Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0194/WP17 öffentlich FB 11/101 07.02.2017 Holländer, Angelika Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschussses vom 12.01.2017 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 16.03.2017 PVA Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 12.01.2017 (öffentlicher Teil). Vorlage FB 11/0194/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 1/2 Vorlage FB 11/0194/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.04.2017 Seite: 2/2 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses 31. Januar 2017 Sitzungstermin: Donnerstag, 12.01.2017 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 19:40 Uhr Ort, Raum: Verwaltungsgebäude Katschhof Zimmer 305, Katschhof, 52058 Aachen Anwesende: Ratsfrau Daniela Lucke Ratsfrau Ellen Begolli Ratsherr Dieter Claßen Ratsfrau Elke Eschweiler Ratsfrau Ulla Griepentrog Ratsfrau Sigrid Moselage Ratsfrau Claudia Plum Ratsherr Udo Pütz Vertretung für: Ratsherr Sait Baskaya ab TOP 10 Ratsherr Michael Servos Ratsherr Marc Teuku Vertretung für: Ratsherr Sait Baskaya bis TOP 8 Herr Stefan Auler Vertretung für: Frau Annika Fohn bis TOP 2 Frau Annika Fohn Herr Hans Keller Herr Helmut Ludwig Vertretung für: Herrn Ludger Eickholt bis TOP 3 Frau Ute Nußbaum «SINAME» Ausdruck vom: 31.01.2017 Seite: 1/16 Abwesende: Ratsherr Sait Baskaya -entschuldigt- Herr Ludger Eickholt -entschuldigt- Als Teilnehmer der Verwaltung: Herr Stephan Baurmann GPR Frau Roswitha Damen FB 01 /GSB Herr Norbert Dödtmann FB 11 Herr Andreas Fischer B 17 Herr Martin Freude BA 2 Herr Detlev Fröhlke FB 32 Herr Berthold Hammers FB 11 Frau Cornelia Hassiepen FB 11 Frau Rita Klösges FB 13 Herr Dr. Markus Kremer Dez. V Frau Heike Lesmeister FB 11 Frau Yvonne Moritz BA 6 Herr Hubert Meyers GPR Frau Katrin Päßler B 17 Frau Regina Poth FB 61 Herr Marcell Raschke FB 12 Herr Wolfgang Sanders BA 1 Herr Niels-Christian Schaffert FB 61 Herr Klaus Schavan E 26 Frau Melanie Spiegelberg FB 11 Herr Siegfried Wartenberg FB 45 Herr Walter Wery BA 5 Herr Wolfgang Zimmermann FB 11 als Gast: Frau Marianne Krott (Fraktionsgeschäftsführerin CDU) als Schriftführerin: Frau Kerstin Bläsius «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 2/16 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Ingenieurleistungen - bedarfsgerecht und kosteneffizient Ratsantrag Nr. 166/17 der Fraktionen SPD und CDU vom 29.04.2016 Vorlage: E 26/0069/WP17 3 Zweiter Sachstandsbericht zu "Ortsnahe dezentrale Dienstleistungsangebote" Vorlage: FB 11/0176/WP17 4 Sicherheitskonzept Gewaltprävention Vorlage: FB 11/0190/WP17 5 Stelleneinrichtungen im FB 32 für den Ordnungs- und Sicherheitsdienst Vorlage: FB 11/0185/WP17 6 Stelleneinrichtungen im Bereich der Unterhaltsvorschusskasse Vorlage: FB 11/0188/WP17 7 Befristete Einrichtung einer Stelle für eine/n SozialarbeiterIn und einer halben Stelle für eine/n ErzieherIn zwecks Teilnahme am Bundesprogramm „KiTaPlus: Weil gute Betreuung keine Frage der Uhrzeit ist“ Vorlage: FB 11/0189/WP17 8 Einrichtung einer Stelle im Fachbereich Umwelt für das Aufgabengebiet Spielplatzplanung Vorlage: FB 11/0181/WP17 9 Stelleneinrichtungen im FB 37 für den gehobenen feuerwehrtechnischen Dienst Vorlage: FB 11/0184/WP17 «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 3/16 10 Client-Virtualisierung bei der Stadtverwaltung Aachen Vorlage: FB 11/0191/WP17 11 Mitteilungen der Verwaltung «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 4/16 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Frau Lucke eröffnet um 17:00 Uhr die Sitzung und begrüßt die Anwesenden. Vor Eintritt in die Tagesordnung berichtet Herr Dr. Kremer, dass beabsichtigt sei, den Nachtragstagesordnungspunkt 9 „ Ingenieurleistungen - bedarfsgerecht und kosteneffizient“ aus terminlichen Gründen an den Anfang der Sitzung auf Tagesordnungspunkt 2 vorzuziehen. Zudem bitte er um Aufnahme einer Tischvorlage „Client-Virtualisierung bei der Stadtverwaltung Aachen“ auf die Tagesordnung als TOP 10. Eine Beratung der Vorlage im Personal- und Verwaltungsausschuss vor der Sitzung des Finanzausschusses am 17.01.2017 wäre wünschenswert. Weitere Anträge auf Änderung bzw. Erweiterung der Tagesordnung werden nicht gestellt. Die Ausschussmitglieder beschließen einstimmig die geänderte Tagesordnung. zu 2 Ingenieurleistungen - bedarfsgerecht und kosteneffizient Ratsantrag Nr. 166/17 der Fraktionen SPD und CDU vom 29.04.2016 Vorlage: E 26/0069/WP17 Herr Servos merkt vorweg an, dass die nachträgliche Aufnahme der Vorlage auf eine Vertagung dieser Vorlage