Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Bezirksamt Aachen-Brand Bezirksamt Aachen-Eilendorf Bezirksamt Aachen-Haaren Bezirksamt Aachen-Kornelimünster/Walheim Bezirksamt Aachen-Laurensberg Bezirksamt Aachen-Richterich Bürgeramt Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0204/WP17 öffentlich FB 11/510 21.02.2017 Frau Lesmeister Sachstandsbericht "Ortsnahe dezentrale Dienstleistungsangebote" Beratungsfolge: TOP: 9 Datum Gremium Kompetenz 16.03.2017 PVA Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 1/8 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz Auswirkungen 2017 ner Ansatz 2017 2018 ff. Ertrag Fortgeschriebener Ansatz 2018 ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0€ Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen 0€ Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 2/8 Erläuterungen: Nachfolgender Beschlussvorschlag wurde durch den Personal- und Verwaltungsausschuss in der Sitzung vom 12.01.2017 gefasst: 1. Beschluss Zu den Punkten „1. Ausbau der Bezirksämter und Bürgerservicestandorte als ortsnahe und dezentrale Dienstleistungsstandorte“ und „2. Ausweitung des Dienstleistungsangebotes der Bezirksämter und Bürgerservicestandorte (bspw. “Grundsicherung im Alter“)“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgende Beschlüsse:  Ordnungs- und Sicherheitsdienst / Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines Einsatz- und Koordinierungsgremiums unter Beteiligung der Bezirke (mit institutionalisiertem Abstimmungsprozess) für die Bereiche Ordnungs- und Sicherheitsdienst sowie Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr zur Abstimmung der jeweiligen Bedarfe in den Bezirken aus. Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Einrichtung von 2 Stellen (1 Streife) EG 5 TVöD (neue Entgeltordnung) im Fachbereich Sicherheit und Ordnung befristet im Stellenplan 2017 und 2018 (kw-Vermerk) für die Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr einzuplanen. Diese dienen der zusätzlichen Kontrolle in den Bezirken.  Aufgaben des Stadtbetriebes Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Nennung eines einheitlichen Ansprechpartners beim Aachener Stadtbetrieb für die Belange der Bezirke aus. Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines flexibel zu verwaltenden Kontingents im Wirtschaftsplan des Aachener Stadtbetriebs für die Bezirke Aachen Mitte, Brand, Eilendorf, Haaren, Kornelimünster/Walheim, Laurensberg, Richterich in Höhe von insgesamt 70.000 € p.a. für besondere Dienstleistungen in den Bezirken aus. Die Dienstleistungen können je nach Bedarf abgerufen werden.  Grundsicherung / Hilfe zum Lebensunterhalt Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich dafür aus, die Aufgaben „Grundsicherung“ und „Hilfe zum Lebensunterhalt“ dauerhaft dezentral zum ortsnahen Dienstleistungsangebot der Bezirksämter hinzuzufügen. Zu diesem Zweck soll in einem ersten Schritt die elektronische Aktenführung für die Grundsicherung eingeführt werden. Hierfür sind in den Haushalten 2017/2018 jeweils 50.000 € bereitzustellen. Die Verwaltung berichtet in der nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses über den Zeitplan der Umsetzung. Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 3/8  Personelle Ausstattung der Bezirke und des Bürgerservice: Um Wartezeiten der Bürgerinnen und Bürger zu verringern und weitere Terminsprechzeiten anbieten zu können, empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen: Die Einrichtung von 2,0 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im Stellenplan 2017 im Fachbereich Bürgeramt - Abteilung Bürgerservice. Die Einrichtung von 2,5 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im Stellenplan 2017 in den Bezirksämtern. Zu Punkt „3. Verbesserung der Erreichbarkeit der Stadtverwaltung für eine älter werdende Generation“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die zeitnahe Umsetzung der Umbaumaßnahmen in den Bezirken Kornelimünster/Walheim, Laurensberg und Richterich im Sinne des Corporate Designs unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden aus. Zu Punkt „4. Stärkere Digitalisierung der Akten und Arbeitsabläufe der Stadtverwaltung zur Unterstützung der