Daten
Kommune
Aachen
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268265.pdf
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921 kB
Erstellt
29.08.17, 12:00
Aktualisiert
19.10.17, 13:18
Stichworte
Inhalt der Datei
Der Oberbürgermeister
Vorlage
Federführende Dienststelle:
Fachbereich Personal und Organisation
Beteiligte Dienststelle/n:
Bezirksamt Aachen-Brand
Bezirksamt Aachen-Eilendorf
Bezirksamt Aachen-Haaren
Bezirksamt Aachen-Kornelimünster/Walheim
Bezirksamt Aachen-Laurensberg
Bezirksamt Aachen-Richterich
Bürgeramt
Vorlage-Nr:
Status:
AZ:
Datum:
Verfasser:
FB 11/0232/WP17
öffentlich
FB 11/510
29.08.2017
Frau Lesmeister
Sachstandsbericht "Ortsnahe dezentrale
Dienstleistungsangebote"
Beratungsfolge:
Datum
Gremium
Zuständigkeit
13.09.2017
Personal- und Verwaltungsausschuss
Kenntnisnahme
Beschlussvorschlag:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung
sowie die damit verbundenen finanziellen und organisatorischen Auswirkungen zustimmend zur
Kenntnis.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
Seite: 1/14
Finanzielle Auswirkungen:
JA
NEIN
x
konsumtive
Ansatz
Auswirkungen
2016
Ertrag
Fortgeschriebener Ansatz
2016
Ansatz
Fortgeschriebener Ansatz
2017 ff.
2017 ff.
Folgekos-
Folgekos-
ten (alt)
ten (neu)
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Abschreibungen
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Ergebnis
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Personal-/
Sachaufwand
+ Verbesserung /
- Verschlechterung
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Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
0€
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Erläuterungen:
Nachfolgender Beschlussvorschlag wurde durch den Personal- und Verwaltungsausschuss in der
Sitzung vom 12.01.2017 gefasst:
1. Beschluss
Zu den Punkten „1. Ausbau der Bezirksämter und Bürgerservicestandorte als ortsnahe und dezentrale
Dienstleistungsstandorte“ und „2. Ausweitung des Dienstleistungsangebotes der Bezirksämter und
Bürgerservicestandorte (bspw. “Grundsicherung im Alter“)“ fasst der Personal- und
Verwaltungsausschuss folgende Beschlüsse:
Ordnungs- und Sicherheitsdienst / Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines Einsatz- und
Koordinierungsgremiums unter Beteiligung der Bezirke (mit institutionalisiertem
Abstimmungsprozess) für die Bereiche Ordnungs- und Sicherheitsdienst sowie
Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr zur Abstimmung der jeweiligen Bedarfe in den
Bezirken aus.
Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die
Einrichtung von 2 Stellen (1 Streife) EG 5 TVöD (neue Entgeltordnung) im Fachbereich
Sicherheit und Ordnung befristet im Stellenplan 2017 und 2018 (kw-Vermerk) für die
Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr einzuplanen. Diese dienen der zusätzlichen
Kontrolle in den Bezirken.
Aufgaben des Stadtbetriebes
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Nennung eines einheitlichen
Ansprechpartners beim Aachener Stadtbetrieb für die Belange der Bezirke aus.
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines flexibel zu
verwaltenden Kontingents im Wirtschaftsplan des Aachener Stadtbetriebs für die Bezirke
Aachen Mitte, Brand, Eilendorf, Haaren, Kornelimünster/Walheim, Laurensberg, Richterich in
Höhe von insgesamt 70.000 € p.a. für besondere Dienstleistungen in den Bezirken aus. Die
Dienstleistungen können je nach Bedarf abgerufen werden.
Grundsicherung / Hilfe zum Lebensunterhalt
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich dafür aus, die Aufgaben
„Grundsicherung“ und „Hilfe zum Lebensunterhalt“ dauerhaft dezentral zum ortsnahen
Dienstleistungsangebot der Bezirksämter hinzuzufügen. Zu diesem Zweck soll in einem ersten
Schritt die elektronische Aktenführung für die Grundsicherung eingeführt werden. Hierfür sind
in den Haushalten 2017/2018 jeweils 50.000 € bereitzustellen. Die Verwaltung berichtet in der
nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses über den Zeitplan der
Umsetzung.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Personelle Ausstattung der Bezirke und des Bürgerservice:
Um Wartezeiten der Bürgerinnen und Bürger zu verringern und weitere Terminsprechzeiten
anbieten zu können, empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt
Aachen:
Die Einrichtung von 2,0 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im
Stellenplan 2017 im Fachbereich Bürgeramt - Abteilung Bürgerservice.
Die Einrichtung von 2,5 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im
Stellenplan 2017 in den Bezirksämtern.
Zu Punkt „3. Verbesserung der Erreichbarkeit der Stadtverwaltung für eine älter werdende
Generation“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die zeitnahe Umsetzung der
Umbaumaßnahmen in den Bezirken Kornelimünster/Walheim, Laurensberg und Richterich im
Sinne des Corporate Designs unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den
Gebäuden aus.
Zu Punkt „4. Stärkere Digitalisierung der Akten und Arbeitsabläufe der Stadtverwaltung zur
Unterstützung der dezentralen Dienstleistungsangebote (eGovernment)“ fasst der Personalund Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss:
Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für
den Ausbau des Angebotes von Online-Anwendungen im Serviceportal,
die Ausstattung der Dienstleistungsstandorte des Bürgerservice (Katschhof, Bahnhof)
sowie die der Bezirke mit Terminals,
den Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen online
aus.
