Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0252/WP17 öffentlich FB 11/101 10.11.2017 Frau Bläsius Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 19.10.2017 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 07.12.2017 Personal- und Verwaltungsausschuss Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 19.10.2017 (öffentlicher Teil). Vorlage FB 11/0252/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.12.2017 Seite: 1/3 Vorlage FB 11/0252/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.12.2017 Seite: 2/3 Vorlage FB 11/0252/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.12.2017 Seite: 3/3 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses 23. Oktober 2017 Sitzungstermin: Donnerstag, 19.10.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 18:25 Uhr Ort, Raum: Verwaltungsgebäude Katschhof Zimmer 305, Katschhof, 52058 Aachen Anwesende: Ratsfrau Daniela Lucke Herr Lasse Klopstein Vertretung für Ratsfrau Ellen Begolli Herr Stefan Dussin Vertretung für Ratsherr Dieter Claßen Ratsfrau Elke Eschweiler Ratsfrau Ulla Griepentrog bis 18:00 Uhr TOP 4 Ratsfrau Sigrid Moselage Ratsfrau Claudia Plum Ratsherr Michael Servos Ratsherr Gunter von Hayn Herr Ludger Eickholt Frau Annika Fohn Herr Hans Keller Herr Holger Kiemes Vertretung für Frau Ute Nußbaum Herr Helmut Ludwig als Vertretung für Ratsfrau Ulla Griepentrog ab 18:00 Uhr TOP 4 «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2015 Seite: 1/8 Abwesende: Ratsfrau Ellen Begolli entschuldigt Ratsherr Dieter Claßen entschuldigt Frau Ute Nußbaum entschuldigt als Teilnehmer der Verwaltung: Herr Stephan Baurmann GPR Frau Carina Begaß FB 11 Frau Roswitha Damen FB 01/GSB Herr Rolf Frankenberger FB 56 Herr Christoph Guth FB 20 Herr Berthold Hammers FB 11 Frau Cornelia Hassiepen FB 11 Frau Ingrid Joka-Gabel FB 11 Frau Rita Klösges FB 13 Herr Marlon Knops Dez. V Herr Dr. Markus Kremer Dez. V Frau Kerstin Löhrer GPR Frau Katja Oldenburg FB 11 Frau Regina Poth FB 61 Frau Christina Rehann Auszubildende Herr Niels-Christian Schaffert FB 61 als Gast: Frau Marianne Krott (Fraktionsgeschäftsführerin CDU) Frau Anna Heinrichs (Praktikantin SPD) als Schriftführerin: Frau Kerstin Bläsius «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 2/8 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der öffentlichen Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 13.09.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0240/WP17 3 Gleichstellungsplan der Stadtverwaltung Aachen Vorlage: FB 11/0236/WP17 4 Stellenplan 2018 und Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 Vorlage: FB 11/0239/WP17 5 Einrichtung von zwei Planstellen für das Kommunale Integrationszentrum im Zuge des Ausbaus der Kommunalen Integrationszentren durch Förderung des Landes NordrheinWestfalen Vorlage: FB 11/0237/WP17 6 Stelleneinrichtung in der Abteilung Straßenplanung und -bau (FB 61/700) im Rahmen der Bedarfsanalyse von Ingenieurleistungen für den Stellenplan 2018 Vorlage: FB 11/0235/WP17 7 Mitteilungen der Verwaltung «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 3/8 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der öffentlichen Sitzung Frau Lucke eröffnet um 17:00 Uhr die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Anträge auf Änderung bzw. Ergänzung der Tagesordnung werden nicht gestellt. Die Ausschussmitglieder beschließen die bestehende Tagesordnung einstimmig. zu 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 13.09.