Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: E 42/0042/WP17 öffentlich 07.06.2016 Zwischenbericht zum 31.03.2016 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 30.06.2016 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung der Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. März 2016 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0042/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 13.06.2016 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind zum jetzigen Zeitpunkt nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem möglichen negativen Jahresergebnis entgegen gewirkt werden. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1.: Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Die Anmeldungen sind im Vergleich zum Vorjahr gesunken, deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Zu 2.: Die erhöhten Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den ebenfalls erhöhten Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Vorlage E 42/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.06.2016 Seite: 2/5 Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Das Herabsetzen von Drittmitteln ist auf eine Neubewertung des Risikoportals zurückzuführen. Die Jahresprognose wird nach unten korrigiert, weil zwei der beantragten Projekte keine Bewilligung bekommen haben. Zu 5.: Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung im Programmheft aus. Aufwendungen: Zu 1.: Es wird eine Reduzierung in der Jahresprognose vorgenommen, weil im Projektbereich die kalkulierten Personalkosten für die nicht bewilligten Projekte wegfallen. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. Auch hier kann die Jahresprognose für die kalkulierte Honorare der unter 1 genannten Projekte nach unten korrigiert werden. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen, und in der zweiten Jahreshälfte entfällt die Reinigung für die gekündigten Räume in der Theaterstraße. Zu 7.: Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen. zu 8: Die kalkulierten Veranstaltungskosten für die weggefallenen Projekte führen hier zu einer Minderung des Aufwandes. Das gleiche gilt für die kalkulierten weiterzuleitenden Drittmittel. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen. Vorlage E 42/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.06.2016 Seite: 3/5 Zu 10.: Diese Position beinhaltet die Aufwendungen für die geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWG), die im Berichtszeitraum im Wesentlichen noch nicht angefallen sind. Zu 12.: Es fanden im ersten Quartal relativ wenig Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 13.: Es fanden bisher weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 15.: Die Anmietung der Räume in der Theaterstraße wird Mitte des Jahres beendet. Somit fallen die Mieten weg und die Jahresprognose kann nach unten korrigiert werden. Zu 16.: Es fanden bisher keine Umzüge statt. Zu 17.: Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen. Zu 18.: Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde. Zu 22.: Die Tonanlage im Forum muss ersetzt werden, deshalb wird die Jahresprognose geringfügig nach oben korrigiert. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Erläuterungen zur Jahresprognose Ein Risikoportal des Wirtschaftsplanes in 2016 in Höhe von 400 T €, entstanden durch  Tariferhöhungen bei den Personalkosten,  Preissteigerungen im Sachhaushalt,  geleistete Konsolidierungsbeiträge für den städtischen Haushalt soll durch Akquisition weiterer Drittmittel sowie durch Optimierung des Programmangebotes und durch Einsparungen anlässlich der Reorganisation der Volkshochschule geschlossen werden. Vorlage E 42/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.06.2016 Seite: 4/5 Die Volkshochschule wurde im Februar erfolgreich von ZertPunkt als Trägerin für AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung) Maßnahmen rezertifiziert. Im ersten Quartal startete wieder eine Maßnahme nach AZAV „Fachkraft für Gesundheitsmanagement und Medizintechnik“ (FaGeMed). Die Sichtung von Förderprogrammen und damit die Akquisition von Projekten wird weiter vorangetrieben. Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen 1. und 2. Semester der letzten drei Jahre gesondert dargestellt. Es ist nur der Zeitraum von drei Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten. Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.03.2016 Zwischenbericht zum 31.03.2016 - Vorjahreswerte 31.03.2015 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0042/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 13.06.2016 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2016- Zwischenbericht zum 31.03.2016 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss Plan 1. Quartal: TEUR Ansatz 3/12 Ist Abweichung TEUR 31.03.2016 TEUR absolut 409 17 339 383 10 1158 629 26 338 123 5 1122 220 10 -1 -260 -5 -37 Plan 1. Quartal: TEUR Ansatz 3/12 Ist Abweichung TEUR 31.03.2016 TEUR absolut 1261 377 9 43 45 13 22 106 34 12 14 10 37 3 6 42 0,2 4 0,4 35 119 6 8 0,03 2173 1188 215 7 39 39 12 32 79 16 21 9 9 40 2 6 38 11 0,2 35 119 5 7 0,04 1914 -73 -180 -4 -4 -5 -1 10 -27 -18 9 -3 -1 3 -2 -4 -0,2 7 0,2 -1 -1 0,01 -259 Abweichung Wirtschaftsplan 16: % 53,75 58,49 -0,36 -67,90 -50,45 -3,19 -5,75 -43,07 -27,95 -8,52 -12,06 -8,67 46,12 -25,65 -53,51 81,69 -33,33 -8,88 7,84 -50,59 -2,48 -9,49 -100,00 168,05 -58,19 0,00 0,00 -10,00 -12,16 50,08 -11,90 Abweichung TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2016 absolut 1636 67 1357 1533 40 4634 1496 67 1357 1243 40 4204 -140 -290 -430 Jahresprognose Abweichung Abweichung Wirtschaftsplan 16: % Jahresprognose TEUR Ansatz TEUR TEUR 31.12.2016 absolut 5044 1508 36 172 179 52 88 425 136 47 56 41 149 12 26 167 1 17 2 138 477 24 32 0,1 8691 4875 1340 36 172 176 52 88 351 86 47 56 38 149 12 26 152 1 17 1 138 477 24 33 0,1 8261 -169 -168 -3 -74 -50 -3 -15 1 1 -430 4058 -4058 - Abweichung in % -9,37 0,00 0,00 -23,34 0,00 -10,24 Abweichung in % -3,47 -12,55 0,00 0,00 -1,42 0,00 0,00 -21,08 -58,14 0,00 0,00 -7,67 0,00 0,00 0,00 -9,80 0,00 0,00 100,00 0,00 0,00 0,00 3,03 0,00 -5,21 0,00 ! & " # $ # " " " # " % # ' ( ( & '% ) # , % ) * +% ! * +% ! & , ( ! 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