Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Verwaltungsleitung Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 01/0205/WP17 öffentlich 16.11.2016 Jahresbericht 2015 des Büros für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 07.12.2016 HA Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Hauptausschuss nimmt den Jahresbericht 2015 des Büros für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement zur Kenntnis. Philipp Oberbürgermeister Vorlage FB 01/0205/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 22.11.2016 Seite: 1/2 Erläuterungen: Der Jahresbericht 2015 des Büros für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement der Stadt Aachen ist als Anlage beigefügt. Anlage/n: Jahresbericht 2015 mit Anlagen Vorlage FB 01/0205/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 22.11.2016 Seite: 2/2 Büro für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement Jahresbericht 2015 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 2. Ehrenwert - Aktionstag der Aachener Vereine 3. Aachener Ehrenamtspass 4. Ehrenamtspreis der Stadt Aachen 5. Frühjahrsputz 6. VHS 7. Freiwilligenzentren / Leistungsvereinbarungen 8. Internetpräsenz 9. Vereinsdatenbank 10. Personalia 11. Budget 12. Ehrenamt und Flüchtlinge 13. Sammelbeantragung von erweiterten polizeilichen Führungszeungnissen Anlagen 1. Vereinbarungsvordruck und Rahmenbedingungen für Ehrenamtler in der Flüchtlingshilfe 1. Einleitung Zu Beginn des Jahres 2015 verließ eine im Büro für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement eingesetzte teilzeitbeschäftigte Dienstkraft den FB 01. In der Vakanzzeit konnten die Aufgaben durch das verbleibende Personal aufgefangen werden, da zum einen eine personalwirtschaftliche Abordnung erfolgte und die Teamkoordinatorin ihre Stundenzahl erhöhte. Zudem wurde für die seit 2013 überplanmäßig eingesetzte Dienstkraft ein Antrag auf Einrichtung einer Planstelle gestellt, deren Einrichtung schließlich mit Wirkung zum 01.01.2016 erfolgte. Ziel der Arbeit der Dienststelle war es, die bereits vorhandenen Arbeiten und etablierten Veranstaltungen möglichst umfassend zu bewältigen und gleichzeitig auf die sich ergebenden neuen Anforderungen zu reagieren. Für das Büro für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement stand das Jahr in weiten Teilen unter dem Eindruck des Flüchtlingszustroms nach Aachen. Viele neue entstehende Aufgaben konnten hier aus der spontanen Situation heraus nur mit Hilfe von zahlreichen ehrenamtlichen Helfern bewältigt werden. 2. Ehrenwert - Aktionstag der Aachener Vereine Termin: 27.09.2015 Es beteiligten sich rund 170 Aachener Vereine. Das Veranstaltungsgelände erstreckte sich über Markt, Katschhof, Münsterplatz, Elisenbrunnen, Elisengarten, Fischmarkt, Hof, Hühnermarkt, Annastraße, Ursulinerstraße und Ritter-Chorus-Straße. Ebenfalls erfolgte wieder die Unterstützung beim Zeichnen der Pläne und dem Einmessen auf dem Gelände durch FB 62. Von den Vereinen erfolgte durchweg eine positive Resonanz der Veranstaltung mit dem Wunsch auf Fortführung im Jahr 2016. Die GEMA erhöhte die zu entrichtende Gebühr für die Veranstaltung aufgrund von neuen Berechnungsrichtlinien um ein Vielfaches 66,49 € in zuletzt 2014 auf 1327,65 €. Für die kommenden Jahre muss daher über die Kostendeckung nachgedacht werden, da die Veranstaltung auch weiterhin vollständig aus Spendenmitteln finanziert werden soll. Die bisher noch eingenommenen Spenden decken die Kosten nur noch im laufenden Jahr und sind damit bis auf einen kleinen Rest i.H.v. 183,74 € aufgebraucht. http://www.aachen.de/DE/stadt_buerger/gesellschaft_soziales/ehrenamt/ehrenwert/flyer_2015.pdf Foto: Petra Mahr/Stadt Aachen 3. Aachener Ehrenamtspass Auch im Jahr 2015 stieg die Zahl der Ehrenamtspassinhaber weiter an. Es wurden zahlreiche Verlängerungen bearbeitet, 336 Ehrenamtspässe kamen neu hinzu. Erste Überlegungen zur Attraktivitätssteigerung des Wertschätzungsinstruments für junge Leute, speziell für Aachener Studierende wurden im Dialog mit Vertretern des AStA der RWTH angestellt. Die Zusammenarbeit soll zukünftig intensiviert werden. Als Instrument der Wertschätzung erfreut sich der Ehrenamtspass zunehmend großer Beliebtheit. Das Feedback der Passinhaber auf die angebotene Vergünstigungspalette ist sehr positiv. 