Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage E 42/0078/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: Dezernat II Fachbereich Finanzsteuerung 26.09.2017 Entwurf Wirtschaftsplan 2018 der Volkshochschule Aachen einschließlich mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.10.2017 Betriebsausschuss Theater und VHS 05.12.2017 Finanzausschuss 13.12.2017 Rat der Stadt Aachen Finanzielle Auswirkungen Anhörung/Empfehlung Kenntnisnahme Entscheidung entf. Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule empfiehlt gemäß § 7 Abs. 4 und 11 sowie § 12 Abs. 2 der Satzung der Volkshochschule Aachen dem Rat der Stadt Aachen den Entwurf des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2018 entsprechend der Verwaltungsvorlage festzustellen. Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnisund Finanzplanung 2018 bis 2022 zur Kenntnis. 2. Der Finanzausschuss nimmt die Verwaltungsvorlage des Entwurfs des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2018 gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen zur Kenntnis 3. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule und nach Kenntnisnahme durch den Finanzausschuss stellt der Rat der Stadt Aachen gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan der Volkshochschule 2018 fest. Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 zur Kenntnis. Philipp Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 1/6 Erläuterungen: Allgemeines Der Entwurf zum Wirtschaftsplan 2018 umfasst - den Erfolgsplan - den Vermögensplan - die Stellenübersicht. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 – 2022 ist beigefügt. Im Wirtschaftsjahr 2018 weist der Entwurf einen ausgewogenen Wirtschaftsplan aus. Der Jahresabschluss 2016 schließt mit einem Plus in Höhe von 346 TEUR ab. Es ist somit wieder eine Rücklage vorhanden. Die Volkshochschule wird in 2017 den Reorganisationsprozess abschließen und wird damit für die Zukunft eine strukturelle und finanzielle Basis geschaffen haben. Dieser Prozess hat eine neue Struktur bewirkt: im pädagogischen Bereich wurden vier Programmbereiche mit neuen Produktzuschnitten gebildet und in der Verwaltung werden drei Teams zu zwei Sachgebieten gebündelt. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung des Wirtschafsplanes sind die verlässlichen Vereinbarungen mit der Politik zur Höhe des städtischen Zuschusses, um die Volkshochschule zu konsolidieren und finanziell abzusichern. Die tariflichen Erhöhungen für die Beschäftigten sind mit 1% eingearbeitet. Weitere Erhöhungen sind ggf. politisch neu zu verhandeln. Die Volkshochschule wird sowohl durch Akquisition neuer Projekte und vorsichtigen Umgang mit Aufwendungen auf der einen Seite als auch durch den Umstrukturierungsprozess unter Berücksichtigung des demografischen Wandels auf der anderen Seite ihr Ziel verfolgen, in den kommenden Jahren das strukturelle Defizit / Risikoportal zu schließen und wieder Rücklagen zu bilden. Der Wirtschaftsplan 2018 enthält noch ein Risikoportal in Höhe von ca. 177 TEUR. Die tariflichen Erhöhungen über 1%, ebenso wie steigende Kosten im Sachhaushalt durch Preisanstiege, führen zu einem größeren Risikoportal. Die Volkshochschule ist weiterhin intensiv aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes, des Bundes und der EU, z. B. Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Die Programmbereiche optimieren ihr Angebot kontinuierlich und planen verstärkt zusätzliche Maßnahmen, um das Risikoportal zu schließen. Die Planung von Mehrerträgen durch eine Erweiterung des Programmangebotes zur Gewinnung neuer Teilnehmendenkreise und durch abgestimmte Maßnahmen in den Programmbereichen ist mit Risiken verbunden, die in enger Abstimmung mit den Programmbereichsleitenden im Laufe des Jahres 2018 fortlaufend analysiert und bewertet werden, damit nachgesteuert werden kann. Ausgewiesen sind im Risikomanagement kalkulierte Teilnehmendenbeträge für Kurszusatzangebote, Firmenkurse und Projektmittel in den verschiedenen Programmbereichen. Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 2/6 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 spiegelt ein abgestimmtes fünfjähriges modulares Konzept wieder, das zum Ziel hat, das Risikoportal schrittweise zu schließen. Zur Erreichung dieses Ziels wird davon ausgegangen, dass der Personalaufwand für die unbefristet Beschäftigten mittelfristig so gestaltet wird, dass in den Folgejahren die Erträge und Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Hier ist anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist; der Plan ist daher in diesem Punkt mit Risiken behaftet. Es gibt zwar wieder eine Rücklage, aber noch keine kontinuierliche und verlässliche Prognose auf weitere Rücklagen. Die neue Struktur soll zu einem ausgeglichenen Haushalt und mittelfristig weiter zum Aufbau von Rücklagen führen. Voraussetzung für den Erfolg dieses Konzepts ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht negativ verändern und weitere tarifliche Erhöhungen (über 1% hinaus) ab dem Jahr 2018 nicht durch die Volkshochschule erwirtschaftet werden müssen. Die Erläuterungen im Einzelnen zum Erfolgsplan Erträge Zu 1) bis 3) Diesen Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmendenerträge werden im Hinblick auf die derzeitige Entwicklung abgesenkt. Es wird erwartet, dass die Landeszuweisungen zunehmen, auch durch inzwischen bewilligte Projektmittel wird es eine Erhöhung geben. Zu 4) Die Drittmittelfinanzierung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) wird in 2018 weiter rückläufig sein, und die Volkshochschule wird nur durch zusätzliche Projektakquisition, besonders durch zusätzliche Fördertöpfe für Projekte zur Eingliederung von Geflüchteten, den geplanten Ansatz erreichen. In allen Programmbereichen der Volkshochschule werden zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Im Rahmen des Risikomanagements werden die damit verbundenen Risiken definiert, klassifiziert, bewertet, überprüft und über ein engmaschiges Controlling zwischen den Programmbereichsleitenden und der Leitung gesteuert. Aufwendungen Zu 1) Der Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet, neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen, im Wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 3/6 finanziert sind und deren befristete Aufstockung für zusätzliche Projekte notwendig ist. Die tariflichen Erhöhungen bis zu 1% für 2018 sind enthalten. Zu 2) Der Ansatz dieser Position ist durch die Einrichtung zusätzlicher Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge und der Bundesagentur für Arbeit erforderlich und wird durch entsprechende Erträge in der Position Drittmittel gedeckt. Zu 3) Es gibt einen Nachholbedarf für Renovierung von Unterrichtsräumen, die in den letzten Jahren wegen des finanziellen Engpasses zurückgestellt waren. Zu 4) Die Heizungskosten wurden wegen des milden Winters nach unten korrigiert. Jedoch ist in den Gebäuden der Volkshochschule (Peterstraße und Sandkaulbach) der Energieverbrauch relativ gesehen hoch, weil die energetische Substanz sehr gering ist. Energiekosten für die inzwischen gekündigten Räume in der Theaterstraße (2016) entfallen. Zu 5) Durch eine Reduzierung der Räume kann auch der Aufwand für die Reinigung heruntergesetzt werden. Zu 8) In dieser Position sind auch weiterzuleitende Drittmittel an Kooperationspartner enthalten, die separat ausgewiesen sind. Zu 9) Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2 bei den Erträgen. Zu 10) In dieser Position fallen auch Ersatzbeschaffungen und Sofort-Abschreibungen für (Klein)Geräte an, für die ein erhöhter Bedarf vorhanden ist. Zu 13) Der erhöhte Ansatz ist zurückzuführen auf zusätzliche Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung, die noch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Rahmen der Reorganisation aus der Volkhochschule besuchen sollen. Zu 15) Hierzu gehörten auch die Kosten der externen Anmietung der Theaterstraße, die in 2016 beendet wurde. Einige Anmietungen für den Gesundheitsbereich, z. B. Schwertbad entfallen. Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 4/6 Städtischer Zuschuss Der geplante Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 4.278.300 € für 2018 beinhaltet die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen, der (nicht) disponiblen Personalkosten und tariflichen Erhöhungen für den Personalaufwand in Höhe von 1%. Somit steht der städtische Zuschuss bei 47,3 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53,3%). Der Personalaufwand enthält wieder Mittel in Höhe der Bezüge der ausgeschiedenen Beamten, die durch Angestellte ersetzt wurden. Vermögensplan Dem Bedarf an neuem Unterrichtsmobiliar im Gebäude Peterstraße wird Rechnung getragen durch Investitionen und damit einhergehende Abschreibungen in Höhe von 36.500 €. Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden: - Die Erträge aus dem Erfolgsplan werden gehalten, obwohl die Erträge der Teilnehmendentgelte für 2018 abgesenkt werden. Dafür werden die Landesmittel höher prognostiziert. - Die Drittmittel enthalten zum einen das Projekt TREE (Training for integrating REfugees in the Euregio), aus Interreg-Mitteln gefördert, das eine vorläufige Bewilligung erhalten hat, und zum anderen sind zusätzliche BAMF-Kurse, auch Jugenintegrationskurse. Die weitere Akquisition von Drittmittel wird vorangetrieben. Es ist jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land, Bund und EU in Zukunft ausgestattet werden (z. B. ESF – Europäischer Sozialfonds). - Der relativ konstante Personalaufwand wird durch die Folgen des Umstrukturierungsprozesses unter Berücksichtigung des demografischen Wandels mit entsprechender Personalentwicklung möglich. Demgegenüber stehen aber die tariflichen Erhöhungen in 2018ff, die mit 1% einkalkuliert wurden. Höhere Tarifabschlüsse sind nicht enthalten. Der Personalaufwand wird aber auch durch Drittmittel finanzierte Projekte mit befristeten Arbeitsverträgen bestimmt. - Kontinuierliche Investitionen in Ausstattung der Unterrichtsräume sind dringend notwendig und werden im Anlagevermögen aufgezeigt. - Anzumerken ist, dass das Risikoportal sukzessive abgesenkt wird und bis 2020 geschlossen werden soll. - Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge (u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden. Ein Aufbau von Rücklagen wird angestrebt. - Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft, in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Ein negativer Faktor ist die räumliche Situation des Bushofs, den Teilnehmende vor allem nach Einbruch der Dunkelheit nur ungern aufsuchen. Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 5/6 Stellenübersicht Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Die Stellen sind nach Vollzeitäquivalent ausgewiesen. Anlage/n: Wirtschaftsplan 2018 - Erfolgsplan 2018 - Vermögensplan 2018 - Anlage zum Vermögensplan 2018 - Stellenübersicht - Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2018 bis 2022 Vorlage E 42/0078/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 6/6 ENTWURF WIRTSCHAFTSPLAN 2018 Erfolgssplan 2016 vorl. 18.04.2017 Erfolgssplan 2017 Erfolgssplan 2018 Ergebnis Ansatz Ansatz ERTRÄGE 1. Teilnehmerentgelte 1.529.834,07 € 1.498.600 € 1.438.000 € 67.061,26 € 41.700 € 68.200 € 3. Landeszuweisungen 1.382.058,54 € 1.356.400 € 1.538.200 € 4. Drittmittel 1.520.735,11 € 1.821.000 € 1.695.000 € 107.235,89 € 45.200 € 40.700 € 4.606.924,87 € 4.762.900 € 4.780.100 € 2. Studienreisen 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Euro Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Erfolgssplan 2018 Ergebnis Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 1. Personalaufwand 4.778.315,02 € 5.160.300 € 5.336.900 € 2. Personalaufwand Dozenten 1.488.087,57 € 1.686.400 € 1.630.900 € 21.004,53 € 31.100 € 40.000 € 4. Energiekosten 163.915,69 € 156.000 € 152.700 € 5. Gebäudereinigung 181.207,62 € 188.800 € 177.000 € 6. Versicherungen