Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Eurogress Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 88/0030/WP17 öffentlich 26.08.2016 Genehmigung der Niederschrift vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil) Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 13.09.2016 BAE Kenntnisnahme Beschlussvorschlag: Der Betriebsausschuss Eurogress genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil). Anlage/n: Niederschrift über die Sitzung des Betriebsauschusses Eurogress vom 07.06.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage E 88/0030/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2016 Seite: 1/2 Vorlage E 88/0030/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.08.2016 Seite: 2/2 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Betriebsausschusses für das Eurogress 15. August 2016 Sitzungstermin: Dienstag, 07.06.2016 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 18:34 Uhr Ort, Raum: Konferenzraum 3, Eurogress Aachen Anwesende: Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby Ratsfrau Lisa Lang Vertretung für: Ratsfrau Aida Beslagic Ratsherr Alexander Gilson Ratsherr Boris Linden Ratsherr Jochen Luczak Vertretung für: Ratsherr Hermann Josef Pilgram Ratsfrau Hildegard Pitz Ratsherr Karl Schultheis Herr Matthias Achilles BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 1/8 Herr Daniel Casper Frau Ilham El Fallaki Vertretung für: Herrn Wolfgang Boenke Herr Dr.-Ing. Harald Nadzeyka Vertretung für: Frau Ruth CrumbachTrommler Herr Franz Plum Abwesende: Ratsfrau Aida Beslagic entschuldigt Ratsherr Hermann Josef Pilgram entschuldigt Herr Wolfgang Boenke entschuldigt Frau Ruth Crumbach-Trommler entschuldigt Herr Matthias Fischer bis 18.30 Uhr von der Verwaltung: Herr Prof. Dr. Manfred Sicking Dez. VI Frau Kristina Wulf Eurogress Frau Stefanie Hennefeld Eurogress als Schriftführerin: Frau Kathrin Marchello (Schriftführerin) Eurogress Als Gäste: Herr Prof. Dr. Günther Schuh Herr Dr. Claus Peter Groos BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 2/8 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift vom 16.02.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0028/WP17 3 Finanzieller Zwischenbericht 4. Quartal 2015 (01.01. bis 31.12.2015) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0026/WP17 4 Finanzieller Zwischenbericht 1. Quartal 2016 (01.01. bis 31.03.2016) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0027/WP17 5 Ergebnis des Prüfberichts des Fachbereichs Rechnungsprüfung 6 Sonstiges Nichtöffentlicher Teil 1 Genehmigung der Niederschrift vom 16.02.2016 (Nichtöffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0029/WP17 2 Vorstellung der Innovation Factory auf dem Campus West: 3 Sonstiges: BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 3/8 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, eröffnet die Sitzung und begrüßt die Mitglieder des Betriebsaus-schusses. Es gibt keine Ergänzungen zur Tagesordnung. Nachfolgend verpflichtet er die stellvertretende sachkundige Bürgerin, Frau Ilham El Fallaki. zu 2 Genehmigung der Niederschrift vom 16.02.2016 (Öffentlicher Teil) Vorlage: E 88/0028/WP17 Beschluss: Der Betriebsausschuss EUROGRESS Aachen genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Betriebsaus-schusses vom 16.02.2016 (Öffentlicher Teil) mit fünf Enthaltungen aufgrund von Abwesenheit bei der Sitzung. zu 3 Finanzieller Zwischenbericht 4. Quartal 2015 (01.01. bis 31.12.2015) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0026/WP17 Frau Wulf verweist auf ihre in der Betriebsausschusssitzung vom 16.02.2016 bereits getätigten Erläuterungen zum finanziellen Sachstandsbericht (Abschluss viertes Quartal 2015) und bezieht sich in ihren Ausführungen auf den nun vorliegenden finanziellen Zwischenbericht (Abschluss viertes Quartal 2015), der an die Betriebsausschussmitglieder im Vorfeld der Sitzung verschickt worden ist. Das vierte Quartal 2015 schließt mit einem Verlust von -1.959.379,99 € ab. Dies stellt gegenüber dem Planansatz von -1.993.683,00 € eine Verbesserung um 34.303,01 € dar. Der Gesamtbetrag der Erträge ist mit 4.880.135,79 € um 29.135,79 € höher ausgefallen als mit 4.851.000,00 € geplant. Die Gesamtaufwendungen liegen mit 6.839.515,78 € unter dem geplanten Ansatz von 6.844.683,00 €. Die Umsatzerlöse aus der Überlassung von Räumen, Dienstleistungen und Technik haben sich positiver entwickelt als geplant, insbesondere die Entwicklung der Umsatzerlöse durch die Vermarktung des Tivolis verlief erfreulich. Die eingeleiteten Akquisitionsmaßnahmen haben ihre Wirkung entfaltet, so dass die Erlöse um 180.206,10 € höher als geplant ausfallen sind. Die Veranstaltungskosten haben sich korrespondierend zu den o.a. Umsatzerlösen entwickelt. Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass das Jahr 2015 ein durchschnittliches Jahr war und das geplante Ergebnis unterschritten werden konnte. BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 4/8 Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt den finanziellen Zwischenbericht für die Zeit vom 01.01.2015 bis 31.12.2015 gem. §20 EigVO NW zur Kenntnis. zu 4 Finanzieller Zwischenbericht 1. Quartal 2016 (01.01. bis 31.03.2016) nach § 20 EigVO NRW nebst Erläuterungen Vorlage: E 88/0027/WP17 Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen zum finanziellen Zwischenbericht (Abschluss erstes Quartal 2016), die an die Betriebsausschussmitglieder im Vorfeld der Sitzung verschickt worden sind. Das erste Quartal 2016 schließt mit einem Verlust von -152.121,36 € ab. Dies stellt gegenüber dem Planansatz von -365.764,41 € eine Verbesserung um 213.643,06 € dar. Der Gesamtbetrag der Erträge ist mit 1.463.327,54 € um 105.023,46 € höher ausgefallen als mit 1.358.304,08 € geplant. Die Gesamtaufwendungen liegen mit 1.615.448,90 € deutlich unter dem geplanten Ansatz von 1.724.068,49 €. Gegenüber dem Vorjahr (-428.582,55 €) hat sich das Gesamtergebnis um 276.461,20 € verbessert. Aufgrund des sehr starken ersten Quartals 2016 (79 Veranstaltungen, davon 23 umsatzstarke Kongresse, Tagun-gen, Seminare und Präsentationen) sind die Erträge aus der Überlassung von Räumen, Dienstleistungen und Technik gegenüber dem Ansatz um 86.752,07 € höher ausgefallen als geplant. Da die Umsatzpacht in Abhängigkeit zu den durchgeführten Veranstaltungen zu betrachten ist, fällt diese ebenfalls höher aus als geplant (+ 21.274,80 €). Insgesamt konnte bei den Umsatzerlösen eine Verbesserung gegenüber dem Planansatz um 107.479,46 € erreicht werden. Im Vergleich zum Vorjahr haben sich die gesamten Umsatzerlöse um 323.321,21 € verbessert, dies ist insbesondere der Durchführung von umsatzstarken Kongressen geschuldet, die zusätzlich zu den regelmäßig stattfindenden Kongressen und Tagungen akquiriert werden konnten (z.B. das Rehabilitationswissenschaftliche Kolloquium der Deutschen Rentenversicherung, die Jahrestagung für Akustik, etc.). Das erste Quartal 2016 ist somit eines der besten Quartale der letzten Jahre. Trotz der hohen Zahl der durchgeführten Veranstaltungen konnten die Veranstaltungskosten so reduziert werden, dass sie geringer ausgefallen sind als geplant. Dieses ist u.a. darauf zurück zu führen, dass weniger Leistungen eingekauft werden mussten, sondern verstärkt eigene Technik verkauft werden konnte. Die Aufwendungen für Personal liegen derzeit noch unter dem Ansatz, werden sich aber naturgemäß zum Ende des Jahres an den Plan anpassen. Die sonstigen betrieblichen Aufwendungen entwickeln sich plangemäß im Vergleich zum Vorjahr. Da sich dieser Trend im weiteren Verlauf des Jahres voraussichtlich fortsetzen wird, ist der Planansatz positiv korrigiert worden, so dass eine Reduzierung des Jahresfehlbetrages zu erwarten ist. Insgesamt ergibt sich somit für 2016 ein Forecast mit einem voraussichtlichen Jahresfehlbetrag von -1.738.073,00 €. BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 5/8 Die Mitglieder des Betriebsausschusses sprechen ihren Dank für das erfreuliche Ergebnis aus und nehmen den Zwischenbericht einstimmig zur Kenntnis. Beschluss: Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt den finanziellen Zwischenbericht für die Zeit vom 01.01.2016 bis 31.03.2016 gem. §20 EigVO NW zur Kenntnis. zu 5 Ergebnis des Prüfberichts des Fachbereichs Rechnungsprüfung Im November 2015 wurde durch den Fachbereich Rechnungsprüfung die Umsetzung des Vergaberechts für das gesamte Jahr 2014 und das erste Halbjahr 2015 im EUROGRESS Aachen geprüft. Frau Wulf erläutert wie folgt die Ergebnisse: von den im Jahre 2014 getätigten 68 Beschaffungen wurden 48 Vorgänge geprüft. Alle Beschaffungsvorgänge sind ordnungsgemäß durchgeführt worden, lediglich die Dokumentation von einigen Beschaffungsfällen wurde als verbesserungswürdig befunden. Von den 23 Beschaffungen des ersten Halbjahres 2015 wurden 13 geprüft, bis auf die optimierbare Dokumentation sind auch hier sind alle Vorgänge plausibel und ordnungsgemäß getätigt worden. Der Prüfbericht des Fachbereichs Rechnungsprüfung attestiert dem EUROGRESS Aachen eine gute Organisation (Leitfäden zur Bearbeitung, Vergabeformulare, etc.) der Vergaben sowie die ordnungsgemäße und gewissenhafte Bearbeitung der Beschaffungen durch die Mitarbeitenden. Die durchgehende Durchführung der Dokumentationen soll zukünftig durch weitere Maßnahmen gewährleistet werden (Weitergabe der Dokumentationsformulare an die Finanzbuchhaltung zum Bestellvorgang, regelmäßig wiederkehrende Hinweise zur Bearbeitung der Vorgänge, Prüfung der Vorgänge durch die Unterschriftsbefugten, etc.). zu 6 Sonstiges Herr Daniel Casper schlägt vor, zur nächsten Sitzung des Betriebsausschusses EUROGRESS am 13.09.2016, den Vorsitzenden des Schaustellerverbandes Aachen, Herrn Peter Loosen, einzuladen, um ihn über die Situation am Bendplatz zu befragen. Der Vorsitzende, Ratsherr Klaus-Dieter Jacoby, bemerkt, dass seiner Kenntnis nach das Feedback des Schaustellerverbandes derzeit sehr positiv sei. Da es derzeit keinen konkreten Gesprächsbedarf gibt, wird von einer Einladung zur nächsten Betriebsausschusssitzung abgesehen. Es gibt keine weiteren Anmerkungen. BAE/11/WP.17 Ausdruck vom: 26.08.2016 Seite: 6/8