Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0076/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 25.09.2017 Zwischenbericht der Volkshochschule Aachen zum 30.06.2017 Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 19.10.2017 Betriebsausschuss Theater und VHS Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2017 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0076/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass der Trend bei den Anmeldungen leicht rückläufig sein wird. Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Vorlage E 42/0076/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 2/5 Zu 3.: Die Landeszuweisungen können nach oben korrigiert werden. Hier ist eine deutliche Zunahme zu erwarten. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt bzw. zeitlich nach hinten verschoben. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil sich hier die Personalkosten für Projekte reduzieren, die keine Bewilligung bekommen haben bzw. später anfangen als geplant. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird berücksichtigt, dass Honorarverträge für noch geplante Projekte erfolgen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte werden noch Renovierungs- (u. a. für den Bereich Deutsch als Fremdsprache) und notwendige Instandhaltungsarbeiten geplant. Zu 6.: Hier wird der Ansatz in der Prognose nach unten korrigiert. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die dafür eingeplanten Mittel können in der Prognose reduziert werden, weil beantragte Projekte keine Bewilligung erhalten haben bzw. später starten. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Vorlage E 42/0076/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 3/5 Zu 10.: Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. In der Prognose wird diese Position nach unten korrigiert. Zu 11.: Es stehen noch Rechnungen aus. Zu 12.: Beim Start der neuen Projekte werden in dieser Position noch Kosten anfallen. Zu 14.: Die Position wird in der Prognose nach oben korrigiert, weil ein verstärkter der Einsatz des Sicherheitsdienstes notwendig war. Zu 15.: Es fanden weniger Anmietungen statt, z. B. durch Wegfall der Anmietungsmöglichkeit des Schwertbads im Programmbereich Gesundheit. Zu 16.: Es fanden bisher keine Umzüge durch Dritte statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht ausgeschöpft. Zu 22.: Hier wird es noch weiteren Aufwand geben, wegen der oben genannten Umbaumaßnahmen. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche Integrationskurse für Flüchtlinge umgesetzt und das beantragte Projekt „Stars of the Suburbs“, überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge, aus dem Förderprogramm „Kultur macht stark“ wurde bewilligt. Auch bekam das Interreg-Projekt TREE (Training for integrating REfugees in the Euregio) eine Zusage vorab. Der Beginn wurde nach hinten verschoben. Die weitere Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden vorangetrieben. Vorlage E 42/0076/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 4/5 Das Risikoportal für 2017 in Höhe von 344 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es wird durch Akquisition von Drittmitteln und auch durch Einsparungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2017 geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zu einander im Verhältnis gesetzt. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlagen Zwischenbericht zum 30.06.2017 Zwischenbericht zum 30.06.2017 - Vorjahreswerte 30.06.2016 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0076/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 02.10.2017 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2017- Zwischenbericht zum 30.06.2017 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 2. Quartal: TEUR Ansatz 6/12 Ist Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 17: TEUR 30.06.2017 TEUR absolut 749 21 678 911 23 2381 897 53 706 677 28 2360 148 32 28 -234 5 -21 Plan 2. Quartal: TEUR Ansatz 6/12 Ist TEUR 30.06.2017 TEUR absolut 2619 843 16 78 94 26 45 223 67 16 21 21 74 7 13 56 0,3 8 0,5 82 239 11 16 0,05 4510 2511 675 8 79 92 23 41 188 67 41 11 17 61 7 18 50 14 0,2 82 239 11 14 0 4184 -108 -168 -8 1 -2 -3 -4 -35 25 -10 -4 -13 5 -6 -0,3 6 -0,3 -2 -0,05 -326 % 19,70 152,71 4,10 -25,71 22,70 -0,91 -4,10 -19,94 -45,91 1,39 -2,90 -12,00 -9,52 -15,78 -0,30 164,61 -45,60 -18,76 -17,01 6,31 41,95 -11,32 -100,00 72,36 -63,83 0,00 0,00 -1,82 -16,99 -100,00 -7,23 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2017 absolut 1499 42 1356 1821 45 4763 1467 52 1434 1717 45 4715 -32 10 78 -104 -48 Jahresprognose Abweichung Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 17: % Jahresprognose Abweichung in % -2,18 19,16 5,42 -6,06 0,00 -1,02 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2017 absolut 5249 1686 31 156 189 53 90 447 135 31 42 43 148 14 26 113 1 16 1 165 477 22 33 0,1 9031 5194 1709 31 156 189 50 90 422 130 45 38 43 148 14 29 113 1 16 1 165 477 22 33 0,1 8984 -55 23 -47 -0,52 4269 -4269 - 0,00 in % -1,06 1,32 -3 0,00 0,00 0,00 -6,00 -25 -5 14 -4 0,00 -5,81 -3,77 31,11 -10,67 3 0,00 0,00 0,00 10,34 - 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Wirtschaftsplan 2016 - Zwischenbericht zum 30.06.2017 - Vorjahreswerte 30.06.2016 Wirtschaftsplan 16: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz 6/12 30.06.2017 absolut % 1636 67 1357 1533 40 4634 818 33 679 767 20 2317 906 44 670 569 25 2213 88 11 -9 -198 4 -104 Plan 2. Quartal: Ist Abweichung Abweichung Ansatz Ansatz 6/12 30.06.2017 absolut % 5044 1508 36 172 179 52 88 425 136 47 56 41 149 12 26 167 1 17 2 138 477 24 32 0,1 8692 2522 754 18 86 89 26 44 213 68 23 28 20 75 6 13 83 0,5 8 0,8 69 239 12 16 0,05 4346 2368 570 11 79 89 25 42 179 64 32 18 18 76 4 13 78 -154 -184 -7 -7 -1 -2 -34 -4 9 -10 -2 1 -2 -5 -0,5 5 -0,5 -1 -2 -0,01 -398 Wirtschaftsplan 16: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 13 0,3 69 238 11 14 0,04 3948 10,74 31,80 -1,30 -25,84 21,77 -4,49 -6,11 -24,44 -38,59 -7,31 -0,83 -4,87 -4,60 -15,74 -5,68 39,44 -36,12 -10,81 2,26 -38,82 3,17 -6,48 -100,00 57,85 -62,51 0,00 0,00 -10,00 -13,42 -23,62 -9,15 ! "# $ ! ! ! ! ! % & ' ( "" # ! ! ! ! ! ! ')*$ (+*') (+*$ ! ! !