Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0056/WP17 öffentlich 15.09.2016 Wirtschaftsplan der Volkshochschule Aachen 2017 Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 22.09.2016 04.10.2016 26.10.2016 BSTVH FA Rat Anhörung/Empfehlung Kenntnisnahme Entscheidung Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: 1. Der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule empfiehlt gemäß § 7 Abs. 4 und 11 sowie § 12 Abs. 2 der Satzung der Volkshochschule Aachen dem Rat der Stadt Aachen den Entwurf des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2017 entsprechend der Verwaltungsvorlage festzustellen. Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnisund Finanzplanung 2017 bis 2021 zur Kenntnis. 2. Der Finanzausschuss nimmt die Verwaltungsvorlage des Entwurfs des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2017 gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen zur Kenntnis 3. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule und nach Kenntnisnahme durch den Finanzausschuss stellt der Rat der Stadt Aachen gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan der Volkshochschule 2017 fest. Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2017 bis 2021 zur Kenntnis. Philipp Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 1/6 Erläuterungen: Allgemeines Der Entwurf zum Wirtschaftsplan 2017 umfasst - den Erfolgsplan - den Vermögensplan - die Stellenübersicht. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2017 – 2021 ist beigefügt. Im Wirtschaftsjahr 2017 weist der Entwurf des Wirtschaftsplanes einen Fehlbetrag in Höhe von 83.300 EUR auf, der aus den tariflichen Erhöhungen resultiert. Das Jahr 2015 schließt voraussichtlich mit einer Unterdeckung in Höhe von 56.145 Euro ab. Es ist keine Rücklage mehr vorhanden. Ein Ausgleich des Verlustes wird in die Forderungen an die Stadt Aachen gebucht. Der tatsächliche Ausgleich des Fehlbetrages 2015 wird laut der städtischen Finanzsteuerung erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Die Volkshochschule hat in 2015 den ersten Teil des Reorganisationsprozesses umgesetzt, indem der pädagogische Bereich umstrukturiert wurde. Ziel ist eine strukturelle und finanzielle Basis für die Sicherstellung der Zukunft. In vier Programmbereichen leiten zunächst Teams, die sich durch den demografischen Wandel verkleinern. So kann ein Wissenstransfer der ausscheidenden Mitarbeitenden an verbleibende Mitarbeitende stattfinden. Die Zahl der Programmbereichsleitungen wird durch Verrentung bzw. Pensionierung mittelfristig reduziert. Eine Reorganisation der Verwaltung ist in der Erarbeitung und für 2016 vorgesehen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung des Wirtschafsplanes sind die verlässlichen Vereinbarungen mit der Politik zur Reorganisation und zur Höhe des städtischen Zuschusses, um die Volkshochschule zu konsolidieren und finanziell abzusichern. Die Volkshochschule wird sowohl durch Akquisition neuer Projekte und vorsichtigen Umgang mit Aufwendungen auf der einen Seite als auch durch den Umstrukturierungsprozess unter Berücksichtigung des demografischen Wandels auf der anderen Seite ihr Ziel verfolgen, mittelfristig das strukturelle Defizit bzw. das Risikoportal zu schließen und wieder Rücklagen zu bilden. Der Wirtschaftsplan 2017 enthält ein Risikoportal in Höhe von ca. 344 TEUR. Tarifliche Erhöhungen sind eingeplant, führen aber zu dem o.g. Fehlbetrag. Diese, ebenso wie steigende Kosten im Sachhaushalt durch Preisanstiege, führen zu einem größeren Risikoportal. Die Volkshochschule ist weiterhin intensiv aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes, des Bundes und der EU, z. B. Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Die Programmbereiche optimieren ihr Angebot kontinuierlich und planen verstärkt zusätzliche Maßnahmen, um das Defizit aufzufangen. Die Planung von Mehrerträgen durch eine Erweiterung des Programmangebotes zur Gewinnung neuer Teilnehmendenkreise und durch abgestimmte Maßnahmen in den Programmbereichen ist mit Risiken verbunden, die in enger Abstimmung mit den Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 2/6 Programmbereichsleitenden im Laufe des Jahres 2017 fortlaufend analysiert und bewertet werden, damit nachgesteuert werden kann. Ausgewiesen sind im Risikomanagement kalkulierte Teilnehmendenbeträge für Kurszusatzangebote, Firmenkurse und Projektmittel in den verschiedenen Programmbereichen. Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2017 bis 2021 spiegelt ein abgestimmtes fünfjähriges modulares Konzept wieder, das zum Ziel hat, das Risikoportal schrittweise zu schließen. Zur Erreichung dieses Ziels wird davon ausgegangen, dass der Personalaufwand für die unbefristet Beschäftigten mittelfristig abgesenkt wird in den Folgejahren die Erträge und Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Hier ist anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist; der Plan ist daher in diesem Punkt mit Risiken behaftet. Es gibt keine Rücklagen mehr, die eine negative Entwicklung auffangen könnten. Die neue Struktur soll zu einem ausgeglichenen Haushalt und mittelfristig zum Aufbau von Rücklagen sorgen. Voraussetzung für den Erfolg dieses Konzepts ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht negativ verändern und weitere tarifliche Erhöhungen ab dem Jahr 2017 nicht durch die Volkshochschule finanziert werden müssen. Die Erläuterungen im Einzelnen zum Erfolgsplan Erträge Zu 1) bis 3) Diesen Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmendenerträge werden im Hinblick auf die derzeitige Entwicklung reduziert. Es wird erwartet, dass die Landeszuweisungen in fast gleicher Höhe fließen werden. Zu 4) Die Drittmittelfinanzierung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) wird in 2017 weiter rückläufig sein, und die Volkshochschule wird nur durch zusätzliche Projektakquisition den geplanten Ansatz erreichen. In allen Programmbereichen der Volkshochschule werden zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Z. B. werden die zusätzlichen Fördertöpfe für Projekte zur Eingliederung von Flüchtlingen berücksichtigt. Im Rahmen des Risikomanagements werden die damit verbundenen Risiken definiert, klassifiziert, bewertet, überprüft und über ein engmaschiges Controlling zwischen den Programmbereichsleitenden und der Leitung gesteuert. Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 3/6 Aufwendungen Zu 1) Der Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet, neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen, im Wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel finanziert sind und deren befristete Aufstockung für zusätzliche Projekte notwendig ist. Der Einstellungsstopp in der Volkshochschule liefert einen weiteren Beitrag zur Absenkung der Aufwandsseite. Die tariflichen Erhöhungen für 2017 sind enthalten. Zu 2) Der höhere Ansatz dieser Position ist durch die Einrichtung zusätzlicher Integrationskurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge und Maßnahmen der Bundesagentur für Arbeit erforderlich und wird durch entsprechende Erträge in der Position Drittmittel gedeckt. Zu 4) Die Heizungskosten wurden, wegen des milden Winters, nach unten korrigiert. Jedoch ist in den Gebäuden der Volkshochschule (Peterstraße und Sandkaulbach) der Energieverbrauch hoch, weil die energetische Substanz sehr gering ist. Außerdem werden keine Kosten mehr für die Räumlichkeiten in der Theaterstraße anfallen, weil der Vertrag inzwischen gekündigt wurde. Zu 5) Der Gebäudereinigungsdienst hat angekündigt, dass seine Personalkosten wegen eines Tarifabschlusses erhöht werden. Zu 8) In dieser Position sind auch weiterzuleitende Drittmittel an Kooperationspartner enthalten, die separat ausgewiesen sind. Zu 9) Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2 bei den Erträgen. Zu 13) Der erhöhte Ansatz ist zurückzuführen auf zusätzliche Aufwendungen für den Angestelltenlehrgang I des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung, der von zwei Mitarbeiterinnen aus der Volkhochschule besucht wird. Zu 15) Hierzu gehörten auch die Kosten der externen Anmietung der Theaterstraße, die in 2016 beendet wurde. Städtischer Zuschuss Der geplante Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 4.069.600 € für 2017 beinhaltet die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen und der (nicht) Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 4/6 disponiblen Personalkosten, aber keine tariflichen Erhöhungen für den Personalaufwand. Somit steht der städtische Zuschuss bei 45,6 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53,3 %).Der Personalaufwand enthält aber wieder Mittel in Höhe der Bezüge der ausgeschiedenen Beamten. Der zusätzliche Bedarf für die tariflichen Erhöhungen beträgt 83.300 EUR, somit wäre der Zuschuss auf 4.153.900 € zu erhöhen. Vermögensplan Dem Bedarf an neuem Unterrichtsmobiliar im Gebäude Peterstraße wird Rechnung getragen durch Investitionen in Höhe von 32.000 €. Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2016 bis 2020 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden: - - - - Die Erträge aus dem Erfolgsplan werden gehalten, obwohl die Erträge der Teilnehmendenentgelte für 2017 abgesenkt werden. Dafür werden die Drittmittel deutlich höher prognostiziert, weil zum einen das Projekt KompAS (Maßnahme Kompetenzfeststellung, frühzeitige Aktivierung und Spracherwerb), gefördert durch das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge und die Bundesagentur für Arbeit, eine Bewilligung erhalten hat und zum anderen zusätzliche Integrationskurse wegen der gestiegenen Flüchtlingszahlen eingerichtet werden. Die weitere Akquisition von Drittmittel wird vorangetrieben. Es ist jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land, Bund und EU in Zukunft ausgestattet werden (z. B. ESF – Europäischer Sozialfonds). Die Reduzierung beim Personalaufwand durch den Umstrukturierungsprozess unter Berücksichtigung des demografischen Wandels mit entsprechender Personalentwicklung soll das Risikoportal schließen. Demgegenüber stehen aber die tariflichen Erhöhungen in 2017, die einkalkuliert wurden. Der Personalaufwand wird auch durch Projekte mit befristeten Arbeitsverträgen bestimmt. Anzumerken ist, dass das Risikoportal sukzessive abgesenkt wird und bis 2020 geschlossen werden soll. Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge (u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden. Auf das Fehlen von Rücklagen wird hingewiesen. Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft, in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Ein negativer Faktor ist die räumliche Situation des Bushofs, den Teilnehmende vor allem nach Einbruch der Dunkelheit nur ungern aufsuchen. Stellenübersicht Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Die Stellen sind nach Vollzeitäquivalent ausgewiesen. Kapitalflussrechnung Ermächtigt durch den § 10 (1) der Satzung der Volkshochschule schlägt die Kämmerin vor, den Wirtschaftsplan 2017 um eine Kapitalflussrechnung zu ergänzen. Auch hier wird auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 5/6 Anlage/n: Wirtschaftsplan 2017 - Erfolgsplan 2017 - Vermögensplan 2017 - Anlage zum Vermögensplan 2017 - Stellenübersicht - Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2017 bis 2021 - Kapitalflussrechnung Vorlage E 42/0056/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 07.12.2016 Seite: 6/6 ENTWURF WIRTSCHAFTSPLAN 2017 Erfolgssplan 2015 vorl. 03.06.2016 Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Ergebnis Ansatz Ansatz ERTRÄGE 1. Teilnehmerentgelte 1.523.316,99 € 1.636.200 € 1.498.600 € 68.524,20 € 66.700 € 41.700 € 3. Landeszuweisungen 1.346.180,53 € 1.357.400 € 1.356.400 € 4. Drittmittel 1.983.363,87 € 1.533.100 € 1.821.000 € 87.232,75 € 40.400 € 45.200 € 5.008.618,34 € 4.633.800 € 4.762.900 € 2. Studienreisen 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Euro Erfolgssplan 2015 Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Ergebnis Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 1. Personalaufwand 5.303.989,00 € 5.044.100 € 5.160.300 € 2. Personalaufwand Dozenten 1.492.880,41 € 1.508.400 € 1.686.400 € 16.520,83 € 36.100 € 31.100 € 4. Energiekosten 161.218,89 € 171.500 € 156.000 € 5. Gebäudereinigung 188.475,44 € 178.700 € 188.800 € 6. Versicherungen und sonst. Abgaben 51.024,88 € 51.800 € 52.800 € 7. Werbung 80.867,83 € 88.100 € 90.200 € 653.853,68 € 425.100 € 446.500 € 9. Studienreisen 45.988,22 € 46.500 € 31.000 € 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 49.929,91 € 56.200 € 42.200 € 3. Gebäudeunterhaltung 8. Unterrichts-und Veranstaltungskosten (davon Weiterleitungen 136.000 € in 2016 davon Weiterleitungen 124.500 € in 2017) Erfolgssplan 2015 Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Ergebnis Ansatz Ansatz AUFWENDUNGEN 11. Telefon / Internet 39.715,97 € 40.700 € 42.800 € 139.636,61 € 149.100 € 148.100 € 8.982,32 € 12.300 € 14.000 € 20.536,39 € 25.700 € 25.600 € 167.265,12 € 166.900 € 112.800 € 233,18 € 1.000 € 500 € 15.876,55 € 16.700 € 15.900 € 670,35 € 1.600 € 1.000 € 19. Verwaltungskostenbeitrag 138.100,00 € 138.100 € 138.100 € 20. Mieten E 26 477.000,00 € 477.000 € 477.000 € 21. Prüfungskosten Wirtschaftsprüfer 20.248,65 € 24.000 € 22.000 € 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 35.650,82 € 32.000 € 32.600 € 3.398,36 € 100 € 100 € 9.112.063,41 € 8.691.700 € 8.915.800 € 12. Bürobedarf 13. Dienst- u. Fortbildungsreisen/ Schulungen 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Euro ZUSAMMENFASSUNG Erfolgssplan 2015 vorl. 03.06.2016 Erfolgssplan 2016 Erfolgssplan 2017 Ergebnis Ansatz Ansatz Erträge Euro 5.008.618,34 € 4.633.800 € 4.762.900 € Aufwendungen Euro 9.112.063,41 € 8.691.700 € 8.915.800 € -4.103.445,07 € -4.057.900,00 € -4.152.900,00 € 4.047.300,00 € 4.057.900 € 4.069.600 € -56.145,07 € 0€ -83.300 € Jahresverlust Euro Städt. Zuschuss Euro mehr/weniger Euro nachrichtlich: Mehraufwand tarifliche Erhöhungen 2016: 43.076 € Mehraufwand tarifliche Erhöhungen 2017: 83.300 € Darstellung nach § 16 EigVO Vermögensplan 2017 Ausgaben Verlust aus Erfolgsplan 4.120.300 € Veränderung des Anlagevermögens lt. Übersicht 32.600 € Summe 4.152.900 € Deckungsmittel städtischer Zuschuss 4.069.600 € Gesamtausgaben 2017 - 4.152.900 € mehr/weniger Euro - Seite 3 83.300 € Stand: 23.08.2016 Anlage zum Vermögensplan 2017 der Volkshochschule Aachen 1 Betriebs- und Geschäftsausstattung 15.000 € 2 Bauten auf fremden Grundstücken neuem Umwidmung VHS Logo von