Zu Punkt „5. Stärkung und Vernetzung der sozialräumlichen Strukturen unter Einbeziehung
von
Stadtteilkonferenzen, Stadtteilbüros und Quartiersmanagement, insbesondere bei
Integrationsaufgaben, Wohnungs- und Sozialangelegenheiten“ fasst der Personal- und
Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss:
Die Verwaltung wird beauftragt, im Rahmen der bereits beauftragen Sozialplattformen, die
Quartiersentwicklung und die gewünschte Optimierung der Vernetzung aller im sozialen
Bereich tätigen Akteure am 14.09.2017 im Personal-und Verwaltungsausschuss vorzustellen,
um ggfls. den Stellenplan für 2018 entsprechend anpassen zu können. Die möglichen
Stellenbedarfe oder -optimierungen – auch im Bereich des Quartiersmanagements – sind bei
der Vorstellung darzustellen.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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2. Sachstand
Der aktuelle Sachstand zur Umsetzung des Beschlusses des Personal- und Verwaltungsausschusses
vom 12.01.2017 stellt sich wie folgt dar:
Ordnungs- und Sicherheitsdienst / Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr
Die beiden Stellen - die zum Stellenplan 2017 mit einem entsprechenden kw-Vermerk
eingerichtet wurden - sind seit Anfang Juli 2017 besetzt.
Die Verkehrsüberwachung des ruhenden Verkehrs ist ab August 2017 in den Bezirken geplant
(Der Monat Juli 2017 wird u.a. zur Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden genutzt).
Einsatz- und Koordinierungsgremium: Seitens der Bezirksamtsleitungen ist eine Einladung der
Abteilungsleitung der Abteilung 32/200 “Ordnungs- und Sicherheitsdienst,
Überwachungskräfte ruhender Verkehr, zentrale Ansprechstelle für Veranstaltungen und
Sicherheitskonzepte, Sondernutzungen“ sowie der neuen Überwachungskräfte für die nächste
Bezirksamtsleiterrunde (29.08.2017) geplant.
Aufgaben des Stadtbetriebes
Es wurde die stellvertretende Geschäftsbereichsleiterin des Bereichs Stadtgrün und
Stadtbezirke als einheitliche Ansprechpartnerin benannt.
Im Wirtschaftsplan des E 18 steht - für die bezirklichen Sonderaufgaben - ein separates
Budget in Höhe von 70.000 € ab dem 01.01.2017 zur Verfügung. Die gewünschten
Dienstleistungen können über die o. g. zentrale Ansprechpartnerin beauftragt werden, welche
eine zeitnahe Bearbeitung der Aufträge gewährleistet und die Verrechnung der Leistung über
das vorgenannte Budget sicherstellt.
Bis jetzt ist allerdings noch nicht definiert worden, welche Leistungen im Regelbetrieb erfolgen
und welche Leistungen in welcher Höhe gesondert über das Budget abgerechnet werden
können. Dazu werden derzeit Gespräche zwischen der Betriebsleitung, den
Bezirksbürgermeistern und Bezirksamtsleitungen geführt.
Grundsicherung / Hilfe zum Lebensunterhalt
An dem in der Sitzung am 16.03.2017 vorgestellten Zeitplan zur Umsetzung einer
E-Akte – zunächst im Bereich Grundsicherung – kann nach wie vor festgehalten werden.
Im Rahmen der Konzeption des neuen Sozialhilfeverfahrens (erstes Quartal) mussten
datenschutzrechtliche Bedenken bezüglich der Implementierung einer Masterdatenbank
(gesamtregionales Konzept für die städteregionsangehörigen Gemeinden) berücksichtigt
werden. Aus diesem Grund mussten Nachtragsangebote eingeholt werden.
Zudem wurde ein erhöhter und spezifizierter Schulungsbedarf identifiziert. Die für das zweite
Quartal vorgesehenen Schulungen und Einarbeitungen der Mitarbeitenden wurden aufgrund
der Anforderungen bezüglich eines neuen Schulungskonzeptes in das dritte Quartal (Start
05.09.2017) verschoben.
Die Produktivsetzung des neuen Sozialhilfeverfahrens sowie der Start der Einführung einer
elektronischen Akte im Bereich Grundsicherung sind gemäß Zeitplan für das vierte Quartal
vorgesehen.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Geplant für das Jahr 2018 sind:
1. - 3. Quartal: Umsetzungsphase - Einführung einer elektronischen Akte im Bereich
Grundsicherung,
4. Quartal: Produktivsetzung der elektronischen Akte im Bereich Grundsicherung.
Personelle Ausstattung der Bezirke und des Bürgerservice
Die zum Stellenplan 2017 im Fachbereich Bürgeramt, Abteilung Bürgerservice eingerichteten
zwei Stellen sind seit Juli 2017 dauerhaft besetzt. Die Besetzung ist mit Nachwuchskräften
(Ablegung der Prüfung im Juli 2017) erfolgt. Die Zuweisung der Mitarbeitenden erfolgte bereits
innerhalb des letzten Ausbildungsabschnitts.
Die zum Stellenplan 2017 beschlossenen 2,5 Stellen für die Bezirke:
Bezirk Brand
Einrichtung einer 0,5 Stelle,
Bezirk Eilendorf
Einrichtung einer 0,5 Stelle,
Bezirk Haaren
Einrichtung einer 0,5 Stelle,
Bezirk Laurensberg
Einrichtung einer 0,5 Stelle,
Bezirk Richterich
Einrichtung einer 0,5 Stelle,
sind noch nicht in Gänze besetzt.