dezentralen Dienstleistungsangebote (eGovernment)“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für  den Ausbau des Angebotes von Online-Anwendungen im Serviceportal,  die Ausstattung der Dienstleistungsstandorte des Bürgerservice (Katschhof, Bahnhof) sowie die der Bezirke mit Terminals,  den Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen online aus. Zu Punkt „5. Stärkung und Vernetzung der sozialräumlichen Strukturen unter Einbeziehung von Stadtteilkonferenzen, Stadtteilbüros und Quartiersmanagement, insbesondere bei Integrationsaufgaben, Wohnungs- und Sozialangelegenheiten“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Die Verwaltung wird beauftragt, im Rahmen der bereits beauftragen Sozialplattformen, die Quartiersentwicklung und die gewünschte Optimierung der Vernetzung aller im sozialen Bereich tätigen Akteure am 14.09.2017 im Personal-und Verwaltungsausschuss vorzustellen, um ggfls. den Stellenplan für 2018 entsprechend anpassen zu können. Die möglichen Stellenbedarfe oder optimierungen – auch im Bereich des Quartiersmanagements – sind bei der Vorstellung darzustellen. Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 4/8 2. Sachstand Der aktuelle Sachstand zur Umsetzung des Beschlusses des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 12.01.2017 stellt sich wie folgt dar: Ordnungs- und Sicherheitsdienst / Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr  Die Konstituierung eines Einsatz- und Koordinierungsgremiums unter Beteiligung der Bezirke findet am 09.03.2017 statt.  Zwei Stellen wurden im Stellenplan 2017 mit einem entsprechenden kw-Vermerk eingerichtet.  Die Stellenausschreibungstexte befinden sich derzeit in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung des Fachbereichs Sicherheit und Ordnung. Danach werden die Stellen kurzfristig ausgeschrieben werden.  Die Besetzung der Stellen wird kurzfristig nach Rechtskraft des Haushaltes (voraussichtlich ab Mai 2017) erfolgen. Aufgaben des Stadtbetriebes  Als einheitliche Ansprechpartnerin wurde Frau Arnold (Stellvertretende Geschäftsbereichsleiterin des Bereichs Stadtgrün und Stadtbezirke) benannt.  Im Wirtschaftsplan des E 18 steht - für die bezirklichen Sonderaufgaben - ein separates Budget in Höhe von 70.000 € ab dem 01.01.2017 zur Verfügung. Die gewünschten Dienstleistungen können über die o. g. zentrale Ansprechpartnerin beauftragt werden, welche eine zeitnahe Bearbeitung der Aufträge gewährleistet und die Verrechnung der Leistung über das vorgenannte Budget sicherstellt. Grundsicherung / Hilfe zum Lebensunterhalt  Bei der Konzeption und Ausarbeitung des Zeitplanes für die Umsetzung einer E-Akte - zunächst im Bereich Grundsicherung - ist zu beachten, dass im Jahr 2017 zwingend eine Umstellung des jetzigen Sozialhilfeverfahrens erfolgen muss, da der Hersteller zum 31.12.2017 den Support für das jetzige Verfahren einstellen wird. Von dieser Produktkündigung ist nicht nur die Stadt Aachen betroffen, sondern auch alle städteregionsanhängigen Kommunen. Insofern wird - auch um Kosten zu sparen - ein gemeinsames Projekt mit einem anspruchsvollen Zeitplan dieses Jahr realisiert. Dies ist insbesondere eine Herausforderung, da keine Datenmigration erfolgen wird. Unter Berücksichtigung des Vorgenannten ergibt sich folgender aufeinander aufbauender Zeitplan: Januar 2017: Start Einführung eines neuen Sozialhilfeverfahrens 1. Quartal: Konzeption neues Sozialhilfeverfahren (mit Berücksichtigung einer späteren Digitalisierung), 2. Quartal: Schulung und Einarbeitung der Mitarbeitenden, Datenerfassung, 3. Quartal: Test, 4. Quartal: Produktionssetzung des neuen Sozialhilfeverfahrens und Start Einführung einer elektronischen Akte im Bereich Grundsicherung (Anforderungen aus 1. Quartal zur Konzeption). Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 5/8 2018: 1. - 3. Quartal: Umsetzungsphase - Einführung einer elektronischen Akte im Bereich Grundsicherung, 4. Quartal: Produktionssetzung der elektronischen Akte im Bereich Grundsicherung. Personelle Ausstattung der Bezirke und des Bürgerservice  Im Fachbereich Bürgeramt, Abteilung Bürgerservice wurden 2,0 Stellen eingerichtet und entsprechend im Stellenplan 2017 berücksichtigt.  