Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0235/WP17 öffentlich FB 11/502 27.09.2017 Frau Nadenau Stelleneinrichtung in der Abteilung Straßenplanung und -bau (FB 61/700) im Rahmen der Bedarfsanalyse von Ingenieurleistungen für den Stellenplan 2018 Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.10.2017 Personal- und Verwaltungsausschuss Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Verabschiedung des Stellenplans 2018 nachfolgende Stelle im Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) zu beschließen: • 1,0 nach EG 12 TVöD ausgewiesene Vollzeitstelle für eine technische Sachbearbeitung zur Steigerung der Eigenerledigungsquote in den Bereichen Straßenplanung und Straßenbau Vorlage FB 11/0235/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 1/5 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Auswirkungen 2017 Ertrag Fortgeschriebe- Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz ner Ansatz 2018 ff. 2017 2018 ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) € € € € 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ € € Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ € € Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0€ -259.500 € Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen: Die o. g. finanziellen Auswirkungen setzen sich auf Basis des KGSt-Berichts Nr. 7/2016 - Kosten eines Arbeitsplatzes (Stand 2016/2017) zusammen. • 1,0 x EG 12 à 86.500 € p. a. = 86.500 € für d. J. 2018 sowie = 86.500 € p. a. x 3 Jahre (f. 2019 – 2021) = 259.500 € Da es haushalterisch nicht möglich ist, konsumtive Mehraufwendungen durch investive Minderauszahlungen zu decken, kommt eine klassische Deckung im vorliegenden Fall nicht in Betracht. Jedoch kommt es im Zuge der Stelleneinrichtung und der damit einhergehenden Eigenerledigung von Planungsarbeiten für vormals fremdvergebene Ingenieurleistungen zu Einsparungen, die in der Investitionsplanung erzielt werden können. Vorlage FB 11/0235/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 2/5 Erläuterungen: Die Verwaltung wurde beauftragt zu analysieren, inwieweit ein Verzicht auf Fremdvergabe von Ingenieurleistungen zu Gunsten einer Eigenerledigung in den Bereichen Eigenbetrieb Gebäudemanagement (E 26) und Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) zu einem Beitrag im Rahmen der Haushaltskonsolidierung führen kann. Ferner sollte geprüft werden, ob Arbeitsabläufe durch Eigenerledigung beschleunigt werden können. Der Personal- und Verwaltungsausschuss hat in seiner Sitzung vom 12.01.2017 die Verwaltung beauftragt, die Stellenprofile in den Bereichen FB 61 und E 26 detaillierter unter Berücksichtigung der finanziellen Voraussetzungen zu definieren und empfahl, die daraus resultierenden möglichen Kostenersparnisse im Personal- und Verwaltungsausschuss und im Betriebsausschuss Gebäudemanagement und hieraus resultierend zu empfehlende Stelleneinrichtungen darzustellen. Die Aufgabenstellung im Hinblick auf E 26 wurde durch diesen selbst bearbeitet. Das Ergebnis der Überprüfung wird in einer der nächsten Betriebsausschusssitzungen vorgestellt. Mögliche Ansatzpunkte für eine Betrachtung ergaben sich innerhalb von FB 61 in den Abteilungen Straßenplanung und -bau (FB 61/700) und Verkehrsmanagement (FB 61/300). In beiden Abteilungen wurden die Prozessabläufe, die mit und ohne eine externe Bearbeitung stattfinden, aufgezeichnet und analysiert. Für die Abteilung FB 61/700 liegen folgende Ergebnisse vor: Getrennt betrachtet wurden der Prozess der Straßenplanung und der Prozess des Straßenbaus. Dabei wurde den einzelnen Tätigkeiten zugeordnet, - ob sie in jedem Fall (mit und ohne externe Bearbeitung) zu erledigen sind - ob sie nur im Falle einer externen Bearbeitung zu erledigen sind oder - ob sie nur bei reiner interner Bearbeitung zu erledigen sind. Für die Abteilung FB 61/700 wurde anhand eines Fallbeispiels