Für die Stellenbesetzung wurde am 06.07.2017 ein Auswahlverfahren unter Beteiligung der
entsprechenden Bezirksamtsleitungen durchgeführt.
Im Rahmen des Auswahlverfahrens wurde für das Bezirksamt Haaren eine geeignete
Mitarbeitende gefunden. Die Besetzung erfolgt zum 01.12.2017.
Für das Bezirksamt Laurensberg wurde im Rahmen des Auswahlverfahrens ebenfalls eine
geeignete Mitarbeitende gefunden. Die Besetzung erfolgt zum 04.09.2017.
Für die Bezirksämter Brand und Richterich wurden im Rahmen des Auswahlverfahrens keine
geeigneten Bewerber/innen gefunden. Zur Besetzung der Stellen in den beiden Bezirksämtern
wird ein erneutes internes Stellenausschreibungsverfahren unter Ausweitung des
Bewerberkreises (Teilnehmende des AL I bzw. Mitarbeitende mit Zulassung zum AL I)
durchgeführt werden.
Die bereits für das Bezirksamt Eilendorf ausgewählte Person hat zum 01.08.2017 ihren Dienst
bei der Stadt Aachen aufgenommen (externe Bewerbung).
Umbaumaßnahmen in den Bezirken Kornelimünster/Walheim, Laurensberg und Richterich im Sinne
des Corporate Design und unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden
Die Umbaumaßnahmen im Bezirksamt Richterich haben begonnen.
Seit dem 01.06.2017 sind die beiden Mitarbeitenden des Sachgebietes
Einwohnermeldetätigkeiten des Bezirksamtes Richterich für die Umbauphase in den
Einwohnermeldebereich des Bezirksamtes Laurensberg integriert. Die übrigen Mitarbeitenden
sind in Räumen der Grundschule Richterich, Grünenthaler Str. 2 untergebracht.
Der Umbau des Bezirksamtes Richterich soll voraussichtlich Mitte bis Ende Oktober 2017
fertiggestellt sein.
Die Umbaumaßnahmen im Sinne des Corporate Design sind durch das Gebäudemanagement
für die Bezirksämter Kornelimünster-Walheim und Laurensberg wie folgt geplant:
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Kornelimünster/Walheim
Planungsphase 2017 / Realisierungsphase 2018/2019
Laurensberg
Planungsphase - Ziel 2018
Ausbau des Angebotes von Online-Anwendungen im Serviceportal
Dienstleitungsangebote/Zeitschiene:
-
Fachbereich Bürgeramt (FB 12)
Einfache Melderegisterauskunft
Die Umsetzung konnte nicht wie geplant zum 28.02.2017 erfolgen.
Grund hierfür ist die noch ausstehende Klärung offener Punkte im Zusammenhang mit
der Zahlungsabwicklung.
Die Umsetzung ist für das dritte Quartal 2017 geplant.
-
FB 12
Beschwerdemanagement, Erweiterung um Sperrmüll, Mülltonnen und um KiTa-Portal
Umsetzung erfolgt (01.09.2017)
-
Fachbereich Sicherheit und Ordnung (FB 32)
Anhörung online
Umsetzung erfolgt (06/2017)
Knöllchen online
Die Umsetzung konnte nicht wie geplant zum 31.03.2017 erfolgen.
Grund hierfür sind rechtliche Fragestellungen, die derzeit noch geklärt werden.
Die Umsetzung ist für das vierte Quartal 2017 geplant (nach erfolgter positiver Prüfung
durch den Fachbereich Recht).
-
FB 32
Gewerbe an-, ab- und ummelden
Programmierung einer Schnittstelle zwischen Bezahlfunktion und Fachsoftware
erforderlich.
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
-
FB 37
Bezug von Jodtabletten (temporäre Anwendung vom 01.09.2017 - 30.11.2017)
Die Online – Dienstleistung betrifft die ganze Region Aachen.
Umsetzung erfolgt (01.09.2017)
-
FB 37
Anmeldung Feuerwehrschule
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
-
Fachbereich Kinder, Jugend und Kultur (FB 45)
Ferienspieleportal
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
Die Bearbeitung ist nach wie vor im Zeitplan.
-
FB 45
Anmeldung zu Veranstaltungen im Medienzentrum
Umsetzung erfolgt (01.09.2017)
-
Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61)
Aufbau und Konzeption von Onlineformularen im Bereich „Verkehr“:
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Meldeplattform Radverkehr
Umsetzung erfolgt (26.06.2017)
Hinweise zur Optimierung der Mobilität – Parken
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
Hinweise zur Optimierung der Mobilität - Verkehr
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
-
FB 61 / FB 32
Aufbau und Konzeption von Onlineformularen im Bereich des Baustellenmanagements
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
Die Bearbeitung ist nach wie vor im Zeitplan.
-
Aachener Stadtbetrieb (E 18)
Ausbau Sperrmüll online mit direkter Terminbuchung
Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017
Die Bearbeitung ist nach wie vor im Zeitplan.
-
Bezahlplattform online (Beginn im Jahr 2017)
Die Umsetzung ist für das vierte Quartal 2017 geplant.
-
Zugangseröffnung DE-Mail (Beginn im Jahr 2017)
Umsetzung zum 31.12.2017
-
Ausbau Terminvereinbarungen bis Juni 2018
Siehe Ausführungen zum Punkt “Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen
online“
Ausstattung der Dienstleistungsstandorte des Bürgerservice (Katschhof, Bahnhof) sowie die der
Bezirke mit Terminals
In den Standorten Katschhof, Bahnhof sowie Eilendorf ist die Installation jeweils eines
Terminals in der 3. KW 2017 erfolgt.
