Vorlage-Sammeldokument

Der Oberbürgermeister Vorlage Federführende Dienststelle: Fachbereich Personal und Organisation Beteiligte Dienststelle/n: Vorlage-Nr: Status: AZ: Datum: Verfasser: FB 11/0111/WP17 öffentlich FB 11/100 28.01.2016 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 21.01.2016 (öffentlicher Teil) Beratungsfolge: TOP: 2 Datum Gremium Kompetenz 17.03.2016 PVA Entscheidung Beschlussvorschlag: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt die Niederschrift über die Sitzung des Personalund Verwaltungsausschusses vom 21.01.2016 (öffentlicher Teil). Vorlage FB 11/0111/WP17 der Stadt Aachen Ausdruck vom: 31.03.2016 Seite: 1/1 Der Oberbürgermeister Niederschrift öffentliche/nichtöffentliche Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses 12. Februar 2016 Sitzungstermin: Donnerstag, 21.01.2016 Sitzungsbeginn: 17:00 Uhr Sitzungsende: 17:30 Uhr Ort, Raum: Verwaltungsgebäude Katschhof Zimmer 305, Katschhof, 52058 Aachen Anwesende: Ratsfrau Daniela Lucke Ratsfrau Ellen Begolli Ratsherr Dieter Claßen Ratsfrau Elke Eschweiler Ratsfrau Ulla Griepentrog Ratsfrau Sigrid Moselage Ratsfrau Claudia Plum Ratsherr Michael Servos Ratsherr Marc Teuku Herr Ludger Eickholt Frau Annika Fohn Herr Hans Keller Frau Ute Nußbaum «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 1/7 Als Teilnehmer der Verwaltung: Herr Stephan Baurmann GPR Frau Roswitha Damen FB 01 / GSB Herr Heinrich Emonts FB 50 Frau Julia Giesen FB 11 (Auszubildende) Herr Berthold Hammers FB 11 Frau Diana Kleinholz FB 11 Frau Rita Klösges FB 13 Herr Johann Körfer FB 64 Frau Elke Lammers FB 30 Herr Marcel Philipp Dez. I Herr Prof. Dr. Manfred Sicking Dez. VI Herr Oliver Wischnewski FB 11 (Auszubildender) Frau Ursula Wolf FB 14 als Gast: Herr Rahu Ehanantharajah (Fraktionsgeschäftsführer Piraten) Frau Marianne Krott (Fraktionsgeschäftsführerin CDU) als Schriftführerin: Frau Kerstin Bläsius «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 2/7 Tagesordnung: Öffentlicher Teil 1 Eröffnung der Sitzung 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 08.12.2015 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0105/WP17 3 Weiterentwicklung des Servicecenters Call-Aachen (FB 12/200) sowie Einrichtung von 1,5 Stellen für Mitarbeiter/-innen Vorlage: FB 11/0108/WP17 4 Steigende Flüchtlingszahlen; Zusätzliches Team in der Abteilung Soziale Leistungen (FB 50/200) Vorlage: FB 11/0107/WP17 5 Fusion der bisherigen Fachbereiche "Wohnen" (FB 64) und "Soziales und Integration" (FB 50) zu einem neuen Fachbereich "Wohnen und Soziales" (FB 56) Vorlage: FB 11/0106/WP17 6 Mitteilungen der Verwaltung «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 3/7 Protokoll: Öffentlicher Teil zu 1 Eröffnung der Sitzung Frau Lucke begrüßt die Anwesenden und eröffnet die Sitzung um 17.00 Uhr. Sie erklärt, dass verwaltungsseits Tagesordnungspunkt 3 des öffentlichen Teils „Weiterentwicklung des Servicecenters Call-Aachen (FB 12/200) sowie Einrichtung von 1,5 Stellen für Mitarbeiter/-innen“ zurückgezogen wird. Herr Servos bittet darum, dass Tagesordnungspunkt 3 nichtöffentlicher Teil „Einholung eines Rechtsgutachtens gemäß VV-Beschluss vom 23.06.2015 (TOP 7) betreffend die Schaffung neuer Marketingstrukturen“ vertagt wird. Weitere Anträge auf Änderungen und Ergänzungen zur Tagesordnung werden nicht eingebracht. Die Ausschussmitglieder beschließen die Änderungen einstimmig. zu 2 Genehmigung der Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 08.12.2015 (öffentlicher Teil) Vorlage: FB 11/0105/WP17 Herr Servos teilt mit, dass Herr Thomas Schmidt (SPD) im Rahmen seiner Verpflichtung in der letzten Sitzung den religiösen Zusatz „So wahr mir Gott helfe“ nicht wie in der Niederschrift dargelegt ausgesprochen hat. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss genehmigt einstimmig die Niederschrift über die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 08.12.2015 (öffentlicher Teil). zu 3 Weiterentwicklung des Servicecenters Call-Aachen (FB 12/200) sowie Einrichtung von 1,5 Stellen für Mitarbeiter/-innen Vorlage: FB 11/0108/WP17 Der Tagesordnungspunkt wird zurückgezogen. zu 4 Steigende Flüchtlingszahlen; Zusätzliches Team in der Abteilung Soziale Leistungen (FB 50/200) Vorlage: FB 11/0107/WP17 Aufgrund des letzten Beschlussvorschlagssatzes „Eine vorzeitige Besetzung bedarf der Zustimmung der Kämmerin“ möchte Frau Begolli sichergehen, dass die erforderlichen Mittel bereits für den Haushalt 2016 eingeplant sind und hinterfragt dies. Herr Oberbürgermeister Philipp bestätigt, dass die erforderlichen Mittel bereits im Haushalt 2016 eingeplant sind. «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 4/7 Frau Moselage moniert, dass der Inhalt der Vorlage dem Fachausschuss vorweg nicht bekannt war. Sie spricht daher die Bitte an Herrn Emonts aus, dass der Fachausschuss bei entsprechenden Themenfeldern ebenfalls informiert wird. Herr Emonts sichert dies für die Zukunft zu. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig. Beschluss: Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen, die a) Einrichtung von 3 zusätzlichen Stellen im Sachbearbeitungsbereich nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) im Fachbereich Soziales und Integration, ausgewiesen nach Besoldungsgruppe A 10 ÜBesG bzw. EG 9 TVöD sowie die b) Einrichtung einer zusätzlichen Stelle für die Teamleitung im Leistungsbereich nach dem Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) im Fachbereich Soziales und Integration, zunächst ausgewiesen nach Besoldungsgruppe A 11 ÜBesG bzw. EG 10 TVöD im Rahmen der Beschlussfassung des Stellenplans 2016 zu beschließen. Die Stelleneinrichtung erfolgt unter dem Haushaltsvorbehalt. Eine vorzeitige Besetzung bedarf der Zustimmung der Kämmerin. zu 5 Fusion der bisherigen Fachbereiche "Wohnen" (FB 64) und "Soziales und Integration" (FB 50) zu einem neuen Fachbereich "Wohnen und Soziales" (FB 56) Vorlage: FB 11/0106/WP17 Frau Eschweiler äußert sich positiv darüber, dass die Verwaltung den Reorganisationsprozess zur Bildung eines Fachbereiches Wohnen und Soziales wieder aufgenommen hat. Ihre Fraktion wird jedoch dem Beschlussvorschlag nicht folgen wollen. Sie weist an dieser Stelle auf den allen Mitgliedern als Tischvorlage vorbereiteten Entwurf eines geänderten Beschlussvorschlages hin. Sie unterstreicht die Wichtigkeit, dass man sich im Vorfeld unter Einbeziehung der Mitarbeiter/-innen Gedanken zu gewünschten Synergieeffekten macht. Die Umsetzung des Beschlussvorschlages der Verwaltung geht ihr zu schnell und daher warnt sie davor „etwas übers Knie zu brechen“. Sie bittet die entsprechenden Abteilungen der Verwaltung im Rahmen des geänderten Beschlussvorschlages bis zur nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses ein zielorientiertes Konzept zu erarbeiten. Frau Begolli macht -wie bereits auch schon bei Vorberatungen geschehen- deutlich, dass in ihrer Fraktion die Fusion sehr kritisch gesehen wird. Einer Vertagung bis zur nächsten Sitzung stimmt sie zu. Der geänderte Beschlussvorschlag wird jedoch von ihr nur mitgetragen, wenn das Wort „zustimmend“ zur Kenntnis nehmen gestrichen wird. Zudem führt sie aus, dass es selbstverständlich unstrittig ist, dass es bereits jetzt schon große Schnittmengen innerhalb der beiden Bereiche gibt; die Sinnhaftigkeit der jeweiligen Stärkungsfaktoren im Rahmen der Zusammenlegung erschließen sich ihr jedoch aus der Vorlage nicht. Sie unterstreicht, dass die Strategie beim Dezernat und der Politik liegt. Abschließend «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 5/7 merkt Frau Begolli an, dass sie den Zeitpunkt zur erneuten Aufnahme des Reorganisationsprozesses für sehr ungünstig erachtet, da die Bereiche durch die Herausforderungen, welche die Flüchtlingsproblematik seit Mitte letzten Jahres mit sich bringt, ihren Schwerpunkt bzw. ihre Aufgabenausrichtung auf dieses Thema fokussiert haben. Frau Moselage begrüßt, dass das Thema wieder eine höhere Sensibilität erfährt. Sie empfindet die Struktur -wie auch in der Vorlage formuliert- als