Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Sicherheit und Ordnung Fachbereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen FB 11/0177/WP17 öffentlich FB 11/510 28.11.2016 Frau Oldenburg/Herr Laufen Stelleneinrichtung im FB 32 und FB 61 infolge einer Organisationsuntersuchung Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 15.12.2016 PVA Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: 1. Der Personal- und Verwaltungsausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. 2. Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt er dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen der Beschlussfassung zum Stellenplan 2017 die a) Einrichtung einer 1,0 Stelle im FB 32, ausgewiesen nach A 8 LBesO A bzw. EG 8 TVöD; b) dauerhafte Einrichtung einer 1,0 Stelle im FB 32, bewertet nach A 12 LBesO A bzw. EG 11 TVöD (Aufhebung des kw-Vermerkes) c) Einrichtung von 4,5 Stellen im FB 61/400: 1. 2,0 Stellen im Sachgebiet Verkehrsregelung, Verkehrslenkung, ausgewiesen nach A 11 LBesO bzw. EG 10 TVöD 2. 1,0 Stellen im Sachgebiet Baustellenmanagement, ausgewiesen nach A 10 LBesO bzw. EG 9 TVöD 3. 0,5 Stellen im Sachgebiet Baustellenkontrollen, ausgewiesen nach A 8 LBesO A bzw. Entgeltgruppe 8 TVöD 4. 1,0 Stellen im Sachgebiet Sondernutzungen, ausgewiesen nach A 8 LBesO A bzw. EG 8 TVöD Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 1/7 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Fortgeschriebe- Auswirkungen 2016 ner Ansatz 2016 Ertrag Personal-/ Sachaufwand Folge- Folge- ner Ansatz 2017 kosten kosten ff. (alt) (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 335.500 €*¹ 335.500 €*¹ 1.006.500 €*¹ 1.480.500 €*² 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ -335.500 €*¹ 335.500 €*¹ -1.006.500 €*¹ -1480.500 €*² 0€ 0€ Abschreibungen Ergebnis Ansatz 2017 ff. Fortgeschriebe- + Verbesserung / 0€ -474.000 €*3 Deckung vorhanden Keine ausreichende Deckung (im PKV enthalten) vorhanden - Verschlechterung Die o. g. finanziellen Auswirkungen setzen sich auf Basis des KGSt-Berichts Nr. 16/2015 - Kosten eines Arbeitsplatzes (Stand 2015/2016) folgendermaßen zusammen: *¹: bereits im Haushalt eingeplanter und durchfinanzierter Personalaufwand für schon vorhandenen überplanmäßigen Personaleinsatz für:  1 x A 12 à 92.200 € p. a. = 92.200 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 276.600 €  1 x A 11 à 82.800 € p. a. = 82.800 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 248.400 €  2,5 x A 8 à 64.200 € p. a. = 160.500 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 481.500 € = 335.500 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 1.006.500 € *²: Personalaufwand infolge der hier in Rede stehenden Einrichtung für nachfolgende 6,5 Stellen:  1 x A 12 à 92.200 € p. a. = 92.200 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 276.600 €  2 x A 11 à 82.800 € p. a. = 165.600 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 496.800 €  1 x A 10 à 75.200 € p. a. = 75.200 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 225.600 €  2,5 x A 8 à 64.200 € p. a. = 160.500 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 481.500 € = 493.500 € p. a. x 3 Jahre (f. 2017-2019) = 1.480.500 € *³: Dem in der mittelfristigen Finanzplanung anzusetzenden Personalaufwand in Höhe von 1.480.500 €*² steht der unter *¹ dargestellte, bereits im Haushalt eingeplante bzw. zum Haushaltsplanentwurf 2017 ff. angemeldete Personalaufwand in Höhe von 1.006.500 € gegenüber, sodass insgesamt 474.000 € noch zu decken sind. Diese zusätzlich erforderlichen Personalaufwendungen in Höhe von 158.000 € p. a. wurden im Zuge der Haushaltsanmeldung 2017 vor Abschluss der Organisationsuntersuchung entsprechend vorsorglich angemeldet. Dieser Mehrbedarf ist im Rahmen des für angekündigte/ beantragte, aber noch nicht geprüfte Stellenbedarfe (der Kernverwaltung) festgelegten und im Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 2/7 Haushaltsplanentwurf 2017 berücksichtigten Betrags in Höhe von 253.800 € gedeckt. Von diesem eingeplanten Betrag stehen - unter Berücksichtigung der Personalmehraufwendungen in Höhe von jährlich 158.000 € - für das Jahr 2017 noch 95.800 €, für das Jahr 2018 noch 140.800 €, für das Jahr 2019 noch 136.100 € und für das Jahr 2020 noch 122.000 € zur Deckung weiterer Bedarfe zur Verfügung. Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 3/7 Erläuterungen: I. Ausgangslage Im Auftrag des Verwaltungsvorstandes wurde in der Abteilung 400 - Straßenverkehr und Sondernutzungen des Fachbereiches Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB 61) sowie im Fachbereich Sicherheit und Ordnung (FB 32) eine Organisationsuntersuchung hinsichtlich der Geschäftsverteilung durchgeführt. Inhaltliche Bestandteile dieser Untersuchung waren eine Ist-Analyse mit Geschäftsprozessaufnahmen in beiden Bereichen, eine daraus resultierende Potential- und Schnittstellenanalyse sowie Stellenbedarfsbemessungen in den verschiedenen Aufgabengebieten. II. Geschäftsverteilung Mit Wirkung vom 01.01.2017 werden gemäß Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 06.10.2016 die Aufgaben - Veranstaltungen gemäß § 29 StVO - Sondernutzungen gemäß § 18 StrWG mit ordnungspolitischem Schwerpunkt - Entfernung nicht erlaubnisfähiger Sondernutzungen aus der Abteilung Straßenverkehr und Sondernutzungen (FB 61/400) in das Sachgebiet „Sondernutzungen auf öffentlichen Verkehrsflächen für Veranstaltungen (Aachen-Mitte) und zentrale Ansprechstelle der Stadt Aachen für Großveranstaltungen und Sicherheitskonzepte“ (FB 32/24) der Abteilung „Ordnungs- und Sicherheitsdienste“ (FB 32/20) verlagert. Die übrigen erlaubnisfähigen Sondernutzungen mit stadtgestalterischem Schwerpunkt sowie die vertraglich geregelten Sondernutzungen und der Aufgabenbereich der Straßenverkehrsbehörde verbleiben im FB 61. Die daraus resultierende Geschäftsverteilung stellt sich wie folgt dar: Zuständigkeit FB 32/24 Zuständigkeit FB 61/400 Baugerüste; Baumateriallagerungen; Baustelleneinrichtungen (Bauzäune); Absperrungen Wahlwerbung, -plakate; Sondernutzungen mit ordnungspolitischem Zigarettenautomaten; Infostände; Schwerpunkt Passantenstopper; Warenauslagen (Obst + Gemüse); Außengastronomieflächen; Straßenausschank; Blumenkübel Sondernutzungen mit stadtgestalterischem Radstationen; Carsharing; Schwerpunkt Fahrgastunterstände; Werbeanlagen; Altstoffsammelbehälter (inklusive Altkleidercontainer) Container; Schrägaufzüge Telefonzellen und Telekommunikationsstellen nicht erlaubnisfähige Sondernutzungen Entfernung nicht zugelassener KfZ; Entfernung nicht erlaubnisfähiger Werbeplakate Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Vertraglich geregelte Sondernutzungen Ausdruck vom: 20.12.2016 Baustellenzufahren; Kabelbrücken; Geländer und Wärmedämmsysteme Seite: 4/7 Zuständigkeit FB 32/24 Zuständigkeit FB 61/400 Zentrale Ansprechstelle für Großveranstaltungen und Sicherheitskonzepte Veranstaltungen Straßenverkehrsbehörde Genehmigung von Veranstaltungen mit/ohne Sicherheitskonzept Verkehrszeichen und Verkehrseinrichtungen gemäß § 45 StVO Ausnahmegenehmigungen gemäß § 46 StVO III. Stellenverlagerung Aus der neuen Geschäftsverteilung heraus ergibt sich grundsätzlich die Verlagerung von insgesamt 3,0 VZÄ aus FB 61/400. Durch Kompensation der Genehmigungen von Veranstaltungen gemäß § 29 StVO (0,25 VZÄ) mit bereits bestehendem Stellenplan- und Personalkontingent bei FB 32 reduziert sich der bei FB 32/24 auszuweisende Stellenanteil auf 2,75 VZÄ. Infolge dessen werden vorhandene Planstellenkontingente für die umzusiedelnden Aufgaben von FB 61/400 zu FB 32 verlagert. Im FB 61 verbleiben sodann 1,7 VZÄ der bestehenden Stellenkontingente zur Wahrnehmung der stadtgestalterischen Sondernutzungsaufgaben. IV. Stelleneinrichtungen