP17 Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss den weitergehenden Einsatz des Personals für die Stelle „Koordination des Ehrenamtes in der Flüchtlingshilfe“ im Rahmen der Verlängerung des Projektes „KOMM-AN NRW, Programm zur Förderung der Integration von Flüchtlingen in den Kommunen und zur Unterstützung des bürgerschaftlichen Engagements“ bis zum 31.12.2018 zur Kenntnis. zu 9 Tagesordnungsantrag Koordination Ratsinformationssystem Vorlage: FB 11/0259/WP17 Herr Lohe und Herr Schnitker berichten im Rahmen ihrer Präsentation anschaulich über das Umstellungsverfahren zum digitalen Rat, zur personellen und inhaltlichen Bearbeitung von Anfragen aus Politik und Verwaltung zu ALLRIS und zu den notwendigen Anpassungen zur Erreichung der Ziele. Im Anschluss an die Präsentation führt Herr Servos aus, dass das ALLRIS-System als Basis der politischen Transparenz zu sehen sei. Um eine strategische Fortentwicklung des Ratsinformationssystems und eine intensivere ALLRIS-Betreuung sicherstellen zu können, seien personelle Ressourcen in Form einer Stellenausweitung im Umfang von 0,7 Stellenanteil (bisheriger Stellenanteil 30 %) erforderlich. Er bitte diesbezüglich um Überprüfung möglicher Deckungsvorschläge. Des Weiteren müsse eine konsistente Vorlageneinstellung gewährleistet sein und notwendige Features zur Verfügung stehen. Der Umstand, dass zurzeit eine Kompatibilität der ALLRIS-App nicht mit allen Datenendgeräten gewährleistet sei, sei nicht haltbar. Auch die Sicherstellung regelmäßiger Updates sei unerlässlich. Ein weiterer wichtiger Punkt läge in der strategischen Weiterentwicklung unter Einbeziehung des städtischen Informations- und Kommunikationsmanagements. Zudem müssten verwaltungsinterne Workflows vorbereitet und der Gerätesupport durch die Verwaltung gewährleistet sein. Abschließend stellt er den Antrag auf Änderung des Beschlussvorschlages in Form einer zusätzlichen Stelleneinrichtung im Umfang von 0,7 Stellenanteil und ergänzt um die Einsparpotentiale aufzuzeigen. Herr von Hayn pflichtet den vorgenannten Ausführungen zu. Er unterstreicht aus juristischer Sicht die Wichtigkeit, dass allen Ratsmitgliedern die gleichen Unterlagen zur Verfügung gestellt würden. Für ihn seien App und Website sehr gut lesbar. Jedoch würden viele mögliche Funktionalitäten, welche eine sinnvolle Verbesserung darstellten, noch nicht ausgeschöpft. Frau Eschweiler unterstreicht die Wichtigkeit einer zeitnahen Umsetzung unter Einbringung eines Deckungsvorschlages im Januar 2018. (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 13/17 Frau Begolli merkt an, dass sich die Möglichkeit einer Erhöhung der Quote der digitalarbeitenden Mandatsträger über Schulungsangebote und auch durch einen verständlicheren Sprachgebrauch ergeben könne. Herr Lohe erläutert, dass bis Januar 2018 kein Deckungsvorschlag unterbreitet werden könne, zumal die Einsparungen nicht im Fachbereich Verwaltungsleitung, sondern in den Eigenbetrieben zu verzeichnen seien. Nichtsdestotrotz gebe es selbstverständlich bereits jetzt schon Einsparungen bei Porti und Druckkosten. Abschließend bitte er die Ausschussmitglieder bei Unvollständigkeit ihrer Ausschussunterlagen um umgehende Benachrichtigung des Fachbereichs Verwaltungsleitung. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig nachfolgend geänderten Beschluss. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Darüber hinaus empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss auf Vorschlag des Oberbürgermeisters dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Beschlussfassung des Stellenplanes 2018 die Einrichtung von 1 Stelle im Umfang von 0,7 Stellenanteil zur strategischen Fortentwicklung und Betreuungsintensivierung des Ratsinformationssystems (ALLRIS), ausgewiesen nach EG 10/A11 im Fachbereich Verwaltungsleitung, zu beschließen. zu 10 Tagesordnungsantrag Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte Vorlage: FB 11/0261/WP17 Herr Lohe skizziert im Rahmen einer Präsentation gemäß den Vorgaben des Tagesordnungsantrages mögliche Varianten einer