Die Dienstleistungsstandorte Brand, Haaren, Kornelimünster-Walheim und Laurensberg sind
in der 14.KW 2017 mit Biometrie - Terminals ausgestattet worden.
Der Dienstleistungsstandort Richterich wird im Rahmen des Umbaus mit einem
entsprechenden Biometrie - Terminal ausgestattet werden.
Der Einsatz dieser Terminals beschleunigt u.a. die Prozesse von Pässen und Ausweisen bei
der Antragsaufnahme. Geprüft werden soll zukünftig auch der Einsatz von
Selbstbedienungsterminals zur Erledigung von Onlineprozessen in den
Verwaltungsgebäuden.
Des Weiteren werden seit geraumer Zeit Dokumentenprüfgeräte der Bundesdruckerei zur
Erkennung möglicherweise gefälschter Dokumente und zur Beschleunigung etwaiger
Arbeitsprozesse getestet. Hiermit wird auch die entsprechende Anfrage im Rat Nr. 220/17 der
Allianz für Aachen vom 11.11.2016 mit beantwortet.
Ausstattung der Dienstleistungsstandorte der Bezirke mit jeweils einer Aufrufanlage (Bildschirm und
Wartemarkenspender)
Die Dienstleistungsstandorte Bahnhof und Katschof verfügen über eine entsprechende
Aufrufanlage (Einsatz seit Oktober 2012). Durch diesen Einsatz kann u.a. sowohl in den
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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einzelnen Standorten des FB 12 als auch auf der Internetseite der Stadt Aachen die
aktuell aufgerufene Wartenummer und die Anzahl der noch wartenden Personen beider
Standorte dargestellt bzw. durch den Kunden abgerufen werden.
Durch die Ausstattung der Dienstleistungsstandorte der Bezirke mit jeweils einer
entsprechenden Aufrufanlage wird dieser Service für den Kunden erweitert. D.h., dass in
allen Dienstleistungsstandorten als auch auf der Internetseite der Stadt Aachen die aktuell
aufgerufene Wartenummer und die Anzahl der noch wartenden Personen der einzelnen
Standorte für den Kunden angezeigt bzw. durch ihn abgerufen werden können. Somit
trägt der Einsatz von Aufrufanlagen u.a. zur Vernetzung der einzelnen Standorte bei.
Der Dienstleistungsstandort Haaren fungiert als Pilotbereich der Bezirke.
Für das Bezirksamt wurde ein Angebot bezüglich einer Aufrufanlage eingeholt.
Im Nachgang zur Sitzung des Personal- und Veraltungsausschusses am 06.07.2017
wurden Angebote für die Ausstattung aller weiteren Bezirksdienstleistungsstandorte
angefragt.
Die geeigneten Gebote wurden auf dem Markt sondiert. Pro Standort betragen die
Nettokosten für eine Aufrufanlage:
ca. 11.000 € (Einmalige Kosten).
ca. 3.000 € (jährliche Kosten).
Hinweis zur Finanzierung:
Zum gegenwärtigen Zeitpunkt stehen Haushaltsmittel zur Deckung der einmaligen
Kosten (Projektkosten) zur Verfügung. Es gibt noch vordisponierte andere Projekte.
Sollten diese zu nicht mehr leistbaren Ausgaben führen, würden für die Aufrufanlagen
überplanmäßige Mittel beantragt werden müssen. Die jährlichen Kosten werden für die
nächsten Haushaltsplanungen angemeldet.
Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen online
In der Abteilung “Jugend“ (FB 45/300) des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule (FB
45/000) wurde für das Team Unterhaltsvorschusskasse (FB45/310.060) zum 28.06.2017 die
Terminvereinbarungssoftware produktiv geschaltet. Die Termine sind ab dem 01.07.2017
buchbar.
Seitens des FB 45 sind weitere Online - Terminvereinbarungen vorgesehen.
Nach wie vor werden durch den Bürgerservice (FB 12/100) des Fachbereichs Bürgeramt
(FB 12) sowie in den einzelnen Bezirksämtern Terminsprechzeiten angeboten.
Hier gilt es, ein abgestimmtes Konzept bezüglich der Angebote von Terminsprechzeiten /
offenen Sprechzeiten zu entwickeln, da diesbezügliche Änderungen (z.B. Erhöhung /
Reduzierung der Terminsprechzeiten, Ausweitung der offenen Sprechzeiten) unmittelbare
wechselseitige Wirkungen auslösen. Bei der Erarbeitung des Konzeptes sind verschiedene
Aspekte zu berücksichtigen:
Dienstleistungsangebot
Die Bezirksämter bieten - über die ordnungsrechtlichen Tätigkeiten des
Einwohnermeldewesens hinaus - noch weitere Dienstleistungen an, die derzeit im
Rahmen der offenen Sprechzeiten seitens der Kunden nachgefragt werden können.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
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Die Tätigkeiten werden auf sogenannten Mischarbeitsplätzen ausgeübt
(Sachbearbeitung u.a. im Bereich Melde- und Passwesen, Wohngeld,
Gewerbemeldewesen, Friedhofswesen, Abfallwirtschaft, Sondernutzungen,
Fischereischein, Fundbüro, Anmeldung von großen Hunden).
Stellen/Personal/räumliche Kapazitäten
Die Bezirksämter verfügen im Vergleich zum Bürgerservice des FB 12 über eine
geringere Personalstärke sowie räumlich über eine begrenzte Kapazität.
Bei einer bewussten Lenkung der Kundenströme hin zu den Bezirken muss dies
berücksichtigt werden.