Die beschlossenen 2,5 Stellen für die Bezirke wurden im Stellenplan wie folgt umgesetzt: Bezirk Brand Einrichtung einer 0,5 Stelle, Bezirk Eilendorf Einrichtung einer 0,5 Stelle, Bezirk Haaren Einrichtung einer 0,5 Stelle, Bezirk Laurensberg Einrichtung einer 0,5 Stelle, Bezirk Richterich Einrichtung einer 0,5 Stelle.  Die Stellenausschreibungstexte befinden sich derzeit in Abstimmung mit den jeweiligen Bezirksleitungen. Hiernach werden die Stellen kurzfristig ausgeschrieben werden.  Die Besetzung der Stellen wird kurzfristig nach Rechtskraft des Haushaltes (voraussichtlich ab Mai 2017) erfolgen.  Für den Bezirk Eilendorf ist bereits eine geeignete Person ausgewählt. Umbaumaßnahmen in den Bezirken Kornelimünster/Walheim, Laurensberg und Richterich im Sinne des Corporate Design und unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden  Die Umbaumaßnahmen im Sinne des Corporate Design sind durch das Gebäudemanagement wie folgt geplant: Kornelimünster/Walheim Planungsphase 2017 / Realisierungsphase 2018 Laurensberg Planungsphase - Ziel 2018 Richterich Realisierungsphase – Mitte 2017  Die Umbaumaßnahmen im Sinne des Corporate Design berücksichtigen die Anforderung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden. Ausbau des Angebotes von Online-Anwendungen im Serviceportal  Dienstleitungsangebote/Zeitschiene: - Fachbereich Bürgeramt (FB 12) Einfache Melderegisterauskunft Umsetzung erfolgt (28.02.2017) - Fachbereich Sicherheit und Ordnung (FB 32) Anhörung online, Knöllchen online Umsetzungsziel: Bis 31.03.2017 - Fachbereich Kinder, Jugend und Kultur (FB 45) Ferienspieleportal Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017 - Aachener Stadtbetrieb (E 18) Ausbau Sperrmüll online mit direkter Terminbuchung Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 6/8 Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017 - Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) Aufbau und Konzeption von Onlineformularen im Bereich „Verkehr“ Umsetzung erfolgt (28.02.2017) - FB 61 / FB 32 Aufbau und Konzeption von Onlineformularen im Bereich „Baustellenmanagement“ Umsetzungsziel: Bis 31.12.2017 - Ausbau Terminvereinbarungen bis Juni 2018 - Bezahlplattform online (Beginn im Jahr 2017) - Zugangseröffnung DE-Mail (Beginn im Jahr 2017) Ausstattung der Dienstleistungsstandorte des Bürgerservice (Katschhof, Bahnhof) sowie die der Bezirke mit Terminals  Alle acht Dienstleistungsstandorte werden sukzessive mit Biometrie - Terminals ausgestattet.  In den Standorten Katschhof, Bahnhof sowie Eilendorf ist bereits die Installation jeweils eines Terminals erfolgt. Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen online  Das Angebot der Terminvereinbarung online ist weiter im Ausbau.  Nachdem die online - Terminvereinbarungen bereits für den Bürgerservice am Katschhof und am Bahnhof sowie für alle Bezirksämter eingeführt worden sind, steht eine verwaltungsweite Ausweitung an.  Begonnen wurde bereits mit ersten Gesprächen im FB 45. Quartiersmanagements mit dem Schwerpunkt der Flüchtlingsintegration  Die im Rahmen des Quartiersmanagements mit dem Schwerpunkt der Flüchtlingsintegration geschaffenen 3,5 Stellen wurden sukzessive besetzt: - Aachen Nord - Mitte Januar - Eilendorf - Februar - Richterich - Februar - Kronenberg - Februar und April  Aufgrund der Bewerberlage wurde die eingerichtete Stelle für den Bereich Kronenberg mit zwei Personen hälftig besetzt.  Nach einer Einfindungsphase haben bereits die ersten Abstimmungen mit den einzelnen Bereichen begonnen.  In einem nächsten Schritt soll gemeinsam ein Aktionsplan erarbeitet bzw. erstellt werden. Ausrichtung des städtischen Quartiersmanagements  Im Jahr 2017 erfolgt die Evaluation der bereits bestehenden Quartiersmanagements.  Dieses Ergebnis sowie die ersten Erkenntnisse des Quartiersmanagements mit dem Schwerpunkt der Flüchtlingsintegration wird dem Personal- und Verwaltungsausschuss in der Sitzung am 14.09.2017 vorgestellt werden. Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 7/8 In dieser Sitzung wird auch über die weitere Entwicklung der übrigen in der Vorlage dargestellten Punkte berichtet. Vorlage FB 11/0204/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 8/8