Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0168/WP17 öffentlich FB 11/510 21.11.2016 Frau Winkler Einrichtung einer weiteren Hausmeisterstelle für die Nadelfabrik (FB 56/620), bewertet nach EG 4 Abschnitt a) TVöD NRW Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 15.12.2016 PVA Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt im Wege der Beschlussfassung über den Stellenplan 2017, die Einrichtung einer weiteren (dritten) Hausmeisterstelle für die Nadelfabrik im Umfang von 1,0 VZÄ, bewertet nach EG 4 Abschn. A) TVöD NRW (neue Entgeltordnung) zu beschließen. Vorlage FB 11/0168/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 1/4 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Auswirkungen 2016 Fortgeschriebe- Haushaltsplan- Fortgeschriebe- Folge- Folge- ner Ansatz entwurf ner Ansatz 2017 kosten kosten 2016 Ansatz 2017 ff. ff. (alt) (neu) Ertrag 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Personalaufwand 0,00 € 0,00 € 0,00 € 133.800,00 € 0,00 € 0,00 € Abschreibungen 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € Ergebnis 0,00 € 0,00 € 0,00 € 133.800,00 € 0,00 € 0,00 € + Verbesserung / - Verschlechterung 0,00 € -133.800,00 € keine Deckung vorhanden Eine Deckung der zusätzlich entstehenden Personalkosten kann weder der Fachbereich noch das Dezernat VI anbieten. Es wird eine haushaltsneutrale Stellenbesetzung im Wege einer personalwirtschaftlichen Maßnahme vorgenommen. Sofern sich keine haushaltsneutrale Lösung abzeichnet, wird der Verwaltungsvorstand erneut mit der Angelegenheit befasst. Vorlage FB 11/0168/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 2/4 Erläuterungen: Der Verwaltungsvorstand hat in seiner Sitzung am 18.12.2012 die organisatorische Verlagerung der Nadelfabrik vom Fachbereich Wirtschaftsförderung und europäische Angelegenheiten (FB 02) zum damaligen Fachbereich Soziales und Integration (ehemals FB 50) zum 01.01.2013 beschlossen. Im Rahmen vorbereitender Gespräche machte die Fachdienststelle deutlich, dass die Nadelfabrik unter Einbezug der „Bühne Kennedypark“ nur dann dem zugedachten Zweck, nämlich dem Bewirtschaften und Betreiben des Hauses zu den Themen Integration, Identität und Migration für ausländische Mitbürgerinnen und Mitbürger bei gleichzeitiger Öffnung und Vernetzung mit und für alle Aachener Gesellschaftsgruppen zugeführt werden kann, wenn eine auskömmliche Personalausstattung verfügbar sei. Die Auflage des Verwaltungsvorstandes, der sich in seiner Sitzung am 15.01.2013 mit der beabsichtigten personellen Ausstattung der Nadelfabrik befasste, sah eine möglichst kostenneutrale Besetzung der Stellen vor. Auf Empfehlung des Personal-und Verwaltungsausschusses in seiner Sitzung am 03.07.2013 wurden für die Nadelfabrik insgesamt 5 Planstellen in Vollzeit eingerichtet, um den Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können. Hierauf entfallen 2 Vollzeitstellen für Hausmeistertätigkeiten. In Abstimmung mit dem damaligen Fachbereich Soziales und Integration wurde der seinerzeit geltend gemachte Personalbedarf als notwendig, aber auch als angemessen eingeschätzt. Mit Beschluss des Personal- und Verwaltungsausschusses sollte nach Ablauf von 2 Jahren nach der vollständigen Zuweisung des Personals der Personalbedarf evaluiert und ggf. Nachbesserungen oder auch Kürzungen im Personalbestand vorgenommen werden. Mit Antrag vom 16.02.2016 macht der Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration (FB 56), zuvor FB 50, den Bedarf einer dritten Hausmeisterstelle für die Nadelfabrik geltend, da