Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Eurogress Beteiligte Dienststelle/n: E 88/0046/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 23.08.2017 Genehmigung der Niederschrift vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil) Beratungsfolge: Datum Gremium Zuständigkeit 12.09.2017 Betriebsausschuss Eurogress Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Eurogress vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil). Prof. Dr. Sicking Beigeordneter Vorlage E 88/0046/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.08.2017 Seite: 1/2 Anlage/n: Niederschrift vom 06.06.2017 (Öffentlicher Teil) Vorlage E 88/0046/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.08.2017 Seite: 2/2 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Eurogress 8. August 2017 Sitzungstermin: Dienstag, 06.06.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 17:55 Uhr Ort, Raum: Konferenzraum 3, Eurogress Aachen Anwesende: Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby Ratsherr Hermann Josef Pilgram Vertretung für: Ratsfrau Aida Beslagic-Lohe Ratsherr Alexander Gilson Ratsfrau Lisa Lang Ratsherr Boris Linden Ratsfrau Hildegard Pitz Ratsherr Karl Schultheis Herr Matthias Achilles Herr Wolfgang Boenke BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 1/8 Herr Daniel Casper Frau Ruth Crumbach-Trommler Herr Matthias Fischer Herr Franz Plum Frau Renate Linsen-von Thenen Herr Dr. Rainer von Courbière Abwesende: Ratsfrau Aida Beslagic-Lohe - entschuldigt - von der Verwaltung: Frau Kristina Wulf EUROGRESS Frau Stefanie Hennefeld EUROGRESS Frau Kathrin Marchello EUROGRESS als Schriftführer: Frau Marchello BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 2/8 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift der Sitzung vom 21.02.2017 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0044/WP17 3 Finanzieller Zwischenbericht 1. Quartal 2017 (01.01. bis 31.03.2017) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen (Anlage) Vorlage: E 88/0042/WP17 4 Präsentation der Kennzahlen (Anlage) Vorlage: E 88/0043/WP17 5 Sonstiges Nichtöffentlicher Teil 1 Genehmigung der Niederschrift der Sitzung vom 21.02.2017 (Nichtöffentlicher Teil): Vorlage: E 88/0045/WP17 2 Sonstiges: BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 3/8 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, eröffnet die Sitzung und begrüßt die Mitglieder des Betriebsausschusses. Es gibt keine Ergänzungen zur Tagesordnung. zu 2 Genehmigung der Niederschrift der Sitzung vom 21.02.2017 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0044/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt einstimmig die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Eurogress vom 21.02.2017 (Öffentlicher Teil). zu 3 Finanzieller Zwischenbericht 1. Quartal 2017 (01.01. bis 31.03.2017) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen (Anlage) Vorlage: E 88/0042/WP17 Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen zum finanziellen Zwischenbericht, die an die Betriebsausschussmit-glieder im Vorfeld der Sitzung verschickt worden sind. Das erste Quartal 2017 schließt mit einem Verlust von -376.344,73 €. Dies stellt gegenüber dem Planansatz von -473.470,43 € eine Verbesserung um 97.125,70 € dar. Der Gesamtbetrag der Erträge ist mit 1.140.159,88 € um 25.722,97 € höher ausgefallen als mit 1.114.436,91 € geplant.   