Büroflächen in Unterrichtsräume 3 Lizenzen Gesamt 11.100 € 6.500 € 32.600 € Stellenübersicht gem. §17 EigVO NRW zum Wirtschaftsplan 2017 Einsatzbereich Entgeltgruppe Plan 2016 Ist 2016 davon befristet zum 30.06. Betriebsleitung 15Ü 1,0 1 6 1,0 0 Programmbereiche 15 1,0 1 14 6,2 4,5 13 0,0 0 12 1,7 1,7 11 23,7 2,6 23,4 10 2,3 2,3 0 9 0,5 1 S15 0,0 0 S11 4,8 0,6 4,7 S8 0,5 0,5 S4 0,0 0 S3 0,0 0 Verwaltung 14 1,0 1 13 0,0 0 12 0,0 0 11 0,5 0,5 10 1,8 1 9 2,9 2,4 8 3,0 3 7 0,0 0 6 8,3 1,3 6,4 5 7,1 0,7 7,6 4 4,9 0,3 4,8 Auszubildende Verwaltung Summe 1,0 73,2 Nachrichtlich: zum 30.06.2016 sind in der Verwaltungsabteilung fünf Beamte beschäftigt 7,8 1 65,5 Plan 2017 davon befristet davon befristet 1 1 1,2 0,4 0,6 0,1 2,3 0 5,5 0 2,4 22,7 0 1 0 5 0,9 0 0 1 0 0 0,5 1 2,4 3 0 6,4 8,1 5 1 67,9 1,1 0,1 0,6 0,1 1,9 Finanzplanung f. d. Planungszeitraum 2017 bis 2021 Jahr 2017 TEUR 2018 TEUR 2019 TEUR 2020 TEUR 2021 TEUR 4.763 * 4.622 * 4.617 * 4.618 * 4.619 * Personalaufwand Sachaufwand AfA bew. Vermögen 5.160 3.723 32 5.034 3.720 32 5.132 3.618 31 5.154 3.598 30 5.187 3.566 30 Insgesamt 8.915 8.786 8.781 8.782 8.783 Erträge insgesamt Aufwendungen insgesamt 4.763 * 8.915 4.622 * 8.786 4.617 * 8.781 4.618 * 8.782 4.619 * 8.783 Verlust 4.152 4.164 4.164 4.164 4.164 Verlust aus Erfolgsplan (liquide Mittel) Veränderungen des Anlagevermögens lt. Übersicht 4.120 4.132 4.133 4.134 4.134 32 32 31 30 30 Insgesamt 4.152 4.164 4.164 4.164 4.164 4.069 4.081 4.081 4.081 4.081 -83 -83 -83 -83 -83 A. Erfolgsplan 1. Erträge 2. Aufwendungen B. Vermögensplan 1. 2. Ausgaben Deckungsmittel städt. Zuschuss * Entnahme aus der Allgemeinen Rücklage Risikofaktoren wie - aufgebrauchte Rücklagen - Projektakquisition - Tariferhöhungen - Teilnehmerverhalten Kapitalflussrechnung Anlage zum Wirtschaftsplan Bitte Bezeichnung des Eigenbetriebs im Dashboard eintragen Kapitalflussrechnung (abgeleitet nach der indirekten Methode nach HGB / DRS 21) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. + +/+/+/-/+ +/-/+ +/+/+/+ -/+ Periodenergebnis erhaltener Betriebskostenzuschuss Abschreibungen/ Zuschreibungen auf Gegenstände des Anlagevermögens Zunahme/ Abnahme der Rückstellungen Auflösung von Sonderposten Sonstige zahlungsunwirksame Aufwendungen/ Erträge Zunahme/ Abnahme Aktiva Zunahme/ Abnahme Passiva Gewinn/ Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens Zinsaufwendungen/ Zinserträge Sonstige Beteiligungserträge Aufwendungen/ Erträge aus außerordentlichen Posten Ertragssteueraufwand/ -ertrag Einzahlungen aus außerordentlichen Posten Auszahlungen aus außerordentlichen Posten Ertragssteuerzahlungen = Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit (Summe 1-15) + + +/- Einzahlungen aus Abgängen von Gegenständen des Anlagevermögens Auszahlungen für Investitionen in das Anlagevermögen Einzahlungen aus außerordentlichen Posten Auszahlungen aus außerordentlichen Posten Sonstiges = Cashflow der Investitionstätigkeit (Summe 17-21) + + + +/- Stand: 13.09.2016 Planjahr in Euro -4.152.900,00 4.152.900,00 34.600,00 30.510,66 -26.958,92 -4.551,74 1.000,00 34.600,00 -34.600,00 -34.600,00 Einzahlungen aus der Aufnahme von (Finanz-) Krediten Auszahlungen für die Tilgung von (Finanz-) Krediten investive Einzahlungen aus erhaltenen Zuschüssen/Zuwendungen Einzahlungen aus außerordentlichen Posten Auszahlungen aus außerordentlichen Posten Gezahlte Zinsen Sonstiges = Cashflow aus Finanzierungstätigkeit (Summe 23-30) 0,00 + zahlungswirksame Veränderungen der Finanzmittelbestände (16+22+30) +/- Sonstiges + Finanzmittelbestand am Anfang der Periode 0,00 = Finanzmittelbestand am Ende der Periode 2.150,00 2.150,00