Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Rechnungsprüfung Beteiligte Dienststelle/n: FB 14/0138/WP17 öffentlich 24.10.2017 Herr Emmerich, FB 14 Abschluss einer Kooperationsvereinbarung zwischen der Stadt Düren, Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision, und der Stadt Aachen, Fachbereich Rechnungsprüfung, zur Prüfung von Programmen gem. § 103, Abs. 1 Nr. 6 GO NRW Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 16.11.2017 22.11.2017 Rechnungsprüfungsausschuss Rat der Stadt Aachen Anhörung/Empfehlung Entscheidung Beschlussvorschlag Für den Rechnungsprüfungsausschuss: Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis und begrüßt den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung zwischen der Stadt Düren und der Stadt Aachen zur Prüfung von Programmen gem. § 103, Abs. 1 Nr. 6 GO NRW. Er empfiehlt dem Rat der Stadt den Abschluss der Kooperationsvereinbarung entsprechend zu beschließen. Für den Rat: Der Rat der Stadt begrüßt den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung zwischen der Stadt Düren und der Stadt Aachen zur Prüfung von Programmen gem. § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW und beauftragt die Verwaltung die Vereinbarung entsprechend abzuschließen. (Emmerich) Vorlage FB 14/0138/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2017 Seite: 1/3 Finanzielle Auswirkungen JA NEIN x Investive Ansatz Auswirkungen 20xx Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx Gesamt- Gesamtbedarf (alt) 20xx ff. bedarf (neu) Einzahlungen 0 0 0 0 0 0 Auszahlungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 + Verbesserung / 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden - Verschlechterung konsumtive Ansatz Auswirkungen 20xx Ertrag Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx 20xx ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Abschreibungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden Vorlage FB 14/0138/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2017 Seite: 2/3 Erläuterungen: Der Fachbereich Rechnungsprüfung übernimmt seit Jahren die Prüfung der Programme mit finanzwirtschaftlichen Auswirkungen für die Kommunen, die mit der Gründung der regio it GmbH der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung beigetreten sind. Zurzeit sind dies 22 Kommunen aus dem Kreis Heinsberg, der StädteRegion sowie die Stadt Aachen. Darüber hinaus prüft die Stadt auf Wunsch im Einzelfall IT-Programme bei deren Einführung bei anderen Kommunen. Ziel der Prüfung nach § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW ist die Gewährleistung einer Funktionsfähigkeit der Buchführung und Zahlungsabwicklung sowie die Qualitätssicherung der Vorverfahren und Schnittstellen. Dabei sind nicht nur Programmneueinführungen, sondern auch updates und patches prüfungsrelevant. Die Stadt Düren möchte nun mangels eigener Kapazitäten bzw. Fachkenntnisse die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen mit der Übernahme dieser Prüfungen ab dem 01.01.2018 beauftragen. Die Abrechnung erfolgt zum im Entgelttarif der Rechnungsprüfung vereinbarten Stundensatz von 75 Euro. Es wird mit einem laufenden Prüfungsumfang von 100 bis 150 Stunden pro Jahr gerechnet. Durch Arbeitsverdichtung kann dieser Einsatz ohne zusätzliche Stellenausweitungen aufgefangen werden. Im Fachbereich Rechnungsprüfung sind zurzeit 4 Prüfer/innen mit einem Stellenanteil von 1,75 Stellen tätig. Die Erträge sind bereits pauschalisiert im Haushaltsplan mit insgesamt 123.200 Euro aus interner Leistungsverrechnung bzw. privatrechtlichen Leistungsentgelten berücksichtigt, wobei hierbei alle Leistungen aus IT-Prüfungen und sonstigen entgeltlichen Prüfungen berücksichtigt wurden. Der Rat der Stadt ist grundsätzlich für den Abschluss von Verträgen, für die keine gesetzliche Verpflichtung besteht, gemäß § 41 Abs. 1 lit. s zuständig. Da möglicherweise auch andere Kommunen oder öffentliche Einrichtungen mit dem Wunsch der IT-Prüfung oder weiterer Prüfungen auf die Stadt Aachen zukommen, ist beabsichtigt, eine entsprechende generelle Formulierung zum Abschluss solcher Verträge, die aus gesamtstädtischer Sicht von eher untergeordneter Bedeutung sind, in die Rechnungsprüfungsordnung aufzunehmen. Dies wird im Zuge der anstehenden Anpassung an geänderte Vorschriften aus dem Vergaberecht erfolgen und dem Rat vorgelegt werden. Der Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Düren hat am 10.10.2017 den Abschluss der Vereinbarung empfohlen; der Rat der Stadt Düren wird am 13.12.2017 hierüber beschließen. Anlage/n: - Entwurf der Kooperationsvereinbarung mit der Stadt Düren Vorlage FB 14/0138/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2017 Seite: 3/3 Kooperationsvereinbarung zwischen der Stadtverwaltung Düren - Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision - und der Stadtverwaltung Aachen - Fachbereich Rechnungsprüfung - Gegenstand und Ziel der Kooperationsvereinbarung Gegenstand der Vereinbarung ist die Durchführung von Programmprüfungen gemäß § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW. Die Stadtverwaltung Aachen – Fachbereich Rechnungsprüfung – prüft hierbei in Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung Düren – Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision – die bei der Stadt Düren eingesetzten finanzwirksamen Programme vor ihrer Anwendung. Diese Prüfung wird immer dann durchgeführt, wenn ein neues Programm eingeführt werden soll oder wesentliche bzw. maßgebliche Änderungen, Erweiterungen und Ergänzungen bereits in Anwendung befindlicher Programme anstehen. Die Programmprüfung soll als praxisorientierte Anwendungsprüfung demnach regelmäßig vor dem ersten Praxiseinsatz einer Software, aber auch vor jeder neuen Programmversion durchgeführt werden. Das Ziel der Programmprüfung besteht darin, die organisatorisch gesicherte Funktionsfähigkeit der Systeme der Buchführung, der Zahlungsabwicklung und der Zuliefersysteme sicherzustellen. Dazu gehört auch die Prüfung der Datenqualität und der Datensicherheit. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass die richtige und vollständige Verarbeitung der für die gemeindliche Haushaltswirtschaft erforderlichen Daten im gesamten Verfahrensablauf gewährleistet wird. Die Art und der Umfang der erforderlichen Prüfung sind dabei insbesondere von der Wesentlichkeit und Bedeutung der Software im Rahmen des von der Stadt Düren in ihrer Finanzbuchhaltung eingesetzten IT-Systemen sowie von der Komplexität des Programmablaufs abhängig. Konkreter Kooperationsbereich und praktische Umsetzung Für die Zusammenarbeit werden die zu erbringenden Leistungen wie folgt aufgeschlüsselt: Von der Stadt Düren – Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision – zu erbringende Leistungen: • • • • • • • Beauftragung der Prüfung durch Übersendung der Anmeldung des IT-Projektes bzw. des Updates einschließlich Dokumentation Koordination der für die Prüfung erforderlichen Arbeiten zwischen den Dienststellen der Stadt Düren und dem Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen Beschaffung aller weiteren für die Prüfung notwendigen Unterlagen innerhalb der Stadtverwaltung Düren Vor-Ort-Prüfung anhand von Testfällen in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachamt Erteilung der fachlichen Freigabe gemäß § 27 Abs. 5. Nr. 1 GemHVO NRW Kontrolle der Umsetzung des Prüfergebnisses Zahlbarmachung der erbrachten Leistung der Stadt Aachen – Fachbereich Rechnungsprüfung Von der Stadt Aachen – Fachbereich Rechnungsprüfung – zu erbringende Leistungen: • • • • • • • Zur Verfügung Stellung von Beratungs- und Prüfkapazitäten Überprüfung der Prüfpflicht nach § 103 Abs. 1 Nr. 6 GO NRW Übersendung und Auswertung von Checklisten zur Programmprüfung Ggfs. Vor-Ort-Prüfung anhand von Testfällen Erstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung Tätigkeitsnachweis über die erbrachte Leistung Rechnungsstellung der erbrachten Leistung Koordination Die Koordinierung der Prüfung erfolgt durch das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision der Stadt Düren. In diesem Zusammenhang wird der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen formell gemäß der als Anlage beigefügten ITProjektanzeige informiert. Die jeweils anstehende Prüfung wird so rechtzeitig angezeigt, dass vor der Produktivsetzung der zu prüfenden Software ein dem Prüfungsumfang entsprechender Zeitraum zur Verfügung gestellt werde kann. Kostenberechnung Für diese Prüfungen wird der Stundensatz gemäß Entgelttarif der Rechnungsprüfung der Stadt Aachen zugrunde gelegt. Er beträgt zurzeit (Stand 01.01.2017) 75,00 Euro pro Arbeitsstunde. Er beinhaltet alle anfallenden Reise- und Nebenkosten. Die Abrechnung erfolgt auf einer individuell benötigten Stundenbasis für die einzelne ITPrüfung. Gleichwohl werden bei der Prüfung Synergieeffekte aus parallelen Prüfungen in den Zeitaufwand mit einfließen und die Kostenverpflichtung entsprechend reduzieren. Auf der Basis der vorhandenen IT-Infrastruktur der Stadt Düren wird von einem laufenden jährlichen Aufwand von bis zu 10.000,00 € ausgegangen. Sonderprüfungen bei umfangreichen Neueinführungen oder ggfs. die erstmalige Prüfung im Rahmen einer Bestandsaufnahme sind hiervon nicht erfasst. Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt grundsätzlich quartalsweise, spätestens jedoch durch Rechnungsstellung zum 15.12. eines jeden Jahres. Die Zahlungen sind fällig binnen 14 Tagen nach Zugang und ohne Skonto oder sonstiger Abzüge. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist in den Abrechnungen nicht enthalten. Sofern die Stadt Aachen im Rahmen der vorliegenden Beistandsleistung steuerpflichtig nach dem Umsatzsteuergesetz werden sollte, behält sie sich vor, den Betrag nach zu erheben. Vertraulichkeit Die Kooperationspartner werden alle als geheimhaltungsbedürftig erklärten oder erkennbaren Informationen des anderen während und nach der Beendigung der Vereinbarung vertraulich behandeln und nicht ohne schriftliche Zustimmung des anderen Dritten zur Verfügung stellen. Haftung Schadensersatzansprüche der beiden Kooperationspartner sind ausgeschlossen, soweit sie nicht auf grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz beruhen. Bei Ansprüchen Dritter haftet der betroffene Kooperationspartner im Rahmen der von ihm erbrachten Leistungen alleine. Inkrafttreten, Geltungsdauer und Kündigung Diese Kooperationsvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung beider Partner zum 01.01.2018 in Kraft und gilt für unbestimmte Zeit. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten jeweils zum Jahresende erstmals zum 31.12.2018 gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sonstiges Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Mündliche Nebenabsprachen sind nicht getroffen worden. Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht berührt. Die Kooperationspartner werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung ersetzen, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung am besten entspricht. _________________________________ Larue (Bürgermeister) Stadt Düren _________________________________ Philipp (Oberbürgermeister) Stadt Aachen ________________________________ Weingartz (Leiter Amt f. Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision) Stadt Düren __________________________________ Emmerich (Leiter Fachbereich Rechnungsprüfung) Stadt Aachen