Neben dem Schwerpunkt der Prüfung der Geschäftsverteilung waren Stellenbedarfsbemessungen in den verschiedenen Aufgabenbereichen von FB 61/400 auch Teil der Organisationsuntersuchung. a) Einrichtung einer 1,0 Stelle im FB 32 Zur Wahrnehmung der zu verlagernden Funktion „Entfernung nicht zugelassener Kraftfahrzeuge und nicht erlaubnisfähiger Werbeplakate“ ist im FB 32 eine Planstelle, ausgewiesen nach Besoldungsgruppe A 8 LBesO A bzw. Entgeltgruppe 8 TVöD, einzurichten (jährliche Personalkosten 64.200 €). Die Einrichtung dieser Funktion war im Organisationsauftrag enthalten, da bislang für das mit diesen Aufgaben betraute überplanmäßig eingesetzte Personal keine Planstelle vorhanden war. Durch die Verlagerung dieser Aufgabe in den FB 32 - einhergehend mit der Übertragung der außendienstbezogenen Tätigkeiten auf den OSD - reduziert sich der Stellenbedarf von ursprünglich 1,3 VZÄ auf 0,9 VZÄ. b) dauerhafte Einrichtung einer 1,0 Stelle im FB 32 (Aufhebung des kw-Vermerkes) Die Verlagerung der Aufgabe „Veranstaltungen gemäß § 29 StVO“ zu FB 32/24 - Sondernutzungen auf öffentlichen Verkehrsflächen für Veranstaltungen (Aachen-Mitte) und zentrale Ansprechstelle der Stadt Aachen für Großveranstaltungen und Sicherheitskonzepte erfolgt in Absprache mit FB 32 ohne zusätzlichen Stellenmehrbedarf. Hiermit einhergehend soll die bisher gem. VV-Beschluss vom 28.10.2014 und PVA-Beschluss vom 05.02.2015 zunächst nur für zwei Jahre befristet (als Unterstützung für die Stelle 32/005 – SB Sondernutzungen auf öffentlichen Verkehrsflächen für Veranstaltungen (Aachen-Mitte) und zentrale Ansprechstelle der Stadt Aachen für Großveranstaltungen und Sicherheitskonzepte) eingerichtete A 12 LBesO A – Stelle 32/203 dauerhaft eingerichtet werden. Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 5/7 c) Einrichtung von 4,5 Stellen im FB 61/400 FB 61 hat im Rahmen der Organisationsuntersuchung bzgl. der Geschäftsverteilung beantragt, bislang nicht bemessene Stellenbedarfe zu prüfen und insofern konkretisiert, als dass Personalmehrbedarfe für die Sachgebiete „Verkehrslenkung, Verkehrsregelung“ (2 VZÄ), „Baustellenmanagement“ (1,5 VZÄ) und „Sondernutzungen“ (2,0 VZÄ inklusive der unter Punkt a) aufgeführten Stelle für das SG „Entfernung nicht zugelassener Kraftfahrzeuge und nicht erlaubnisfähiger Werbeplakate“) geltend gemacht wurden. Im Rahmen der Organisationsuntersuchung wurden daher aktuelle Fallzahlen aus den Jahren 2014 und 2015 erhoben. Ferner wurden zu den betroffenen Aufgabengebieten die Geschäftsprozesse aufgenommen und die entsprechenden Bearbeitungszeiten ermittelt. Auf dieser Datengrundlage wurden die nachstehenden Stellenbedarfe nun (erstmalig) rechnerisch bemessen. Verkehrslenkung, Verkehrsregelung Baustellenmanagement Sondernutzungen Stellenbedarf 4,6 3,5 4,8 Stellen-Ist 2,0 2,0 3,0 Stellenmehrbedarf 2,6 1,5 1,8 0,25 0,9 (Veranstaltungen) (nicht erlaubnisfähige SN) 1,25 0,9 reduziert durch Verlagerung Mehrbedarf nach Verlagerung 0,0 2,6 Gesamtmehrbedarf 4,75 VZÄ (4,50 stellenplantechnisch) Insofern ergibt sich insgesamt ein Stellenmehrbedarf von 4,75 VZÄ (stellenplantechnisch 4,5 Stellen) für die Abteilung FB 61/400: 1. 2,0 Stellen im Sachgebiet „Verkehrslenkung, Verkehrsregelung“, ausgewiesen nach A 11 LBesO A bzw. EG 10 TVöD (jährliche Personalkosten 165.600 €) Im Bereich Verkehrslenkung, Verkehrsregelung ergaben sich signifikante Fallzahlensteigerungen, hier explizit bei den verkehrsrechtlichen Stellungnahmen zu Schwerlasttransporten sowie bei den Verkehrsanordnungen für Markierungen und Beschilderungen. In der Stellenmessung für den Bereich Verkehrslenkung, Verkehrsregelung enthalten sind darüber hinaus die Auswirkungen der Umweltzone, für die nach heutigen Erkenntnissen (nach Abschluss der Einführungsphase) eine halbe Planstelle erforderlich ist. 2. 