Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Stadttheater und Musikdirektion Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 46/47/0042/WP17 öffentlich 21.02.2017 Genehmigung der Niederschrift der Sitzung vom 15.12.2016 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 23.03.2017 BSTVH Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 15.12.2016, öffentlicher Teil. Vorlage E 46/47/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.03.2017 Seite: 1/2 Erläuterungen: Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 15.12.2016 (öffentlicher Teil). Anlage/n: Niederschrift öffentlicher Teil vom 15.12.2016. Vorlage E 46/47/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 14.03.2017 Seite: 2/2 Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Vorsitzende des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule, Herr Bruynwyck, begrüßt die Gäste sowie die Ausschussmitglieder und eröffnet die Sitzung um 17.00 Uhr. Es erfolgt durch den Vorsitzenden die Nachfrage, ob die kurzfristig zugegangenen Vorlagen zu Tagesordnungspunkt 8 (Wirtschaftsplan 2016/2017 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen) sowie Tagesordnungspunkt 9 (vorläufiger Wirtschaftsplan 2017/2018 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen) im Rahmen dieser Sitzung behandelt werden können. Es besteht eine einstimmige Akzeptanz, diese Vorlagen zu TOP 8 und 9 im Rahmen dieser Sitzung zu behandeln. zu 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 22.09.2016 (öffentlicher Teil) Vorlage: E 46/47/0037/WP17 Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule genehmigt einstimmig die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule vom 22.09.2016 (öffentlicher Teil). zu 3 Zwischenbericht zum 30.09.2016 der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0062/WP17 Frau Tyla erläutert den Zwischenbericht zum 30.09.2016 und führt unter vorsichtigem Optimismus aus, dass angesichts der Durchführung von Deutsch- und Integrationskursen und des Projektes KompAS sowie weiteren Ergebnissen im Geschäftsverlauf ein ausgeglichener Jahresabschluss erzielt werden könnte. Frau Dr. Blüggel weist auf Nachfrage des Herrn von Hayn darauf hin, dass die Rückgänge der Teilnehmendenzahlen einem bundesweiten Trend entsprechen. Zum Beispiel geht die Nachfrage im Angebot EDV und berufliche Bildung stark zurück, jedoch weist der Bereich Deutsch als Fremdsprache erhebliche Teilnehmerzuwächse auf. Hinsichtlich der Teilnehmendenentwicklung bestehe bei der Volkshochschule Aachen derzeit kein Grund zur Beunruhigung. Herr Fischer beklagt die mangelhafte Finanzierung, welche ursächlich für den Rückgang von Teilnehmendenzahlen und der Zahl der Schulabschlusslehrgänge sei. Frau Dr. Blüggel erläutert, dass der Rückzug der Arbeitsagentur aus der Förderung dieser Lehrgänge sowie die geänderten Verteilung der ESF-Mittel und Veränderungen in der BAFöG-Förderung ursächlich für einschlägige Reduzierungen im Schulabschlussbereich sind. Herr Bruynswyck weist in diesem Zusammenhang auf städteregionale Bemühungen hin, weitere Finanzierungsmöglichkeiten sicherzustellen. Beschluss: Gem. § 7 (5 u. 12) der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30.09.2016 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 4 Jahresabschluss zum 31. 12. 2015 und Lagebericht 2015 der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0058/WP17 Durch die Mitglieder des Betriebsausschusses wird ausdrücklich die Ausführlichkeit des Jahresabschlusses und des Lageberichtes 2015 gelobt. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt den geprüften Jahresabschluss 2015 einschließlich dem Lagebericht 2015 zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss sowie den Lagebericht 2015 festzustellen und das Jahresergebnis 2015 aus den Haushaltsmitteln der Stadt Aachen auszugleichen (§ 10 Abs. 6 EigVO). Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule beschließt die Entlastung der Betriebsleitung gem. § 5 EigVO NRW. Weiterhin beantragt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule seine Entlastung gem. § 4 EigVO NRW durch den Rat der Stadt. Der Beschluss erfolgt einstimmig. zu 5 Bericht über den Sachstand der Reorganisation der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0061/WP17 Frau Dr. Blüggel und Frau Tyla stellen den derzeitigen Sachstand der Reorganisation sowohl für den Verwaltungsbereich als auch für den pädagogischen Bereich vor. Einleitend fasst Frau Dr. Blüggel die Historie zur Notwendigkeit einer Strukturveränderung in der Volkshochschule zusammen: Ausgehend von einem im Wirtschaftsplan 2014 ausgewiesenen Risikoportal von 700.000 € und aufgebrauchten Rücklagen, beschloss der Betriebsausschuss, 2014 eine „Kommission Volkshochschule“ einzurichten mit dem Ziel, die Volkshochschule in ihrer Existenz abzusichern und sie zukunftsfähig zu gestalten. Dabei wurde zunächst mit Wirkung vom 01.07.2015 der pädagogische Bereich umstrukturiert und planmäßig im Sommer 2016 einer Evaluierung unterzogen. Geplant ist eine konzeptionelle Erweiterung des Programmbereiches College um (Jugend-) Integrationskurse und weitere vorbereitende Maßnahmen, die insbesondere jungen Geflüchteten die Möglichkeit eröffnen sollen, einen Schulabschluss zu erlangen und so eine berufliche Perspektive zu entwickeln. Um das College zu dieser Veränderung zu befähigen, wird dort entsprechend der landes- und bundesweiten Ausrichtung nur das Produkt Schulabschlüsse angesiedelt bleiben. Die Produkte „Geschichte und Zeitgeschehen“ sowie „Wege gegen das Vergessen“ werden in den Programmbereich Allgemeine Weiterbildung verlagert, die übrigen Produkte („Arbeit und Leben“, „Alphabetisierung und Grundbildung“, „Deutsch für Deutsche“ sowie „Mathematik“) werden in den Programmbereich Beruf – Natur – Gesundheit verlagert. Frau Tyla erläutert den derzeitigen Sachstand der Verwaltungsreorganisation: Im Verlauf dieses Jahres wurde unter Beteiligung der Beschäftigten der Prozess zur Optimierung bzw. zur Reorganisation der Strukturen in der Verwaltung der Volkshochschule weitergeführt. Dabei wird auch die demografische Entwicklung der Mitarbeitenden berücksichtigt (Ende 2017 wird eine Mitarbeiterin und voraussichtlich 2018 ein Teamleiter ausscheiden). Dem wird mit der neuen Struktur Rechnung getragen. Die Aufgaben der Kernverwaltung sind von der Verwaltungsleitung und den drei Teamleitungen in teilweise extern moderierten Arbeitssitzungen einer Aufgabenanalyse unterzogen worden. Außerdem wurde in der Verwaltungsmitarbeitendenbesprechung ebenfalls die Aufgabenbereiche der Verwaltung reflektiert. Daraus resultiert eine Reduktion von drei auf zwei Verwaltungsteams. Der Aufgabenzuwachs soll einerseits durch eine weitere Ebene innerhalb der zwei neuen Sachgebiete eingezogen werden (für den Bereich der Buchhaltung und Rechnungslegung sowie für den Bereich IT und internes Gebäudemanagement) und andererseits durch noch zu ermittelnde Stellenanteile aufgefangen werden (s. beigefügtes Organigramm). Damit die neue Struktur zum 01.01.2018 umgesetzt werden kann, sind im Laufe des Jahres 2017 noch einige neue Verfahren zu entwickeln und umzusetzen (Honorarabwicklung und Raumdisposition sowie Optimierung des Online-Anmeldeverfahrens) und Mitarbeitende zu qualifizieren. Der Personalrat der allgemeinen Verwaltung wurde im Rahmen der prozessualen Mitbestimmung beteiligt und hat den Zwischenbericht der Reorganisation der Volkshochschule in seiner Sitzung vom 14.12.2016 ohne Bedenken zur Kenntnis genommen. Es erfolgt eine rege Diskussion, an der sich Frau Bürgermeisterin Dr. Schmeer, Frau Reuß, Frau Crumbach-Trommler, Herr Fischer und Frau Beslagic-Lohe beteiligen. Herr Fischer betont, dass ausscheidende Mitarbeitende - insbesondere im Schulabschlussbereich – durch Vollzeitstellen im pädagogischen Mittelbau mit ausbildungsbezogener Bezahlung besetzt werden müssten. Frau Beslagic-Lohe begrüßt ausdrücklich den durchgeführten Organisationsprozess und regt eine laufende Evaluierung der Umstrukturierung unter Beachtung der Mitarbeitendenbeteiligung an. Auch Frau Reuß sieht den Bedarf einer fortlaufenden Evaluierung, da das vielfältige Bildungsangebot im Rahmen einer Finanzierbarkeit beibehalten werden soll. Im pädagogischen Bereich wird ihrer Auffassung nach nie eine breite Zustimmung für Veränderungen erreicht werden. Frau Crumbach-Trommler sieht in diesem Organisationsprozess – auch unter Berücksichtigung des demografischen Ansatzes - den richtigen Weg, die Volkshochschule zukunftsfähig zu gestalten. Frau Bürgermeisterin Dr. Schmeer hält die Vorgehensweise der Volkshochschule – Leitungskonzentration und Flexibilisierung der Themenansiedlung – ebenfalls für begrüßenswert. Flexibilisierung sei, wie man an den Änderungen in den Bereichen EDV und Deutsch als Fremdsprache erkennen könne, für eine zeitgemäße Bildungseinrichtung absolut notwendig. Abschließend geht Frau Dr. Blüggel auf die Stellenbesetzungen im Bereich College und in der politischen Bildung ein. Alle Produkte und Stellenanteile werden in gleicher Größenordnung beibehalten, es wird lediglich wie zuvor erläutert eine organisatorische Neuzuordnung vorgenommen. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und beschließt einstimmig, einen erneuten Sachstand der Reorganisation der Volkshochschule nach Ablauf eines Jahres darlegen zu lassen. zu 6 Veranstaltungsprogramm 1/2017 der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0060/WP17 Frau Dr. Blüggel stellt das neue Semesterthema 1/2017 „Frauen, Frauen, Frauen“ vor. Das Veranstaltungsprogramm der einzelnen Bereiche wird anschließend von den jeweiligen Programmbereichsleitungen Herr Dr. Thönnissen, Frau Höllermann, Herr Storbeck und Herr Casteel anhand einer Präsentation vorgestellt. Die Präsentation wird in ALLRIS zur Verfügung gestellt. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt gemäß § 7 Abs. 5 der Satzung der Volkshochschule Aachen das Veranstaltungsprogramm zur Kenntnis. Es erfolgt keine Beschlussfassung. zu 7 Bericht über "Wege gegen das Vergessen" der Volkshochschule Aachen Vorlage: E 42/0059/WP17 Herr Casteel weist zu Beginn des Berichtes darauf auf hin, dass die „Wege gegen das Vergessen“ im Mai 2017 ihr zwanzigjähriges Bestehen feiern. Seitens des Betriebsausschusses wird Herrn Casteel angesichts seines baldigen Ausscheidens Dank für sein Engagement ausgedrückt. Herr Casteel gibt diesen Dank an alle beteiligten Mitarbeitenden dieses Projektes weiter. Es folgt ein Bericht über die Arbeit in den letzten Jahren anhand einer Präsentation. Die Präsentation wird in ALLRIS zur Verfügung gestellt. Frau Beslagic-Lohe sieht in diesem Projekt ein beispielhaftes Projekt der Erinnerungspolitik und dankt Herrn Casteel im Namen der Fraktion Die Grünen für seine besonderen Leistungen in diesem Projekt. Frau Reuß verweist auf die Anerkennung durch den Rat der Stadt der Arbeit im Projekt „Wege gegen das Vergessen“ und dankt Herrn Casteel ausdrücklich, auch im Namen der SPD-Fraktion. Der Vorsitzende, Herr Bruynswyck bittet im Sinne einer Aufrechterhaltung dieses Projektes auch zukünftig um ausreichende personelle Ausstattung in diesem Projekt. Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule nimmt den Bericht „Wege gegen das Vergessen“ der Verwaltung zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. zu 8 Wirtschaftsplan 2016/2017 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen Vorlage: E 46/47/0036/WP17 Herr Rüber erläutert die Vorlage und führt aus, dass die Kämmerin ausdrücklich darauf hinweist, dass die Verwaltungskostenbeitragserhöhung ab 2017 sowohl bei der Kontengruppe 56 als auch beim Städtischen Betriebskostenzuschuss jeweils in gleicher Höhe noch zu berücksichtigen ist – was damit aber die lt. Entwurfsunterlagen ausgewiesenen Plan-Ergebnisse nach Städtischen Betriebskostenzuschuss und damit auch deren Deckung aus der Rücklage nicht verändert. Nach kurzer Diskussion fasst der Betriebsausschuss Theater und VHS bei einer Gegenstimme folgenden Beschluss: Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen den Wirtschaftsplan 2016/2017 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen festzustellen. zu 9 Vorläufiger Wirtschaftsplan 2017/2018 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen Vorlage: E 46/47/0039/WP17 Herr Rüber verweist auf die vorliegenden Unterlagen, erläutert diese und weist nochmals ausdrücklich darauf hin, dass die Verwaltungskostenbeitragserhöhung ab 2017 sowohl bei der Kontengruppe 56 als auch beim Städtischen Betriebskostenzuschuss jeweils in gleicher Höhe noch zu berücksichtigen ist – was damit aber die lt. Entwurfsunterlagen ausgewiesenen Plan-Ergebnisse nach Städtischen Betriebskostenzuschuss und damit auch deren Deckung aus der Rücklage nicht verändert. Nach kurzer Diskussion fasst der Betriebsausschuss Theater und VHS bei einer Gegenstimme folgenden Beschluss: Beschluss: Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen den vorläufigen Wirtschaftsplan 2017/2018 von Stadttheater und Musikdirektion Aachen festzustellen. zu 10 Mitteilungen 1. Herr Pilgram verweist auf seine Protokollergänzung für das Protokoll der Sitzung des Betriebsausschusses Theater und VHS vom 30.06.2016, die dieser Niederschrift als Anlage beigefügt ist (Anlage 1). 2. Frau Dr. Blüggel erläutert, dass am Vortag die Installation einer neuen Beleuchtung am Eingang des Volkshochschulgebäudes Peterstraße/Bushof durchgeführt wurde. 3. Frau Dr. Blüggel weist auf die im Rahmen der Betriebsausschusssitzung ausgelegte Festschrift zur 70-Jahr-Feier der Volkshochschule Aachen im März 2016 hin. 4. Das Stadttheater kündigt an, dass in Kürze die Arbeitsgruppe Preisgestaltung terminiert wird.