Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Eurogress Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 88/0035/WP17 öffentlich 02.11.2016 Genehmigung der Niederschrift vom 13.09.2016 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 22.11.2016 BAE Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 13.09.2016 (öffentlicher Teil). Vorlage E 88/0035/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.11.2016 Seite: 1/2 Anlage/n: Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 13.09.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage E 88/0035/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 08.11.2016 Seite: 2/2 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Eurogress 2. November 2016 Sitzungstermin: Dienstag, 13.09.2016 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 18.45 Uhr Ort, Raum: Tivoli Alemannia Stadion, Krefelder Straße 205, 52070 Aachen Anwesende: Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby Ratsfrau Aida Beslagic Ratsherr Alexander Gilson Ratsherr Boris Linden Ratsherr Hermann Josef Pilgram Ratsfrau Hildegard Pitz Herr Matthias Achilles Herr Wolfgang Boenke Herr Walter Cremer BAE/12/WP.17 Vertretung für: Herrn Daniel Casper Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 1/10 Frau Ruth Crumbach-Trommler Herr Matthias Fischer Herr Franz Plum Frau Jennifer Brettschneider Julian Keens Abwesende: Ratsherr Karl Schultheis entschuldigt Herr Daniel Casper entschuldigt von der Verwaltung: Herr Prof. Dr. Manfred Sicking Dez. VI Frau Kristina Wulf EUROGRESS Frau Stefanie Hennefeld EUROGRESS als Schriftführerin: Frau Kathrin Marchello EUROGRESS Gäste: Herr WP / StB Rolf Breuer, NS + P, Dr. Neumann und Partner MBB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Herr Matthias Glotz, aachen tourist service e.V., Vorsitzender des Vorstands Frau Ilham El Fallaki BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 2/10 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0030/WP17 3 Finanzieller Zwischenbericht 2. Quartal 2016 (01.04. bis 30.06.2016) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen (Anlage) Vorlage: E 88/0032/WP17 4 Jahresabschluss 2015 (Anlage) Vorlage: E 88/0033/WP17 5 Sonstiges Nichtöffentlicher Teil 1 Genehmigung der Niederschrift vom 07.06.2016 (Nichtöffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0031/WP17 2 Zusammenarbeit Eurogress Aachen - aachen tourist service e.V. Gast: Matthias Glotz, Vorstand aachen tourist service e.V. 3 Sicherheitskonzept Bend - Darstellung der finanziellen Auswirkungen (Anlage) Vorlage: E 88/0034/WP17 4 Sonstiges: BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 3/10 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, eröffnet die Sitzung und begrüßt sowohl die Mitglieder des Betriebsausschusses als auch die Gäste Herrn Rolf Breuer und Herrn Matthias Glotz. Es gibt keine Ergänzungen zur Tagesordnung. zu 2 Genehmigung der Niederschrift vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0030/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt einstimmig die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil). zu 3 Finanzieller Zwischenbericht 2. Quartal 2016 (01.04. bis 30.06.2016) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen (Anlage) Vorlage: E 88/0032/WP17 Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen zum finanziellen Zwischenbericht (Abschluss zweites Quartal 2016), die an die Betriebsausschussmitglieder im Vorfeld der Sitzung verschickt worden sind. Das zweite Quartal 2016 schließt mit einem Verlust von -254.084,47 € ab. Dies stellt gegenüber dem Planansatz von -865.935,38 € eine Verbesserung um 611.850,91 € dar. Der Gesamtbetrag der Erträge ist mit 3.010.956,67 € um 400.041,10 € höher ausgefallen als mit 2.610.915,57 € geplant. Die Gesamtaufwendungen liegen mit 3.265.041,14 € deutlich unter dem geplanten Ansatz von 3.476.850,95 €. Gegenüber dem Vorjahr (-822.362,94 €) hat sich das Gesamtergebnis um 568.278,47 € verbessert. Das zweite Quartal 2016 fällt sowohl bedeutend besser aus geplant, als