wirklich sehr „grob“. Sie stellt die Frage, inwieweit die Mitarbeiter/-innen einbezogen sind bzw. waren und ob die Ergebnisse des Einbezugs bereits in diese Vorlage mit eingeflossen sind. Zum vorliegenden geänderten Beschlussvorschlag erkundigt sie sich, inwieweit der Ausschuss in der nächsten Sitzung abschließend beschließen kann, obwohl es sich bei der Vorlage nur um eine Vorlage mit Kenntnisnahme-Charakter handelt. Sie führt weiter an, dass ihre Fraktion nicht gegen eine Fusion ist, wenn die Inhalte und die Struktur stimmen. Sie wird den geänderten Beschluss jedoch auch nur mittragen, wenn das Wort „zustimmend“ zur Kenntnis nehmen gestrichen wird. Herr Hammers erläutert, dass Ende 2014 der Beschluss des Personal- und Verwaltungsausschusses zur Zusammenlegung zum Projektstart Anfang 2015 geführt habe. In mehreren Austauschrunden mit den Projektbetreibern wurden die Schwerpunkte der Fusion diskutiert. Herr Servos unterstreicht, dass das neu eingefügte Wort „zustimmend“ in diesem Kontext bewusst hinzugefügt worden ist. Ob in dem Beschlussvorschlag nun abschließend „beraten“ oder „beschließen“ steht, ist nicht vordergründig; nur die „Zustimmung“ ist wichtig. Er verspricht sich von der Fusion eine jeweilige Stärkung der beiden Bereiche. Mit der Zustimmung soll verdeutlicht werden, dass die Gesamtthematik in die richtige Richtung geht und auch die Vorlage grundsätzlich zustimmend zur Kenntnis genommen wird; sie ist an dieser Stelle nur nicht detailliert genug. Es ist nicht gewollt, wie in der Vorlage formuliert, dass durch die zukünftige Fachbereichsleitung die vorgegebene Grobstruktur ausgearbeitet werden kann. Vielmehr wird die Verwaltung beauftragt, umgehend ein detailliertes Konzept zu den gewünschten Synergieeffekten und zur geplanten Ausschreibung der Fachbereichsleitung auszuarbeiten und vorzulegen. Die Detailstruktur soll bereits Bestandteil der Ausschreibung werden. Frau Eschweiler unterstützt ihren Vorredner. Auch für ihre Fraktion werden die Synergien nicht deutlich genug aufgezeigt; ihre Fraktion erwartet ein ausformuliertes Konzept. Frau Griepentrog führt abschließend aus, dass es die Vorgabe zur Zusammenlegung gab. In der aktuellen Vorlage sieht sie die gewünschte Fortführung bzw. Umsetzung dieser Vorgabe. Aus diesem Grund wird sie sich auch dem Beschlussvorschlag mit dem Zusatz „zustimmend“ anschließen. Der von Frau Begolli und Frau Moselage gestellte Antrag, das Wort „zustimmend“ zu streichen, wird nicht übernommen. Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt nachfolgend geänderten Beschluss mit großer Mehrheit. Beschluss: Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur beabsichtigten Fusion der beiden Fachbereiche „Wohnen“ (FB 64) und „Soziales und Integration“ (FB 50) zu einem Fachbereich „Wohnen und Soziales“ (FB 56) zustimmend zur Kenntnis. «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 6/7 Darüber hinaus beauftragt er die Verwaltung den Prozess unter Einbeziehung der von den Fachbereichen erarbeiteten Vorschläge detaillierter bis zur nächsten Ausschusssitzung im März auszuarbeiten und so vorzulegen, dass der Ausschuss abschließend beschließen kann. Dabei sind Vernetzungen und die gewünschten Synergieeffekte aufzuzeigen. Parallel ist die interne und externe Stelleneinrichtung vorzubereiten und dem Ausschuss zur Kenntnisnahme vorzulegen. Es wird gebeten, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von FB 64 und FB 50 in das Verfahren einzubeziehen. zu 6 Mitteilungen der Verwaltung Nachfolge Dezernat V: Herr Oberbürgermeister Philipp berichtet, dass es im Rahmen der Nachfolgebesetzung auf eine Entscheidung zuläuft. Nach einem gelungenen Verfahren sieht er in Herrn Dr. Markus Kremer einen sehr geeigneten Kandidaten und ist dahingehend zuversichtlich, dass die Fraktionsabstimmung zu einem klaren Beschluss führen wird. Frau Lucke schließt die Sitzung um 17:30 Uhr. (Lucke) Ausschussvorsitzende (Bläsius) Schriftführerin (Philipp) Oberbürgermeister «SINAME» Ausdruck vom: 15.02.2016 Seite: 7/7