4. Ehrenamtspreis der Stadt Aachen Seit 2012 würdigt die Stadt Aachen das ehrenamtliche Engagement ihrer Bürgerinnen und Bürger durch die jährlich wiederkehrende Verleihung des Aachener Ehrenamtspreises an eine Einzelperson und eine Personengruppe. Ausgezeichnet wurden im Jahr 2015 Frau Gertrud Zimmermann als Einzelperson für ihr Engagement im Rahmen des Frauennotrufs und die Familienpatinnen und -paten des SkF und SKM als Gruppe. Die Verleihung des Ehrenamtspreises der Stadt Aachen gehört als ein wichtiger Bestandteil gelebter Wertschätzungskultur ehrenamtlichen Engagements als feste Größe zu den eingesetzten Instrumenten der Stadt Aachen. 5. Frühjahrsputz (FJP) Termin: Samstag, 28.03.2015 sowie im Rahmen der Schulprojektwoche vom 23.03. bis 28.03.2015. MAC-Verlosungsaktion am verkaufsoffenen Sonntag, 29.03.2015 Über 5000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Schulen, Kindertageseinrichtungen, Vereinen, Nachbarschaftsgruppen und Einzelpersonen säuberten viele Plätze und Straßenzüge im gesamten Stadtgebiet. In diesem Jahr lag der Fokus des FJP auf der Betonung der einzelnen Bezirke Aachens, sichtbar durch im Vorfeld aufgehängte Werbeplakate in den einzelnen Bezirken mit ausgesuchten Plätzen . Für das kommende Jahr wird angedacht, den Aachener Frühjahrsputz bei der europaweiten Kampagne „Let’s clean up Europe!“ anzumelden, die zu größerer Abfallvermeidung und zu einem verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt aufruft. Durch den Anschluss an diese europäische Initiative kann mit der Aktion „Frühjahrsputz“ zugleich die Stellung Aachens als Europa-Stadt ins Bewusstsein gehoben werden. Der jährliche Frühjahrsputz ist etabliert als Engagementmöglichkeit für die eigene Stadt an einem einzigen Tag. Gerade in Schulen und Kindertageseinrichtungen wird er als feste Größe in die Unterrichtsplanung einbezogen. 6. VHS Kooperation mit der VHS zur Verbesserung und Erweiterung der Fortbildungsmöglichkeiten für Ehrenamtler und Vereinsaktive. Vergünstigungen für Ehrenamtspassinhaber oder kostenfreies Angebot durch Kostenübernahme durch das BEbE. Übersicht über die bisher angebotenen Themen: Zeit zu verschenken! – Aber an wen? 1x1 der Pressearbeit für Vereine Ausstellen statt Hinstellen – Ausstellungen planen Betreuungsrechtliche Praxis – Rechte und Pflichten des Betreuers Ehrenamtliches Engagement für Unbegleitete minderjährige Flüchtlinge in Aachen Einführung in das Betreuungsrecht E-Mails mit dem eigenen Laptop/Tablet oder Smartphone erstellen Endlich frei reden Fit im Vereinsrecht Flyer erstellen mit Word Gespräche führen – erfolgreich kommunizieren im Ehrenamt Grenzen setzen – es gibt Dinge, die Du niemals hinnehmen darfst Grundlagen des Fundraisings für Vereine Haftungsfragen im Verein In der Mitte des Lebens – und nun? Impulse zum Aufbruch in die zweite Lebenshälfte „In-Gang-Setzer“ Integration und Inklusion für Ehrenamtler in der Kinder- und Jugendhilfe Kassenbuch mit Excel 2013 Konflikte im Ehrenamt beherzt anpacken Lokaler Aktionsplan gegen Rechtsextremismus Partnerschaft für Demokratie PowerPoint 2013 an einem Tag Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Rechte, Pflichten, Anerkennung – Konflikte im Ehrenamt beherzt anpacken Regionalkonferenz „Aktiv gegen Rechts“ Ruckzuck eine eigene Homepage für den Verein Schnelle und effektive Erarbeitung des 10-Finger-Schreibens Schreiben – ansprechend und verständlich Schulung BildungsberatungsLotsen Serienbriefe mit Word 2010/2013 WordPress – Blogs und Websites Die Zusammenarbeit mit der VHS soll im kommenden Jahr intensiviert und um Angebote erweitert werden, die der aktuellen Situation z.B. im Bereich der ehrenamtlichen Arbeit mit Flüchtlingen gerecht werden und den bisherigen Angebotsrahmen erweitern. 