Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 42/0071/WP17 öffentlich 12.04.2017 Zwischenbericht zum 31.12.2016 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 04.05.2017 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung der Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2016 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0071/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 18.04.2017 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1: Der prognostizierte Ansatz wurde nicht erreicht. Grund hierfür sind Rückgänge des Kursangebotes und der Belegungen, wie sie auch vor dem Hintergrund der Konsolidierung und Reorganisation zu erwarten waren. Der Geschäftsverlauf zeigt ebenfalls einen Rückgang im Verlauf des Herbstsemesters. Zu 3.: Die Prognose muss nach unten korrigiert werden wegen späterer (erst in 2017 erfolgter) Rückzahlungen von Zuweisungen. Vorlage E 42/0071/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2017 Seite: 2/5 Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung und deshalb wird die Jahresprognose leicht nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit inzwischen neu bewilligten Drittmitteln wird in dieser Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Zu 5: Hier wurden u. a. Rückstellungen für Energie- bzw. Nebenkosten aufgelöst und Spenden für die Maßnahme „Feriencamp junger Flüchtlinge“ eingenommen. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil Einsparungen durch ausgeschiedenes und nicht ersetztes Personal greifen. Personalaufwand für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, wurde ebenfalls nicht getätigt. Mehrarbeitskontingente konnten abgebaut werden. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Für noch nicht abgerechnete Honorare wurden Rückstellungen gebildet. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Es fand eine sparsame Bewirtschaftung statt. Zu 7: Auch hier wurde sparsam gewirtschaftet. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Der Aufwand für eingeplante Mittel für Projekte, die nicht stattgefunden haben, kann nach unten korrigiert werden. Zu 10.: Es wir auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Zu 11.: Es wurde sparsam gewirtschaftet. Vorlage E 42/0071/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2017 Seite: 3/5 Zu 13.: Es fanden weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 16.: Es fanden keine Umzüge durch Fremdfirmen statt. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden nicht voll ausgeschöpft. Zu 21: Die Prüfungskosten für die Wirtschaftsprüfung sind günstiger ausgefallen als geplant. Zu 23.: Hier ist geringfügiger Zinsaufwand für Endabrechnungen von Drittmitteln enthalten. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche Integrationskurse eingerichtet. Außerdem bekam die Volkshochschule die Trägerzulassung für berufsbezogene Deutschsprachförderungskurse. (DeuFöV). Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Der Wirtschaftsplan 2016 beinhaltet ein Risikoportal in Höhe von 400 TEUR. Dieses Risiko wurde durch das Risikomanagement als bestandsgefährdend ausgewiesen. Das Risiko konnte geschlossen werden, wie aus der Jahresprognose ersichtlich wird. Das geschah einerseits durch Einsparungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation und andererseits durch zusätzliches Kursangebot im Bereich der Integrationskurse (Drittmittel durch das BAMF). Außerdem ermöglichen diese Maßnahmen ebenfalls wieder einen Aufbau von Rücklagen in Höhe von ca. 349 TEUR. Es bleibt jedoch eine gewisse Unsicherheit für die Folgejahre bestehen, weil befristete Projektmittel keine dauerhaft gesicherte Finanzierung gewährleisten. Die Anmeldezahlen des aktuellen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten drei Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von drei Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Vorlage E 42/0071/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2017 Seite: 4/5 Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.12.2016 Zwischenbericht zum 31.12.2016 - Vorjahreswerte 31.12.2015 Bericht über den Geschäftsverlauf (bisherige und zukünftige Form) Vorlage E 42/0071/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2017 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2016- Zwischenbericht zum 31.12.2016 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Ist Abweichung TEUR Ansatz TEUR 31.12.2016 TEUR absolut 1636 67 1357 1533 40 4634 1529 67 1386 1447 95 4523 -107 29 -86 55 -111 Ist Abweichung Abweichung Jahresprognose 31.12.2016 TEUR Ansatz TEUR 31.12.2016 TEUR absolut % Stand 30.03.2017 5044 1508 36 172 179 52 88 425 136 47 56 41 149 12 26 167 1 17 2 138 477 24 32 0,1 8692 4767 1459 21 164 181 48 76 377 165 48 39 36 147 10 27 155 0,6 16 1 138 477 19 25 0,05 8231 -277 -49 -15 -8 3 -4 -12 -48 29 1 -17 -5 -2 -2 1 -12 0,4 -1 -1 -5 -7 0,05 -461 Wirtschaftsplan 16: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss voraussichtliches Jahresergebnis: Abweichung Jahresprognose 31.12.2016 Wirtschaftsplan 16: TEUR % Stand 30.03.2017 -6,55 0,54 2,09 -5,64 134,30 -2,39 1530 67 1382 1521 106 4606 TEUR -5,49 -3,26 -41,82 -4,42 1,40 -7,39 -14,05 -11,35 21,43 3,05 -30,77 -12,74 -1,18 -21,75 4,71 -6,95 -40,29 -5,09 -54,05 0,00 0,00 -20,60 -23,04 -48,91 -5,30 4778 1492 21 168 181 48 76 409 195 48 39 36 147 10 27 155 0,6 16 1 138 477 20 27 0,05 8314 4058 349 Wirtschaftsplan 2016 - Zwischenbericht zum 31.12.2016 - Jahresabschluss 2015 Wirtschaftsplan 15: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Ergebnis Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2015 absolut % 1585 89 1305 2761 61 5801 1523 68 1346 1983 87 5009 -62 -21 41 -778 26 -792 Ist Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2015 absolut % 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 5304 1493 17 161 188 51 81 654 380 46 50 40 140 9 21 167 0,2 16 0,7 138 477 20 36 3 9112 -406 -143 -13 -13 12 -2 -12 -67 38 -15 -16 -1 -33 -3 -3 -9 -0,8 -1 -1 -3 1 3 -726 Wirtschaftsplan 15: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Mieten Intern 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen -3,92 -23,38 3,16 -28,15 44,19 -13,66 -7,11 -8,73 -44,93 -7,29 6,97 -4,27 -13,05 -9,24 11,20 -24,98 -23,89 -2,66 -19,29 -25,15 -13,35 -5,18 -76,68 -3,78 -66,48 0,00 0,00 -11,96 0,99 3298,36 2,86 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2016 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen drei vorangegangenen Jahre Stand: 4.4.2017 18000 16000 14000 Herbstsemester 2016 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert aller Semester ab II/2013 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2014 Mittelwert der Herbstsemester ab 2013 Bericht über den Geschäftsverlauf (neue Version) des Zwischenberichtes der Volkshochschule Aachen zum 31.12.2016 ', #& !"# $ !"# ', #& % !&' # 0! + ! ('& !"# !'# ! ' !"# % $ (1 % (1 $