Auf der anderen Seite führt eine bewusste Lenkung der Kunden zu den
Dienstleistungsstandorten des FB 12/100 dort ebenfalls zu einem
regelungsbedürftigen Handlungsbedarf. Auch wenn der FB 12/100 noch räumlich
über Kapazitäten verfügt, so wirkt sich die Erhöhung der Publikumsanzahl unmittelbar
auf die Wartezeiten zu den offenen Sprechzeiten aus.
Wechselwirkungen
Die Veränderung der offenen Sprechzeit sowie die Erhöhung der Terminsprechzeit
in einem Dienstleistungsstandort haben unmittelbare Wirkungen auf die übrigen
Dienstleistungsstandorte.
Terminsprechzeiten vs. Offene Sprechzeit
Von Seiten der Bezirksamtsleitungen ist festzustellen, dass die angebotenen
Terminsprechzeiten überwiegend von Kunden aus Aachen-Mitte gebucht werden.
Auch bei den offenen Sprechzeiten steigt der Anteil von Kunden aus Aachen-Mitte in
den Bezirksämtern.
Dem gegenüber nutzen die Einwohner der jeweiligen Bezirke überwiegend die
offenen Sprechzeiten des heimischen Bezirksamtes.
Aus den manuell erhobenen Daten (Anlage 1) der Bezirksämter Brand, Eilendorf,
Haaren, Kornelimünster-Walheim und Richterich kann dieser Effekt zahlenmäßig
abgelesen werden. Nicht abgegrenzt ist das Angebot der Termin- sowie der offenen
Sprechzeiten.
Neben den klassischen Einwohnermeldetätigkeiten sind auch weitere
Dienstleistungen des Bürgerservice bei der Erhebung durch alle Bezirksämter
berücksichtigt worden (Beglaubigungen, Bewohnerparkausweise). Zudem sind
mehrmalige Vorsprachen (z.B. aufgrund Klärungsbedarf / nicht ausreichender
Zahlungsmittel) entsprechend ihrer Anzahl einbezogen worden.
Die dargestellten Zahlenwerte beziehen sich auf die Vorspracheeinheiten in den
Bezirksämtern. Die Vorspracheeinheiten im Bezirksamt Brand beziehen sich auf die
Anzahl der ausgegebenen Wartemarken (nur für den Bereich
Einwohnermeldeangelegenheiten), unabhängig von der Anzahl der vorsprechenden
Personen und der abgeschlossenen Dienstleistung/en (Fallabschluss). Die
Vorspracheeinheit in den übrigen Bezirksämtern bezieht sich auf die vorsprechende
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Person, unabhängig von der Anzahl der Begleitpersonen sowie der abgeschlossenen
Dienstleistungen.
Seitens des Bezirksamtes Laurensberg wurden – außer zu den Referenzzeiträumen
für die Ermittlung der Kennzahlen (Referenzzeitraum vom 27.03.2017 bis 07.04.2017)
im Rahmen der Haushaltplanung 2017 – keine Erhebungen zum
Publikumsaufkommen und zu den Kundenströmen durchgeführt. Seit dem 01.06.2017
sind die Mitarbeitenden aus dem Einwohnermeldebereich des Bezirksamtes
Richterich aufgrund des dortigen Umbaus im Bezirksamt Laurensberg tätig. Das
gesamte Publikum – unabhängig von der Bezirkszugehörigkeit – wird im Bezirksamt
Laurensberg bedient. Aus Sicht der Bezirksamtsleitung Laurensberg ist eine
Auswertung nur dann repräsentativ, wenn sie einen Jahreszeitraum umfasst und
damit das gesamte auch saisonale Publikumsaufkommen wie z.B. die Anmeldungen
der Studenten zu den jeweiligen Semestern umfasst. Im Referenzzeitraum für die
Ermittlung der Kennzahlen vom 27.03.17 bis 07.04.17 kamen 31% der Kunden aus
Aachen-Innenstadt.
Im FB 12/100 werden neben der Anzahl der ausgegeben Wartemarken auch die
Anzahl der abgeschlossenen Dienstleistungen (Fallabschluss) systemisch erhoben.
Die Anzahl der tatsächlich vorsprechenden Personen wird nicht berücksichtigt;
gleiches gilt für mehrmalige Vorsprachen am gleichen Tag.
Seit Juni 2017 wird eine Zuordnung der Kunden zum jeweiligen Bezirksbereich
aufgenommen inkl. der Anzahl der Personen. Die Zuordnung (inkl. der Anzahl der
Personen) zum Innenstadtbereich (B 0) erfolgt derzeit nicht.
Aufgrund unterschiedlicher Datenerhebungen kann eine Verhältnisberechnung daher
zum jetzigen Zeitpunkt nicht vorgenommen werden.
Mit der Einführung der Aufrufanlagen in den Dienstleistungsstandorten der Bezirke
können auf Grundlage der gleichen Paramater entsprechende Auswertungen für alle
Dienstleistungsstandorte erstellt werden.
Derzeit können u.a. nachfolgende Auswertungen aus der im FB 12/100 eingesetzten
Aufrufanlage erstellt werden:
Anzahl der ausgegebenen Wartemarken,
Anzahl der in Anspruch genommenen Dienstleistungen (innerhalb der offenen
und/oder Terminsprechzeiten),
Anzahl der gebuchten Terminsprechzeiten,
Frequentierung zu einzelnen Tageszeiten / innerhalb eines Zeitraumes
anhand der ausgegebenen Wartemarken (Stundenrhythmus),
Durchschnittliche Wartezeiten,
Durchschnittliche Bearbeitungszeiten.
