Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Fachbereich Rechnungsprüfung Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0136/WP17 öffentlich FB 11/510 18.07.2016 Frau Groß Stellenbedarf im Fachbereich Rechnungsprüfung - Aufhebung des kw-Vermerkes an der Prüferstelle 14/022 und Anbringung eines kw-Vermerkes an der Prüferstelle 14/019 H Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 01.09.2016 PVA Anhörung/Empfehlung Beschlussvorschlag: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt, für den Stellenplan 2017 den an der Prüferstelle 022 angebrachten kw-Vermerk aufzuheben und einen kw-Vermerk an der Prüferstelle 019 H anzubringen. Vorlage FB 11/0136/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2016 Seite: 1/4 Finanzielle Auswirkungen: konsumtive Ansatz Fortgeschriebener Ansatz 2017 Fortgeschriebener Auswirkungen 2016 Ansatz 2016 ff. Ansatz 2017 ff. Ertrag** Folge- Folge- kosten kosten (alt) (neu) 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 92.200 € 92.200 € 276.600 € 260.850 € 0€ 0€ Abschreibungen 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Ergebnis 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ 0€ Personal-*/ Sachaufwand + Verbesserung / - Verschlechterung 0 +15.750 Deckung vorhanden Deckung vorhanden (Personalkostenverbund) (Personalkostenverbund) * Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten einer Stelle nach Bes.Gr. A 12 ÜBesG in Höhe von jährlich 92.200 € gem. KGSt-Gutachten „Kosten eines Arbeitsplatzes Stand 2015/1016“. Da die Stelle mit einem planmäßigen Beamten besetzt ist, sind die entsprechenden Personalkosten im Personalkostenverbund fortlaufend eingeplant. ** Teilweise Deckung durch beabsichtigte Einsparung der Stelle 14/019 H voraussichtlich ab Oktober 2019 (jährlich rd. 63.000 €, für 2019 beläuft sich der anteilige Betrag auf 15.750 €). Darüber hinaus wird durch den Fortbestand der Stelle sichergestellt, dass die erhöhten Erträge aus IT-Prüfungen in der eingeplanten Höhe weiterhin erzielt werden. Vorlage FB 11/0136/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2016 Seite: 2/4 Erläuterungen: Mit Ratsbeschluss vom 02.07.2014 wurde eine zusätzliche Vollzeitstelle im FB 14 eingerichtet (Bes.Gr. A 12 ÜBesG bzw. EG 11 TVöD), um den durch die Prüfung der Jahresabschlüsse entstandenen Mehrbedarf abzudecken. Seinerzeit wurde festgestellt, dass das Stellenkontingent des Fachbereiches Rechnungsprüfung (13,5 Planstellen) nicht ausreicht, um die in den Bereichen Verwaltungs- und Jahresabschlussprüfung, technische Prüfung und IT-Prüfung insgesamt anstehenden Aufgaben wahrzunehmen. Da nicht abzusehen war, wie sich der Stellenbedarf für die Prüfung der Jahresabschlüsse künftig entwickelt, wurde zunächst eine Befristung für zwei Jahre vorgesehen und somit vorsorglich ein kw (künftig wegfallend) - Vermerk an der eingerichteten Stelle angebracht. Nach dieser Zeit sollte eine erneute Betrachtung der Gesamtsituation erfolgen. Die Stellenbesetzung erfolgte zum 01.02.2015. Nach dem vorliegenden Erfahrungsbericht des Leiters des Fachbereiches Rechnungsprüfung sind die sich aus der Jahresabschlussprüfung ergebenden Anforderungen in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht nicht signifikant gesunken, insbesondere aufgrund der weiter zu verbessernden Schnittstellen zwischen der Anlagenbuchhaltung und den technischen Fachbereichen, der erforderlichen Aufarbeitung der Inventurergebnisse und der notwendigen vertieften Prüfung der rechnungslegungsbezogenen Prozesse. Darüber hinaus wird erstmalig im Sommer 2016 die Prüfung des Gesamtabschlusses erfolgen; hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Daueraufgabe, für die noch keine Erfahrungen zum zeitlichen Umfang vorliegen. Hier kann nicht davon ausgegangen werden, dass sich Aufgabenreduzierungen einstellen. Im Bereich der Verwaltungsprüfung liegt die Erfüllungsquote des mehrjährigen risikoorientierten Prüfplans bei nur 70 %. Es besteht somit die Notwendigkeit, deutlich mehr Prüfungen umzusetzen, was u.a. aufgrund der Aufgaben im Bereich Jahresabschlussprüfungen, Prüfungen von Verwendungsnachweisen, IT-Prüfungen und vermehrten Vergabeprüfungen, aber auch aufgrund von zu leistenden krankheitsbedingten Langzeitvertretungen nicht möglich gewesen ist. Ebenso ist zu berücksichtigen, dass voraussichtlich bis 2019 vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FB 14 aus dem aktiven Dienst wegen Erreichen der Altersgrenze ausscheiden werden. Die abzusehenden Fluktuationen in einem kurzen Zeitraum mit dem Erfordernis der Einarbeitung neuer Prüferinnen und Prüfer werden eine enorme Herausforderung für den Fachbereich darstellen. Gerade im Bereich der Rechnungsprüfung ist eine kontinuierliche Aufgabenwahrnehmung aufgrund des notwendigen hohen Erfahrungs- und Fachwissens unabdingbar. Der Antrag des FB 14 auf dauerhafte Einrichtung der Prüferstelle wird gestützt durch den interkommunalen Vergleich. Hier ist festzustellen, dass vergleichbare Städte deutlich überwiegend über eine wesentlich größere Stellenausstattung verfügen als das hiesige Rechnungsprüfungsamt. Unter Würdigung dieser Gesamtsituation wird daher empfohlen, den an der Prüferstelle 022 angebrachten kw-Vermerk zu streichen und den bestens eingearbeiteten Stelleninhaber dauerhaft auf dieser Stelle einzusetzen. Vorlage FB 11/0136/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2016 Seite: 3/4 Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass FB 14 durch den Einsatz des zusätzlichen Mitarbeiters in die Lage versetzt wurde, die IT-Prüfungen in einem den gesetzlichen Anforderungen genügenden Maß durchzuführen. Im Hinblick auf die bestehende Notwendigkeit der Haushaltskonsolidierung wird in Absprache mit der Fachverwaltung vorgeschlagen, als teilweisen Deckungsvorschlag die Stelle 14/019 H mit einem Stundenumfang von 28 Wochenstunden (0,68 Stelle) nach Ausscheiden der derzeitigen Stelleninhaberin aus dem aktiven Dienst – voraussichtlich Oktober 2019 - nicht wieder zu besetzen und insofern ab dem Haushaltsjahr 2017 mit einem kw-Vermerk zu versehen. Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung ist gemäß § 65 LPVG über die beabsichtigte Aufhebung des kw-Vermerkes an der Stelle FB 14/022 und Anbringung eines kw-Vermerkes an der Stelle FB 14/019 H unterrichtet. Vorlage FB 11/0136/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 26.10.2016 Seite: 4/4