Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0053/WP17 öffentlich Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: 29.08.2016 Zwischenbericht zum 30.06.2016 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 22.09.2016 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung der Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. Juni 2016 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Dr. Blüggel Vorlage E 42/0053/WP17 der Stadt Aachen Schwier Ausdruck vom: 05.09.2016 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt. In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass der Trend bei den Anmeldungen zwar nicht so sehr wie im vorigen Zwischenbericht (-140 TEUR) sinkt, aber doch mit einem leichten Rückgang zu rechnen ist. Zu 2.: Vorlage E 42/0053/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.09.2016 Seite: 2/5 Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit bewilligten Maßnahmen und Projekten aus Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch Langzeiterkrankungen und nicht-besetzte Stellen greifen sowie die Herausnahme von Personalkosten für Projekte, die keine Bewilligung bekommen haben. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte werden noch Instandhaltungsarbeiten geplant. Zu 5.: Durch den Wegfall der Räumlichkeiten in der Theaterstraße ab August können hier Reinigungskosten eingespart werden. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die dafür eingeplanten Mittel können in der Prognose reduziert werden, weil beantragte Projekte keine Bewilligung erhalten haben. Vorlage E 42/0053/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.09.2016 Seite: 3/5 Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Zu 10.: Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Es werden noch zusätzliche Kosten für ein bewilligtes Projekt anfallen. Zu 11.: Zurückgegebene Mobiltelefone führen zu einem geringeren Aufwand in dieser Position. Zu 13.: Es fanden bisher weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt, einige Abrechnungen stehen noch aus. Zu 15.: Der Ansatz kann reduziert werden durch die Aufgabe der externen Raumanmietung in der Theaterstraße zum 1. August 2016. Zu 16.: Es fanden bisher keine nennenswerten Umzüge durch Dritte statt. Der Umzug aus der Theaterstraße wurde durch den eigenen Hausdienst durchgeführt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft, deshalb wird der Ansatz nach unten korrigiert. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche Integrationskurse für Flüchtlinge umgesetzt und das beantragte Projekt „Sense of the Suburbs“, überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge, aus dem Förderprogramm „Kultur macht stark“ wurde bewilligt. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2016 in Höhe von 400 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem durch Einsparungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2016 geschlossen werden kann. Vorlage E 42/0053/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.09.2016 Seite: 4/5 Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten drei Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von drei Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 30.06.2016 Zwischenbericht zum 30.06.2016 - Vorjahreswerte 30.06.2015 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0053/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 05.09.2016 Seite: 5/5 ! $%&' % $%&' " ! $%&' $%&' #! # $%&' ! ! $%&' (! ! " # $ # & " ) % ! ! ! ! ! (! * + +,+! $%&' . * * , ' , . 0 1 . 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Quartal: Ist Ansatz Ansatz 6/12 30.06.2015 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 3047 818 15 87 88 27 47 360 171 31 33 20 87 6 12 88 0,5 8 1 69 239 12 18 0,05 5282 Wirtschaftsplan 15: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 2573 621 7 73 91 27 43 355 194 18 25 19 72 3 10 81 0,03 10 0,3 69 239 12 19 2 4370 Abweichung Abweichung % 9,12 -36,67 -1,92 -21,36 19,23 -8,47 Abweichung Abweichung absolut -474 -197 -8 -14 3 -4 -5 23 -13 -8 -1 -15 -3 -2 -7 -0,4 2 -0,7 1 2 -912 % -15,54 -24,01 -55,61 -16,51 2,89 0,20 -8,19 -1,31 13,54 -42,72 -22,44 -4,62 -16,72 -51,56 -13,29 -7,84 -93,70 25,16 -67,30 0,00 0,00 0,03 8,62 4244,00 -17,27 Belegungszahlen des Semesters I/2016 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzen drei vorangegangenen Jahre Stand: 22.8.2016 18000 16000 14000 Frühjahrssemester 2016 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Mittelwert aller Semester ab 2013 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2013 Mittelwert der Herbstsemester ab 2013