Die Gesamtaufwendungen liegen mit 1.516.504,61 € unter dem geplanten Ansatz von 1.587.907,34 €. Gegen-über dem Vorjahr (-162.996,51 €) hat sich das Ergebnis um 213.348,22 € verringert. Das erste Quartal 2017 fällt im Vergleich zum absoluten Rekordjahr 2016 schlechter aus. Die Erträge aus der Überlassung von Räumen, Dienstleistungen und Technik in Höhe von 467.993,48 € liegen um 24.806,57 € über dem Ansatz und um 170.522,67 € unter denen des Vorjahres. Eigenveranstaltungen sind im ersten Quartal 2017 - im Gegensatz zu 2016 - nicht durchgeführt worden, allerdings werden im zweiten Quartal 2017 drei Eigenveranstaltungen stattfinden (Aachener Caravan & Camping Messe, ZAB, Die Party). Erfreulicherweise entwickeln sich die Umsätze am Tivoli weiterhin positiv und liegen 5.732,26 € über dem Ansatz (75.000,00 €). Gegenüber dem Vorjahr haben sich die Umsätze am Tivoli um 22.161,30 € (=ca. 38%) verbessert. Insgesamt konnte bei den Umsatzerlösen eine Verbesserung gegenüber dem Planansatz um 29.875,47 € erreicht werden. Die Außenflächen des Tivoli gehören, BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 4/8 gemäß dem mit der ASB GmbH geschlossenen Mietvertrag, nicht zu den angemieteten Flächen des Eurogress Aachen. Eine Vermarktung findet deshalb nicht statt. Das Eurogress kann dort aber Veranstaltungen, nach Abstimmung mit der ASB GmbH und dem ALRV, durchführen. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die gesamten Umsatzerlöse um 323.971,16 € verschlechtert. Da das Geschäftsjahr 2016 aber als eines der besten Geschäftsjahre überhaupt zu betrachten ist, ist ein Vergleich mit dem Vorjahr nur bedingt möglich. Aussagekräftiger ist hier die detaillierte Analyse der Quartalsverluste (20102015). Im betrachteten Zeitraum lagen die Verluste bei durchschnittlich -390.646,32 €. Das Ergebnis des QI 2017 liegt somit unter dem Durchschnitt der Vorjahre und ist mit diesem Hintergrund als gutes Ergebnis zu bewerten. Unter Einbezug des QI 2016 bei der Berechnung des durchschnittlichen Quartalsverlustes (-358.125,00 €), schneidet es - aus den genannten Gründen - etwas schlechter ab. Die Veranstaltungskosten liegen um 33.408,31 € unter dem geplanten Ansatz (299.093,52 €). Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen sind gegenüber dem Vorjahr von 308.352,22 € um 31.263,60 auf 339.615,82 € gestiegen. Die Mitglieder des Betriebsausschusses sprechen ihr Lob und ihren Dank für das gute Ergebnis aus und nehmen den Zwischenbericht einstimmig zur Kenntnis. Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt den finanziellen Zwischenbericht für die Zeit vom 01.01.2017 bis 31.03.2017 gem. §20 EigVO NW zur Kenntnis. zu 4 Präsentation der Kennzahlen (Anlage) Vorlage: E 88/0043/WP17 Frau Wulf erläutert die Besonderheiten, die in Bezug auf das Produkt 150302, das den Eigenbetrieb Eurogress Aachen, im Gesamthaushalt der Stadt Aachen abbildet, zu beachten sind. Produktverantwortlich ist der Fachbereich Finanzsteuerung, FB 20, und somit stellt das Produkt den festen jährlichen Zuschuss für den Eigenbetrieb Eurogress Aachen dar (Zuschussabrechnung). Davon zu unterscheiden sind die Ziele und Kennzahlen, die seitens des Eigenbetriebs Eurogress Aachen erhoben werden und die Bestandteile seines Wirtschaftsplans sind. Das Ergebnis des Produkts 150302 aus der Sicht des FB20 setzt sich aus den folgenden Teilen zusammen: Teil I:  Kostenerstattungen und Kostenumlagen (Erstattung von Beamtenbezügen)  Personalaufwendungen (Zahlung von Beamtenbezügen) BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 5/8  Transferaufwendungen (jährlicher Zuschuss)  Finanzerträge (Zinszahlungen Eurogress Aachen an Gesellschafterin)   Darüber hinaus werden in Teil II:  die Anzahl der Kongresse, Tagungen und Seminare/Jahr  sowie die Umsätze