Zudem können nach vorheriger Festlegung weitere Auswertungen erfolgen (z.B. die
Zuordnung eines Kunden zu dem jeweiligen Wohnort/Bezirk).
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Die Auswertungen können somit im Rahmen eines Controllings den einzelnen
Standorten aber auch der Verwaltung als Handlungsgrundlage dienen.
Eine gezielte Steuerung von Kundenströmen erfordert zunächst die Analyse des
Kundenverhaltens (welcher Kunde geht wann in welchen Standort). Auf dieser
Grundlage können dann - unter Berücksichtigung aller notwendigen Komponenten
(Wechselwirkungen, Kapazitäten etc.) - weitere Planungen hin zu einer gezielten
Kundensteuerung erfolgen.
Im Rahmen der Konzepterarbeitung erfolgt diesbezüglich eine Abstimmung mit den
Leitungen der einzelnen Dienstleistungsstandorte.
Auswertung aus dem Fachverfahren OK.EWO
Seitens des FB 12 wurde aus dem Fachverfahren eine Auswertung bezogen auf die
Dienstleistungen “Ausweise“ und “Reisepässe“ erstellt (Anlage 2). Die Auswertung
stellt die Anzahl der beiden bearbeiteten Dienstleistungen in dem Zeitraum Juni 2016
bis Juni 2017 je Standort dar. Diese Zahlen lassen einen Rückschluss auf die
Verteilung der Besucher auf die einzelnen Dienstleistungsstandorte zu, da die Anzahl
der ausgegeben Ausweispapiere ein objektiver Indikator für das gesamte
Dienstleistungsangebot ist.
Werbung für städtische Dienstleistungen in den Bezirken
Bei der Bearbeitung des Konzeptes bezüglich der Terminsprechzeiten / Offenen
Sprechzeiten mit dem Ziel der Lenkung der Kundenströme wird auch der Punkt
“Werbung für städtische Dienstleistungen“ stärker berücksichtigt werden müssen.
Derzeit wird auf die städtischen Dienstleistungen die in den Bezirken angeboten
werden auf der offiziellen Webseite der Stadt Aachen hingewiesen. Dies erfolgt u.a.
unter folgenden Rubriken:
Städtische Ämter und Einrichtungen,
Stadtbezirke,
Aachen-Mitte – Bürgerservice (für den Aufgabenbereich
Einwohnermeldeangelegenheiten).
Zudem werden bei den einzelnen Dienstleistungen Hinweise auf die zuständigen
Einrichtungen gegeben. Hier werden ebenfalls die Bezirksämter aufgeführt.
Daneben wird auch bei telefonischem Kontakt zur Stadtverwaltung Aachen über das
Servicecenter Call Aachen der Hinweis auf die Dienstleistungen in den einzelnen
Stadtbezirken gegeben. Von Zeit zu Zeit oder aus gegebenen Anlässen (Ferienzeiten)
wird ebenfalls im Rahmen von Pressemitteilungen auf die
Dienstleistungen/Sprechzeiten in den Bezirken hingewiesen.
Darüber hinaus wird auch in den Stadtteilmagazinen – hier z.B. das Stadtteilmagazin
Brand - unter der Rubrik “Neues aus dem Amt“ über aktuelle Themen bzw. Angebote
berichtet.
Unabhängig davon wird nach erfolgtem Umbau im Rahmen der Wiedereröffnung des
jeweiligen Bezirksamtes Werbung für die Dienstleistungen veröffentlicht.
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
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Quartiersmanagements mit dem Schwerpunkt der Flüchtlingsintegration
Im Quartiersmanagement beim FB 56 gibt es derzeit 2,5 Stellen im allgemeinen
Quartiersmanagement (Ost/Rothe Erde, Forst/Driescher Hof und Preuswald) und 3,5 Stellen
im Bereich des Quartiersmanagements mit dem Schwerpunkt der Flüchtlingsintegration (QFI).
Letztere sind im Rahmen eines Landesförderprogramms im ersten Quartal des Jahres 2017
eingerichtet worden und sind bis Ende des Jahres 2018 befristet. Sie sind für Aachen-Nord,
Richterich, Eilendorf und Kronenberg beantragt und positiv beschieden worden.
Der Blick auf die Arbeit der ersten Monate im Bereich des QFI zeigt, dass in jedem Quartier
unterschiedliche haupt- und ehrenamtliche Unterstützungsstrukturen existieren und darauf
aufbauend individuelle Bedarfe im Hinblick auf die Integrationsarbeit bestehen. Aufgabe der
QFI war es zu Beginn, die jeweilige sozialräumliche Struktur zu erfassen und dahingehend
spezifische Arbeitsstrategien zu entwickeln. Insgesamt sind bereits in den ersten Monaten
viele positive Ansätze entstanden. Konkret unterstützen die QuartiersmanagerInnen dort, wo
bereits ein großes zivilgesellschaftliches Engagement vorhanden ist, bestehende
bürgerschaftliche Initiativen und stärken mit ihrer Arbeit die initiierten Projekte. Sie helfen bei
Veranstaltungen und im Projektmanagement. In den Quartieren, wo das zivilgesellschaftliche
Engagement weniger organisiert ist, oder zusätzliche Bedarfe gesehen werden, entwickeln sie
auch eigenständig neue Projekte in Kooperation mit Partnern vor Ort (z.B. Filmabende oder
Fahrradwerkstätten). Die KollegInnen organisieren Lösungen für Alltagsprobleme (z.B.