zukünftigen Organisationsstruktur für den Bereich „Geschäftsführung AachenMitte“, insbesondere unter Berücksichtigung der Punkte Stellenanteile Geschäftsführung und Nachfolgeregelung Stelleninhaber ab 2018 sowie Raumsituation, Ausstattungsbedarf und Sitzungsort. Im Anschluss an die Präsentation führt Frau Eschweiler aus, dass die Arbeit der Bezirksvertretung Aachen-Mitte überwiegend von Pragmatismus geprägt sei. In den skizzierten Vorschlägen sehe sie nicht das von der Politik gewünschte Bekenntnis zur Bezirksvertretung Aachen-Mitte. Es könne nicht sein, dass für einen Bezirk mit mehr als 160.000 Einwohnerinnen und Einwohnern bisher keine vollwertige Leitungsfunktion vorgesehen gewesen sei. Nicht zuletzt aufgrund des altersbedingten Ausscheidens des bisherigen Geschäftsführers müsse man nun endlich Fakten für den Stellenplan 2018 schaffen und sowohl ausreichende Planstellenanteile als auch personelle Ressourcen hierfür hinterlegen. Herr Servos unterstreicht die Ausführungen von Frau Eschweiler. Zusätzlich stelle die Heterogenität dieses Bezirkes ein großes Problem dar. Es fehle aus diesem Grund -im Besonderen auch in Bezug auf ein Beschlusscontrolling- an der Benennung einer Ansprechpartnerin/eines Ansprechpartners. Daher sei es unerlässlich, dass zeitnah ausreichende Ressourcen für die Aufgaben der Geschäftsführung Aachen Mitte zur Verfügung gestellt und eine klare Zuständigkeitsstruktur geschaffen würden. Auch Frau Plum betont die Wichtigkeit der Benennung einer Ansprechpartnerin/eines Ansprechpartners für die Bezirksvertretung Aachen-Mitte. Das Nachhalten von Beschlussumsetzungen müsse gewährleistet sein. Schließlich habe man sich im Rahmen der Definition von Zielen und Kennzahlen in (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 14/17 allen Bezirksvertretungen die Bürgerfreundlichkeit als 1. Ziel gesetzt; die Bezirksvertretung Aachen-Mitte sei hier strukturell außen vor. Frau Begolli merkt an, dass Bezirke Identität schafften. Leider verfüge die Bezirksbürgermeisterin jedoch noch nicht einmal über eigene Räumlichkeiten. Seitens der Politik hätte man sich schon früher mit dem komplexen Themenfeld auseinandersetzen müssen. Die Erarbeitung eines Konzeptes stehe nun zeitnah an. Zudem wünsche sie sich, dass eine Nachfolge gefunden werde, die das gewünschte Anforderungsprofil erfüllen könne. Frau Moselage fügt ergänzend an, dass die Geschäftsführung Aachen-Mitte ein riesiges zu bearbeitendes Aufgabenspektrum darstelle und der Aufgabenumfang auch zukünftig nicht kleiner würde. Es sei daher an der Zeit, dass man die Wertschätzung der Bezirksvertretung Aachen-Mitte deutlich erhöhe. Sie bitte darum, dass die Bezirksvertretung Aachen-Mitte am Ausschreibungs- sowie am Besetzungsverfahren für die Nachfolge der Geschäftsführung einbezogen würde. Herr Jakoby bestätigt die Aussagen seiner Vorrednerinnen und Vorredner. Er bedanke sich auch im Namen der Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeister für die Unterstützung. Frau Conradt spricht ihren herzlichen Dank aus. Ihr stehe nunmehr ein Raum im Verwaltungsgebäude zur Verfügung. Herr Dr. Kremer sichert eine organisatorische Aufbereitung des Themenfeldes für die nächste Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses zu. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt unter Berücksichtigung des als Tischvorlage vorbereiteten geänderten Beschlussvorschlages der Fraktionen CDU und SPD nachfolgend geänderten Beschluss. Beschluss: 1. Die Verwaltung wird beauftragt die Zuständigkeiten und Ressourcen für die Aufgaben „Geschäftsführung Aachen-Mitte“ und „Geschäftsführung Bürgerforum“ personell wie organisatorisch zu entkoppeln. 2. Für die Geschäftsführung Aachen-Mitte sind im Stellenplan 2018 ausreichende Planstellenanteile und personelle Ressourcen zu hinterlegen. 3. Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte ist am Ausschreibungs- sowie am Besetzungsverfahren für die Nachfolge der Geschäftsführung Aachen-Mitte zu beteiligen. Der Ausschreibungstext ist dem Ausschuss in der Sitzung am 11. Januar 2018 sowie der Bezirksvertretung AachenMitte in der Sitzung am 17. Januar 2018 zur Entscheidung vorzulegen. 