Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Kinder, Jugend und Schule Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0163/WP17 öffentlich 28.10.2016 FB 11/510 Ergebnis der Organisationsuntersuchung in der Abteilung FB 45/200 - KiTas und Tagespflege Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 29.11.2016 KJA Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Kinder- und Jugendausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Vorlage FB 11/0163/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 01.02.2017 Seite: 1/5 finanzielle Auswirkungen keine finanziellen Auswirkungen Investive Ansatz Auswirkungen 20xx Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx Gesamt- Gesamtbedarf (alt) 20xx ff. bedarf (neu) Einzahlungen 0 0 0 0 0 0 Auszahlungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 + Verbesserung / 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden Verschlechterung konsumtive Ansatz Auswirkungen 20xx Ertrag Fortgeschriebener Ansatz Fortgeschriebe- Ansatz ner Ansatz 20xx ff. 20xx 20xx ff. Folgekos- Folgekos- ten (alt) ten (neu) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Abschreibungen 0 0 0 0 0 0 Ergebnis 0 0 0 0 0 0 Personal-/ Sachaufwand + Verbesserung / - 0 0 Deckung ist gegeben/ keine Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung ausreichende Deckung vorhanden vorhanden Verschlechterung Vorlage FB 11/0163/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 01.02.2017 Seite: 2/5 Erläuterungen: I. Ausgangslage Bei Gründung des FB 45 im Jahr 2008 wurden in der Abteilung 45/200 – KiTas und Tagespflege 4 Planstellen für die verwaltungsmäßige Abwicklung der KiTa-Angelegenheiten sowie 4 Planstellen für pädagogische Teamleitungen (Fachberatung und Vorgesetztenfunktion für die städtischen KiTas) besetzt. Die Arbeit in der Abteilung ist seitdem geprägt durch eine Vielzahl von Änderungen und Aufgabenzuwächsen, auf die im Weiteren noch näher eingegangen wird. In Ermangelung fundierter Bemessungsgrundlagen und aufgrund immer wieder ad hoc auftretender Bedarfslagen wurden der Abteilung über die Jahre hinweg sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überplanmäßig zur Dienstleistung zugewiesen. Diese überplanmäßigen Personalzuweisungen erfolgten immer unter dem Vorbehalt einer organisatorischen Betrachtung der gesamten Abteilung. Nachdem zunächst der Bereich der Kindertageseinrichtungen einer solchen Organisationsuntersuchung unterzogen wurde, begann Ende 2013 die organisatorische Betrachtung des Verwaltungsbereichs. II. Wesentliche Feststellungen im Rahmen der Organisationsuntersuchung a. Aufgabenportfolio der Abteilung Die heutigen Aufgabenstellungen der Abteilung 200 sind mit denen aus 2008 nicht mehr vergleichbar. Das Kinderbildungsgesetz NRW (KiBiz) brachte neben dem stufenweisen Ausbau des Rechtsanspruchs auf einen Betreuungsplatz bis hin zu jedem Kind, das das 1. Lebensjahr vollendet hat, weitere maßgebliche Änderungen mit sich, die sich nicht nur in quantitativer, sondern auch in qualitativer Hinsicht auswirkten. Beispielhaft sei hier auf die Einführung der Sprachförderung, die Gründung von Familienzentren, die fortschreitende Inklusion sowie die Notwendigkeit differenzierter Konzeptionen hinsichtlich der unterschiedlichen Altersgruppen und Bedarfslagen der Kinder verwiesen. Mit der zunehmenden Betreuung von Kindern unter 3 Jahren sowie von Kindern mit besonderem Betreuungsbedarf ging eine höhere Betreuungsintensität einher. Damit verbunden wurde auch ein höherer Personalschlüssel erforderlich, sodass die Zahl der Beschäftigten in den Einrichtungen im Laufe der Zeit erheblich anstieg. Gleichzeitig erhöhte sich das für die Kindertageseinrichtungen zur Verfügung gestellte Finanzvolumen deutlich. Neben einer Steigerung der Einrichtungsbudgets aufgrund des Betreuungsplatzausbaus stellten und stellen sowohl das Land NRW als auch der Bund zusätzlich Fördermittel zur Verfügung. Daher ist auch in diesem Bereich ein Aufgabenzuwachs zu verzeichnen, der sich