Kinderbetreuung parallel zu Sprachkursen) und stehen als Ansprechpartner – sowohl für die
Geflüchteten als auch für alle Akteure, die mit dem Thema der Integration betraut sind – zur
Verfügung. Daneben bringen sie im Sinne der Netzwerkarbeit Akteure zusammen. Sie
vereinen so Ressourcen und Wissen und erhöhen damit die Effizienz der lokalen
Integrationsarbeit. Arbeitsgemeinschaften bzw. runde Tische wurden installiert und dort, wo es
notwendig ist, wurde eine engere Zusammenarbeit der Stadtteilkonferenzen initiiert. Die
QuartiersmanagerInnen machen keine Einzelfallbetreuung, sondern initiieren
integrationsfördernde Maßnahmen vor Ort. Sie übernehmen jedoch eine Lotsenfunktion und
arbeiten diesbezüglich eng mit den anderen Akteuren der Integrationsarbeit zusammen (z.B.
städtischer Sozialdienst in den Übergangswohnheimen).
Auf Basis eines Ratsantrages von November 2016 zur Bestandsaufnahme der Strukturen in
der Quartiersentwicklung und aufgrund der Tatsache, dass im Jahr 2017 insgesamt fünf neue
KollegInnen im Rahmen der QFI-Stellen eingestellt wurden, findet derzeit die Abstimmung und
die Verschriftlichung einer durchgeführten Evaluation des städtischen Quartiersmanagements
statt. Dafür wurden die bisherigen Erfahrungen der StelleninhaberInnen aufgearbeitet, in
Workshops diskutiert und mit den bisherigen Zielen und Zugängen im Rahmen der
Quartiersentwicklung in Beziehung gesetzt. Zusätzlich wurden weitere quartiersbezogene
Angebote (z.B. Begegnungszentren) mit in die Evaluation eingeschlossen und das
Gesamtgefüge von Quartiersangeboten in der Stadt bewertet. Es folgt nun die Abstimmung
mit den Verbänden der freien Wohlfahrtspflege.
Ziel der Evaluation ist eine genaue Aufgabenbeschreibung der Kernpunkte und Ziele von
Quartiersmanagement in Aachen – auch in Abgrenzung zu anderen Akteuren in der
Quartiersarbeit – sowie die inhaltliche und organisatorische Fortentwicklung des städtischen
Quartiersmanagements. In diesem Kontext können dann auch die mittelfristigen
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
Seite: 13/14
Stellenbedarfe über das Jahr 2018 hinaus spezifiziert werden. Die Evaluation des
Quartiersmanagements wird in der Dezembersitzung des Ausschusses für Soziales,
Integration und Demographie vorgestellt und im Anschluss in den Ausschuss für Personal und
Verwaltung eingebracht. Die sich hieraus ggfs. ergebenden Bedarfe werden zum Stellenplan
2019 eingeplant.
Anlage/n:
1) Darstellung der wechselseitigen Kundenströme (Manuelle Datenerhebung der Bezirksämter)
2) Auswertung der Dienstleistungen „Ausweise“ und „Reisepässe“
3) Ratsantrag: Allianz für Aachen vom 11.11.2016 „Aufwertung der technischen Möglichkeiten zur
Verifizierung gültiger Ausweisdokumente
Vorlage FB 11/0232/WP17 der Stadt Aachen
Ausdruck vom: 26.09.2017
Seite: 14/14
Anlage 1
Bezirk
Brand
Anzahl
Vorsprachen
Zeitraum
gesamt
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
1.209
1.162
1.450
1.436
1.669
1.657
2017
2017
2017
2017
2017
2017
Anteil
Brand
%
65,6
64,6
60,4
59,1
56,5
59,3
Anzahl
793
751
876
849
943
983
Anteil
Aachen-Mitte
%
31,8
33,0
35,4
38,7
40,0
37,1
Anteil
andere Bezirke
Anzahl
%
384 1,2
383 1,5
513 2,3
556 1,0
668 1,3
615 1,8
Anteil
Ausland
Anzahl
%
15 1,4
17 0,9
33 1,9
14 1,2
22 2,2
30 1,8
Anzahl
17
10
28
17
37
30
Bezirk
Eilendorf
Anzahl
Vorsprachen
Zeitraum
gesamt
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
667
633
861
756
972
863
2017
2017
2017
2017
2017
2017
Anteil
Eilendorf
%
73,2
76,1
75,8
69,0
69,9
71,0
Anzahl
488
482
653
522
679
613
Anteil
Aachen-Mitte
%
26,2
23,4
22,8
28,7
29,6
28,3
Anteil
andere Bezirke
Anzahl
%
175 0,0
148 0,0
196 0,0
217 0,0
288 0,0
244 0,0
Anzahl
0
0
0
0
0
0
Anteil
Ausland
%
0,6
0,5
1,4
2,2
0,5
