Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0062/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 22.11.2016 Zwischenbericht zum 30.09.2016 der Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 15.12.2016 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2016 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0062/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 24.11.2016 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass bei den Anmeldungen mit einem leichten Rückgang zu rechnen ist, zumal das Angebot auch reduziert wurde. Vorlage E 42/0062/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.11.2016 Seite: 2/5 Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit bewilligten Maßnahmen und Projekten aus Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch Langzeiterkrankungen und nicht-besetzte Stellen greifen sowie die Herausnahme von Personalkosten für Projekte, die keine Bewilligung bekommen haben. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte werden noch Instandhaltungsarbeiten geplant. Zu 5.: Durch den Wegfall der Räumlichkeiten in der Theaterstraße ab August können hier Reinigungskosten eingespart werden. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die dafür eingeplanten Mittel können in der Prognose reduziert werden, weil beantragte Projekte keine Bewilligung erhalten haben. Vorlage E 42/0062/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.11.2016 Seite: 3/5 Zu 10.: Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Zu 11.: Zurückgegebene Mobiltelefone führen zu einem geringeren Aufwand in dieser Position. Zu 14.: In dieser Position sind z. B. auch Kosten der Sicherheitsfirma und Zertifizierungskosten enthalten. Es stehen noch Rechnungen aus. Zu 15.: Der Ansatz kann reduziert werden durch die Aufgabe der externen Raumanmietung in der Theaterstraße zum 1. August 2016. Zu 16.: Es fanden bisher keine nennenswerten Umzüge durch Dritte statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft, deshalb wird der Ansatz nach unten korrigiert. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche Integrationskurse für Flüchtlinge umgesetzt, zum Beispiel wurde KompAS (Kompetenzfeststellung, frühzeitige Aktivierung und Spracherwerb) in Kooperation mit dem TÜV-Nord bewilligt. Das Projekt „Sense of the Suburbs“, überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge, aus dem Förderprogramm „Kultur macht stark“, wurde im August 2016 erfolgreich durchgeführt. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2016 in Höhe von 400 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem durch Einsparungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Vorlage E 42/0062/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.11.2016 Seite: 4/5 Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2016 geschlossen werden kann. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten drei Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von drei Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten. Zukünftig ist beabsichtigt, den Geschäftsverlauf anders darzustellen. In der Übergangszeit bis einschließlich dem Zwischenbericht zum 31.12.2016 werden die bisherige Darstellung und die neue Darstellung beigefügt. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.09.2016 Zwischenbericht zum 30.09.2016 - Vorjahreswerte 30.09.2015 Bericht über den Geschäftsverlauf (bisherige und zukünftige Form) Vorlage E 42/0062/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 24.11.2016 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2016- Zwischenbericht zum 30.09.2016 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss * Rundungsdifferenzen Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2016 TEUR absolut 1227 50 1018 1150 30 3475 1288 51 1019 891 38 3288 61 1 1 -259 8 -188 Plan 3. Quartal: TEUR Ansatz 9/12 Ist Abweichung TEUR 30.09.2016 TEUR absolut 3783 1131 27 129 134 39 66 319 102 35 42 31 112 9 19 125 1 13 1 104 358 18 24 0,08 6519 3612 894 17 121 132 36 67 283 117 36 29 27 117 8 17 121 1 15 1 104 358 16 20 0,04 6030 -171 -237 -10 -8 -2 -3 1 -36 15 1 -13 -4 5 -1 -2 -4 2 -1 -2 -4 0,04 -488 Abweichung Wirtschaftsplan 16: % 4,98 2,58 0,09 -22,50 26,01 -5,40 -4,52 -20,98 -37,78 -6,24 -1,56 -6,18 1,22 -11,19 14,76 2,14 -31,00 -13,05 4,77 -9,42 -11 -3,52 -20,39 17,88 *-45,69 0,00 0,00 -10,00 -15,35 -45,21 -7,49 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2016 absolut 1636 67 1357 1533 40 4634 1520 67 1388 1261 40 4277 -116 31 -272 -357 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 16: % Jahresprognose TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2016 absolut 5044 1508 36 172 179 52 88 425 136 47 56 41 149 12 26 167 1 17 2 138 477 24 32 0,1 8692 4855 1401 36 172 177 52 88 385 136 47 51 38 154 12 26 152 1 17 1 138 477 24 32 0,1 8335 -189 -107 -2 -40 -5 -3 5 -15 1 -354 4058 -4058 - Abweichung in % -7,64 0,00 2,23 -21,58 0,00 -8,35 Abweichung in % -3,90 -7,64 0,00 0,00 -0,85 0,00 0,00 -10,42 0,00 0,00 -9,77 -7,67 3,18 0,00 0,00 -9,80 0,00 0,00 100,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 -4,25 0,00 Wirtschaftsplan 2015 - Zwischenbericht zum 30.09.2016 - Vorjahreswerte 30.09.2015 Wirtschaftsplan 15: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Plan 3. Quartal: Ist Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2015 absolut 1585 89 1305 2761 61 5801 1189 67 979 2070 45 4351 1279 45 971 1557 45 3897 90 -22 -8 -513 -453 Plan 3. Quartal: Ist Ansatz Ansatz 9/12 30.09.2015 absolut 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 4283 1227 23 130 132 40 70 540 256 46 49 31 130 9 18 132 0,8 12 2 104 358 17 26 0,08 7379 3812 982 11 119 140 39 70 486 264 32 37 30 109 5 14 123 -471 -245 -12 -11 8 -1 -55 8 -14 -12 -1 -21 -4 -4 -9 0,6 -1 -1,5 2 2,0 -1028 Wirtschaftsplan 15: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Abweichung Abweichung 7,54 -32,29 -0,83 -24,78 -0,10 -10,41 Abweichung Abweichung 0,2 11 0,5 104 358 17 28 2 6351 % % -10,99 -19,98 -49,77 -8,79 6,07 -2,00 -0,07 -10,13 3,12 -30,49 -24,22 -0,98 -15,83 -39,25 -18,55 -6,71 -68,91 -13,54 -64,93 0,00 0,00 -2,01 6,77 2891,20 -11,49 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2016 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen drei vorangegangenen Jahre Stand: 14.11.2016 18000 16000 14000 Herbstsemester 2016 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert aller Semester ab II/2013 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2014 Mittelwert der Herbstsemester ab 2013 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Kurse 3.500 3.000 Anzahl 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 III. Q 2014 geplant 3.011 stattgefunden 2.402 ausgefallen 609 Ausfallquote in % 20,23 III. Q 2015 2.738 2.180 535 20,38 III. Q 2016 2.506 2.027 455 19,11 18.11.2016 Teilnehmende Unterrichtseinheiten 80.000 70.000 60.000 Anzahl 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 III. Q 2014 teilgenommen 27.239 gehalten 75.339 III. Q 2015 26.410 65.025 III. Q 2016 21.548 48.133 18.11.2016 Durchschnitt TN/Kurse Durchschnitt UE/TN Durchschnitt UE/Kurse 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 III. Q 2014 11,3 2,8 31,4 III. Q 2015 12,1 2,5 29,8 III. Q 2016 10,6 2,2 23,7 Erläuterung: TN = Teilnehmende UE= Unterrichtseinheiten 18.11.2016