1,0 Stellen im Sachgebiet „Baustellenmanagement“, ausgewiesen nach A 10 LBesO A bzw. EG 9 TVöD (jährliche Personalkosten 75.200 €) Bezüglich der Aufgaben des Baustellenmanagements wurden die Fallzahlen seit Einführung des Baustelleninformationssystems erstmalig erhoben. Diese erfolgte aufgrund eines Ratsantrages der SPDFraktion in der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 21.11.2012. Durch die Einführung des Baustellenmanagementsystems wurde der zunehmende Wunsch nach besserer und vor allem Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 6/7 aktueller Information bezüglich der Baustellen und anderer den Verkehrsfluss behindernder Maßnahmen erfüllt. Mithin ging jedoch einher, dass die Zuständigkeit für die Erteilung der Verkehrsanordnungen zu städtischen Baumaßnahmen von FB 61/700 – Straßenplanung und –bau ebenfalls zu FB 61/400 verlagert worden ist. Ein abschließender Stellenbedarf wurde seither bislang nicht geprüft. Dies wurde im Rahmen der Organisationsuntersuchung nunmehr nachgeholt. 3. 0,5 Stellen im Sachgebiet „Baustellenkontrollen“, ausgewiesen nach A 8 LBesO A bzw. EG 8 TVöD (jährliche Personalkosten 32.100 €) Die Verlagerung der Erteilung von Verkehrsanordnungen von FB 61/700 zu FB 61/400 im Rahmen der Einführung des Baustelleninformationssystems beinhaltete auch die Kontrollen der im Rahmen der Verkehrsanordnung genehmigten Baustellen. Diese Aufgabe wird mangels entsprechender Personalkapazitäten derzeit lediglich rudimentär und nicht in dem erforderlichen Maße vorgenommen. Kontrollen finden nur aufgrund von Beschwerden oder bei einem begründeten Verdacht hin statt. Angelehnt an den ermittelten Bedarf im Baustellenmanagement wurde nunmehr ebenfalls der Stellenbedarf für die Baustellenkontrollen bemessen, der für eine langfristig ausreichende Wahrnehmung dieser Funktion erforderlich ist. 4. 1,0 Stellen im Sachgebiet „Sondernutzungen“, ausgewiesen nach A 8 LBesO A bzw. EG 8 TVöD (jährliche Personalkosten 64.200 €) Bezüglich der bei FB 61 verbleibenden Sondernutzungsaufgaben wurde im Bereich der vertraglich geregelten Sondernutzungen eine erhebliche Fallzahlensteigerung festgestellt. Hiervon betroffen sind insbesondere die Anträge auf Garagenzufahrten, die einer vertraglich geregelten Sondernutzungserlaubnis für den öffentlichen Straßenraum in Form eines Gestattungsvertrages bedürfen. Darüber hinaus sind die Fallzahlen im Bereich der Sondernutzungserlaubnisse für Radstationen und Carsharing angestiegen. V. Nachhaltigkeit der Organisationsuntersuchung Da es sich um eine fallzahlen- und prozessbezogene Stellenbemessung handelt, ist das Ergebnis der Organisationsuntersuchung fortschreibungsfähig. Von daher werden seitens FB 61 und FB 32 die maßgeblichen Fallzahlen auf Dauer gepflegt und für Überprüfungszwecke bereitgestellt. Es ist beabsichtigt, erstmals eine Überprüfung im Jahr 2018 vorzunehmen. VI. Beteiligung des Personalrates Während der Organisationsuntersuchung ist der Personalrat fortlaufend im Rahmen des § 65 LPVG informiert und beteiligt worden. Die Beteiligung des Personalrates (Anhörung) gem. § 75 Nr. 1 LPVG – Vorbereitung des Entwurfs von Stellenplänen (hier Stellenplan 2017) – ist erfolgt. Anlage/n: Fallzahlenentwicklungen Vorlage FB 11/0177/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 7/7 Fallzahlenentwicklung FB 61/400 (2010-2015) SG Verkehrsregelung/Verkehrslenkung 3500 3230 3000 Verkehrsanordnungen (Beschilderung/Markierung) 2500 Schwerlasttransporte 2000 1644 1697 1500 1223 1407 1000 1169 500 255 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 SG Baustellenmanagement 2500 2221 2061 2000 2085 Verkehrsanordnungen (Arbeitsstellen an Straßen) 1855 1500 Baustellenkontrollen 1579 1570 1000 500 350 420 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015 SG Sondernutzungen 150 150 125 Garagenzufahrten 100 VeloCity, CarSharing 75 71 50 25 0 7 0 2010 2011 2012 2013 2014 2015