auch besser als das ebenfalls sehr gute erste Quartal 2016. Dieses schloss mit -152.121,36 Euro ab, die Monate April bis Juni schließen sogar nur mit -101.963,11 Euro ab. Infolge des hervorragenden zweiten Quartals 2016 sind die Erträge aus der Überlassung von Räumen, Dienstleistungen und Technik gegenüber dem Ansatz um 553.875,78 € höher ausgefallen als geplant. Somit sind im ersten Halbjahr 2016 bereits 92% der für das gesamte Jahr geplanten Erlöse erzielt worden. Da die weiteren Erlöse in Abhängigkeit zu den BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 4/10 durchgeführten Veranstaltungen zu betrachten sind, strahlt das sehr starke Ergebnis auf nahezu alle Bereiche positiv ab. Beispielweise fällt die Umsatzpacht um 51.694,73 € höher aus als angesetzt. Insgesamt konnte bei den Umsatzerlösen eine Verbesserung gegenüber dem Planansatz um 400.041,10 € erreicht werden. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die gesamten Umsatzerlöse um 612.478,75 € verbessert, dies ist insbesondere der Durchführung von sehr umsatzstarken Kongressen geschuldet, die zusätzlich zu den regelmäßig stattfindenden Kongressen und Tagungen akquiriert werden konnten (z.B. Ifotes, BV der Deutschen Krankenhausapotheker, etc.). Trotz der hohen Zahl der durchgeführten Veranstaltungen konnten die Veranstaltungskosten so reduziert werden, dass sie um 111.378,29 € geringer ausgefallen sind als mit 934.000,00 € geplant. Dieses ist u.a. darauf zurück zu führen, dass weniger Leistungen eingekauft werden mussten, sondern verstärkt eigene Technik verkauft werden konnte. Alle weiteren Aufwendungen entwickeln sich plangemäß. Lediglich beim Tivoli fällt das Ergebnis schlechter aus als geplant, da aber das dritte und vierte Quartal 2016 stark gebucht sind, ist mit einer Nivellierung des Ergebnisses im Jahresverlauf zu rechnen. Da sich der positive Trend im weiteren Verlauf des Jahres fortsetzen wird, ist der Planansatz entsprechend korri-giert worden, so dass eine weitere Reduzierung des Jahresfehlbetrages zu erwarten ist. Insgesamt ergibt sich somit für 2016 ein Forecast mit einem voraussichtlichen Jahresfehlbetrag von 1.672.318,00 €. In der Analyse lässt sich feststellen, dass im Jahr 2016 besonders viele Kongresse (insgesamt sieben) stattfinden, die Umsätze deutlich über 100.000 € generieren. Dies sind sowohl wiederkehrende Veranstaltungen, die sich im Laufe der Jahre entwickelt haben als auch einmalig stattfindende Kongresse. Dies zeigt, dass die gezielte Identifikation und Akquisition dieser wandernden, umsatzstarken Kongresse die vorrangige Aufgabe der Vertriebsaktivitäten für die nächsten Jahre ist. Auf Nachfrage erläutert Frau Wulf, dass das zu erwartende gute Ergebnis dazu genutzt wird die vorhandene endliche Rücklage zu schonen. Die zukünftig anstehende Anschaffung einer neuen Kältemaschine wird, sobald dies ansteht, mittels eines Gesellschafterdarlehens finanziert werden müssen, da dem Eigenbetrieb die hierfür erforderlichen liquiden Mittel fehlen. Zudem erläutert sie, dass die auf dem Bendplatz stattgefundene Eigenveranstaltung Aachener Caravan & Camping Messe von Besuchern und Aussteller gut angenommen worden ist und diese weiter ausgebaut und jährlich durchgeführt werden wird. Die Mitglieder des Betriebsausschusses sprechen ihren Dank für das außerordentlich gute Ergebnis aus und nehmen den Zwischenbericht einstimmig zur Kenntnis. BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 5/10 Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt den finanziellen Zwischenbericht für die Zeit vom 01.01.2016 bis 30.06.2016 gem. §20 EigVO NW zur Kenntnis. zu 4 Jahresabschluss 2015 (Anlage) Vorlage: E 88/0033/WP17 Frau Hennefeld teilt unter Bezug auf den, den Betriebsausschussmitgliedern vorliegenden Jahresabschlussprüfungsbericht 2015, mit, dass die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft NS + P, Dr. Neumann und Partner MBB, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, zu keinerlei Einwendungen geführt hat und dem EUROGRESS AACHEN eine ordnungsgemäße