7. Freiwilligenzentren / Leistungsvereinbarungen Die Zusammenarbeit mit den Freiwilligenzentren wurde fortgesetzt. Weiterhin gilt die Leistungsvereinbarung über folgende Förderungen: Verein zur Förderung des Ehrenamtes: 9.000,- € / Jahr Freiwilligenzentrum der Caritas: 19.350,- € / Jahr Die Zusammenarbeit mit den Freiwilligenzentren beschränkt sich zunehmend auf die Ausrichtung des Infoabends „Zeit zu verschenken – aber an wen?“. 8. Internetpräsenz Seitenaufrufe / Besucherzahlen 2015: durchschnittlich 2900 Zugriffe / Woche auf das Ehrenamtsportal www.aachen.de/ehrenamt Anmerkung: 12.01.2015 bis 08.02.2015 wurde nicht mit einbezogen aufgrund fehlender Daten. Vor allem vor „Ehrenwert“ besuchen viele Interessierte die Homepage; im laufenden Jahr wird v.a. die „Stellenbörse für Ehrenamtler“ gerne und oft besucht. Sie bietet Interessierten die Möglichkeit nach einer geeigneten Tätigkeit zu suchen. Ende 2015 waren knapp 200 Angebote der unterschiedlichsten Kategorien im Internet vertreten Zugriffe pro Woche auf www.aachen.de/ehrenamt . 9. Vereinsdatenbank Aufgrund von personeller Vakanz konnte die Vereinsdatenbank auch im Jahr 2015 noch nicht eingeführt werden. 10. Personalia Ganzjähriger Einsatz von 1 Teilzeitkraft des gehobenen Dienstes sowie einer Vollzeitkraft des mittleren Dienstes als überplanmäßige Stelle, darüber hinaus Abordnung während einer Stellenvakanz einer Vollzeitkraft des gehobenen Dienstes als vorübergehende personalwirtschaftliche Maßnahme mit parallel wahrzunehmenden eigenen Aufgaben aus einem anderen Themenbereich. 11. Budget Die Ehrenamtspässe und die Aktion “Ehrenwert” werden vollständig aus Spenden bezahlt. Zu Leistungen an Freiwilligenzentren s. Punkt 7 Der Haushaltsansatz für das Büro für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement betrug 4.800,- €, verausgabt wurden davon 2850,99 €, größtenteils als Kostenersatz für VHS. Die Differenz ist dem städt. Haushalt wieder zugeflossen 12. Ehrenamt und Flüchtlinge Durch den Flüchtlingszustrom ergaben sich für die Stadt zahlreiche neue Aufgaben. Eine davon war es, die ehrenamtliche Hilfe, die zeitweise im Übermaß angeboten wurde, zu sammeln und zu kanalisieren. In Zusammenarbeit mit den städtischen Stellen sowie für das zwischen Stadt und Städteregion Aachen gegründete Bündnis für Flüchtlinge wurden daher Leitlinien für den Einsatz von Ehrenamtlern in der Flüchtlingshilfe sowie Vorgaben für die zu treffenden Vereinbarungen erstellt. Diese allgemeinen Grundlagen sind bis heute im Gebrauch und wurden in allen beteiligten Kommunen übernommen. Anlage 1: Vereinbarungsvordruck und Rahmenbedingungen für Ehrenamtler in der Flüchtlingshilfe 13. Sammelbeantragung von erweiterten polizeilichen Führungszeugnissen Die Vorschriften des SGB zum Erfordernis des Nachweises eines erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses bei der ehrenamtlichen Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, aber auch mit behinderten Menschen oder mit Flüchtlingen, wurden in Aachen mit allen Vereinen kommuniziert und sind mittlerweile als Standard in städtischen Stellen etabliert. Leider konnte eine Vereinfachung der Beantragungsmodalitäten für Vereinsaktive nicht herbeigeführt werden, da dem rechtliche Hindernisse entgegenstehen. ----------------- Vereinbarung zwischen der Stadt Aachen, Fachbereich Soziales und Integration und Frau / Herrn Name und Vorname: _____________________________ Straße/HausNr._______________________________ PLZ/Ort:__________________________________ Telefon: _______________________________ Email: __________________________________ Ich erkläre mich bereit, ab dem __________________ o in der Aufnahmeeinrichtung für Flüchtlinge_____________________________________ o im städtischen Übergangswohnheim___________________________________________ o bei der Betreuung oder Begleitung von Flüchtlingen ehrenamtlich mitzuarbeiten. Im Rahmen meiner ehrenamtlichen Tätigkeit werde ich folgende Aufgabe übernehmen: AnsprechpartnerIn für alle Fragen die ehrenamtliche Mitarbeit und die Aufgabe betreffend ist: Mitarbeiter/-inFB50 _________________________________________________________________________________ In gemeinsamer Absprache können bei Bedarf auch andere Aufgaben übernommen werden. Aus meiner ehrenamtlichen Tätigkeit entsteht für mich kein Anspruch auf Übernahme in ein Arbeitsoder Angestelltenverhältnis, nicht in ein Praktikum und auch nicht in ein Beschäftigungsverhältnis auf Honorarbasis. Ich bestätige, dass ich frei bin von ansteckenden Krankheiten. Im Falle einer Erkrankung oder anderweitigen Verhinderung werde ich die Einrichtung unterrichten. Es besteht kein Anspruch auf Vergütung; Fahrkosten oder sonstige Aufwendungen werden nicht erstattet. Bei der Ausübung meiner ehrenamtlichen Tätigkeit bin ich haftpflicht- und unfallversichert. Auf Wunsch erhalte ich eine Bescheinigung über den Inhalt und Umfang der ehrenamtlichen Tätigkeit. Meine ehrenamtliche Tätigkeit kann ich jederzeit beenden; ich teile dies dann der Einrichtung mit. Ich verpflichte mich, über alle mir in Ausübung meiner ehrenamtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Angelegenheiten Stillschweigen zu bewahren. Mir ist bewusst, dass ich auch nach Beendigung meiner Tätigkeit zur Verschwiegenheit verpflichtet bin. Ich werde ein erweitertes Führungszeugnis i.S.v. § 30a BZRG i.V.m § 72a des achten Buches Sozialgesetzbuch -Kinder und Jugendhilfe- vorlegen; mir wurde mitgeteilt, dass dieses gegen Vorlage dieser Vereinbarung unentgeltlich beim Bürgerservice der Stadt Aachen beantragt werden kann. Hiermit erkläre ich mich bereit, dass meine o.g. persönlichen Daten bei der Stadt Aachen ausschließlich im inhaltlichen und zeitlichen Rahmen meiner ehrenamtlichen Tätigkeit gemäß dieser Vereinbarung gespeichert und verwaltet werden. Speicherung und Verwaltung der Daten dienen allein internen und statistischen Zwecken wie Einladungen, Informationsschreiben o.ä. und werden nur mit meiner ausdrücklichen Genehmigung an Dritte (z.B. Einrichtungen oder Träger) weitergegeben.. Aachen, den __________ ___________________________ Unterschrift der/s ehrenamtlichen Mitarbeiterin/Mitarbeiter _______________________ Unterschrift der Leitung der Einrichtung oder des zuständigen Mitarbeiters des FB 50 Büro für Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement Der Oberbürgermeister Postanschrift: Stadtverwaltung Aachen –FB 01 – 52058 Aachen Auskunft Frau Mahr Mitglieder im Aachener Bündnis für Flüchtlinge Stadt Aachen / Städteregion Aachen Gebäude Telefon Telefax e-mail Internet Verwaltungsgebäude Katschhof +49 (0) 241 / 432 - 7239 +49 (0) 241 / 413541 - 7239 ehrenamt@mail.aachen.de www.aachen.de/ehrenamt … Ehrenamtliches Engagement für Flüchtlinge in Aachen Rahmenbedingungen für den Einsatz von Ehrenamtlern Der anhaltende Zustrom von Menschen, die ihre Heimat aufgegeben haben, bringt für den Bund, das Land und für die Kommunen eine Reihe von Aufgaben mit sich. Erfreulich groß ist die Zahl der Bürgerinnen und Bürger, die ihre Bereitschaft bekundet haben, sich ehrenamtlich in vielfältiger Form an der Erfüllung dieser Aufgaben zu beteiligen und die offiziellen Stellen zu unterstützen. Die Zuständigkeit und die Verantwortung für die Aufgabenwahrnehmung verbleibt in jedem Fall bei den öffentlichen Trägern oder den von ihnen beauftragten dienstleistenden Stellen. Ehrenamtliche Arbeit unterstützt und ergänzt diese, wo immer es sinnvoll und möglich ist. Für