ein Lösungsansatz erarbeitet und berechnet, der mittels personeller Aufstockung von einer Ingenieurstelle und geringfügiger Aufstockung von Bauzeichnungsleistung eine wirtschaftliche Verbesserung in der Eigenerledigungsquote bringt. Bei der Berechnung des wirtschaftlichen Vorteils wurden folgende Parameter berücksichtigt: • Personalkosten einer Vollzeitkraft • Sachkosten eines Büroarbeitsplatzes • Verwaltungsgemeinkosten • Kosten eines Bildschirmarbeitsplatzes • Zusatzkosten der Spezialsoftware für diesen Arbeitsplatz Dem gegenüber gestellt wurden der interne Aufwand bei externer Beauftragung sowie die Kosten der externen Bearbeitung.   Vorlage FB 11/0235/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 3/5 Straßenbau: Gemäß dieser Berechnung könnte mit Stellenaufstockung im Ingenieurbereich für den Straßenbau um 0,75 VZÄ eine Steigerung der Eigenerledigungsquote von 50% auf 72% erzielt werden. In diesem Segment würde die Anzahl der externen Bearbeitungen nahezu halbiert. Der wirtschaftliche Vorteil beträgt jährlich rund 76.000 €. Straßenplanung: Mittels einer Aufstockung im Ingenieurbereich für die Straßenplanung um 0,25 VZÄ könnte dort eine Steigerung der Eigenerledigungsquote von 76% auf 88% erreicht werden. Somit würde in diesem Segment die Anzahl der externen Bearbeitungen halbiert. Im Bereich der Straßenplanung wäre noch zusätzlich eine Erweiterung der Bauzeichnungsleistung um 0,18 VZÄ notwendig. Der wirtschaftliche Vorteil beträgt hier jährlich rund 116.000 €. FB 61/700 hat dargelegt, dass eine eventuell neu einzustellende Kraft für die internen Bearbeitungen durchaus teamübergreifend (Straßenplanung und Straßenbau) eingesetzt werden könnte und somit die insgesamt 0,75 VZÄ+0,25 VZÄ = 1,0 VZÄ durch eine einzige Person ausgefüllt werden könnten. Für die erforderliche Bauzeichnungsleistung von 0,2 VZÄ muss eine personalwirtschaftliche Lösung innerhalb des Stellenplans gefunden werden. Das Aufgabenprofil stellt sich wie folgt dar: Merkmale/Schwerpunkte des Stellenprofils: • Verantwortliche und selbständige Planung und Überwachung von Straßenbauprojekten, deren Bearbeitung besondere Fachkenntnis und langjährige praktische Erfahrung und Bewährung voraussetzt einschließlich Massen-, Kosten- und Tragfähigkeitsberechnungen, vertiefte Kenntnis der Entwurfsprinzipien, Konstruktion und Baumaterialien. • Selbständige Entscheidung Termin- und Budgetverantwortung, flexible Reaktion auf Veränderungen im Projektumfeld bei gleichzeitiger Termineinhaltung • Koordinierung mehrerer Projekte in unterschiedlichen Planungs- und Ausführungsphasen • Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsfähigkeit und Einfühlungsvermögen Formelle Qualifikation: • Bachelorabschluss Bauingenieurwesen Insgesamt ist festzustellen, dass durch die empfohlene Mehrung an Personal keine Fallzahlenerhöhung möglich ist, sondern die Aufgaben auf andere Art erledigt werden, nämlich vermehrt durch eigene interne Bearbeitung. In Anbetracht der hohen Auslastung besteht kein Beschäftigungsrisiko, eine zusätzliche Kraft auf Dauer auszulasten. Aufgrund des deutlichen wirtschaftlichen Vorteils ist überdies auch das Personalausfallrisiko vertretbar. Von der reinen Durchlaufzeit her ergeben sich für beide Prozesse Straßenplanung und Straßenbau zeitliche Ersparnisse von 2 Monaten je Fall durch die Rückführung der Aufgaben in städtische Hand. Vorlage FB 11/0235/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 4/5 Für die Abteilung 61/300 Verkehrsmanagement konnte aufgrund einiger noch fehlender bzw. nicht genau verifizierter Angaben eine Wirtschaftlichkeitsberechnung noch nicht abschließend erstellt werden. Hier ist mit einem Ergebnis erst zu rechnen, wenn eine organisatorische Gesamtbetrachtung der Abteilung in 2018 durchgeführt worden ist. Vorlage FB 11/0235/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 25.10.2017 Seite: 5/5