Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Eurogress Beteiligte Dienststelle/n: E 88/0055/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 07.11.2017 Genehmigung der Niederschrift vom 12.09.2017 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 21.11.2017 Betriebsausschuss Eurogress Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 12.09.2017 (Öffentlicher Teil). (Prof. Dr. Sicking) Beigeordneter Vorlage E 88/0055/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.11.2017 Seite: 1/2 Anlage/n: Niederschrift vom 12.09.2017 (öffentlicher Teil) Vorlage E 88/0055/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.11.2017 Seite: 2/2 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Eurogress 11. Oktober 2017 Sitzungstermin: Dienstag, 12.09.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 19:15 Uhr Ort, Raum: Konferenzraum 3, Eurogress Aachen Anwesende: Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby Ratsfrau Aida Beslagic-Lohe Ratsherr Alexander Gilson Ratsfrau Maria Keller Vertretung für: Ratsherr Boris Linden Ratsfrau Lisa Lang Ratsfrau Hildegard Pitz Ratsherr Karl Schultheis Herr Matthias Achilles bis 18:00 Uhr Herr Daniel Casper BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 1/13 Frau Ilham El Fallaki Vertretung für: Herrn Wolfgang Boenke Herr Matthias Fischer Herr Franz Plum Herr Dr. Rainer von Courbière Vertretung für: Frau Ruth CrumbachTrommler Frau Renate Linsen-von Thenen Herr Dr. Rainer von Courbière Abwesende: Ratsherr Boris Linden - entschuldigt - Herr Wolfgang Boenke - entschuldigt - Frau Ruth Crumbach-Trommler - entschuldigt - von der Verwaltung: Herr Stefan Fagot Dezernat VI vom EUROGRESS: Frau Kristina Wulf Frau Stefanie Hennefeld als Schriftführerin: Frau Marchello BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 2/13 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0046/WP17 3 Finanzieller Zwischenbericht 2. Quartal 2017 (01.01. bis 30.06.2017) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0048/WP17 4 Jahresabschluss Eurogress 2016 Vorlage: E 88/0049/WP17 5 Ergebnisse der Besucher- und Schaustellerbefragung beim Osterbend 2017 Vorlage: E 88/0050/WP17 6 Sonstiges Nichtöffentlicher Teil 1 Genehmigung der Niederschrift vom 06.06.2017 (Nichtöffentlicher Teil): Vorlage: E 88/0047/WP17 2 Präsentation des Meeting & Eventbarometers 2016/2017 für Aachen: BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 3/13 3 Anfrage der Firma Lindt & Sprüngli zur Erweiterung ihres Betriebsgeländes: Vorlage: E 88/0051/WP17 4 Konditionen Karnevalsveranstaltungen: Vorlage: E 88/0052/WP17 5 Rückblick und Ausblick von Eigenveranstaltungen: 6 Sonstiges: Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, eröffnet die Sitzung und begrüßt die Mitglieder des Betriebsausschusses sowie die Gäste. Herr Fischer stellt den Antrag, TOP 3 des nichtöffentlichen Teils im öffentlichen Teil der Sitzung zu behandeln. Der Antrag wurde abgelehnt, so dass die Tagesordnung in ihrer ursprünglichen Form bestehen bleibt. Es gibt keine Ergänzungen zur Tagesordnung. zu 2 Genehmigung der Niederschrift vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0046/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Eurogress vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil) mit einer Enthaltung wegen Nichtanwesenheit. BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 4/13 zu 3 Finanzieller Zwischenbericht 2. Quartal 2017 (01.01. bis 30.06.2017) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0048/WP17 Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen zum finanziellen Zwischenbericht, die an die Betriebsausschussmit-glieder im Vorfeld der Sitzung verschickt worden sind. Das zweite Quartal 2017 schließt mit einem Verlust von -706.537,89 €. Dies stellt gegenüber dem Planansatz von -767.958,29 € eine Verbesserung um 61.420,41 € dar. Der Gesamtbetrag der Erträge ist mit 2.607.187,02 € um 10.023,37 € höher ausgefallen als mit 2.597.163,65 € geplant. Die Gesamtaufwendungen liegen mit 3.313.724,91 € unter dem geplanten Ansatz von 3.365.121,95 €. Gegenüber dem Vorjahr (-254.084,47 €) hat sich das Ergebnis um 452.453,42 € verschlechtert. Das zweite Quartal 2017 fällt im Vergleich zum absoluten Rekordjahr 2016 schlechter aus, liegt aber, im Vergleich der letzten fünf Jahre, im Durchschnitt. Die Erträge