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0240/WP17 Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt mit 4 Enthaltungen die Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 13.09.2017 (öffentlicher Teil). zu 3 Gleichstellungsplan der Stadtverwaltung Aachen Vorlage: FB 11/0236/WP17 Frau Begaß und Herr Hammers skizzieren in ihrer Präsentation die aus den Auswertungen abgeleiteten Zielsetzungen und Maßnahmen - sowohl bereits initiierte als auch geplante Vorhaben. Im Anschluss an die Präsentation spricht Frau Eschweiler auch im Namen ihrer Fraktion der Verwaltung für die sehr gute Ausarbeitung ihren Dank aus. Dass die Verwaltung, die formulierten grundsätzlichen Ziele in einem angemessenen Zeitraum zu realisieren, in ihrer Verantwortung sehe, erfreue sie sehr. Zudem sei es sehr wichtig, dass das gesamte Konzept - im Hinblick auf seine Zielerreichung- regelmäßig einer neuerlichen Betrachtung unterzogen werde. Weiterhin müsse das Handlungsfeld Teilzeit im Rahmen des Gesamtkontextes noch einmal einer genaueren Betrachtung unterzogen werden, da es der Wunsch vieler Mitarbeiter/innen sei, wieder in Vollzeit zu arbeiten. Darüber hinaus stelle die Umsetzung des Gleichstellungsplanes ein sehr gutes Marketinginstrument für die hiesige Verwaltung dar. Herr Servos bedankt sich bei den Vortragenden für den sehr guten Vortrag. Die gesellschaftlichen Problemfelder seien sehr deutlich dargestellt worden. Er merkt an, dass eine flexible Ausgestaltung bei entsprechender Stellenbeschreibung immer als Zielsetzung angestrebt werden sollte. Frau Griepentrog bedankt sich ebenso für die Präsentation. Der Wunsch ihrerseits nach einer „verpflichtenden“ Elternzeit für das Elternpaar könne gegebenenfalls in das Selbstbild der Stadtverwaltung eingearbeitet werden. Die doppelte Leistung von Frauen als Mütter und parallel als Berufstätige könne man auch als Karrierevorteil wertschätzen und entsprechend handhaben. Frau Damen führt aus, dass für sie ein besonderes Augenmerk auf dem Aspekt „Führen in Teilzeit“ liege. Sie bedanke sich bei dem Fachbereich Personal und Organisation und Frau Begaß für die gemeinsame Erstellung des Gleichstellungsplanes. Zudem begeistere es sie, dass Frauenförderung für den Fachbereich Personal und Organisation ein Unternehmerziel darstelle. «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 4/8 Frau Moselage schließt sich auch im Namen ihrer Fraktion dem Dank der Vorredner/innen an. Die Vorlage zeige sehr deutlich auf, wo die Knackpunkte lägen. Aufgrund der durch den Gleichstellungsplan gesetzten guten Rahmenbedingungen könne die Stadt in diesem Bereich als Vorbild agieren. Sie sei sehr gespannt, wo man in einem Jahr stehe. Abschließend äußert Frau Lucke die Bitte, die Präsentation auch im Hauptausschuss am 06.12.2017 vorzustellen. Die Präsentation wird der Niederschrift beigefügt. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Gleichstellungsplan der Stadtverwaltung Aachen zur Kenntnis und empfiehlt auf Vorschlag des Oberbürgermeisters dem Hauptausschuss, dem Rat der Stadt Aachen den Beschluss des Gleichstellungsplanes der Stadtverwaltung Aachen zu empfehlen. zu 4 Stellenplan 2018 und Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 Vorlage: FB 11/0239/WP17 Anmerkung der Verwaltung: Damit die in dieser Vorlage erwähnten Haushaltspositionen zunächst am Vortag in der Sitzung des Rates der Stadt im Rahmen der Haushaltseinbringung vorgelegt werden konnten, wird die Vorlage -wie bereits aus der Einladung zu entnehmen war- in die heutige Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses als Tischvorlage in Form einer 1. Lesung eingebracht. Herr Dr. Kremer stellt den Mitgliedern des Ausschusses die Inhalte der Vorlage zum Entwurf des Stellenplanes 2018, die Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 und die finanziellen Auswirkungen aufgrund der beabsichtigten Stelleneinrichtungen und -einsparungen im Rahmen einer anschaulichen Präsentation vor. Er berichtet, dass der Schwerpunkt des Stellenplanes eindeutig in den Bereichen Kindertageseinrichtungen, öffentliche Sicherheit und Feuerwehr sowie Digitalisierung liege. Von insgesamt 95 neuen Stellen entfallen 76,5 Stellen auf Pflichtaufgaben. 