die zuständigen Dienststellen steht die mit der Unterbringung und Versorgung der Flüchtlinge direkt verbundene Aufgabenwahrnehmung im Vordergrund. Die Einbindung aller Hilfswilligen in die laufenden Arbeiten und die Schaffung einer Ermöglichungskultur für freiwilliges Engagement ist langfristiges Ziel und kurzfristig wünschenswert, steht aber hinter der unmittelbaren Aufgabenerledigung zurück. Allen Hilfewilligen und ehrenamtlich Aktiven gilt der besondere Dank. Der Einsatz von ehrenamtlichen Helfern wird nach der betroffenen Zielgruppe und der Fristigkeit unterschieden. Unterscheidung nach der Zielgruppe: In den Unterbringungsstellen des Landes sind Menschen für einen kurzen Zeitraum bis zur Stellung des Asylantrages und Zuweisung in die dann aufzusuchende Kommune untergebracht. Ein Verbleib dieser Menschen in der die Erstunterkunft stellenden Kommune ist nicht wahrscheinlich, der Aufenthalt nur von kurzer Dauer. Der Einsatz von Ehrenamtlern in Unterkünften des Landes unterstützt die sofort anfallenden Hilfsangebote wie Unterbringung, Versorgung und unmittelbare Betreuung. Sie dient nicht vorrangig langfristigen Zielen mit integrativem Charakter. In den eigenen Unterkünften der Kommunen und in privaten Wohnungen leben Menschen, die für die Dauer des Asylverfahrens diesen Kommunen zugewiesen wurden. Der Aufenthalt erstreckt sich zumindest auf die Dauer des Verfahrens, ein Verbleib in der Kommune darüber hinaus ist möglich, je nach Ausgang des Verfahrens wahrscheinlich. Der Einsatz von Ehrenamtlern in diesen Unterkünften umfasst darüber hinaus auch mittel- und langfristig angelegte Angebote. Welche Hilfe wo am dringendsten benötigt wird, wie gestaltet werden sollte und überhaupt realisierbar ist, kann am besten durch die jeweilige hauptamtliche Einrichtungsleitung oder den zuständigen Ansprechpartner vor Ort entschieden und beurteilt werden. Der Schwerpunkt des Einsatzes von ehrenamtlichen Helfern sollte daher vor Ort koordiniert werden. Unterscheidung nach der Fristigkeit: Nicht alle im fortgesetzten Einsatz von Ehrenamtlern wünschenswerten Ziele sind in der derzeit bestehenden Situation sofort erreichbar. Es wird daher im Folgenden unterschieden zwischen kurz-, mittel- und langfristig verfolgten Zielen. Zur Einsatzkoordination werden folgende Standards vorgegeben: Kurzfristig ( Umsetzung sofort bis 6 Monate): - Jeder Ehrenamtler ist der Einrichtungsleitung / dem zuständigen Ansprechpartner namentlich bekannt Jeder EA ist durch ein (Namens-)Schild als Ehrenamtler dieser Einrichtung erkennbar Das Betreten der Unterkunft erfolgt in Absprache mit der Einrichtungsleitung, nicht unangemeldet und stets in Respekt der Privatsphäre der dort lebenden Menschen Mittelfristig ( Umsetzung so schnell wie möglich bis spätestens 1 Jahr): - - Alle Ehrenamtler bringen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis bei Zwischen Ehrenamtler und Einrichtung/Träger wird eine schriftliche Vereinbarung getroffen, die über wichtige Eckdaten der Tätigkeit Auskunft gibt, wie; Aufgabenbeschreibung, Ansprechpartner, Versicherung, Kostenerstattung, Verschwiegenheitsverpflichtung etc. (Musterformulierung in Arbeit) Alle Ehrenamtler erhalten maßgebliche Informationen für den Umgang mit der betreuten Personengruppe (Residenzpflicht, keine Freizügigkeit, Eckdaten Asylverfahrensgesetz etc.) Langfristig (Umsetzung so schnell wie möglich bis 2 Jahre): - Alle Ehrenamtler werden auf Wunsch im Rahmen von Fortbildungsgeboten begleitet Alle Ehrenamtler erhalten die Möglichkeit an Supervisionen und informellen Zusammenkünften mit anderen Ehrenamtlern teilzunehmen Die Angebote der einzelnen Einrichtungen werden miteinander vernetzt Die hier aufgeführten Standards unterliegen einer laufenden Qualitätskontrolle durch alle beteiligten Stellen, sind laufend an die sich ändernden Gegebenheiten anzupassen und nachzubessern. I.A. gez. Mahr