und sonst. Abgaben 47.973,96 € 52.800 € 48.000 € 7. Werbung 75.725,64 € 90.200 € 90.000 € 409.880,67 € 197.773,40 € 446.500 € 134.900,00 € 434.000 € 176.800,00 € 47.979,15 € 31.000 € 50.000 € 39.206,73 € 42.200 € 3. Gebäudeunterhaltung 8. Unterrichts-und Veranstaltungskosten davon Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung Gie Seite 1 48.100 € Stand: 28.08.2017 Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Erfolgssplan 2018 Ergebnis Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 11. Telefon / Internet 35.515,98 € 42.800 € 40.000 € 147.360,70 € 148.100 € 152.400 € 9.625,16 € 14.000 € 16.400 € 26.910,62 € 25.600 € 25.500 € 159.603,10 € 112.800 € 98.100 € 597,06 € 500 € 500 € 15.850,07 € 15.900 € 16.300 € 735,15 € 1.000 € 1.100 € 19. Verwaltungskostenbeitrag 138.100,00 € 164.900 € 164.900 € 20. Mieten E 26 477.000,00 € 477.000 € 477.000 € 21. Prüfungskosten Wirtschaftsprüfer 19.055,00 € 22.000 € 22.000 € 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 27.171,87 € 32.600 € 36.500 € 51,09 € 100 € 100 € 8.310.872,38 € 8.942.600 € 9.058.400 € 12. Bürobedarf 13. Dienst- u. Fortbildungsreisen/ Schulungen 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Euro Erfolgssplan 2016 vorl. 18.04.2017 Erfolgssplan 2017 Erfolgssplan 2018 Ergebnis Ansatz Ansatz ZUSAMMENFASSUNG Erträge Euro 4.606.924,87 € 4.762.900 € 4.780.100 € Aufwendungen Euro 8.310.872,38 € 8.942.600 € 9.058.400 € -3.703.947,51 € -4.179.700 € -4.278.300 € 4.047.300,00 € 4.069.600 € 4.278.300 € 343.352,49 € -110.100 € 160.000 € 26.800 € 12.100 € 0€ Jahresverlust Euro Städt. Zuschuss Euro mehr/weniger Euro Anpassung Tarifabschlüsse Anpassung VKB Anpassung unterjährig Beamtenbesoldung Städt. Zuschuss Euro Neu 4.268.500 € mehr/weniger Euro Gie 88.800 € Seite 2 Stand: 28.08.2017 Darstellung nach § 16 EigVO Vermögensplan 2018 Ausgaben Verlust aus Erfolgsplan 4.241.800 € Laufende Abschreibungen Veränderung des Anlagevermögens lt. Übersicht Gesamtabschreibungen Summe 25.615 € 10.885 € 36.500 € 4.278.300 € Deckungsmittel städtischer Zuschuss 4.278.300 € Gesamtausgaben 2018 - 4.278.300 € mehr/weniger Euro 0€ Seite 3 Stand: 28.08.2017 Anlage zum Vermögensplan 2018 der Volkshochschule Aachen 1 Betriebs- und Geschäftsausstattung 63.000 € 2 Bauten auf fremden Grundstücken Umwidmung vom Fachraum zum Unterrichtsraum 10.000 € 3 Lizenzen 8.500 € Kufer WEB und DKS Gesamt 81.500 € Seite 4 Stellenübersicht gem. §17 EigVO NRW zum Wirtschaftsplan 2018 Einsatzbereich Entgeltgruppe Plan 2017 Ist 2017 davon befristet zum 30.06. Betriebsleitung 15Ü 1 1 6 1 1 Programmbereiche 14 5,5 4,7 12 2,4 3,4 11 22,7 1,1 22,1 10 1 9 1 1 S11 5 5 S8 0,9 0,1 0,8 Verwaltung 14 1 1 11 0,5 0,5 10 1 1 9 2,4 2,5 8 3,0 2 6 6,4 0,6 7,3 5 8,1 0,1 6,4 4 5,0 5 3 0,5 Auszubildende Verwaltung Summe 1 67,9 Nachrichtlich: zum 30.06.2017 sind in der Verwaltungsabteilung sechs Beamte beschäftigt 1,9 0 66,2 Plan 2018 davon befristet davon befristet 1 1 1,3 1 0,1 0,5 0,9 4,7 2,7 24 0,6 1 5 0,8 1 0,5 2 1,8 2 8,1 7,7 5 2,4 0,1 1,3 1,3 0,5 4,3 1 69,9 5,1 Finanzplanung f. d. Planungszeitraum 2018 bis 2022 Jahr 2018 TEUR 2019 TEUR 2020 TEUR 2021 TEUR 2022 TEUR 4.780 * 4.795 * 4.815 * 4.798 * 4.798 * Personalaufwand Sachaufwand AfA bew. Vermögen 5.337 3.685 36 5.371 3.661 38 5.404 3.650 37 5.377 3.660 37 5.377 3.660 37 Insgesamt 9.058 9.070 9.091 9.074 9.074 Erträge insgesamt Aufwendungen insgesamt 4.780 * 9.058 4.795 * 9.070 4.815 * 9.091 4.798 * 9.074 4.798 * 9.074 Verlust 4.278 4.275 4.276 4.276 4.276 Verlust aus Erfolgsplan (liquide Mittel) Veränderungen des Anlagevermögens lt. Übersicht 4.242 4.237 4.239 4.239 4.239 36 38 37 37 37 Insgesamt 4.278 4.275 4.276 4.276 4.276 4.278 4.275 4.276 4.276 4.276 0 0 0 0 0 A. Erfolgsplan 1. Erträge 2. Aufwendungen B. Vermögensplan 1. 2. Ausgaben Deckungsmittel städt. Zuschuss * Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage Risikofaktoren wie - Projektakquisition - Tariferhöhungen - Teilnehmerverhalten Seite 5 Gie Stand: 28.08.2017