aus der Überlassung von Räumen, Dienstleistungen und Technik in Höhe von 907.087,13 € liegen um 1.317,30 € über dem Ansatz und um 408.104,22 € unter denen von 2016, da im Vergleich zum Vorjahr weniger umsatzstarke Kongresse durchgeführt worden sind. Die Erlöse der durchgeführten Eigenveranstaltungen (Aachener Caravan & Camping Messe, ZAB, Die Party) unterschreiten um 4.840,94 € den geplanten Ansatz von 93.500,00 €, insbesondere die ZAB und die Partyveranstaltung konnten die geplanten Ansätze nicht erreichen. Erfreulicherweise entwickeln sich die Umsätze am Tivoli weiterhin positiv und liegen mit -2.993,40 € nur knapp unter dem Ansatz (298.557,96 €). Gegenüber dem Vorjahr haben sich die Umsätze am Tivoli um 164.565,31 € verbessert, was auf die erfolgreichen Vermarktungsaktivitäten des EUROGRESS AACHEN zurückzuführen ist. Das Ergebnis im Tivoli hat sich im Vergleich zum Vorjahr (-56.675,93 €) mit 14.258,64 € deutlich positiv entwickelt. Insgesamt konnte bei den Umsatzerlösen eine Verbesserung gegenüber dem Planansatz um 8.275,56 € erreicht werden. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die gesamten Umsatzerlöse, aus genannten Gründen, um 409.867,36 € verschlechtert. Die Veranstaltungskosten liegen um 8.613,85 € unter dem geplanten Ansatz (811.645,58 €). Im Vergleich zu 2016 fallen sie um 19.589,98 € niedriger aus. Hier konnten insbesondere die Kosten für Fremd- und Eigenveranstaltungen reduziert werden. Erhöhte Sicherheitsanforderungen beim Bend haben dort zu Kostensteigerungen geführt. Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind gegenüber dem Vorjahr von 637.874,94 € um 54.675,13 auf 692.550,04 € gestiegen, u.a. durch die Erhöhung des Verwaltungskostenbeitrags. Insgesamt ist bei der Betrachtung der Aufwendungen zu beachten, dass der Anteil der Fixkosten stets in gleicher Höhe anfällt, auch wenn weniger umsatzstarke Veranstaltungen durchgeführt werden. Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt den finanziellen Zwischenbericht für die Zeit vom 01.01.2017 bis 30.06.2017 gem. §20 EigVO NW zur Kenntnis. BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 5/13 zu 4 Jahresabschluss Eurogress 2016 Vorlage: E 88/0049/WP17 Frau Hennefeld teilt unter Bezug auf den, den Betriebsausschussmitgliedern vorliegenden Jahresabschlussprüfungsbericht 2016, mit, dass die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft NS + P, Dr. Neumann und Partner MBB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, zu keinerlei Einwendungen geführt hat und dem EUROGRESS AACHEN eine ordnungsgemäße Buchführung attestiert wurde. Da der abschließende Vermerk der GPA NRW noch nicht vorliegt, ist der Jahresabschluss bis zu dessen Eintreffen noch vorläufig. Das Ergebnis des Jahresabschlusses 2016 (ohne Umspannwerk Borngasse) schließt sowohl gegenüber dem Ansatz als auch gegenüber dem Vorjahr weitaus besser ab als geplant. Sie weist darauf hin, dass das Jahr 2016 ein sensationell gutes Geschäftsjahr war und daher nicht als zukünftiger Vergleichsmaßstab dienen kann. Im direkten Plan-Ist-Vergleich ist bei den Erträgen eine positive Planabweichung in Höhe von 898.044,79 € zu verzeichnen. Den Erträgen stehen tatsächliche Aufwendungen in Höhe von 6.839.708,50 € gegenüber, die korrespondierend zu den Erlösen um 291.594,37 € höher als geplant ausgefallen sind. Insgesamt betrachtet führt dies zu einer Verbesserung im Ergebnis um 606.450,42 €. Somit ergibt sich ein Jahresfehlbetrag in Höhe von -1.213.251,47 €. Der städtische Zuschuss betrug 1.015.000.00 €. Der Jahresfehlbetrag wird gemäß der Betriebssatzung des EUROGRESS AACHEN mit dem Rücklagekapital verrechnet, dass sich trotz des sehr guten Ergebnisses von 16.324.033,37 € auf 16.125.781,90 € verringert.   