insbesondere im Verwaltungsteam der Abteilung niederschlägt. Die Entwicklung dieser Aspekte kann den beigefügten Darstellungen entnommen werden (Anlage 1). Vorlage FB 11/0163/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 01.02.2017 Seite: 3/5 b. Struktur der Abteilung Es bestand Einvernehmen aller Beteiligten, dass die derzeitige Struktur der Abteilung (Anlage 2) Optimierungspotential bot. Das Ergebnis der diesbezüglichen Überlegungen ist dem beigefügten Organigramm zu entnehmen (Anlage 3). Maßgebliche Änderungen im Vergleich zur derzeitigen Struktur: 1. Einrichtung einer Sachgebietsleitungsebene Sowohl der pädagogische Bereich als auch der Verwaltungsbereich sollen in Anlehnung an die im Rahmen der Re-Organisation des gesamten Fachbereichs 45 im Jahr 2015 geschaffene Struktur je eine Sachgebietsleitung erhalten, die sämtliche Themenstellungen aus und in Richtung der Abteilungsleitung zusammenführt. Insbesondere unter Berücksichtigung der Tatsache, dass es sich mit Abstand um die größte Abteilung der Stadtverwaltung handelt und die dortige Themenvielfalt mit der bisherigen Leitungsspanne und -struktur nicht zu bewältigen ist, erschien die Einrichtung der Sachgebietsleitungen organisatorisch geboten. 2. Bündelung des Personalgeschäfts Die Personaleinsatzplanung für den gesamten Bereich der städtischen Kindertageseinrichtungen mit aktuell mehr als 1.000 Beschäftigten erfolgt in der Abteilung FB 45/200 in enger Zusammenarbeit mit FB 11. Diese Aufgabe oblag bislang den sechs pädagogischen Teamleitungen. Aus organisatorischer Sicht ist jedoch die Bündelung der Personaleinsatzplanung bei gleichzeitiger Ansiedlung im Verwaltungsbereich sinnvoller. Daher wird dort eine neue Funktion „Personaleinsatz“ implementiert. Die durch diese Maßnahme verfügbaren Kapazitäten im pädagogischen Bereich können dann wieder vollumfänglich für die Wahrnehmung der Fachberatung und Vorgesetztenfunktion genutzt werden. Der entsprechende Bedarf wurde nicht nur durch die Stellenbemessung belegt, sondern auch durch die KiTa-MitarbeiterInnen immer wieder eingefordert (z.B. im Rahmen der durchgeführten Gesundheitszirkel im Zusammenhang mit dem Projekt „Gesundheitsschutz im Sozial- und Erziehungsdienst“). 3. Bildung eines zweiten Verwaltungsteams Aufgrund der Anzahl der unterstellten MitarbeiterInnen und der enormen Aufgabenvielfalt wird ein zweites Team im Verwaltungsbereich gebildet. In Anbetracht der Unterschiedlichkeit der wahrzunehmenden Funktionen als öffentlicher Träger der Jugendhilfe einerseits und Träger eigener Einrichtungen andererseits bot sich hier die Bildung zweier Verantwortungsbereiche mit entsprechender Geschäftsverteilung an. c. Stellenbemessung Die Stellenbemessung ergab, dass die bislang überplanmäßigen Personaleinsätze vollumfänglich in ordnungsgemäße Planstellen umzuwandeln sind. Darüber hinaus sind insbesondere aufgrund des von der Politik weiterhin forcierten Betreuungsplatzausbaus sowie der oben benannten Aufgabenzuwächse zusätzliche, teilweise zeitlich befristete, personelle Ressourcen erforderlich. Vorlage FB 11/0163/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 01.02.2017 Seite: 4/5 d. IT-Einsatz Das 2012 eingeführte Anmeldeverfahren „KiTa-Portal“ der Firma LITTLE BIRD wird aktuell um ein Personalmodul erweitert, um insbesondere die Erstellung des Verwendungsnachweises zu vereinfachen. Gleichzeitig kann aber hierdurch auch die Personaleinsatzplanung effektiver gestaltet werden. Die Stadt Aachen fungiert hier, wie schon bei der Einführung des KiTa-Portals, als Pilotkommune und kann daher kostengünstig und maßgeblich an einer auf die hiesigen Bedarfe angepassten Ausgestaltung des neuen Moduls mitwirken. III. Fazit der organisatorischen Betrachtung Betrachtet man alleine die Zuwächse im Finanzbereich und die seit 2008 stetig steigende Beschäftigtenzahl in den Einrichtungen, wird deutlich, dass mit den ursprünglich vorhandenen Personalkapazitäten die zusätzlichen Aufgaben nicht bewältigt werden können. Aufgrund dessen wurde