18,5 Stellen sollten zur Wahrnehmung von „freiwilligen“ Aufgaben eingerichtet werden. Aktuell könnten 7 % der städtischen Stellen in der Allgemeinen Verwaltung nicht besetzt werden. Deshalb suche man ab sofort vermehrt auch durch externe Stellenausschreibungen qualifiziertes Personal. Insgesamt schließe der Stellenplan 2018, vorbehaltlich der entsprechenden Beschlussfassung in den politischen Entscheidungsgremien, gegenüber dem Stellenplan 2017 mit 58 Mehrstellen ab. 41 der neuen Stellen habe die Politik bereits im laufenden Haushaltsjahr 2017 im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 genehmigt. Insgesamt verbliebe aufgrund der Senkung des Personalbedarfs für die Flüchtlingsbetreuung sowie der Berücksichtigung von Fördermitteln und durch Refinanzierung ein ungedeckter Betrag an den Gesamtkosten für die neuen Stelleneinrichtungen in Höhe von 1,8 Millionen Euro. Der prozentuale Anteil dieses zusätzlichen Mittelbedarfes betrage im Verhältnis zu den aus dem Stellenplan resultierenden gesamten Personalaufwendungen 2018 in Höhe von 189,4 Millionen Euro rund 1 Prozent. «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 5/8 Für Personal- und Versorgungsaufwendungen inklusive der Stelleneinrichtungen seien insgesamt Mittel in Höhe von rund 212,8 Millionen Euro unter Berücksichtigung der Auflösung von Pensions- und Beihilferückstellungen für Personal- und Versorgungsaufwendungen erforderlich. Die Erhöhung der Personal- und Versorgungsaufwendung sei unter anderem korrespondierend mit der prosperierenden Stadtentwicklung auf eine wachsende Entwicklung der Mitarbeiterzahlen in der Stadt Aachen sowie eine steigende Anzahl von aktuell 650 Versorgungsempfängern zurückzuführen. Im Anschluss an die Präsentation bedankt sich Herr Servos für den Vortrag. Es sei in Gänze gelungen, eine transparente und sinnhafte Darstellung der Gesamtkosten bzw. der Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben aufzustellen. Zudem sei er sehr erfreut, dass man mit dem neuen Stelleneinrichtungsverfahren nun eine fundierte Basis zur Entscheidungsfindung habe und dies letztendlich zu einem Konsens führe. Kritisch und für ihn nicht nachvollziehbar sehe er jedoch die unterschiedlichen Darstellungen zwischen der Haushaltseinbringung und dem Stellenplanverfahren. Er verstehe nicht, weshalb im Vorfeld keine einheitliche Abstimmung möglich gewesen sei. Es dürfe einer Verwaltung nicht passieren, dass inhaltlich getroffene Aussagen in der öffentlichen Wahrnehmung zu Widersprüchen führten. Desweitern betont er, dass der kurzfristige Start der Digitalisierungsprojekte nunmehr unbedingt voranzutreiben sei. Zudem erkundigt er sich, inwieweit die Wiederbesetzungssperre in der Personaldeckungsquote von 92,87 % bereits Niederschlag gefunden habe. Abschließend stellt er die Frage, inwieweit sich bei der Einrichtung einer zusätzlichen halben Stelle im Fachbereich Presse und Marketing im Rahmen der Kostenbetrachtung steigende Personalkosten durch den Digitalisierungstrend und die Ausdehnung der Berichterstattung auf social media-Kanäle durch sinkende Printkosten kompensiert würden. Frau Eschweiler bedankt sich ebenfalls für die durch das optimierte Stelleneinrichtungsverfahren geschaffene Transparenz. Im Besonderen erfreue sie, dass die Grundlage auf einer betriebswirtschaftlichen Betrachtungsweise basiere und die Politik somit in eine gute Entscheidungslage versetze. Desweitern merkt sie an, dass man die „Digitalisierung“ -anders als in der Präsentation aufgeführt- auch den „Pflichtaufgaben“ zuordnen könne. In diesem Aufgabenfeld sehe sie den zeitlichen Rahmen sehr eng gesteckt. Daher sei es sehr wichtig, dass zur Ermöglichung eines kurzfristigen Starts der Digitalisierungsprojekte die dafür vorgesehenen Stellen entsprechend zügig besetzt würden. Auch könne sie sich vorstellen, dass bei dem Erfordernis einer längeren Personalakquirierung, die Möglichkeit zur Beauftragung einer externen prozessbegleitenden Organisationsberatung geschaffen werden könne. Aus diesem Grund sei die Herbeiführung eines entsprechenden Beschlusses in dieser Sitzung sinnvoll. Abschließend weist sie darauf