0,7
Anzahl
4
3
12
17
5
6
Bezirk
Haaren
Anzahl
Vorsprachen
Zeitraum
gesamt
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
2017
2017
2017
2017
2017
2017
603
596
825
800
967
892
Anteil
Haaren
%
68,7
61,2
67,2
58,8
60,7
55,6
Anzahl
414
365
554
470
587
496
Anteil
Aachen-Mitte
%
29,2
37,6
32,2
40,3
37,4
43,0
Anteil
andere Bezirke
Anzahl
%
176 0,0
224 0,2
266 0,0
322 0,0
362 0,0
384 0,0
Anzahl
0
1
0
0
0
0
Anteil
Ausland
%
2,2
1,0
0,6
1,0
1,9
1,3
Anzahl
13
6
5
8
18
12
Anlage 1
Bezirk
Kornelimünster-Walheim
gesamt
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
Anteil
K-W
Anzahl
Vorsprachen
Zeitraum
2017
2017
2017
2017
2017
2017
%
1.101
1.493
1.238
1.477
1.232
88,4
86,9
78,6
83,6
81,1
Anzahl
973
1.297
973
1.235
999
Anteil
Aachen-Mitte
Anteil
andere Bezirke
%
%
Anzahl
5,4
6,7
14,0
8,9
9,0
60
100
173
132
111
2,9
2,3
2,3
2,6
2,9
Anzahl
Anteil
Ausland
%
32
35
29
38
36
Anzahl
3,3
4,1
5,1
4,9
7,0
36
61
63
72
86
Bezirk
Richterich
Anzahl
Vorsprachen
Zeitraum
gesamt
Januar
Februar
März
April
Mai
Juni
2017
2017
2017
2017
2017
2017
466
435
440
417
395
428
Anteil
Richterich
%
86,1
88,5
80,7
82,5
77,5
85,5
Anzahl
401
385
355
344
306
366
Anteil
Aachen-Mitte
%
12,9
9,7
16,8
15,8
21,5
13,3
Anteil
andere Bezirke
Anzahl
%
60 0,0
42 0,0
74 0,0
66 0,0
85 0,0
57 0,0
Anzahl
0
0
0
0
0
0
Anteil
Ausland
%
1,1
1,8
2,5
1,7
1,0
1,2
Anzahl
5
8
11
7
4
5
Anlage 2
6.2016 763 546
7.2016 680 466
8.2016 752 502
9.2016 554 401
10.2016 546 354
11.2016 516 367
12.2016 485 346
1.2017 613 544
2.2017 522 397
3.2017 791 520
4.2017 618 435
5.2017 593 437
90
6.2017 131
Gesamtergebnis
7.564 5.405
58%
58%
59%
60%
58%
63%
61%
61%
56%
59%
54%
52%
47%
257
249
191
180
148
137
144
178
195
244
210
227
76
58% 2.436
11%
13%
9%
11%
10%
10%
10%
9%
12%
11%
11%
11%
16%
165
137
173
108
89
100
88
137
142
165
150
177
37
11% 1.668
7%
7%
8%
7%
6%
7%
6%
7%
9%
7%
8%
9%
8%
142
115
134
102
114
68
85
106
87
121
153
143
48
6%
6%
6%
6%
7%
5%
6%
6%
5%
5%
8%
7%
10%
168
140
158
108
105
72
79
119
126
185
150
152
33
7% 1.418
6%
1.595
7%
7%
7%
7%
7%
5%
6%
6%
8%
8%
8%
8%
7%
160
128
135
93
142
98
98
138
107
131
173
184
60
7% 1.647
7%
6%
6%
6%
9%
7%
7%
7%
6%
6%
9%
9%
13%
Anteil an
Gesamtfallzahl
Richterich
Anteil an
Gesamtfallzahl
Laurensberg
Anteil an
Gesamtfallzahl
Kornelimünster Walheim
Anteil an
Gesamtfallzahl
Haaren
Anteil an
Gesamtfallzahl
Eilendorf
Anteil an
Gesamtfallzahl
Brand
Anteil an
Gesamtfallzahl
Katschhof
Zeitraum
Bahnhof
Anzahl der Ausweise (Fallabschlüsse)
Dienstleistungsstandorte
71
76
71
46
56
54
47
61
72
81
74
70
0
3%
4%
3%
3%
4%
4%
3%
3%
4%
4%
4%
4%
0%
7% 779
3%
Anlage 2
6.2016 492 385
7.2016 380 322
8.2016 434 334
9.2016 290 212
10.2016 260 206
11.2016 307 242
12.2016 339 274
1.2017 478 453
2.2017 400 342
3.2017 445 370
4.2017 342 244
5.2017 329 250
26
6.2017
51
Gesamtergebnis
4.547 3.660
64%
65%
66%
59%
58%
66%
69%
66%
65%
65%
57%
60%
59%
120
86
76
82
78
71
67
109
98
80
94
93
8
63% 1.062
9%
8%
6%
10%
10%
9%
8%
8%
9%
6%
9%
10%
6%
76
43
63
38
39
43
36
68
53
79
67
57
14
8% 676
6%
4%
5%
4%
5%
5%
4%
5%
5%
6%
7%
6%
11%
82
59
77
42
55
38
42
67
52
62
63
65
5
6%
5%
7%
5%
7%
5%
5%
5%
5%
5%
6%
7%
4%
70
52
55
73
64
33
54
65
73
79
90
71
7
5% 709
5%
786
5%
5%
5%
9%
8%
4%
6%
5%
6%
6%
9%
7%
5%
94
81
87
71
81
60
53
111
84
106
91
84
20
6% 1.023
7%
7%
7%
8%
10%
7%
6%
8%
7%
8%
9%
9%
15%
Anteil an
Gesamtfallzahl
Richterich
Anteil an
Gesamtfallzahl
Laurensberg
Anteil an
Gesamtfallzahl
Kornelimünster Walheim
Anteil an
Gesamtfallzahl
Haaren
Anteil an
Gesamtfallzahl
Eilendorf
Anteil an
Gesamtfallzahl
Brand
Anteil an
Gesamtfallzahl
Katschhof
Zeitraum
Bahnhof
Anzahl der Reisepässe (Fallabschlüsse)
Dienstleistungsstandorte
49
61
45
42
24
41
28
50
38
41
33
19
0
4%
6%
4%
5%
3%
5%
3%
4%
3%
3%
3%
2%
0%
8% 471
4%