Für das Umspannwerk Borngasse ergibt sich 2016 ein Jahresfehlbetrag in Höhe von -9.439,26 €. Diese Ergebnisverschlechterung ist insbesondere auf erhöhte Reparaturkosten nach den ersten fünf Jahren der Bewirtschaftung zurückzuführen. Herr Fischer weist darauf hin, dass absehbare Risiken im Lagebericht des Jahresabschlusses erwähnt werden müssen. Beschluss: Der Betriebsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen vorbehaltlich der Zustimmung der GPA NRW zum Jahresabschluss 2016 die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses 2016 für EUROGRESS AACHEN gem. § 4 lit. c) EigVO NW und die Verrechnung des Jahresergebnisses 2016 über das Eigenkapital/ Rücklagekapital entsprechend § 17 Abs. 6 der Betriebssatzung. BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 6/13 Weiterhin empfiehlt der Betriebsausschuss dem Rat der Stadt Aachen die Entlastung des Betriebsausschusses EUROGRESS AACHEN für das Wirtschaftsjahr 2016 (§ 4 lit. c) EigVO NW). Daneben erteilt der Betriebsausschuss der Betriebsleitung des EUROGRESS AACHEN Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2016 gem. § 5 Abs. 5 EigVO NW. zu 5 Ergebnisse der Besucher- und Schaustellerbefragung beim Osterbend 2017 Vorlage: E 88/0050/WP17 Frau Wulf erläutert unter Bezug auf die den Betriebsausschussmitgliedern zur Verfügung gestellte Vorlage die Ergebnisse der Besucher- und Schaustellerbefragung beim Osterbend 2017. Insgesamt wurden 679 Besucher interviewt. Der Fragenkatalog umfasste 19 Fragen, die sowohl Aufschluss über die Besucherstruktur und deren Erfahrungen und Zufriedenheit mit dem Bend, als auch daraus ableitbare Handlungsempfehlungen für die Zukunft liefern sollten. Insgesamt erteilen die Bendbesucher dem Bend eine Note (Schulnoten) von 2,04. Gut bewertet wurden vor allem Sicherheit, Erreichbarkeit, das gastronomische Angebot sowie die Vielfältigkeit der Fahrgeschäfte und der sonstigen Angebote. Nicht so gut bewertet wurden das Preis-Leistungsverhältnis und vor allem die Parkmöglichkeiten. In einer Spiegelbildbefragung wurden die Schausteller nach ihrer Einschätzung der Besucherangaben gefragt. Abweichend zu der guten 2,04 der Besucher gingen die Schausteller von einer schlechteren Bewertung aus (2,41). Die Untersuchung des Ausgabeverhalten der Besucher ergab, dass durchschnittlich 21,31 € pro Person pro Bendbesuch ausgegeben werden. In Verbindung mit der Erhebung der Besucherzahlen im vergangenen Jahr kann somit bei jeder Bendveranstaltung ein Umsatz von ca. 3,1 Millionen € angenommen werden. An der Befragung der Schausteller haben 94 von 121 (78%) teilgenommen. Insgesamt waren 15 Fragen (Erfahrungen / Zufriedenheit, Ergebnisse Spiegelbild-Befragung, Status Quo, Zukunftserwartungen) eines standardisierten Fragebogens schriftlich zu beantworten. Auch hier war das Ziel, aus den durch die Befragung gewonnen Ergebnissen, zukünftige Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die Schausteller vergaben eine Gesamtnote (Schulnoten) von 2,4. Gut bewertet wurden vor allem Anfahrt und Aufbau, Sauberkeit, Sicherheit sowie die Betreuung durch das EUROGRESS AACHEN. Nicht so gut bewertet wurden die durchgeführten Werbemaßnahmen, die Standgebühren sowie die Umsatzerwartungen. Die große Teilnahmebereitschaft dokumentiert das große Vertrauen der Schausteller in das EUROGRESS AACHEN als Veranstalter. Die weitere Entwicklung des Öcher Bend bewerten die Schausteller überwiegend positiv. In der anschließenden Diskussion wird die Durchführung der Befragung durchweg positiv bewertet. Aus den aus der Befragung gewonnen Ergebnissen lassen sich Maßnahmenkataloge zur weiteren Verbesserung sowohl der Besucher als auch der Schaustellerbedürfnisse (Verbesserung der Parkplatzsituation, etc.) entwickeln. Der Betriebsausschuss bittet darum, erste Maßnahmen in der BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 7/13 nächsten Betriebsausschusssitzung am 21.11.2017 vorzustellen. Auf Nachfrage teilt Frau Wulf mit, dass die Durchführung der Studie Kosten in Höhe von 12.000,00 € verursacht hat. Weiterhin führt sie aus, dass relativ viele Studierende den Bend besuchen. Durch die klarere Strukturierung der Motto-Tage (Familien-Tag, Studenten-Tag, Ladies-Night) können die angesprochenen Zielgruppen passgenauer angesprochen werden.   Weiterhin erläutert sie, dass das EUROGRESS AACHEN als Veranstalter des Öcher Bend ein Auswahlverfahren zur Vergabe der Standplätze durchführt. Der Schaustellerverband ist in diesen Prozess integriert. Das Feuerwerk zum Abschluss des Bends ist als Dank der Schausteller an die Besucher zu verstehen und findet deshalb traditionell am letzten Abend statt. Der Ausschussvorsitzende bittet die Verwaltung dem Schaustellerverband die Ergebnisse der Befragung zur Verfügung zu stellen. Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt die Ausführungen zur Kenntnis. zu 6 Sonstiges Keine Anmerkungen. BAE/16/WP.17 Ausdruck vom: 12.10.2017 Seite: 8/13