aus Kongressen, Tagungen und Seminaren dargestellt. Diese Daten werden dem FB20 vom Eurogress Aachen zur Verfügung gestellt. Als Produktziel legt FB20 die „Transparente Darstellung und Durchführung der Finanzbeziehungen zwischen Stadt und Eigenbetrieb“ fest. Im Rahmen des Projektes Ziele und Kennzahlen (2013) sind, seitens des Eurogress Aachen, über die in Teil II aufgeführten Größen hinaus, zusätzliche Kennzahlen (u.a. Umsatzeffekte, Auslastungsgrade, etc.) erarbeitet worden, die quartalsweise an FB01 übermittelt werden. Im Rahmen dieses Projektes sind folgende Ziele definiert worden: Ziele:  Den Auslastungsgrad nahe der Vollauslastung auf dem bestehenden Niveau halten  Die Anzahl der Veranstaltungen und Umsätze auf dem gleichen Niveau halten Zur internen Steuerung werden noch folgende Kennzahlen erhoben:  Soll-Ist-Vergleich Quartalsabschluss  Mehrjahresvergleich Quartalsverluste  Durchschnitt Umsatz/Veranstaltung Auf Nachfrage erläutert Frau Wulf die Berechnung der Umsatzeffekte (Umwegrentabilität) für die Aachener Wirtschaft. Anhand von Studien, die in vergleichbaren Städten, durchgeführt wurden, konnte ermittelt werden, wieviel Umsatz Tagungs- und Kongressgäste durchschnittlich generieren (Hotel, Handel, Dienstleistungen, etc.). Da die Anzahl der Tagungs- und Kongressgäste bekannt ist, lassen sich anhand dieser Basiszahlen die o.a. Effekte für die Stadt berechnen. Zur Zeit werden die Verluste, die durch abgesagte Kongresse, z.B. aus Kapazitätsmangel, entstehen, nicht erfasst. BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 6/8 In der nachfolgenden Diskussion stellt der Betriebsausschuss fest, dass das von FB 20 festgelegte Produktziel allein nicht ausreichend ist. Es wird als sinnvoll erachtet, zwei bis drei weitere Produktziele in Abstimmung mit dem Eigenbetrieb festzulegen. Als weitere Ziele schlägt der Betriebsausschuss vor:  Akquirierung umsatzstarker Kongresse  Effizienz des Zuschusses Darüber hinaus sollen einige der Kennzahlen, die das Eurogress seit 2013 erhebt, in Abstimmung mit FB 20 in dem Produkt 150302 ergänzt werden. Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt die Vorlage, erweitert um die vorgeschlagenen Ziele, einstimmig zur Kenntnis. zu 5 Sonstiges Da die Themen Digitalisierung und Technisierung auch für die Veranstaltungsbranche von erheblicher Bedeutung sind, hat das Eurogress Aachen begonnen, die Thematik aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten. Dazu wurden seit Beginn des Jahres, Workshops mit unterschiedlichen Teilnehmerkreisen (Geschäftsbereichsleiter, Kunden, komplette Mitarbeiterschaft) mit der Fragestellung „Wie muss sich das Eurogress im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung und Technisierung zukünftig aufstellen?“, durchgeführt. Im nächsten Schritt werden die in allen Geschäftsbereichen ablaufenden Prozesse auf ihre Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Aus den gewonnen Erkenntnissen werden dann die kurz-, mittel- und langfristigen Schritte abgeleitet. Im Herbst 2017 wird dem Betriebsausschuss über den weiteren Fortschritt des Projekts berichtet. Wie in der Betriebsausschusssitzung vom 21.02.2017 angekündigt, wurde auf dem Osterbend 2017 eine Befragung der Besucher und der Schausteller durch ein Aachener Unternehmen durchgeführt. An den Befragungen haben 700 Besucher und 94 Schausteller teilgenommen. Die Auswertung der Fragebögen ist noch nicht abgeschlossen. Das Ergebnis wird auf der nächsten Sitzung des Betriebsausschusses am 12.09.2017 ausführlich erläutert. BAE/15/WP.17 Ausdruck vom: 08.08.2017 Seite: 7/8