der Dienstbetrieb seit Beginn 2016 aufgrund häufiger Ausfallzeiten des Personals nicht mehr ordnungsgemäß aufrecht erhalten werden kann. Der Fachbereich sieht eine akute Gefährdung des positiven Images der Nadelfabrik als Seminarhaus und Veranstaltungsstätte. Die Nadelfabrik umfasst einen 10.000 m² großen Gebäudekomplex mit 13 verschiedenen Dauermietern. Die Seminarräume (mit Foyer und Teeküche insgesamt 4 zu nutzende Räumlichkeiten) werden temporär, in den Abendstunden überwiegend im Wege regelmäßiger Nutzungen (z.B. durch den Stadtsportbund u.a.) in Anspruch genommen. Unterjährige Ausstellungen im Foyer werden sehr gut von der Aachener Bevölkerung angenommen. Neben den klassischen Tätigkeiten (Reinigungsarbeiten, Schließ- und Kontrollgänge) nehmen die Hausmeister der Nadelfabrik auch die Veranstaltungsbetreuung wahr. Hierzu gehört die Ausstattung und Vorbereitung der Veranstaltungsflächen genauso wie die teilweise Betreuung während der Veranstaltung. Die Hausmeister sind die Ansprechpartner für die Dauermieter und temporären Nutzer des Gebäudes. Eine ständige Präsenz eines Hausmeisters während der Öffnungszeiten des Hauses, darüber hinaus bei Bedarf auch in den Abendstunden und an Wochenenden ist zu gewährleisten. Im Rahmen der Evaluation der Personalbedarfs wurde in enger Abstimmung mit FB 50/400, jetzt FB 56/600, vereinbart, den tatsächlichen Hausmeisterbedarf anhand verschiedener Berechnungsmodelle zu ermitteln , welche die spezifischen Belange der Bewirtschaftung und des Betriebes der Nadelfabrik Vorlage FB 11/0168/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 3/4 unter Einbeziehung der Bühne Kennedypark, auch in den Abendstunden und am Wochenende umfassen. Folgende Kriterien wurden zugrunde gelegt:  Präsenzzeiten montags bis freitags entsprechend des Gleitzeitrahmens 6.30 Uhr – 18.00 Uhr  Bedarfs-Präsenzzeiten eines zweiten Hausmeisters, z.B. für Auf- und Abbauten u.a. (50 % der normalen Präsenzzeit)  Präsenzzeiten nach 18.00 Uhr und an Wochenenden, die nicht durch Rufbereitschaft aufgefangen werden können. Diese durchschnittlich ermittelten Zeiten wurden als Basis für die Personalbedarfsberechnung zugrunde gelegt bei  einer eingeschränkten Auslastung entsprechend der durchschnittlichen Belegungszeiten im Zeitraum Juli 2015 bis Juni 2016 (Status Quo – durchschnittliche Auslastung zwischen 65% bis 75%)  einer optimalen Auslastung zu 100% und  einer realistischen durchschnittlichen Auslastung von 75 % bis 80%. Ferner wurden auf Grundlage der zuvor ermittelten Werte weitere Berechnungen durchgeführt bei a. uneingeschränkter Leistungsfähigkeit des Personals b. bei eingeschränkter Leistungsfähigkeit mit entsprechender prozentualer Berücksichtigung von Ausfällen über die KGSt-Werte hinausgehend Im Ergebnis wurden folgende Bedarfe ermittelt: Status Quo optimale Auslastung realistische Auslastung uneingeschränkte 3,09 VZÄ 3,69 VZÄ 3,23 VZÄ 3,34 VZÄ 3,99 VZÄ 3,49 VZÄ Leistungsfähigkeit eingeschränkte Leistungsfähigkeit Es ist festzuhalten, dass zum Erreichen einer realistischen Auslastung der Nadelfabrik Personal im Umfang von 3,23 VZÄ, abgerundet 3,0 VZÄ bei uneingeschränkter Leistungsfähigkeit des Personals erforderlich werden. Die Einrichtung einer weiteren Hausmeisterstelle im Umfang von 1,0 VZÄ ist daher geboten. Die Beteiligung des Personalrates (Anhörung) gemäß § 75 Nr. 1 LPVG – Vorbereitung des Entwurfs von Stellenplänen (hier Stellenplan 2017) – ist erfolgt. Vorlage FB 11/0168/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 20.12.2016 Seite: 4/4