in der vorangegangenen Ratssitzung zurückzuführen sei. Man habe die Befürchtung gehabt, dass die wirklich sehr dezidierte Vorlage dort nur nebenbei beraten worden wäre. In der heutigen Sitzung beschäftige man sich nur mit den Auswirkungen, welche den Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen beträfen, da die Belange des Gebäudemanagements entsprechend im Betriebsausschuss Gebäudemanagement behandelt werden würden. Er weist an dieser Stelle auf den vorbereiteten Entwurf des geänderten Beschlussvorschlages hin, welcher allen Mitgliedern als Tischvorlage vorläge. Ein ähnlicher Vorschlag sei auch für die Sitzung des Betriebsausschusses Gebäudemanagement gefertigt worden. Letztendlich strebe man Stellenbesetzungen an, die es im Vorfeld detaillierter zu beschreiben gelte. Wichtig sei in diesem Kontext auch die Tatsache, dass bei vermehrten Fremdvergaben die vorhandenen notwendigen Kompetenzen für die eigenständige Abwicklung, für die Kontrolle und für die Qualitätssicherung von Baumaßnahmen nicht ausreichend erhalten bleiben könnten. Zudem werde letztendlich auch im Rahmen der Fremdvergaben nicht so sehr gespart. In einem ersten Schritt sei somit zu prüfen, ob die Zahl der Fremdvergaben hoch genug sei, dass damit einhergehend die Einrichtung entsprechender eigener Stellen auch sinnvoll wäre. Er führt -wie bereits schon erwähnt- weiter aus, dass die vorliegende Vorlage jedoch zur Fertigung einer Stellenausschreibung nicht detailliert genug sei. In einem weiteren Schritt müssten die internen Stärken hervorgehoben werden, um in einem Wettbewerb bestehen zu können. Ziel des Beschlussvorschlages sei es, vermutete Synergieeffekte feststellen zu können. Frau Begolli schließt sich den Ausführungen von Herrn Servos an. Dieses Thema sei bereits seit 2014 in der Diskussion. «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 5/16 Herr Schavan berichtet, dass man den Themenkomplex, der das Gebäudemanagement beträfe, bereits als Bestandteil des sogenannten „Positionspapiers der Betriebsleitung“ im zuständigen Betriebsausschuss Gebäudemanagement vorgestellt bzw. behandelt habe. Viele Aspekte dieses Positionspapieres seien in dieser Vorlage enthalten. Im Rahmen der Vorlage sei aufgelistet, wo durch Personalzuwächse Einsparungen bewirkt werden könnten. Es sei jedoch sehr schwierig, qualitativ hochwertiges Fachpersonal finden, gewinnen und binden zu können. Die Stadt biete sehr viele Vorteile, jedoch ginge die Gehaltsschere im Vergleich mit dem sogenannten „freien Markt“ immer weiter auseinander. Hier ginge es nun darum, im Rahmen des Personalmarketings eine größere Flexibilität (gegebenenfalls über Sondervereinbarungen der Tarifpartner -wie in anderen Bundesländern, jedoch bisher nicht in NRW möglich- beziehungsweise über bessere Karrierechancen) an den Tag zu legen. Der geänderte Beschlussvorschlag finde seine Zustimmung, hier möchte er jedoch die Entlohnung mitgeprüft haben wollen. Frau Griepentrog weist darauf hin, dass bei der Prüfung zu möglichen Stelleneinrichtungen -hier sei das Ergebnis ja noch nicht absehbar- die Wahrung der Neutralität gewährleistet werden müsse. Sie bitte, dies noch in den Beschlussvorschlag mit aufzunehmen. Frau Eschweiler teilt mit, dass diese Forderung bereits im Beschlussentwurf enthalten und somit nicht zusätzlich aufzunehmen sei. Frau Moselage führt aus, dass sie von einer fundierten und seriösen Vorlage ausginge. Den Umstand, dass weiterhin intern ausreichende Kompetenzen zur Kontrolle und Qualitätssicherung der Fremdleistungen erhalten bleiben müssten, hebt sie im Besonderen hervor. Herr Dr. Kremer betont, dass die Neutralität selbstverständlich im Rahmen der Stellenbedarfsüberprüfung -hier läge der Fokus auf dem Merkmal „dauerhafte Erforderlichkeit“- durch den Fachbereich Personal und Organisation gewahrt werde. Herr Servos erkundigt sich, inwieweit Förderkonditionen an bestimmte Projektformen gebunden seien. Herr Schaffert erläutert, dass bestimmte Teilbereiche immer ausgeschlossen und somit nicht förderfähig seien. Frau Poth fügt ergänzend an, dass es unterschiedliche Förderprojekte gäbe. Eigenleistungen seien nur unter gewissen Umständen aktivierungsfähig. Im Gegensatz hierzu seien Herstellungskosten im Rahmen von Fremdvergaben in vollem Umfang aktivierungsfähig. Herr Schavan merkt an, dass man den Grund nicht kenne, weshalb bei den Förderkonditionen zwischen Fremd- und Eigenleistungen unterschieden werde. Herr Servos stellt anheim, dass man den fördertechnischen Rahmenbedingungen noch einmal nachgehen könne. Abschließend hebt Frau Poth hervor, dass der besondere Anreiz im Rahmen der Stellenausschreibung auf der Komplexität, welche eine Projektabwicklung mit sich führe, liegen könne. Das Projekt liege von Anfang bis Ende in einer Hand. Die Aufgaben reichten von der Projektidee, über die verschiedenen Planungsphasen und die bauliche Umsetzung bis zum anschließenden Betrieb und die notwendigen Unterhaltungen und Instandsetzung während der gesamten Nutzungsdauer. Zudem fungiere man als Ansprech- bzw. Kooperationspartner für Bürger/innen und politische Gremien, deren Beratung und Entscheidung vorbereitet und begleitet werde. Dies sei ein sehr spannendes Handlungsfeld. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den nachfolgend geänderten Beschluss einstimmig. «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 6/16 Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zu Ingenieurleistungen im Bereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB61) und Gebäudemanagement (E26) zur Kenntnis. Der Ausschuss beauftragt die Verwaltung, die Stellenprofile in den Bereichen FB 61 und E 26 detaillierter unter Berücksichtigung der finanziellen Voraussetzungen zu definieren und empfiehlt, die daraus resultierenden möglichen Kostenersparnisse im Personal- und Verwaltungsausschuss und im Betriebsausschuss Gebäudemanagement darzustellen, um erforderliche Stelleneinrichtungen vorzubereiten. zu 3 Zweiter Sachstandsbericht zu "Ortsnahe dezentrale Dienstleistungsangebote" Vorlage: FB 11/0176/WP17 Frau Eschweiler erläutert, dass zu dem Ratsantrag aus Mai 2015 nunmehr bereits ein umfangreicher Beschlussvorschlag hätte erarbeitet werden können. Allen Mitgliedern läge der vorbereitete Entwurf des geänderten Beschlussvorschlages als Tischvorlage vor. Sie führt vorweg an, dass man mit den angestrebten, zunächst befristeten Stelleneinrichtungen, den Bürgerservice stärken, die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen verbessern und die Wartezeiten für die Bürger/innen deutlich verkürzen wolle. Es sei wichtig, dass die Belange der Bezirke mit in das Gesamtpaket des städtischen Dienstleistungsangebotes einflössen. Zu den einzelnen Eckpunkten des Beschlussvorschlages führt sie nachfolgend aus: Die Sicherstellung von Ordnung und Sicherheit -u.a. in Bezug auf Verkehrsüberwachung des ruhenden Verkehrs und Veranstaltungen- sei in den Außenbezirken aus organisatorischen Gründen oft schwierig gewesen. Mit dem Aachener Stadtbetrieb seien umfassende Gespräche geführt worden. Zukünftig werde im Aachener Stadtbetrieb ein fester Ansprechpartner für die Bezirke benannt werden. Zudem würde den Bezirken inklusive Aachen-Mitte aus dem Etat des Aachener Stadtbetriebes ein Betrag in Höhe von 70.000 € für besondere Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden. Die Beantragung von Grundsicherung und Sozialleistungen müsse für die Bürger/innen in allen Stadtbezirken möglich sein. Sie müssten selber entscheiden können, wo sie das entsprechende Angebot in Anspruch nehmen wollten. Erste Voraussetzung hierfür sei eine elektronische Aktenführung. Schlussendlich müsse man schauen, wie und in welchem Umfang die Serviceangebote von den Bürgern/innen angenommen werden würden. Im Rahmen der Nachbetrachtung könne man dann gegebenenfalls die Personalausstattung entsprechend anpassen. Des Weiteren verringerten sich durch die personelle Aufstockung die Wartezeiten der Bürger/innen und damit einhergehend könne man auch das Angebot von Terminsprechzeiten erweitern. Eine zeitnahe Umsetzung von Umbaumaßnahmen zur besseren Erreichbarkeit der Stadtverwaltung im Sinne des Corporate Design unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden werde weiter forciert. Auf dem Weg, eine moderne Verwaltung zu werden, müsse man die Digitalisierung der städtischen Akten und Arbeitsabläufe vorantreiben. In den Bereichen, in denen die Bürger/innen diese «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 7/16 Dienstleistungsangebote vermehrt annehmen würden, ergäbe sich ein größerer Freiraum für Beratungszeiten. Im Rahmen der Stärkung und Vernetzung der sozialräumlichen Strukturen müsse man die bestehenden Angebote analysieren („was gibt es?“ und „wo gibt es was?