Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Verwaltungsleitung FB 11/0269/WP17 öffentlich FB 11/510 20.12.2017 Frau Groß Einrichtung einer Vollzeitstelle im Fachbereich Verwaltungsleitung (FB 01) für die Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführungen Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum sowie Information zur Neuordnung der Geschäftsverteilung Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 11.01.2018 17.01.2018 24.01.2018 24.01.2018 Personal- und Verwaltungsausschuss Bezirksvertretung Aachen-Mitte Hauptausschuss Rat der Stadt Aachen Anhörung/Empfehlung Kenntnisnahme Kenntnisnahme Entscheidung Beschlussvorschlag für den Personal- und Verwaltungsausschuss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt, die Einrichtung nachfolgender Stelle im Fachbereich Verwaltungsleitung (FB 01) für den Stellenplan 2018 zu beschließen:  1,0 Stelle nach Bes.Gr. A 12 LBesO A / EG 11 TVöD für die Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführungen Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum Die in diesem Zusammenhang beabsichtigte Neuordnung der Geschäftsverteilung einschl. Ausschreibungstexte für die Geschäftsführungen wird zur Kenntnis genommen. Beschlussvorschlag für die Bezirksvertretung Aachen-Mitte: Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte nimmt die beabsichtigte Neuordnung der Geschäftsverteilung einschl. Ausschreibungstexte für die Geschäftsführungen der Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum im Fachbereich Verwaltungsleitung zur Kenntnis. Beschlussvorschlag für den Hauptausschuss: Der Hauptausschuss nimmt die beabsichtigte Neuordnung der Geschäftsverteilung einschl. Ausschreibungstexte für die Geschäftsführungen der Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum im Fachbereich Verwaltungsleitung zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0269/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.02.2018 Seite: 1/4 Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters und Empfehlung des Personal- und Verwaltungsausschusses beschließt der Rat der Stadt die Einrichtung nachfolgender Stelle im Fachbereich Verwaltungsleitung (FB 01) für den Stellenplan 2018:  1,0 Stelle nach Bes.Gr. A 12 LBesO A / EG 11 TVöD für die Aufgaben im Rahmen der Geschäftsführungen Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum Die in diesem Zusammenhang beabsichtigte Neuordnung der Geschäftsverteilung einschl. Ausschreibungstexte für die Geschäftsführungen der Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum wird zur Kenntnis genommen. Vorlage FB 11/0269/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.02.2018 Seite: 2/4 Finanzielle Auswirkungen: Fortgeschriebe- konsumtive Ansatz Auswirkungen 2018 Ertrag 0€ 0€ 0€ 0€ 70.500 € Abschreibungen 0€ Ergebnis 0€ Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung Fortgeschriebe- Ansatz Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 282.000 € 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ ner Ansatz ner Ansatz 2019 ff. 2018 -70.500 € 2019 ff. -282.000 € Keine Deckung vorhanden Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen: Die o. g. finanziellen Auswirkungen setzen sich auf Basis des KGSt-Berichts Nr. 17/2017 - Kosten eines Arbeitsplatzes (Stand 2017/2018) ausgehend von einer voraussichtlich frühestens zum 01.04.2018 möglichen Besetzung und insofern für das Jahr 2018 nur anteiligen Personalkostenansetzung folgendermaßen zusammen:  1,0 x A 12 à 94.000 € p. a. = 70.500 € für d. J. 2018 ab 01.04. sowie = 94.000 € p. a. für die Folgejahre Vorlage FB 11/0269/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.02.2018 Seite: 3/4 Erläuterungen: In der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 07.12.2017 wurde die Verwaltung beauftragt, die Zuständigkeiten und Ressourcen für die Aufgaben Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Geschäftsführung Bürgerforum personell wie organisatorisch zu entkoppeln und ausreichende Planstellenanteile und personelle Ressourcen für die Aufgaben zu hinterlegen. Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte ist mit über 160.000 Einwohnern der größte Bezirk. Durch verschiedene gesetzliche und administrative Änderungen haben sich sowohl das Aufgabenspektrum der Bezirksvertretungen (Entscheidungs-, Anhörungs-, Informations-, Vorschlags- und Empfehlungsrechte) als auch die Mitwirkungs- und Gestaltungsrechte mit Bezug auf den Haushalt erweitert. Dies erfordert eine intensivere Betreuung im Rahmen der Geschäftsführung, u.a. auch in der Koordination des Einbezugs von Fachverwaltungen und der Beschlussumsetzung und -kontrolle. Die Erkennbarkeit des Bezirks Aachen-Mitte und die Ansprechbarkeit der Verwaltung in diesem Bereich sollen im Interesse der dort lebenden Menschen erhöht werden. Das Bürgerforum ermöglicht es Einwohnern, im Dialog mit gewählten Mandatsträgern und Vertretern der Verwaltung die Entwicklung der Stadt partizipativ zu begleiten; ebenso kann die Verwaltung im Bürgerforum über neue Projekte und Vorhaben der Stadt informieren. Ziel ist es, Bürgerinnen und Bürger zur Mitwirkung an der kommunalen Selbstverwaltung zu ermutigen, Entscheidungsprozesse durch Beratung, Diskurs und direktdemokratische Einflussnahme zu begleiten und so die Transparenz und Akzeptanz politischer Beschlüsse der repräsentativen Demokratie zu erhöhen. Dies soll im Rahmen einer Neukonzeption weiterentwickelt werden. Seit 2007 stehen für die vorgenannten Aufgaben der Geschäftsführung B 0 und Geschäftsführung Bürgerforum einschließlich der Klärungsstelle 2,0 Planstellen zur Verfügung. Diese Stellenausstattung reicht nicht aus, die erforderliche Intensivierung der Betreuung der Bezirksvertretung Aachen-Mitte sowie die konzeptionelle Weiterentwicklung des Bürgerforums zu realisieren. Es wird daher die Einrichtung einer zusätzlichen Vollzeitstelle für den Stellenplan 2018 vorgeschlagen, so dass für die Bereiche Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Bürgerforum künftig jeweils eigene AnsprechpartnerInnen als Geschäftsführung zur Verfügung stehen. Die Ausschreibungstexte für die zum 01.04.2018 vakant werdende Stelle des bisherigen Geschäftsführers B0/Bürgerforum sowie für die neu einzurichtende Planstelle sind in der Anlage zur Kenntnisnahme beigefügt. Der Personalrat der allgemeinen Verwaltung ist gem. § 65 LPVG sowie der Gesamtpersonalrat gem. § 75 LPVG hinsichtlich der beabsichtigten Stelleneinrichtung beteiligt. Anlage/n: Ausschreibungstexte Geschäftsführung Bezirksvertretung Aachen-Mitte und Geschäftsführung Bürgerforum Vorlage FB 11/0269/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 06.02.2018 Seite: 4/4 1 Fachbereich Verwaltungsleitung (FB 01) Im Fachbereich Verwaltungsleitung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Geschäftsführung der Bezirksvertretung Aachen – Mitte in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 12 LBesO A NRW bzw. EG 11 TVöD (neue Entgeltordnung) bewertet. Der Stadtbezirk Aachen-Mitte ist mit über 160.000 Einwohnern und auch flächenmäßig der größte Stadtbezirk Aachens. Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte ist die demokratisch legitimierte Vertretung aller Einwohnerinnen und Einwohner dieses Stadtbezirks mit einer Bezirksbürgermeisterin an der Spitze. Die Bezirksvertretung entscheidet in allen bezirklichen Angelegenheiten unter Berücksichtigung der Regelungen der Gemeindeordnung NRW, der Hauptsatzung sowie der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen. Sie ist zu allen wichtigen Angelegenheiten, in denen dem Rat der Stadt oder einem Ausschuss die Entscheidung obliegt und die den Stadtbezirk berühren, zu hören. Die Bezirksvertretung kann auch zu allen Angelegenheiten, die ihren Bezirk betreffen, Vorschläge und Anregungen an den Rat, die Ausschüsse und den Oberbürgermeister richten. Ihre Aufgabenschwerpunkte       Verantwortung für die Abwicklung aller Geschäftsprozesse der Bezirksvertretung Aachen-Mitte Inhaltliche und organisatorische Sitzungsvorbereitung im Benehmen mit dem/ der BezirksbürgermeisterIn, Koordination des Einbezugs von Fachverwaltungen zwecks Stellungnahme zu in der Bezirksvertretung behandelten Sachverhalten Beschlussumsetzung und -kontrolle Vertretung des Bezirks Aachen-Mitte in der Gesamtverwaltung der Stadt und gegenüber anderen Behörden im Einzelfall Beratung ratsuchender Bürgerinnen und Bürger des Stadtbezirks Aachen-Mitte Profilierung und Stärkung des Bezirks in der Wahrnehmung der Öffentlichkeit und der Gesamtverwaltung. Das bringen Sie mit      Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (bisher gehobener Dienst) oder die erfolgreiche Absolvierung des Angestelltenlehrganges II. Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe und sind in der Lage, komplexe und schwierige Sachverhalte rechtssicher zu beurteilen. Sie besitzen ein gutes Verhandlungsgeschick. Sie arbeiten in hohem Maße selbständig und verfügen über Eigeninitiative und Organisationsgeschick. Sie verfügen über fundierte Office-Kenntnisse. 2 Geben Sie außerberuflich erworbene Erfahrungen, Fähigkeiten und Tätigkeiten gerne an. Kontakt und Informationen Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereiches Verwaltungsleitung, Herr Lohe, unter der Telefonnummer 0241 432 - 7205. Als Ansprechpartnerin im Fachbereich Personal und Organisation steht Ihnen Frau Weinhold unter der Telefonnummer 0241 432 - 11214 zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Anforderungsprofil erfüllen, werden gebeten, ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Kennzeichens „FB 01/ Geschäftsführung B 0" bis spätestens zum xx.xx.xx an Fachbereich Personal und Organisation FB 11/210 – Frau Weinhold 52058 Aachen oder per Mail an bewerbungen@mail.aachen.de (im Dateiformat pdf) zu senden. Hinsichtlich der Gestaltung der Bewerbungsunterlagen wird auf die veröffentlichten Standards in Auswahlverfahren verwiesen. Im Auftrag Berthold Hammers Fachbereich Personal 1 Fachbereich Verwaltungsleitung (FB 01) Im Fachbereich Verwaltungsleitung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Geschäftsführung des Bürgerforums in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 12 LBesO A NRW bzw. EG 11 TVöD (neue Entgeltordnung) bewertet. Das Bürgerforum der Stadt Aachen ist ein Ausschuss des Rates der Stadt, der sich mit Bürgeranträgen, Anregungen und Beschwerden, die an den Rat oder an das Bürgerforum direkt gerichtet werden, beschäftigt (Eingaben gemäß § 24 GO-NRW). Das Bürgerforum ermöglicht Einwohnern, im Dialog mit gewählten Mandatsträgern und Vertretern der Verwaltung die Entwicklung der Stadt partizipativ zu begleiten. Ferner kann im Bürgerforum die Verwaltung über neue Projekte und Vorhaben der Stadt informieren. Mit dem Bürgerforum verfolgt die Stadt Aachen das Ziel, Bürgerinnen und Bürger zur Mitwirkung an der kommunalen Selbstverwaltung zu ermutigen, Entscheidungsprozesse durch Beratung, Diskurs und direktdemokratische Einflussnahme zu begleiten und so die Transparenz und Akzeptanz politischer Beschlüsse der repräsentativen Demokratie zu erhöhen. Ihre Aufgabenschwerpunkte - - Verantwortung für die Abwicklung aller Geschäftsprozesse bei der Bearbeitung von Anträgen, Anregungen und Beschwerden Inhaltliche und organisatorische Sitzungsvorbereitung im Benehmen mit dem Vorsitz des Bürgerforums, Koordination des Einbezugs von Fachverwaltungen zwecks Stellungnahme zu im Bürgerforum zu behandelnden Sachverhalten Beschlussumsetzung und – kontrolle Mitwirkung an der Evaluation der Wirksamkeit des Bürgerforums und an der Fortentwicklung als Partizipationsinstrument Unterstützung des Aufbaus einer online-Partizipation Unterstützung bei der Entwicklung eines Konzepts zu umfassenden Mitwirkungsangeboten für die Bürgerschaft Das bringen Sie mit    Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt (bisher gehobener Dienst) oder die erfolgreiche Absolvierung des Angestelltenlehrganges II. Sie besitzen eine schnelle Auffassungsgabe und sind in der Lage, komplexe und schwierige Sachverhalte rechtssicher zu beurteilen. Sie besitzen ein gutes Verhandlungsgeschick. 2   Sie arbeiten in hohem Maße selbständig und verfügen über Eigeninitiative und Organisationsgeschick. Sie verfügen über fundierte Office-Kenntnisse. Geben Sie außerberuflich erworbene Erfahrungen, Fähigkeiten und Tätigkeiten gerne an. Kontakt und Informationen Fragen zum Aufgabengebiet beantwortet Ihnen gerne der Leiter des Fachbereiches Verwaltungsleitung, Herr Lohe, unter der Telefonnummer 0241 432 - 7205. Als Ansprechpartnerin im Fachbereich Personal und Organisation steht Ihnen Frau Weinhold unter der Telefonnummer 0241 432 - 11214 zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Anforderungsprofil erfüllen, werden gebeten, ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Kennzeichens „FB 01/ Geschäftsführung Bürgerforum" bis spätestens zum xx.xx.xx an Fachbereich Personal und Organisation FB 11/210 – Frau Weinhold 52058 Aachen oder per Mail an bewerbungen@mail.aachen.de (im Dateiformat pdf) zu senden. Hinsichtlich der Gestaltung der Bewerbungsunterlagen wird auf die veröffentlichten Standards in Auswahlverfahren verwiesen. Im Auftrag Berthold Hammers Fachbereich Personal