bereits in der Vergangenheit überplanmäßig Personal zugewiesen. Wie die Stellenbemessung nunmehr belegt hat, sind diese Ressourcen zur Erledigung der Aufgaben weiterhin dort einzusetzen. Im Zusammenhang mit dem politischen Auftrag, den Betreuungsplatzausbau in Aachen weiter zu forcieren und zu verstetigen, war überdies die Einrichtung einer weiteren Stelle für die Koordination der damit einhergehenden Maßnahmen angezeigt. Der Personal- und Verwaltungsausschuss hat daher in seiner Sitzung am 1. September 2016 dem Rat der Stadt Aachen die befristete Einrichtung dieser Stelle empfohlen. Darüber hinaus hat der Personal- und Verwaltungsausschuss in seiner Sondersitzung am 27. September 2016 dem Rat der Stadt seine Empfehlung hinsichtlich der Umwandlung der überplanmäßigen Einsätze in ordnungsgemäße Planstelle sowie zur Einrichtung der beiden Stellen für die Sachgebietsleitungen ausgesprochen. Die Umsetzung der Untersuchungsergebnisse soll schrittweise erfolgen:  Die Stelle zur Koordination des Betreuungsplatzausbaus konnte sofort besetzt werden.  Die beiden Stellen für die neue Funktion „Personaleinsatzplanung“ können ab 01.01.2017 besetzt werden – das Stellenbesetzungsverfahren läuft aktuell.  Die beiden Sachgebietsleitungsstellen können nach Genehmigung des Haushalts 2017 besetzt werden.  Die Umwandlung der überplanmäßigen Einsätze in Planstellen kann ebenfalls nach Genehmigung des Haushalts 2017 erfolgen. Die notwendigen Haushaltsmittel wurden zur Haushaltsplanung 2017 angemeldet. Die neue Struktur kann damit nach Genehmigung des Haushalts 2017 endgültig in Kraft treten. Anlage/n: - Diagramme - Bisherige Struktur - Neue Struktur Vorlage FB 11/0163/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 01.02.2017 Seite: 5/5 Anlage 1 Entwicklung des KiBiz-Einrichtungsbudgets für städtische Einrichtungen Entwicklung der U3-Plätze in städtischen Einrichtungen 757 36.000.000 € 750 34.934.474 € 702 33.823.027 € 34.000.000 € 650 587 32.000.000 € 31.292.820 € 550 29.809.838 € 30.000.000 € 483 28.465.201 € 450 28.000.000 € 419 26.717.147 € 404 388 25.727.113 € 26.000.000 € 350 24.610.814 € 288 24.000.000 € 250 Entwicklung der Fördermittel aus Landes- und Bundesprogrammen Entwicklung der Beschäftigtenzahl in städt. Kindertageseinrichtungen 1050 1005 4.000.000 € 1000 3.422.903 € 3.500.000 € 3.551.143 € 981 950 909 900 3.000.000 € 850 818 2.500.000 € 2.300.800 € 800 768 2.000.000 € 750 730 707 1.500.000 € 1.412.700 € 1.306.209 € 1.126.425 € 688 700 1.112.011 € 650 1.000.000 € 600 600 500.000 € 550 0€ 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2015-2018 Anlage 2 – bisherige Struktur Abteilung FB 45/200 KiTas und Tagespflege Abteilungsleitung FB 45/210 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas Aus- und Fortbildung FB 45/220 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas FB 45/230 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas Team FB 45/201 Verwaltung KiTas und Tagespflege Teamleitung Betreuungsplatzausbau KiTa-Bewirtschaftung Betrieblich unterstützte Kinderbetreuung KiTa-Portal FB 45/240 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas Betreuungshotline / Platzvergabe Anlage 3 – neue Struktur Abteilung FB 45/200 KiTas und Tagespflege Abteilungsleitung Sachgebiet FB 45/210 Pädagogik KiTas und Tagespflege Sachgebiet FB 45/220 Verwaltung KiTas und Tagespflege Sachgebietsleitung Sachgebietsleitung FB 45/210.010 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas FB 45/220.002 Verwaltung eigener Einrichtungen Personal, Aus- und Fortbildung FB 45/210.020 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas FB 45/210.030 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas KiTa-Bewirtschaftung FB 45/220.010 Team Öffentlicher Träger Teamleitung Betreuungsplatzausbau FB 45/210.040 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas FB 45/210.050 KiTa-Teamleitung Fachberatung und Teamleitung städt. KiTas Betrieblich unterstützte Kinderbetreuung KiTa-Portal Betreuungshotline / Platzvergabe