“). Außerdem bitte sie die Verwaltung im Zuge von beabsichtigten Stellenrichtungen für das Jahr 2018 um regelmäßige Berichterstattung. Herr Ludwig merkt an, dass man dem Beschlussvorschlag an fast allen Stellen folgen könne. Grundsätzlich wäre jedoch der Anschein, welchen die Anträge erweckten, größer als das, was sich dahinter verbürge. Zunächst weist er darauf hin, dass eine Beteiligung der Bezirke für ihn selbstverständlich sei. Zudem gäbe es in den Bezirken bereits zwei Kräfte zur Überwachung des ruhenden Verkehrs. Des Weiteren würden die Voraussetzungen, die Aufgaben „Grundsicherung“ und Hilfe zum Lebensunterhalt“ dauerhaft dezentral zu dem Leistungsangebot der Bezirksämter hinzuzufügen, in 2017 und 2018 geschaffen; 2019 käme man dann vielleicht erst zur Umsetzung. Bezüglich der konkreten Umbaumaßnahmen erkundigt er sich, ob diese bereits eine Planungstiefe hätten und man die Kosten schon beziffern könne. Frau Eschweiler fügt erläuternd hinzu, dass zusätzliche Streifen eingerichtet würden, damit auch in den Bezirken immer eine Streife gewährleistet sei. In den Bezirken gäbe es viele Situationen, die die Unterstützung des Ordnungsdienstes nötig machten. Diesem Umstand geschuldet hätten die Bezirksleiter/innen eine entsprechende Einsatzliste erstellt. Es könne nicht sein, dass bei Priorisierung der Innenstadtveranstaltungen die Bezirke „außen vor“ blieben. In Bezug auf die angestrebte Digitalisierung der städtischen Akten und Arbeitsabläufe stünden der Verwaltung für 2017 und 2018 Haushaltsmittel zur Verfügung, welche sie in die Lage versetzen könnten, die Umsetzung zu bewerkstelligen. Abschließend hebt sie hervor, dass der Ausbau der Bezirksämter Eilendorf und Haaren bereits abgeschlossen sei. Herr Servos berichtet, dass die Präsentation eine entsprechende Phasenzeitschiene zu den jeweiligen Umbaumaßnahmen enthielte. Für ihn teile sich der Beschlussvorschlag in zwei Ebenen. Die erste Ebene beinhalte gemeinsam mit den Bezirken die Stärkung der Strukturen der Sozialräume und Quartiere. Die zweite Ebene umfasse den Service durch die Stadtverwaltung. Dass man damit nun beginne, sei sehr gut. Frau Begolli führt aus, dass ihre Fraktion dem Beschlussvorschlag folgen könne und ihn unterstütze. Durch die Stärkung der Bezirke ergäben sich für die Menschen enorme Vorteile. Die Ausweitung der dezentralen Dienstleistungsangebote um „Grundsicherung“ und „Hilfe zum Lebensunterhalt“ befürworte sie sehr. Es sei wichtig, dass den Bürgern/innen die Möglichkeit eröffnet werde, entsprechende Anträge in den Bezirken stellen zu können. Abschließend spricht sie Frau Lesmeister (FB 11/500) ihren Dank aus. Frau Moselage schließt sich den vorangegangen Ausführungen an. Auch ihre Fraktion unterstütze den Beschlussvorschlag und bedanke sich bei Frau Lesmeister. Sie bitte jedoch darum, dass im Rahmen der Digitalisierung auch für die Beantragung von Wohngeld die Möglichkeit geschaffen werde, dieses wieder in allen Bezirken beantragen zu können. Frau Griepentrog betont, dass sie auch andere Stimmungen wahrnehme, denen zufolge viele Bürger/innen mit dem bestehenden Dienstleistungsanbot sehr zufrieden seien. Sie frage sich, wo das Ende der „Schleife“ sei und an welchem Punkt man feststellen könne, dass nun etwas gut sei. Zudem «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 8/16 störten sie die allgemeinen Formulierungen des Beschlussvorschlages. Insgesamt sei er ihr zu vage, so dass sie sich im Rahmen der Beschlussfassung enthalte. Frau Eschweiler unterstreicht, dass man es der Verwaltung überlassen möchte, den Beschlussvorschlag an den entsprechenden Stellen zu konkretisieren. Man hätte hier nicht vorgreifen wollen. Zudem erwarte sie, dass man im Vorfeld eigene Vorschläge unterbreite, wenn man die Formulierungen des nun vorliegenden Beschlussvorschlages für zu unkonkret hielte. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt den nachfolgend geänderten Beschluss bei einer Enthaltung einstimmig. Beschluss: Zu den Punkten „1. Ausbau der Bezirksämter und Bürgerservicestandorte als ortsnahe und dezentrale Dienstleistungsstandorte“ und „2. Ausweitung des Dienstleistungsangebotes der Bezirksämter und Bürgerservicestandorte (bspw. “Grundsicherung im Alter“)“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgende Beschlüsse: • Ordnungs- und Sicherheitsdienst / Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines Einsatz- und Koordinierungsgremiums unter Beteiligung der Bezirke (mit institutionalisiertem Abstimmungsprozess) für die Bereiche Ordnungs- und Sicherheitsdienst sowie Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr zur Abstimmung der jeweiligen Bedarfe in den Bezirken aus. Der Personal- und Verwaltungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die Einrichtung von 2 Stellen (1 Streife) EG 5 TVöD (neue Entgeltordnung) im Fachbereich Sicherheit und Ordnung befristet im Stellenplan 2017 und 2018 (kw-Vermerk) für die Verkehrsüberwachung ruhender Verkehr einzuplanen. Diese dienen der zusätzlichen Kontrolle in den Bezirken. • Aufgaben des Stadtbetriebes Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Nennung eines einheitlichen Ansprechpartners beim Aachener Stadtbetrieb für die Belange der Bezirke aus. Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die Einrichtung eines flexibel zu verwaltenden Kontingents im Wirtschaftsplan des Aachener Stadtbetriebs für die Bezirke Aachen Mitte, Brand, Eilendorf, Haaren, Kornelimünster/Walheim, Laurensberg, Richterich in Höhe von insgesamt 70.000 € p.a. für besondere Dienstleistungen in den Bezirken aus. Die Dienstleistungen können je nach Bedarf abgerufen werden. • Grundsicherung / Hilfe zum Lebensunterhalt Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich dafür aus, die Aufgaben „Grundsicherung“ und „Hilfe zum Lebensunterhalt“ dauerhaft dezentral zum ortsnahen Dienstleistungsangebot der Bezirksämter hinzuzufügen. Zu diesem Zweck soll in einem ersten Schritt die elektronische Aktenführung für die Grundsicherung eingeführt werden. Hierfür sind in den Haushalten 2017/2018 jeweils 50.000 € bereitzustellen. Die Verwaltung berichtet in der nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses über den Zeitplan der Umsetzung. • Personelle Ausstattung der Bezirke und des Bürgerservice: Um Wartezeiten der Bürgerinnen und Bürger zu verringern und weitere Terminsprechzeiten anbieten zu können, empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen: «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 9/16 Die Einrichtung von 2,0 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im Stellenplan 2017 im Fachbereich Bürgeramt - Abteilung Bürgerservice. Die Einrichtung von 2,5 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (neue Entgeltordnung) im Stellenplan 2017 in den Bezirksämtern. Zu Punkt „3. Verbesserung der Erreichbarkeit der Stadtverwaltung für eine älter werdende Generation“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für die zeitnahe Umsetzung der Umbaumaßnahmen in den Bezirken Kornelimünster/Walheim, Laurensberg und Richterich im Sinne des Corporate Designs unter Berücksichtigung eines barrierefreien Zugangs zu den Gebäuden aus. Zu Punkt „4. Stärkere Digitalisierung der Akten und Arbeitsabläufe der Stadtverwaltung zur Unterstützung der dezentralen Dienstleistungsangebote (eGovernment)“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss spricht sich für • den Ausbau des Angebotes von Online-Anwendungen im Serviceportal, • die Ausstattung der Dienstleistungsstandorte des Bürgerservice (Katschhof, Bahnhof) sowie die der Bezirke mit Terminals, • den Ausbau des Angebotes von Terminvereinbarungen online aus. Zu Punkt „5. Stärkung und Vernetzung der sozialräumlichen Strukturen unter Einbeziehung von Stadtteilkonferenzen, Stadtteilbüros und Quartiersmanagement, insbesondere bei Integrationsaufgaben, Wohnungs- und Sozialangelegenheiten“ fasst der Personal- und Verwaltungsausschuss folgenden Beschluss: Die Verwaltung wird beauftragt, im Rahmen der bereits beauftragen Sozialplattformen, die Quartiersentwicklung und die gewünschte Optimierung der Vernetzung aller im sozialen Bereich tätigen Akteure am 14.09.2017 im Personal-und Verwaltungsausschuss vorzustellen, um ggfls. den Stellenplan für 2018 entsprechend anpassen zu können. Die möglichen Stellenbedarfe oder -optimierungen – auch im Bereich des Quartiersmanagements – sind bei der Vorstellung darzustellen. zu 4 Sicherheitskonzept Gewaltprävention Vorlage: FB 11/0190/WP17 Frau Spiegelberg (FB 11 / Personalentwicklung) und Frau Päßler (B 17 / Leitende Fachkraft für Arbeitssicherheit) stellen im Rahmen einer Präsentation das neue Sicherheitskonzept für die Stadtverwaltung Aachen vor, welches auch dem Verwaltungsvorstand noch zur abschließenden Entscheidungsfindung vorzulegen sei. Das Sicherheitskonzept zur Gewaltprävention sei bis Ende 2016 unter Beteiligung von vier betroffenen Fachbereichen für die Stadtverwaltung Aachen entwickelt worden. Basierend auf dem „Aachener Modell zur Gewaltprävention“ bildeten zunächst die Einschätzung einer Gefahrenlage sowie die Festlegung von Sicherheitsstandards, die Grundsätze im Umgang mit Konflikten und die Standards zur Nachsorge die «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 10/16 Bausteine des städtischen Sicherheitskonzeptes. Hervorzuheben sei in diesem Kontext auch eine entsprechende „Grundsatzerklärung gegen Gewalt“. Seit 2015 würden systematisch Übergriffe gegen Mitarbeiter/innen erfasst und in 