4. Die richtlinienkonforme Ausstattung der Bezirksvertretungsfraktionen wird erwartet. zu 11 Tagesordnungsantrag Geschäftsführung Bürgerforum Vorlage: FB 11/0262/WP17 Herr Lohe skizziert im Rahmen einer weiteren kurzen Präsentation gemäß den Vorgaben des Tagesordnungsantrages mögliche Varianten einer zukünftigen Organisationsstruktur für den Bereich „Geschäftsführung Bürgerforum“, insbesondere unter Berücksichtigung der Punkte Stellenanteile (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 15/17 Geschäftsführung und Nachfolgeregelung Stelleninhaber ab 2018 sowie Raumsituation, Ausstattungsbedarf und Sitzungsort. Im Anschluss an die Präsentation führt Frau Eschweiler aus, dass der Austausch mit den Bürgern und Bürgerinnen -im Besonderen auch im Hinblick auf die Größe dieses Bereiches- immer wichtiger werde. Es bedürfe einer aktiveren Gestaltung des Bürgerforums. Es sei daher unerlässlich, dass die Zuständigkeiten und Ressourcen für die Aufgaben „Geschäftsführung Aachen-Mitte“ und „Geschäftsführung Bürgerforum“ personell wie organisatorisch entkoppelt würden. Dem Bürgerforum müsse die Bedeutung gegeben werden, die ihm zustehe. Man könne sich gegebenenfalls eine „Verortung“ beim Fachbereich Presse und Marketing vorstellen. Das Gleiche gelte auch für die Klärungsstelle. Sie bitte die Verwaltung um entsprechend zeitnahe Ressourcenmitteilung. Herr Keller unterstreicht, dass nur eine konsequente Trennung eine Veränderung der Gemengelage herbeiführen könne. Den Bürgerinnen und Bürgern müsse wieder das Gefühl vermittelt werden, dass ihre Sorgen und Nöte ernst genommen werden. Frau Begolli merkt an, dass der Antrag den richtigen Weg aufzeige und sie diesem daher zustimme. Allerdings müsse sich konzeptionell noch sehr viel verändern; hier sei jedoch ein Umdenken die Voraussetzung. Dem Bürgerforum müsse die Bedeutung gegeben werden, die ihm zustehe. Die Abschaffung der Bürgerfragestunden in den Fachausschüssen sehe sie als Fehler und aus diesem Grund begrüße sie den Vorschlag sehr, Sitzungen des Bürgerforums nicht nur im Ratssaal, sondern bei Bedarf auch in den einzelnen Quartieren stattfinden zu lassen. Politik müsse so bürgernah wie möglich sein. Frau Moselage erläutert, dass sie den Antrag ebenfalls unterstütze. Sie wünsche sich, dass über das Forum die Voraussetzungen zur Schaffung eines lebendigen Austausches zwischen Verwaltung, Politik und Bürgerinnen und Bürgern z.B. durch Vorstellung neuer Projekte geschaffen würden. Es müsse den Bürgerinnen und Bürgern ein niederschwelliges Angebot unterbreitet werden. Herr von Hayn äußert die Bitte, dass die/der zukünftige Stelleninhaber/in ein großes persönliches Engagement für Ausgestaltung dieses Bereiches mitbringe. Eine Veränderung der Gestaltung des Bürgerforums sei auch für ihn unabdingbar. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt unter Berücksichtigung des als Tischvorlage vorbereiteten geänderten Beschlussvorschlages der Fraktionen CDU und SPD nachfolgend geänderten Beschluss. Beschluss: 1. Die Verwaltung wird beauftragt die Zuständigkeiten und Ressourcen für die Aufgaben „Geschäftsführung Aachen-Mitte“ und „Geschäftsführung Bürgerforum“ personell wie organisatorisch zu entkoppeln und eindeutige personelle Zuständigkeiten zu definieren. 2. Die konzeptionelle Weiterentwicklung des Bürgerforums soll im Hauptausschuss beraten werden. 3. Der Hauptausschuss ist am Ausschreibungs- sowie am Besetzungsverfahren für die Nachfolge der Geschäftsführung des Bürgerforums zu beteiligen. Der Ausschreibungstext ist (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 16/17 dem Personal- und Verwaltungsausschuss nach Stellungnahme durch den Hauptausschuss zur Entscheidung vorzulegen. zu 12 Mitteilungen der Verwaltung Keine. Frau Lucke schließt die Sitzung um 20:05 Uhr. Daniela Lucke Ausschussvorsitzende Kerstin Bläsius Schriftführerin gesehen: Marcel Philipp Oberbürgermeister (PVA/26/WP.17) Ausdruck vom: 15.12.2017 Seite: 17/17