Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: Federführende Dienststelle: Volkshochschule Beteiligte Dienststelle/n: E 42/0038/WP17 öffentlich 18.04.2016 Zwischenbericht zum 31.12.2015 von Volkshochschule Aachen Beratungsfolge: TOP:__ Datum Gremium Kompetenz 12.05.2016 BSTVH Kenntnisnahme Finanzielle Auswirkungen Entf. Beschlussvorschlag: Gem. § 11 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31. Dezember 2015 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss. Schwier Vorlage E 42/0038/WP17 der Stadt Aachen Dr. Blüggel Ausdruck vom: 18.04.2016 Seite: 1/5 Erläuterungen: Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.02.2006 wie folgt erläutert: Allgemeines: Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt. In der Jahresprognose sind alle die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträgen und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt. Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen. Erträge: Zu 1: Der prognostizierte Ansatz wurde nicht erreicht. Grund hierfür sind Einbrüche bei den Teilnehmenden in den Monaten November und Dezember 2015. Der Geschäftsverlauf zeigt hier einen Rückgang von ca. 1.000 Anmeldungen im letzten Quartal. Zu 2.: Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen. Zu 4.: Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte bekamen keine Bewilligung und deshalb wird die Vorlage E 42/0038/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2016 Seite: 2/5 Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden ebenfalls nicht getätigt. Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals zurückzuführen. Durch Verrechnung mit inzwischen neu bewilligten Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen. Zu 5: Hier wurden Rückstellungen u. a. für Energiekosten, Nebenkosten und Höhergruppierungen aufgelöst. Aufwendungen: Zu 1.: Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch nicht verlängerte Befristungen im Projektbereich greifen sowie Einsparungen durch ausgeschiedenes und nicht ersetztes Personal. Zu 2.: Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden. Für noch nicht abgerechnete Honorare wurden Rückstellungen gebildet. Zu 3.: Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Es fand eine sparsame Bewirtschaftung statt. Zu 4.: Der Aufwand für Energie hat sich durch den milden Winter reduziert, sodass die Prognose nach unten korrigiert wird. Zu 7: Auch hier wurde sparsam gewirtschaftet. zu 8: Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Das Projekt „EMMi plus“ und die dafür vorgesehenen weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner sind bis Mitte Oktober gelaufen. Die Jahresprognose kann somit nach unten geändert werden. Zu 9.: Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2. Vorlage E 42/0038/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2016 Seite: 3/5 Zu 10.: Es wir auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Durch die Beendung der Projekte KursAktiv und EMMi plus kann die Prognose nach unten korrigiert werden. Zu 12.: In dieser Position sind u. a. Portokosten, Bürobedarf und Computerbedarf enthalten, auch für die beendeten Projekte KursAktiv und EMMI plus, deshalb wird die Prognose angepasst. Zu 13.: Es fanden weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt. Zu 14.: Hierzu gehören auch die Kosten für Zertifizierungen, die nicht voll ausgeschöpft wurden. Zu 16.: Es fanden keine nennenswerten Umzüge durch Fremdfirmen statt. Zu 18.: Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft. Zu 21: Die Prüfungskosten sind durch die neue Vergabe günstiger ausgefallen als geplant. Zu 23.: In dieser Position wurde der Restaufwand gebucht, der noch für die vorherige alte Leuchtreklame am Eingang des Gebäudes Peterstraße als Anlagevermögen abgeschrieben wurde. Eine neue Leuchtreklame mit dem aktuellen Corporate Design wurde angebracht. Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans Im Berichtszeitraum wurden weitere Projekte beantragt, die jedoch noch keine Zusage erhalten haben. Von fünf gestellten Projektanträgen wurden drei bewilligt: „Perspektiven für Flüchtlinge (PerF)“, Beginn: 14.12.2015 und „Basissprachkurse für Flüchtlinge“ finanziert durch die Bundesagentur für Arbeit, Beginn: 14.12.2015 sowie Kurse für Personen, die Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylblG) erhalten („Early Intervention“, „Integrationpoint“). „Inklusion durch Streetart“ wurde am 30.09.2015 abgeschlossen. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Das Risikoportal für 2015 in Höhe von 500 T € beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem Vorlage E 42/0038/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2016 Seite: 4/5 durch Einsparungen im Personalbereich (ausscheidendes Personal) vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Das zunächst prognostizierte Jahresziel konnte nicht gehalten werden. Die zwischenzeitlich erfolgten neuen Berechnungen und Auswertungen der diversen Ertrags- und Aufwandspositionen zeigen ein Defizit in Höhe von 60 TEUR, vorbehaltlich der Prüfung der Wirtschaftsprüfer von Reviscon. Zur Darstellung des Geschäftsverlaufs wurden bisher die Anmeldezahlen des aktuellen Semesters mit den Durchschnittswerten der letzten fünf Jahre dargestellt. Zukünftig werden die Verläufe der einzelnen Stichtage im Vergleich mit den jeweiligen Semestern der beiden Vorjahre dargestellt, um so die kontinuierliche Entwicklung darzustellen. Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet. Anlage/n: Zwischenbericht zum 31.12.2015 Zwischenbericht zum 31.12.2015 – Jahresabschluss 2014 Bericht über den Geschäftsverlauf Vorlage E 42/0038/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 18.04.2016 Seite: 5/5 Wirtschaftsplan 2015- Zwischenbericht zum 31.12.2015 Erträge: 1. Teilnehmerentgelte 2. Studienreisen 3. Landeszuweisungen 4. Drittmittel 5. Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Wirtschaftsplan 15: Ist Abweichung Abweichung Jahresprognose TEUR Ansatz TEUR 31.12.2015 TEUR absolut TEUR TEUR TEUR % Stand 30.09.2015 Stand 28.01.2016 Stand 31.03.2016 1585 89 1305 2761 61 5801 1524 68 1345 1969 87 4993 -61 -21 40 -792 26 -808 1585 69 1346 2290 61 5351 1522 68 1345 1944 87 4965 1523 68 1346 1973 89 4999 Ist TEUR 31.12.2015 Abweichung TEUR absolut Abweichung Jahresprognose Jahresprognose Jahresprognose TEUR TEUR TEUR % 30.09.2015 31.12.2015 31.12.2015 5307 1475 17 160 188 51 79 646 372 46 49 40 140 9 21 167 0,2 16 1 138 477 20 36 3 9086 -403 -161 -13 -14 12 -2 -14 -75 30 -15 -17 -1 -33 -3 -3 -9 -1 -1 -1 -3 1 3 -752 5389 1573 30 164 176 53 93 695 342 41 63 38 168 12 24 176 1 17 1 138 477 23 35 0,1 9388 5356 1470 15 161 188 51 79 643 371 46 49 40 139 9 21 165 0,2 16 1 138 477 21 36 3 9125 5313 1486 17 161 188 51 81 646 372 46 49 40 140 9 21 167 0,2 16 1 138 477 20 36 3 9106 4047 -4160 -4107 Wirtschaftsplan 15: TEUR Ansatz Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon / Internet 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen Nachrichtlich: Zuschuss 5710 1636 30 174 176 53 93 720 342 61 66 41 173 12 24 176 1 17 2 138 477 23 35 0,1 9838 -3,89 -23,73 3,03 -28,68 44,23 -13,93 -7,05 -9,80 -44,93 -7,78 6,84 -4,27 -14,58 -10,35 8,87 -25,56 -24,65 -2,58 -19,29 -25,15 -13,35 -5,09 -76,68 -3,78 -66,48 0,00 0,00 -11,96 0,84 3057,40 -7,64 Jahresprognose 31.12.2015 Jahresprognose 31.12.2015 Wirtschaftsplan 2015 - Zwischenbericht zum 31.12.2015 - Jahresabschluss 2014 Wirtschaftsplan 14: Erträge: 1. 2. 3. 4. 5. Teilnehmerentgelte Studienreisen Landeszuweisungen Drittmittel Sonstige Erträge Gesamtsumme Erträge Ergebnis Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2014 absolut % 1596 115 1372 2888 61 6032 1660 128 1349 2955 108 6199 64 13 -23 67 47 167 Ist Abweichung Abweichung Ansatz 31.12.2014 absolut % 5914 1673 30 168 182 59 96 520 161 88 69 45 220 31 25 164 1 18 3 146 477 23 38 0,1 9989 5964 1631 12 173 178 51 79 894 508 93 54 41 146 11 21 170 50 -42 -18 5 -4 -8 -17 374 347 5 -15 -4 -73 -20 -4 6 -1 -2 -2 -7 -2 1 62 286 Wirtschaftsplan 14: Aufwendungen: 1. Personalaufwand 2. Personalaufwand Dozenten 3. Gebäudeunterhaltung 4. Energiekosten 5. Gebäudereinigung 6. Versicherungen und sonstige Abgaben 7. Werbung 8. Unterrichts- und Veranstaltungskosten darin enthalten Weiterleitungen 9. Studienreisen 10. Betriebs- und Geschäftsausstattung 11. Telefon 12. Bürobedarf 13. Reisekosten und Fortbildung 14. Fremdleistungskosten 15. Mieten 16. Umzugskosten 17. Beiträge und Gebühren 18. KFZ 19. Verwaltungskostenbeitrag 20. Kalkulatorische Mieten 21. Prüfungskosten 22. Abschreibung auf Anlagevermögen 23. Sonstige Aufwendungen Gesamtsumme Aufwendungen 16 1 138 477 21 39 62.398,9 10275 3,96 11,55 -1,65 2,30 77,50 2,77 0,84 -2,53 -58,46 3,04 -2,14 -13,01 -17,95 71,97 215,75 5,87 -21,62 -9,00 -33,41 -63,75 -14,82 3,65 -100,00 -9,68 -57,22 -5,09 0,00 -7,04 3,12 62298,92 2,86 Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf Belegungszahlen des Semesters II/2015 im Verhältnis zu Durchschnittswerten der letzten 5 Jahre Stand: 29.2.2016 20000 18000 16000 II/2015 14000 12000 10000 Mittelwert aller Semester ab 2010 8000 Mittelwert der Frühjahrssemester ab 2010 6000 Mittelwert der Herbstsemester ab 2010 4000 2000 0