Buchführung attestiert wurde. Da der abschließende Vermerk der GPA NRW noch nicht vorliegt, ist der Jahresabschluss bis zu dessen Eintreffen noch vorläufig. Das Ergebnis des Jahresabschlusses 2015 (ohne Umspannwerk Borngasse) schließt sowohl gegenüber dem Ansatz als auch gegenüber dem Vorjahr, nahezu wie geplant ab. Im direkten Plan-Ist-Vergleich ist bei den Erträgen eine Planüberschreitung in Höhe von 49.014,88 € zu verzeichnen. Den Erträgen stehen tatsächliche Aufwendungen in Höhe von 6.839.708,50 € gegenüber, 4.974,50 € weniger als geplant. Dies führt zu einer Verbesserung im Ergebnis um 53.989,38 €. Der Aufwand bei den Veranstaltungskosten ist um 196.476,18 € höher ausgefallen als geplant. Dies ist u.a. auf die zu geringe Ertragssteigerung im Verhältnis zu den Veranstaltungskosten zurück zu führen. Die Aufwendungen für Personal, Abschreibungen, sonstige betriebliche Aufwendungen und Zinsaufwendungen schließen niedriger als geplant ab. Lediglich die sonstigen Steuern weichen um 5.545,45 € vom Ansatz ab. Somit ergibt sich ein Jahresfehlbetrag in Höhe von -1.939.693,62 €. Der städtische Zuschuss betrug 1.082.000.00 €. Der Jahresfehlbetrag wird gemäß der Betriebssatzung des EUROGRESS AACHEN mit dem Rücklagekapital verrechnet. Für das Umspannwerk Borngasse ergibt sich 2015 ein Jahresfehlbetrag in Höhe von -5.855,02 €. Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, begrüßt Herrn Rolf Breuer, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Gesellschafter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft NS + P, welche erstmalig mit der Jahresabschlussprüfung für das EUROGRESS AACHEN beauftragt war. Herr Breuer bedankt sich für die Gelegenheit sich bei den Ausschussmitgliedern vorzustellen. Gegenstand der Beauftragung war die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes gemäß der Vorschriften des HGB unter Berücksichtigung der für Eigenbetriebe geltenden Besonderheiten sowie die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Betriebsleitung gem. § 53 des Haushaltsgrundsätzegesetzes. Laut Herrn WP/ StB Breuer wurde die Jahresabschlussprüfung durch die Geschäftsführung und die Leitung des Geschäftsbereichs Finanzen hervorragend vorbereitet. Alle für die Prüfung benötigten Daten wurden den Prüfern vollständig und zügig zur Verfügung gestellt. Die Schwerpunkte der Prüfung waren: BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 6/10 Umsatzrealisation, Sachanlagevermögen (Grundstücke und Gebäude), Bestand und Abwicklung der Verbindlichkeiten gegenüber der Stadt Aachen sowie der Eröffnungsbilanzwert zum 01.01.2015. Herr WP/ StB Breuer bestätigt, dass die Buchführung den Vorschriften entspricht und die angewandten Kontrollfunktionen ordentlich und angemessen sind. Es gibt keinerlei Beanstandungen. Gleiches gilt für die Bilanz, die GuV und den Anhang. Er attestiert, dass alle Bestimmungen zur Anwendung gekommen sind. Der Lagebericht vermittelt ein zutreffendes Bild der Lage der Gesellschaft, zukünftigen Entwicklungen, Risiken und Chancen und steht im Einklang mit dem Jahresabschluss. Basierend auf diesen Ergebnissen wird der Bestätigungsvermerk uneingeschränkt erteilt. Die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung ist gegeben. Beschluss: Der Betriebsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen vorbehaltlich der Zustimmung der GPA NRW zum Jahresabschluss 2015 die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses für EUROGRESS AACHEN gem. § 4 lit. c) EigVO NW und die Verrechnung des Jahresergebnisses 2015 über das Eigenkapital / Rücklagekapital entsprechend § 17 Abs. 6 der Betriebssatzung. Weiterhin empfiehlt der Betriebsausschuss dem Rat der Stadt Aachen die Entlastung des Betriebsausschusses EUROGRESS AACHEN für das Wirtschaftsjahr 2015 (§ 4 lit. c) EigVO NW). Daneben erteilt der Betriebsausschuss der Betriebsleitung des EUROGRESS AACHEN Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2015 gem. § 5 Abs. 5 EigVO NW. zu 5 Sonstiges Es gibt keine Anmerkungen. BAE/12/WP.17 Ausdruck vom: 02.11.2016 Seite: 7/10