hin, dass man auch im Bereich Kindertageseinrichtungen gegebenenfalls neue Wege zur Personalgewinnung beschreiten müsse. Herr Dr. Kremer erläutert, dass er die von Herrn Servos geäußerte Kritik mitnehme. Das erste Recht, die in dieser Vorlage angesprochenen Haushaltspositionen zu benennen, läge jedoch selbstverständlich im Rahmen der Haushaltseinbringung bei der Kämmerin. Bezugnehmend auf die bisherige Presseberichterstattung merkt er an, dass zur Veranschaulichung der komplexen Stellenplanmaterie im Vorfeld der heutigen Sitzung eine Pressekonferenz stattgefunden habe. Auf die Neueinrichtung der halben Stelle im Fachbereich Presse und Marketing werde man in der 2. Lesung gerne fundierter -über den in der Anlage dieser Vorlage bereits geschilderten Sachverhalt hinaus- eingehen. Auf die Einlassung zur Widerbesetzungssperre führt Herr Dr. Kremer aus, dass man sich ausweislich Punkt VII.2 «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 6/8 „Zielsteuerung Personal und Ausnahmen von der Wiederbesetzungssperre“ auf der letzten Seite der Anlage auf einem guten Weg befinde. Man halte zwar grundsätzlich an der Wiederbesetzungssperre fest, es sollten jedoch zukünftig ein Teil der Organisationseinheiten hiervon temporär in Gänze ausgenommen werden, sofern die Voraussetzungen gegeben seien. Abschließend betont Herr Dr. Kremer noch einmal, dass der heute vorgestellte Stellenplanentwurf 2018 einen Sachstand von Mitte Juni diesen Jahres abbilde. Aus diesem Grund werde man dem Ausschuss in der nächsten Sitzung einen entsprechend aktualisierten Veränderungsnachweis unterbreiten. Soweit bisher ersichtlich, seien tendenziell eher finanzielle Verbesserungen zu erwarten. Er wisse aber nicht, ob dieser Trend durch Zwischenereignisse noch mal konterkariert werde. Die Präsentation wird der Niederschrift beigefügt. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt nachfolgend geänderten Beschluss einstimmig. Beschluss: Der Personal und Verwaltungsausschuss nimmt im Rahmen der 1. Lesung den Stellenplan 2018 und die Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2018 zur Kenntnis. Darüber hinaus empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt mit dem Ziel des möglichst kurzfristigen Starts der Digitalisierungsprojekte die Einrichtung von 3,0 Stellen im Fachbereich Personal und Organisation nach A 12 BesO A / EG 11 TvöD sowie bei dem Erfordernis einer längeren Personalakquirierung oder zur Nutzung externen Wissens zu Beginn der Projekte die Möglichkeit zur Beauftragung einer externen prozessbegleitenden Organisationsberatung im Rahmen der für die 3,0 Stellen vorgesehenen Mittel. zu 5 Einrichtung von zwei Planstellen für das Kommunale Integrationszentrum im Zuge des Ausbaus der Kommunalen Integrationszentren durch Förderung des Landes NordrheinWestfalen Vorlage: FB 11/0237/WP17 Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt im Rahmen der Beschlussfassung des Stellenplanes 2018 die Einrichtung von Planstellen im Umfang von 2,0 Stellen für das Kommunale Integrationszentrum (FB 56/600), auszuweisen nach S 11 TVöD SuE. «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 7/8 zu 6 Stelleneinrichtung in der Abteilung Straßenplanung und -bau (FB 61/700) im Rahmen der Bedarfsanalyse von Ingenieurleistungen für den Stellenplan 2018 Vorlage: FB 11/0235/WP17 Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Verabschiedung des Stellenplans 2018 nachfolgende Stelle im Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) zu beschließen: • 1,0 nach EG 12 TVöD ausgewiesene Vollzeitstelle für eine technische Sachbearbeitung zur Steigerung der Eigenerledigungsquote in den Bereichen Straßenplanung und Straßenbau zu 7 Mitteilungen der Verwaltung keine Frau Lucke schließt die Sitzung um 18:25 Uhr. Daniela Lucke Ausschussvorsitzende Kerstin Bläsius Schriftführerin gesehen: Marcel Philipp Oberbürgermeister «SINAME» Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 8/8