4 Gefährdungsstufen klassifiziert. Die praktische Umsetzung wird am Bespiel des Verwaltungsgebäudes Hackländerstraße, in welchem unter anderem der Fachbereiche Bürgerservice (FB 12) und Wohnen, Soziales und Integration untergebracht sind, erläutert. Hier wäre eine erste aus der Dokumentenanalyse gezogene Folgerung gewesen, dass der Verwaltungsvorstand für dieses Verwaltungsgebäude unter anderem als Präventionsmaßnahme die Installation eines Sicherheitsdienstes und dessen Einbindung in das vorhandene Alarmierungssystem NetAlarmPro beschlossen habe. Die bisherigen Erfahrungswerte nach der Installation des Sicherheitsdienstes fielen sehr positiv aus. Weitere verbindliche Sicherheitsstandards für technische, organisatorische und personenbezogene Präventionsmaßnahmen unterlägen einer ständigen Optimierung in Bezug auf die jeweiligen Arbeitsbereiche bzw. Tätigkeiten. Langfristig solle das Konzept systematisch und sichtbar als verbindlicher Standard zur Gewaltprävention in allen Fachbereichen und Eigenbetrieben der Stadt Aachen umgesetzt werden. Im Anschluss an die Präsentation lobt Herr Dr. Kremer das hohe Niveau des vorgestellten Sicherheitskonzeptes. Es sei sehr wichtig, dass nunmehr auch zur Umsetzung der festgelegten Maßnahmen entsprechende finanzielle Mittel zur Verfügung stehen müssten. Herr Servos bedankt sich für die Präsentation. Es erschrecke ihn, dass man an einem Punkt angelangt sei, der die Installierung eines Sicherheitsdienstes nötig werden lasse. Man befinde sich jedoch auf einem guten Weg und er vertraue darauf, dass die Auswahl der „geeigneten“ Maßnahmen -vor dem Hintergrund, dass die Aachener Verwaltung eine bürgernahe Verwaltung sei- mit dem nötigen Augenmaß getroffen würde. Auch bei Herrn Teucu findet das Sicherheitskonzept große Zustimmung. Zudem sei es sehr lobenswert, dass man die Mitarbeiter/innen in einem sehr hohen Maß in die jeweiligen Prozessschritte einbeziehe. Frau Eschweiler betont die Wichtigkeit eines solchen Sicherheitskonzeptes. Natürlich wünsche man sich grundsätzlich nicht immer den Einsatz eines Sicherheitsdienstes, aktuell sei dies jedoch notwendig. Abschließend gehe sie davon aus, dass im Rahmen des Konzeptes viele Maßnahmen durchgeführt werden würden. Herr Meyers schließt sich dem Dank an. Im interkommunalen Vergleich wäre die Stadtverwaltung in diesem Themenfeld sehr gut aufgestellt. Der Ratsantrag der Ratsfrau Mara Lux, AFD, vom 13.10.2016 „Schutz der Verwaltungsmitarbeiter“ ist im Rahmen dieser Vorlage hiermit abschließend behandelt. Die Präsentation wird der Niederschrift als Anlage beigefügt. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 11/16 zu 5 Stelleneinrichtungen im FB 32 für den Ordnungs- und Sicherheitsdienst Vorlage: FB 11/0185/WP17 Vorweg erläutert Herr Dr. Kremer, dass eine nochmalige Überprüfung des angemeldeten Personalaufwandes ergeben habe, dass die Haushaltsmittel bereits vollumfänglich eingeplant seien, so dass sich entgegen der Darstellung der finanziellen Auswirkungen in der Vorlage kein negatives Delta mehr ergäbe. Herr Teucu erkundigt sich, wie hoch die Zahl der Lärmbelästigungen sei. Frau Begolli merkt an, dass sie über die Stelleneinrichtungen sehr erfreut sei. Sie fragt an, welche Auswirkung die Wahrnehmung zusätzlich übernommener Landesaufgaben (z.B. bei Ruhestörungen) auf die Mitarbeiter/innen des Ordnungs- und Sicherheitsdienstes habe, wie der aktuelle Stand der Überstunden im Bereich des Außendienstes sei und inwieweit man den Personalschlüssel bereits entsprechend angepasst habe. Herr Fröhlke berichtet zu den Überstunden, dass sich diese im Führungskreis mit Stand 31.12.2016 auf 570 beliefen. Er führt weiter aus, dass die Problematik weniger in der Übernahme der Landesaufgaben läge, als in einem geänderten Freizeitverhalten auf öffentlichen Plätzen und in Parkanlagen, welches zu vermehrten Einsätzen führe. Weitere erschwerende Faktoren seien in diesem Bereich eine abnehmende Toleranz und Rücksichtnahme sowie eine zunehmende Respektlosigkeit. Entsprechende Zahlen könnten aktuell nicht quantifiziert werden. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen die Einrichtung der nachfolgend genannten 6 Stellen im FB 32 – Fachbereich Sicherheit und Ordnung im Stellenplan 2017 für den Ordnungs- und Sicherheitsdienst: • 2 Stellen A 10 LBesO A / EG 9 TVöD (VG IVb, FG 1a BAT) für die Funktion „SB Koordinierungsstelle / Koordination OSD“ • 4 Stellen A 8 LBesO A / EG 8 TVöD (VG Vc FG 1a BAT) für die Funktion „Ordnungs- und Sicherheitsdienst“ zu 6 Stelleneinrichtungen im Bereich der Unterhaltsvorschusskasse Vorlage: FB 11/0188/WP17 Vorweg erläutert Herr Dr. Kremer, dass er zu den nachfolgenden Vorlagen zur Kenntnis geben möchte, dass der Gesamtpersonalrat aufgrund seiner Sitzungsabfolge erst am 17.01.2017 dazu komme, abschließend Stellung zu den Vorlagen zu nehmen. Die Stellungnahmen würden selbstverständlich -wie üblich- im weiteren Willensbildungsprozess berücksichtigt. Herr Meyers betont, dass der Personalrat in Gänze nicht beteiligt worden sei und weist an dieser Stelle vehement auf die gesetzlich vorgegebene Erweiterung der Mitbestimmungsrechte des Personalrates hin. Vor diesem Hintergrund beschäftigt sich die daran anschließende Diskussion mit der Frage, inwieweit bei einer Vorlage mit empfehlendem Charakter die Möglichkeit besteht, einen Vorbehaltsbeschluss mit «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 12/16 Hinweis auf eine folgende Dringlichkeitsentscheidung zu tätigen, um das noch ausstehende Anhörungsrecht des Personalrates abwickeln zu können. Die Mitglieder des Ausschusses kommen mehrheitlich überein, dass diese Möglichkeit nicht besteht. Herr Hammers bietet an, in der nächsten Sitzung des Gesamtpersonalrates persönlich vertreten zu sein. Zudem werde die in Rede stehende Stellungnahme bei Bedarf gerne noch vor der Sitzung des Rates am 25.01.2017 an die Ausschussmitglieder versandt. Abschließend merkt Herr Servos an, dass eine örtliche Zuordnung der Aufgaben im Bereich der Unterhaltsvorschusskasse zur Mozartstraße gegeben sei, wo jedoch Platzmangel herrsche. Er bitte die Verwaltung in diesem Zusammenhang um Überprüfung, inwieweit eine Unterbringung der entsprechenden Mitarbeiter/innen in den Räumlichkeiten der früheren Kantine Mozartstraße möglich sei. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt bei 4 Enthaltungen mehrheitlich. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Beschlussfassung zum Stellenplan 2017 die Einrichtung von • 5,5 Sachbearbeiterstellen zur Unterhaltsheranziehung, ausgewiesen nach EG 9 TVöD / A 10 LBesO A • 4,5 Sachbearbeiterstellen zur Bewilligung von Unterhaltsvorschussleistungen, ausgewiesen nach EG 8 TVöD / A 8 LBesO A • 1 Teamleitungsstelle, ausgewiesen nach EG 10 TVöD / A 11 LBesO A im Bereich der Unterhaltsvorschusskasse der Abteilung Jugend im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule. zu 7 Befristete Einrichtung einer Stelle für eine/n SozialarbeiterIn und einer halben Stelle für eine/n ErzieherIn zwecks Teilnahme am Bundesprogramm „KiTaPlus: Weil gute Betreuung keine Frage der Uhrzeit ist“ Vorlage: FB 11/0189/WP17 Herr Servos bezweifelt, ob die ausgewählte städtische Kindertageseinrichtung Johanniterstraße die passende Einrichtung für die Erweiterung der Öffnungszeiten sei. Er gebe zu bedenken, dass sowohl im Umfeld lebende Menschen als auch mindestens eine Betriebskindertageseinrichtungsgruppe der RWTH ein vorrangiges „Buchungsrecht“ besäßen und somit bereits schon vorab eine hohe Belegungsquote feststehe. Es falle ihm schwer sich vorzustellen, mit welchen Kriterien man bei einer solchen bestehenden Einrichtung den Erfolg aufzeigen könnte. Es müssten demnach entsprechende Kriterien gefunden werden, welche eine Messung möglich machten. Sollte man sich jedoch für eine andere Einrichtung im Nachgang entscheiden, dann bitte er vorab um Unterrichtung des Personal- und Verwaltungsausschusses. Abschließend hebt er hervor, dass eine Erweiterung der Öffnungszeiten auch «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 13/16 zusätzliches Personal impliziere und über die daraus resultierenden zusätzlichen Stelleneinrichtungen dann auch der Personal- und Verwaltungsausschuss zu beraten habe. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt bei 3 Enthaltungen mehrheitlich. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Beschlussfassung zum Stellenplan 2017 die befristete Einrichtung einer Stelle für eine/n SozialarbeiterIn (ausgewiesen nach EG S 11b TVöD-SuE) sowie die befristete Einrichtung einer halben Stelle für eine/n ErzieherIn (ausgewiesen nach EG 8a TVöD-SuE) zwecks Teilnahme an dem Bundesprogramm „KiTaPlus: Weil gute Betreuung keine Frage der Uhrzeit ist“. An den Stellen werden entsprechende kw-Vermerke angebracht. zu 8 Einrichtung einer Stelle im Fachbereich Umwelt für das Aufgabengebiet Spielplatzplanung Vorlage: FB 11/0181/WP17 Frau Begolli begrüßt diese Stelleneinrichtung. Sie werde sich jedoch bei der Abstimmung enthalten. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt bei 3 Enthaltungen mehrheitlich. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Beschlussfassung zum Stellenplan 2017 die dauerhafte Einrichtung einer Stelle im Fachbereich Umwelt für den Aufgabenbereich Spielplatzplanung, ausgewiesen nach EG 10 TVöD. An der Stelle wird ein kw-Vermerk angebracht. zu 9 Stelleneinrichtungen im FB 37 für den gehobenen feuerwehrtechnischen Dienst Vorlage: FB 11/0184/WP17 Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt bei 3 Enthaltungen mehrheitlich. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen die Einrichtung von 5 zusätzlichen Stellen (1 x A 12 LBesO A (Teamleitung), 4 x A 11 LBesO A) im FB 37 – Fachbereich Feuerwehr im Stellenplan 2017 für den gehobenen feuerwehrtechnischen Dienst (bzw. Laufbahn-gruppe 2, 1. Eingangsamt). zu 10 Client-Virtualisierung bei der Stadtverwaltung Aachen Vorlage: FB 11/0191/WP17 Vorweg bedauert Herr Dr. Kremer die Kurzfristigkeit der Zustellung dieser Vorlage. Um jedoch den angestrebten Projektstart in 2017 nicht zu gefährden, sei es sehr wichtig, dass der Finanzausschuss «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 14/16 noch in seiner Sitzung am 17.01.2017 über die Bereitstellung der entsprechenden Haushaltsmittel in 2017 beraten könne. Die Vergabe des Projektauftrages ginge in Richtung regio iT GmbH. Für die nächste Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses kündige er die Vorstellung der gesamtstädtischen Digitalisierungsstrategie an, in deren Kontext auch noch nähere Informationen zur DesktopVirtualisierung erfolgen würden. Herr Pütz merkt an, dass dieses Themenfeld ja nicht neu sei und es sich hier um ein größeres Projekt handle, welches er als gesondertes Projekt behandelt wissen möchte. Dass die Bereitstellung der Haushaltsmittel in Höhe von 225.000, 00 € nur zur Begleichung der Dienstleistungsaufwendungen (ohne Hardware) vorgesehen seien, fände er „komisch“. Positiv sehe er, wenn der Projektauftrag in Aachen gegebenenfalls bei der regio iT bliebe. Er bitte jedoch auch um Einholung weiterer Angebote. Herr Dr. Kremer bestätigt an dieser Stelle, dass die Client-Virtualisierung -wie aus der Vorlage ersichtlichim Rahmen eines Projektes abgewickelt werde. Herr Servos freut sich, dass in dieses Thema „Bewegung komme“. Selbstverständlich wären in einem Betrag in Höhe von 225,00 € pro PC keine Kosten für Hardware enthalten. Frau Griepentrog führt aus, dass ihr eine Client- bzw. Desktop-Virtualisierung bereits aus dem Schulbereich bekannt sei. Sie erkundigt sich, weshalb man dieses Projekt zum jetzigen Zeitpunkt aus dem Gesamtkonzept herausnehme. Herr Dr. Kremer weist an dieser Stelle noch einmal darauf hin, dass dieses IT-Projekt basierend auf einem bei der regio iT GmbH in Auftrag gegebenem Grobkonzept kurzfristig gestartet werden solle und aus diesem Grund der Finanzausschuss in seiner kommenden Sitzung über die Bereitstellung der Mittel beraten müsse. Herr Dödtmann erläutert die bisherigen Schritte im Rahmen der IT-Strategie, beginnend mit dem Standardisierungsprojekt „Umstellung auf Windows 7“. Als nächstes erfolgten weitere Maßnahmen im Rahmen der Konsolidierung und Virtualisierung der städtischen Server. Das nunmehr anstehende Projekt der Desktop-Virtualisierung sei insofern ein weiterer konsequenter Schritt. Eine inhaltliche Darstellung dieses Projektes erfolge in der nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses. Abschließend macht Herr Pütz auf einen Nachteil der Client- bzw. Desktop-Virtualisierung aufmerksam. Bei einem Ausfall des Internets sei überhaupt kein Arbeiten mehr möglich. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt bei 1 Gegenstimme einstimmig. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung. Er empfiehlt dem Finanzausschuss die Bereitstellung der Haushaltsmittel in Höhe von 225.000 € in 2017. zu 11 Mitteilungen der Verwaltung Sachstandsbericht zum neuen Serviceportal Herr Dr. Kremer berichtet, dass bereits ca. 5000 Accounts (registrierte Bürger/innen) verzeichnet werden konnten. Bespielhaft sei erwähnt, dass bereits über 600 Online-Anträge mit der neuen BewohnerparkenLösung gestellt worden seien. Auch die Möglichkeit über ePayment zu zahlen, würde sehr gut «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 15/16 angenommen werden. Ein weiterer Sachstandsbericht über die Entwicklung des Serviceportals innerhalb der ersten sechs Monate und den weiteren Ausbau werde aufbereitet. Frau Lucke schließt die Sitzung um 19:40 Uhr. Daniela Lucke Kerstin Bläsius Ausschussvorsitzende Schriftführerin gesehen: Marcel Philipp Oberbürgermeister «SINAME» Ausdruck vom: 30.01.2017 Seite: 16/16